办公区域制度.doc

临海市海暄工艺品制造有限公司企业规范化管理系统 规章制度制度名称： 办公区域管理制度文件编号HX-BG-03版本/修订A/0生效日期页 次第1页 共4页第一章 总 则第1条 规范办公室的工作秩序，营造良好的办公环境，以提高办公质量与效率，特制订本制度。第二章 职责/权限第2条 行政人事部：负责办公室的整体日常监管与处理突发事件；办公室人员及财产安全的监管。 第3条 其他部门负责人：所属办公室日常事务的管理，协助处理各种异常情况。第三章 办公室职员工作纪律第4条 办公室人员须保持仪容仪表整洁，一律按规定穿工衣（周六除外）。第5条 文明礼貌待人，严禁大声喧哗。第6条 室温25以上方可以开启空调，温度调节不得低于18（含）以下。第7条 保持个人办公台面整洁。第8条 做好日常清洁维护，不可随地吐痰，垃圾、纸屑丢入纸篓内。第9条 原则上办公室内严禁吸烟，需要吸烟请到吸烟区。第10条 非客户接洽、会议召开、集体讨论，任何人不得私自占用会议室与洽谈室。第11条 在使用公共场所（会议室、洽淡室、阅览室、培训室等）完毕后，使用人员应当恢复原状并做好清洁整理工作。第12条 除工作需要外，办公室人员不准利用公司电脑上网。第13条 接打电话应言简意赅、长话短说，严禁在电话中刻意闲聊，更不允许在办公室接打私人电话。第14条 上班时间严禁聚众闲聊或影响、妨碍他人工作，有必要进行集体讨论时，在洽谈室或会议室内进行。第15条 公司内部集会与会议，除特殊情况（需提前向会议主持人请假）外，皆须准时。第16条 下班前，办公室人员须各自整理好工作台面。最后下班人员要关闭水、灯、空调、 电脑、传真机、复印机、门窗等。制度名称： 办公区域管理制度文件编号HX-BG-03版本/修订A/0生效日期页 次第2页 共4页第四章 具体日常工作管理第17条 复印管理：行政部负责复印机的维护与保养，任何人必须听从安排，不得有故意损坏机器的行为。1. 复印机发生故障应立即关机，行政人事部须做好标识注明，并第一时间通知维修公司前来维修，待复印机完全修好后方可作业。2. 行政人事部人员应担保复印纸张供应及碳粉补充以使复印工作得以顺利进行。3. 节约用纸，复印完后，注意保持复印区域整洁。4. 各部门复印用纸由行政人事部统一申购，复印时行政人事部要监督复印人员节约。5. 非公司人员严禁私自使用本公司复印机，禁止帮非公司人员复印文件资料。6. 行政人事部人员上下班时应检查复印机的开关情况。第18条 电话管理：1. 公司电话是公司与外界、内部部门之间交流信息、联络工作的重要工具。原则上不得打私人电话，特殊情况需用电话要经部门负责人同意后方可使用。2. 正常工作联络应长话短说，提高效率。通话时间应控制在3分钟以内，特殊情况不超过5分钟。3. 公司对长途电话进行严格控管，一般分机电话只可拔打市话。4. 电话铃响3声内就要接听电话，且使用文明礼貌语言。5. 接听电话须认真仔细听取对方讲述的内容，必要时可礼貌要求对方重复，重要事项要做出书面记录，并及时知会相关人员。第19条 管理人员手机使用管理：1. 对于公司已给予电话费补助的管理人员（包括特殊职位人员），其手机必须24小时开机。2. 管理人员休假时，其手机也必须正常开机；跨区域无网络的，须公布备用号码。3. 管理人员不应频繁更换手机号码，如因特殊原因需更换号码的，须将新号码及时通知行政人事部更新后公布。制度名称： 办公区域管理制度文件编号HX-BG-03版本/修订A/0生效日期页 次第3页 共4页4. 管理人员手机必须保持有话费，不足时应及时缴费或充值。5. 行政人事部须不定时抽查开机情况，严禁出现停机或关机情况。6. 一个月出现三次停机或关机现象，对工作造成影响的，酌情取消相关管理人员该月话费补助。7. 参加会议或培训时，手机一律关机或调为振动，中途需要接打电话须向会议主持或培训讲师举手请假，同意后方可外出接打电话。8. 手机补助话费按公司规定的职级标准发放，根据职级、工作性质的变动而调整。第20条 办公设施设备管理：1. 办公室设施/设备（单价在300元以上的物品）的日常管理由行政人事部负责。 2. 行政人事部与财务部对公司所有办公设施/设备建立清册，每半年做一次盘点。3. 公司所有设施/设备上都须有小档案标贴。4. 所有办公设施设备的购置、调配、更新、报损必须有行政人事部审核后方可执行。5. 办公设施/设备一旦建立清册，部门负责人负监管责任，未经批准严禁擅自调动。6. 办公室布置一经确定，未经行政人事部负责人以上职位人员批准，严禁私自调动。第21条 办公室卫生管理：1. 公司公共区域及独立办公室的卫生统一由行政人事部负责，员工个人办公桌及座位周边的卫生由员工个人负责。2. 凡新入职职员，必须了解清洁卫生的重要性与必要的卫生知识。3. 各工作场所内均须保持整洁，不得堆放垃圾、污垢或碎屑。4. 各工作场所内走道及阶梯，至少每日清扫两次。5. 各工作场所内，严禁随地吐痰。6. 饮水机及周围必须保持清洁。7. 整容镜、洗手池、洗手间及其它卫生设施，必须保持清洁。8. 下水道口应经常清除污秽，保持清洁畅通。9. 凡可能产生寄生传染菌的区域，每月至少应三次消毒。10. 各工作场所须充分保持空气流通。11. 垃圾、废弃物、污物的清除应符合卫生的要求，放置于指定的范围内。制度名称： 办公区域管理制度文件编号HX-BG-03版本/修订A/0生效日期页 次第4页 共4页第22条 公共区域清洁管理：1. 公司公共区域卫生是指独立办公室、走廊（通道）、楼梯、洗手间、会议室等的清洁卫生。2. 办公室卫生包括：每日地面卫生的清洁、垃圾的清运、下班前办公区域的整理、定期对抽风口/光管/空调清洁。3. 走廊（通道）卫生包括：走廊（通道）地毯/地面/墙壁的清洁、走廊（通道）两侧的防火器材/报警器/植物的清洁。4. 楼梯卫生包括：楼梯地面/扶手/两侧墙壁的清洁。5. 洗手间卫生包括：洗手间地面、墙壁、窗户、便槽、便池、垃圾篓、隔板等的清洁卫生。6. 会议室卫生包括：会议室的日常清洁、会议前/会议后的彻底清洁（包括地面、墙壁、