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ERP固定资产与设备及物料主数据关联策略研究2013/9/9来源：万方数据作者：喻瑶琦关键字：ERP固定资产主数据ERP系统目前已在国内大型企业中广泛应用，作为支持这套先进管理信息系统有效使用的基础部分，主数据准确、实时、有序管理尤为重要。目前ERP系统固定资产、设备、物料主数据的管理归属不同模块，自成体系，相互关联度不高，数据挖掘受限。结合样本企业管理实务，展开对ERP系统固定资产、设备、物料主数据关联策略的研究与实践。ERP又称企业资源计划，是以财务管理为主线，由财务、生产、设备、物资、销售等多个模块构成的物流、资金流、信息流“三流合一”的现代管理信息系统，近年来已在国内大型企业中广泛应用。支持这套先进管理信息系统有效使用的基础部分，主数据准确、实时、有序管理尤为重要。大型企业ERP系统加载的固定资产、设备、物料主数据至少数十万条，记录数百万个信息点，数据信息分别归财务、设备、物资部门管理和维护。由于固定资产、设备、物料主数据所属模块、人账期间、统计口径及分类标准不一等原因，各套数据自成体系，相互关联度不高，数据挖掘受限，影响了基于ERP系统的企业综合绩效评估。中国石化作为国内最早开展ERP系统应用的企业，近几年已开始进行固定资产、设备、物料主数据“三码合一”的可行性论证。一、三套主数据维护现状 三套主数据维护现状如表1所示。表1二、三套主数据关联架构分析 选取样本企业管理实务中难、易各一个案例进行跨模块主数据生成特点的流程分析。 1零购一台笔记本电脑 需用单位向MR0模块申报物料主数据“笔记本电脑”；需用单位申报物资采购计划获批；物资部门经办物资采购；需用单位领用出库；需用单位创建PM模块设备主数据“笔记本电脑”；财务部门根据记账凭证和出库凭证创建FI模块固定资产主数据“笔记本电脑”。流程钻透分析，跨模块主数据创建时序为MRO-PM-FI，各模块主数据名称一致、数量一致，单位一致，存在一一对应的关联关系。 2某装置增设液态烃管线项目交付投用项目管理单位依据料单向MRO模块申报物料主数据“*锅炉管*”、“*弯头*”等，督办项目完成；项目接收单位依据设计图纸进行管线验收，创建PM模块设备主数据“液态烃管线自A至B”、“液态烃管线自C至D”等；财务部门依据项目审计结果创建FI模块固定资产主数据“某装置液态烃管线包”。流程钻透分析，跨模块主数据创建时序为MRO-PM-FI，各模块主数据名称、数量、单位不一，FI与PM存在一对多的关联关系，PM与MRO存在多对多的关联关系。 综上所述，拟合跨模块主数据关联方案如图1所示，设备主数据位于中间层，是关联架构中的关键节点。三、三套主数据关联策略分析 依据固定资产、设备、物料主数据关联架构图(图1)，以设备主数据为切入点，用好ERP系统配置和增强功能，辅之以企业内部制度约束，可实现跨模块主数据关联。图1 1PM设备主数据与FI固定资产主数据的关联 (1)ERP系统在PM设备主数据中配置增加“固定资产”字段，作为两套数据关联的主关键字。支持PM用户在该字段手工录入固定资产编码，并可钻透至FI模块直接查询固定资产主数据相关信息；ERP系统在FI模块配置增加“工艺位号”字段，作为两套数据关联的辅关键字。支持FI用户在该字段手工录入设备工艺位号，并可钻透至PM模块直接查询设备主数据相关信息；为解决两套数据形成有先后时序的问题，可开展年度的固定资产和设备主数据联合清查盘点，核对两套数据差异，通过补齐关键字段实现两套数据关联。 (2)修订完善企业内部控制制度有关工程项目转入固定资产管理的细部条款：规定工程项目交付投用同时提交固定资产交付清单，设备接收单位现场盘点无误后，依据固定资产交付清单创建PM设备主数据；规定以固定资产交付清单作为工程结算的必备附件，项目审计合格后，财务部门依固定资产交付清单创建FI固定资产主数据；按此制度执行，未来两套数据可逐步趋同。 2PM设备主数据与MRO物料主数据的关联 ERP系统在PM模块配置启用设备BOM(即备品配件清单)功能，一条设备BOM记录即为一条物料主数据。支持PM用户手工录入某条设备主数据向下关联的若干BOM记录，即对应的物料主数据编码，并可钻透至MRO模块直接查询物料主数据相关信息。ERP系统在PM模块进行程序增强开发，归档某台设备开具的所有工单历次发料的物料主数据记录，支持将归档的物料主数据记录自动扩充该台设备的BOM清单。四、固定资产、设备、物料主数据关联效果实证 样本企业2008年投产四套装置，ERP系统的固定资产、设备、物料主数据管理按此关联方案试点实施，形成设备主数据10190条、物料主数据8713条、固定资产主数据3764条，原值总计约12.8亿元。三套主数据关联关系已建立，支持相互钻透查询，初步实现了跨模块数据绩效评估。表2以某设备主数据为例，列出三套主数据的相互关联关系。表2 FI固定资产主数据与PM设备主数据为一一对应关系，关联的主关键字为“固定资产编码”，关联的辅关键字为”工艺位号”；PM设备主数据与MRO物料主数据存在一对多的对应关系。可钻透至FI主数据查询提取所关联的固定资产价值信息，可钻透至PM主数据查询提取所关联的设备参数及历次修理信息，可钻透至MRO主数据查询提取所关联的备品配件库存、价格信息。表3仍以此台设备主数据为例，列出三套主数据关联对后继业务的影响。表3 从表3中PM设备主数据后继业务的分析不难看出，历次修理费用中的材料费精确消耗，均可钻透追溯至物料主数据每个单项的用量、单价、总价；通过对比PM设备历次修理费用与FI固定资产原值、折旧金额的信息，发现自2010年4月起，设备的日常修理已很不经济，继而在2010年12月实施了设备大修，此后设备即正常使用，未产生新的修理费用。五、三套主数据关联的实施难点和注意事项 第一，资本性支出与费用性支出的计划立项要明晰，避免项目费用必须转入固定资产但又没有具体实物设备形成的情况。 第二，三套主数据要建立关联，历史数据清查整理的工作量很大。 第三，三套主数据建立关联后，任何针对一套主数据的系统性调整的方案制定，都要兼顾另两套主数据的相互关联性，否则将会对另两套主数据的正常使用产生重大影响。六、结束语 三套主数据建立关联是一项重要的数据基础工作，初期可实现固定资产、设