公文写作_常用公文格式与写作培训教材

常用公文格式与写作 2016年3月 目录 一 公文的格式二 公文种类的选用三 几种常用公文的基本写法 第一部分公文的格式 公文的格式 也叫公文的版式 是指公文规格样式 即公文中各组成部分的构成方式 根据条例规定 公文的版式按照 党政机关公文格式 国家标准执行 一般由份号 密级和保密期限 紧急程度 发文机关标志 发文字号 签发人 标题 主送机关 正文 附件说明 发文机关署名 成文日期 印章 附注 附件 抄送机关 印发机关和印发日期 页码等18个部分组成 1 用纸 采用60g 80g 胶版纸或复印纸 纸张白度在80 90 2 开本 国际标准A4型 成品尺寸为297mm 210mm 允许误差为 2mm 特殊形式的公文用纸幅面根据实际需要确定 一 公文版面及装订要求 3 版心 版心尺寸为225mm 156mm 不含页码 每页22行 每行28个字 行间距用固定值28 8磅 版面上空约37毫米 下空约33毫米 为方便印制 每页行数可视情增加或减少1至2行 增减行数时适当调整行间距 保持版心高度不变 4 字体 字号 颜色 如无特殊说明 公文格式各要素一般用3号仿宋 GB2312字体 文字的颜色均为黑色 一 公文版面及装订要求 二 公文格式要素划分 版心内的公文格式各要素划分为版头 主体 版记三部分 版头部分 版头 公文首页红色分隔线以上的部分 包括 份号 密级和保密期限 紧急程度 发文机关标志 发文字号 签发人 版头中的分隔线 1 份号 是指公文印制份数的顺序号 涉密公文应当标注份号 如需标注份号 一般用6位3号黑体阿拉伯数字 如000001 顶格编排在版心左角第一行 2 密级和保密期限 是指公文的秘密等级和保密的期限 如需标注密级和保密期限 一般用3号黑体字 顶格编排在版心左上角第二行 保密期限中的数字用阿拉伯数字标注 绝密 30年 机密 20年 秘密 10年 版头部分 3 紧急程度 是指公文送达和办理的时限要求 根据紧急程度 紧急公文应当分别标注 特急 加急 电报应当分别标注 特提 特急 加急 平急 一般用3号黑体字 顶格编排在版心左上角 密级和保密期限下方 如需同时标注份号 密级和保密期限 紧急程度 按照份号 密级和保密期限 紧急程度的顺序自上而下分行排列 版头部分 版头部分 4 发文机关标志 由发文机关全称或者规范简称加 文件 二字组成 也可以使用发文机关全称或者规范简称 发文机关标志居中排布 上边缘至版心上边缘为35mm 推荐使用小标宋体字 颜色为红色 以醒目 美观 庄重为原则 联合行文时 如需同时标注联署发文机关名称 一般应当将主办机关名称排列在前 如有 文件 二字 应当置于发文机关名称右侧 以联署发文机关名称为准上下居中排布 版头部分 5 发文字号 由发文机关代字 年份和发文顺序号组成 联合行文时 发文机关标志可以并用联合发文机关名称 也可以单独用主办机关名称 用仿宋 GB2312字体 编排在发文机关标志下空二行位置 居中排布 年份 发文顺序号用阿拉伯数字标注 年份标全称 用六角括号 括入 发文顺序号不加 第 字 不编虚位 即1不编为01 在阿拉伯数字后加 号 字 上行文时居左空一字编排 与最后一个签发人姓名处在同一行 6 签发人 上行文应当标注签发人姓名 由 签发人 三字加全角冒号和签发人姓名组成 居右空一字 编排在发文机关标志下空二行位置 签发人 三字用3号仿宋 GB2312字体 签发人姓名用3号楷体字 如有多个签发人 签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右 自上而下依次均匀编排 一般每行排两个姓名 回行时与上一行第一个签发人姓名对齐 版头部分 主体 公文首页红色分隔线 不含 以下 公文末页首条分隔线 不含 以上的部分称为主体 包括标题 主送机关 正文 附件说明 发文机关署名 成文日期 印章 附注 附件 主体部分 7 标题 由发文机关名称 事由和文种组成 一般用2号小标宋体字 编排于红色分隔线下空二行位置 分一行或多行居中排布 多行标题排列回行时 要做到词意完整 排列对称 长短适宜 间距恰当 标题排列应当使用梯形或菱形 多个发文机关名称之间用空格分开 不加顿号 换行时省略 主体部分 梯形标题 委 2012 x号 签发人 xxx 空二行 空一行 8 主送机关 公文的主要受理机关 应当使用全称或规范简称或同类型机关统称 编排于标题下空一行位置 居左顶格 回行时仍顶格 最后一个机关名称后标全角冒号 如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时 应当将主送机关名称移至版记 如需把主送机关移至版记 除将 抄送 二字改为 主送 外 编排方法同抄送机关 既有主送机关又有抄送机关时 应当将主送机关置于抄送机关之上一行 之间不加分隔线 主体部分 9 正文 公文的主体 用来表述公文的内容 公文首页必须显示正文 一般用3号仿宋 GB2312字体 编排于主送机关名称下一行 每个自然段左空二字 回行顶格 主体部分 主体部分 正文中的层次序数 文中结构层次序数一般依次用汉字 一 汉字加圆括号 一 阿拉伯数字 1 阿拉伯数字加圆括号 1 不得逆向使用 第一层 一 黑体 作为小标题时句尾无标点 第二层 一 楷体 作为小标题时句尾标点可有可无 第三层 1 仿宋 无论是否作为小标题 要有标点 第四层 1 仿宋 必须有标点 主体部分 10 附件说明公文附件的顺序号和名称 如有附件 在正文下空一行左空二字编排 附件 二字 后标全角冒号和附件名称 如有多个附件 使用阿拉伯数字标注附件顺序号 如 附件 1 XXXXX 附件名称后不加标点符号 附件名称较长需回行时 应当与上一行附件名称的首字对齐 主体部分 11 发文机关署名应用全称或规范简称 用3号仿宋 GB2312字体 位于正文的右下方 与正文或附件说明空一行 居右排 后空2个字 两个以上机关联合发文 发文机关名称上下并排 等距撑开 长度相同 主体部分 12 成文日期 署会议通过或者发文机关负责人签发的日期 联合行文时署最后签发机关负责人签发的日期 成文日期用阿拉伯数字将年 月 日标全 月 日不编虚位 即1不编为01 位于发文机关署名右下方 用3号仿宋 GB2312字体 主体部分 XXXXXXXXX2012年X月X日 13 印章 公文中有发文机关署名的 应当加盖发文机关印章 并与署名机关相符 有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章 用印页 发文机关署名页 至少应有二行正文 不能采用页首加圆括号标注 此页无正文 字样 主体部分 加盖印章的公文 成文日期一般右空四字编排 印章用红色 不得出现空白印章 单一机关行文时 在成文日期之上 以成文日期为准居中编排发文机关署名 发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置 印章顶端应当上距正文 或附件说明 一行之内 主体部分 加盖印章的公文 联合行文时 一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置 并将印章一一对应 端正 居中下压发文机关署名 最后一个印章端正 居中下压发文机关署名和成文日期 印章之间排列整齐 互不相交或相切 每排印章两端不得超出版心 首排印章顶端应当上距正文 或附件说明 一行之内 主体部分 不加盖印章的公文 单一机关行文时 在正文 或附件说明 下空一行右空二字编排发文机关署名 在发文机关署名下一行编排成文日期 首字比发文机关署名首字右移二字 如成文日期长于发文机关署名 应当使成文日期右空二字编排 并相应增加发文机关署名右空字数 联合行文时 应当先编排主办机关署名 其余发文机关署名依次向下编排 主体部分 14 附注一般用于向下普发的公文 对印发 传达范围作说明 加圆括号标注于成文日期左下方 如有附注 居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行 如果表述中重复出现括号时 用中文六角括号套小括号 主体部分 主体部分 附注 15 附件附件应当另面编排 并在版记之前 与公文正文一起装订 附件 二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行 附件标题居中编排在版心第三行 附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致 附件格式要求同正文 如附件与正文不能一起装订 应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注 附件 二字及附件顺序号 被批转 印发 转发的机关公文 不属于公文的附件 应在批转 印发 转发 通知 之后另页排印 主体部分 抄送 办公室2012年X月X日印发 附件1XX市文件清退制度 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 第一行 第二行 版记 公文末页首条分隔线以下 末条分隔线以上的部分称为版记 格式要素包括抄送机关 印发机关和印发日期 页码 版记部分 版记部分 16 抄送机关除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关 如有抄送机关 一般用4号仿宋 GB2312字体 在印发机关和印发日期的上一行 左右各空一字编排 抄送 二字后加全角冒号和抄送机关名称 回行时与冒号后的首字对齐 最后一个抄送机关名称后标句号 版记部分 17 印发机关和印发日期 公文送印机关和送印日期 印发机关和印发日期一般用4号仿宋 GB2312字体 编排在末条分隔线之上 印发机关左空一字 印发日期右空一字 用阿拉伯数字将年 月 日标全 年份应标全称 月 日不编虚位 即1不编为01 后加 印发 二字 版记中如有其他要素 应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开 翻印的文件 在印发机关和印发日期下标注翻印机关和翻印日期 格式相同 版记部分 18 页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字 编排在公文版心下边缘之下 数字左右各放一条一字线 一字线上距版心下边缘7mm 单页码居右空一字 双页码居左空一字 公文的版记页前有空白页的 空白页和版记页均不编排页码 公文的附件与正文一起装订时 页码应当连续编排 版记部分 附件 1 2 2012年X月X日 联系人 联系电话 抄送 办公室2012年X月X日印发 第二部分公文种类的选用 一 必须在 条例 规定的范围内选用文种 条例规定公文的种类有15种 分别是决议 决定 命令 令 公报 公告 通告 意见 通知 通报 报告 请示 批复 议案 函 纪要 如果超出条例规定的范围 就会使文种失去规范性和通用性的特征 就会出现生造公文 滥用公文的现象 一是生造文种 如 将汇报 要点 办法 总结等当成公文文种使用 二是滥用文种 特别是请示和报告的滥用 表现为请示 报告混用 如 关于请求审批XXX项目的报告 关于上报XXX情况的请示 表现为请示 报告并用 如 关于召开XXX会议的请示报告 第二部分公文种类的选用 二 注意区分党委机关和行政机关在公文文种选用上的不同 决议是党委机关特有的 不适用于行政机关 命令 令 公告 通告 议案是行政机关特有的 不适用于党委机关 其余的10中公文 党政机关通用 第二部分公文种类的选用 三 注意根据行文关系的不同来选用公文 具有隶属关系的下级机关向上级机关行文 就要考虑选择请示 报告 意见 意见也可以作为下行文 没有隶属关系的机关之间行文 就要考虑选择函 通知等 通知大多是下行文 也可以作平行文使用 云南省贯彻实施细则 试行 第十八条就规定 不相隶属机关之间行文 包括平级机关之间 也可以根据职权范围和工作内容使用通知行文 有隶属关系的上级机关对下级机关行文 就要考虑选择命令 决定 决议 公告 通告 通报 公报 批复 意见 通知 纪要 第二部分公文种类的选用 议案是上行文还是平行文 目前有两种截然不同的看法 一种意见认为 议案是平行文 理由是 平行文是 指同一组织系统的同级机关或不相隶属机关来往公文 一种意见认为 议案是上行文 理由是 作为政府机关向同级人大或人大常委会提请审议事项 从权力机关与执行机关的相互关系来看 议案是一个具有某种特殊意义的上行文 第二部分公文种类的选用 四 根据公文发布的范围选择公文种类 主要是指公报 公告 通告 通知 知照性 这几种 发布范围广泛 没有确定行文方向的文种 公告一般不适用地方 因为其宣布的法定事项一般是指国家层面的 公告 通告 通知 知照性 几种公文 地方均可使用 公文的种类 1 决议 适用于会议讨论通过的重大决策事项 2 决定 适用于对重要事项作出决策和部署 奖惩有关单位和人员 变更或者撤销下级机关不适当的决定事项 3 命令 令 适用于公布行政法规和规章 宣布施行重大强制性措施 批准授予和晋升衔级 嘉奖有关单位和人员 公文的种类 4 公报 适用于公布重要决定或者重大事项 5 公告 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项 6 通告 适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项 7 意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法 公文的种类 8 通知 适用于发布 传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项 批转 转发公文 9 通报 适用于表彰先进 批评错误 传达重要精神和告知重要情况 10 报告 适用于向上级机关汇报工作 反映情况 回复上级机关的询问 11 请示 适用于向上级机关请求指示 批准 公文的种类 12 批复 适用于答复下级机关请示事项 13 议案 适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项 14 函 适用于不相隶属机关之间商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项 15 纪要 适用于记载会议主要情况和议定事项 第三部分几种常用公文的基本写法 一 通知二 请示三 报告四 纪要 一 通知 适用于发布 传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项 批转 转发公文 通知大多属于下行公文 通知的种类 印发 批转 转发性通知 印发性通知适用于印发本级机关的公文 批转性通知适用于批转下级机关公文 转发性通知适用于转发上级机关和不相隶属机关的公文 通知的种类 指示性通知 上级机关对下级机关某一项工作作出指示和安排 而根据公文内容又不必用 命令 或 指示 时 使用这类通知 这类通知都属下行文 带有很浓的强制性色彩 如关于加强汛期值班值守工作的通知 通知的种类 知照性通知 用于告之各有关方面周知的事项等 这种通知发送对象广泛 对下级 平级均可发送 如 关于举办 节庆活动的通知 通知的种类 事务性通知 用于上级机关对下级就某一具体事项布置工作 交待任务 如 关于做好 工作的通知 同级机关及不相隶属的单位之间就某一项具体工作的进行或某一具体问题的解决要求对方配合 协助办理等 如 关于协助做好 工作的通知 通知的种类 任免 聘用通知 用于任免或聘用国家机关工作人员职务等 通知的写法 印发 批转 转发性通知的写法 标题由发文机关 被印发 批转 转发的公文标题和文种组成 也可省去发文机关名称 正文须把握三点 对印发 批转 转发的文件提出意见 表明态度 如 同意 研究同意 请认真贯彻执行 望遵照执行 参照执行 等 写明所印发 批转 转发文件的目的和意义 提出希望和要求 最后写明发文日期 通知的写法 指示性通知的写法 标题由发文机关 事由和文种组成 也可省去发文机关名称 正文由缘由 内容 包括要求 等部分组成 缘由要简洁明了 说理充分 内容要具体明确 条理清楚 详略得当 充分体现指示性通知的政策性 权威性 原则性 要求切实可行 便于受文单位具体操作 通知的写法 知照性通知的写法 这种通知使用广泛 体式多样 主要是根据通知的内容 交代清楚知照事项 通知的写法 事务性通知的写法 通常由发文缘由 具体任务 执行要求等组成 会议通知也属事务性通知的一种 但写法又与一般事务性通知有所不同 会议通知的内容一般应写明召开会议的原因 目的 名称 通知对象 会议的时间 地点 需准备的材料等 通知的写法 任免 聘用通知的写法 一般只写决定任免 聘用的机关 依据 以及任免 聘用人员的具体职务即可 二 请示 请示是下级机关向上级机关请示指示和批准的公文文种 请示主要用于 1 在实际工作中 遇到缺乏明确政策规定的情况需要处理 2 工作中遇到需要上级批准才能办理的事情 3 超出本部门职权之外 涉及多个部门和地区的事情 请示上级予以指示 写请示时 应当坚持一文一事 请示事项必须明确 具体 可行 不能多头请示 请示和报告的区别 1 相同之处都是上行文 公文里都有陈述意见 反映情况的内容 2 区别是 第一 时间有别 请示与报告相比 时间要求更紧迫 请示写的情况是未解决的 属于将来时 报告写的情况一般是已做过的 大多属于过去时 也有将来时的 如报告下步工作安排的情况 第二 内容的侧重点有别 请示着重于请示批准 报告着重于汇报工作 第三 要求有别 请示要求上级必须回复 报告则不必 仅供上级参考 请示的分类 请示按请示目的分 可分为批准性请示和呈转性请示两类 批准性请示的写法 批准性请示内容比较简单 具体 往往是一些较为细小的实际事项的请求 请示被批准后 执行机关范围也比较小 常常就是请示单位自己 如 国土部门关于拍卖 地块的请示 批准性请示一般由三部分组成 请示理由 请示内容 请示结语 请示理由是文章的开头部分 常是导语式的 要扼要地讲明请示的背景和根据 及概括地写出请示事项 复杂的一般写成一段话 简单的有时就是一句话 批准性请示的写法 请示理由之后 许多请示中都要紧接着写上一句承上启下的过渡语 它们的基本的格式是 基本情况如下 后标冒号 过渡语根据实际确定 有时也可不写 请示内容是请示的中心部分 要写得具体 条理清楚 说服力强 请示内容包括请示事项和阐释道理两项内容 请示事项要详细 阐释道理要充分 有些情况简单 有条文和规定可依据 只是出于程序规定行文的请示 只需提出请示事项即可 不必阐释道理 批准性请示的写法 请示结语是请示的结尾部分 一般另起一行空两格书写 请示结语语气要谦恭 请示结语的通常写法是 特此请示 请审批 以上意见妥否 请指示 特此请示 请批复 等 呈转性请示的写法 呈转性请示 请示事项较为重大复杂 具有一定的普遍意义 不但需要上级批准 还需要上级转发 如 关于审定 征收安置方案的请示 批准性请示和呈转性请示的区别 批准性请示执行范围较窄 一般就是请示单位自己 呈转性请示执行范围较宽泛 往往不仅是请示单位 还包括其他有关单位 呈转性请示一般由三部分组成 请示理由 请示内容 请示结语 呈转性请示的写法 请示理由和批准性请示的写法基本相同 语气上较批准性请示更为庄重 由于这种请示批准转发后带有指导性 所以有时理由交待得更详细 以期更加引起上级重视 请示理由后面的过渡语和批准性请示相同 请示内容 包括请示事项和阐释道理两部分 缺一不可 阐释道理时 可采取引用理论根据或摆明事实根据两种方式 请示结语 呈转性请示结语也要另起一行空两格书写 写法与批准性请示结语略有不同 通常写法是 以上 如属不妥 请批转执行 或其他一些类似的说法 三 报告 报告适用于向上级机关汇报工作 反映情况 提出意见或者建议 答复上级机关的询问 报告属上行文 一般产生于事后和事情过程中 报告的种类 综合报告 是将全面工作或一个阶段许多方面的工作综合起来写成的报告 它在内容上具有综合性 广泛性 写作难度较大 要求较高 专题报告 是针对某项工作 某一问题 某一事件或某一活动写成的报告 在内容上具有专一性 回复报告 是根据上级机关或领导人的查询 提问 批示作出的报告 综合报告的写法 标题 报告单位 事由加文种 如 南江县人民政府关于2013年度工作情况的报告 正文把握三点 1 开头 概括说明全文主旨 开门见山 将一定时间内各方面工作的总情况进行概述 点明主旨 综合报告的写法 2 主体 内容要丰富充实 作为正文的核心 将工作的主要情况 主要做法 取得的经验 效果等 分段加以表述 要以数据和材料说话 力求既翔实又概括 3 结尾 要具体切实 写工作上存在的问题 提出下步工作具体意见 最后可写 特此报告 等作结语 专题报告的写法 标题 事由 文种组成 如 关于征收安置还房工作有关情况的报告 有的报告标题也可标明发文机关 标题要明显反映报告专题事由 突出其专一性 切忌在同一专题报告中反映几件各不相干的事项和问题 专题报告的写法 正文 可采用 三段式 结构法 以反映情况为主的专题工作报告主要写情况 存在的问题 今后的打算 以总结经验为主的专题工作报告主要写情况 经验 有时也可略写一些不足和改进措施 因工作失误向上级写的检查报告主要写错误的事实 产生错误的主客观原因 造成错误的责任 处理意见及改进措施等 结尾与综合报告大体相同 回复报告的写法 标题与前两种报告大体相同 正文 根据上级机关或领导的查询 提问 批示 有针对性作出报告 要突出专一性 时效性 特别是时效性 注意事项 切忌将报告提出的建议或意见当作请示 要求上级指示或批准 四 纪要 适用于记载会议主要情况和一定事项 它是根据会议记录和会议文件以及其他有关材料加工整理而成的 反映会议基本情况和会议议定事项 并要求有关单位执行的一种文体 纪要的特点 综合性 纪要是在对会议中各种材料 与会人员的发言 特别是领导会上的总结性讲话 等进行综合分析和概括提炼基础上形成的 它具有整理和提要的基本特点 指导性 包含两层含义 一是会议本身的权威性 二是会议纪要集中反映了会议的主要精神和决定事项 因此纪要一经下发 将对有关单位和人员产生约束力 起着类似于指示 决定或决议等指挥性公文的作用 备查性 一些会议纪要主要不是为了