设备及配件管理系统用户使用手册.doc

设备及配件管理系统用户手册设备及配件管理系统用户手册目 录系统简介3系统流程3参数设置4组织结构管理4设备种类设置5配件种类设置6故障类型设置6配置参数设置6自定义项设置7系统功能8台帐管理8设备台帐9配件台账12维修登记13设备调拨登记14配件调动登记15销账登记16设备折旧16条码打印16设备导入17配件导入18设备预警18设备盘点19下载数据19设备盘点20盘点查询20辅助管理21人员管理21供应商管理21维修站管理22合同管理22查询打印22统计报表23系统管理24基础字典设置24系统参数设置25组维护25组权限设置26操作员设置26修改操作员密码27系统初始化27系统数据库备份（该功能只存在于单机版）28系统操作日志28导出数据29导入数据29系统30附件31附表1：网络版安装说明：31系统简介设备管理系统主要适用于资产密集型企业对高价值固定资产的维护、保养、跟踪等信息管理。它以提高资产可利用率、降低企业运行维护成本为目标，以优化企业维修资源为核心，通过信息化手段，合理安排维修计划及相关资源与活动，从而提高企业的经济效益和企业的市场竞争力。随着计算机在各类企业中的应用范围不断扩大，各企业的设备不仅在速度、数量、品种增长快，而且设备的移动、升级和故障维修也非常快，使技术部门对设备资产管理的难度越来越大，传统的手工制表、人工登记的办法，已不能及时反映每台设备的真实情况，迫切需要建立一个企业的资产管理系统。设备管理系统，针对企业内部使用的大量的设备不易管理而精心设计的。主要有六个功能模块：设备登录、设备查询、条码打印、人员管理、设备管理、系统管理。它可以对设备进行全面的管理，管理项目包括：记录这一设备的各项特性指标以及使用部门、购买日期等基本信息和它的维修、升级等情况；设置任意条件对设备各类信息进行查询；对保修期做出预警等。人员管理登记人员情况，对维护、维修设备的情况做出统计系统流程系统中管理的信息有：台帐管理、人员信息、供应商管理、维修站信息、合同信息。功能菜单：台帐管理设备台帐、配件台账、维修登记、设备调拨登记、配件调动登记、销账登记、设备折旧、条码打印、设备导入、配件导入、设备预警；设备盘点下载数据、设备盘点、盘点查询；辅助管理人员管理、人员信息导入、供应商管理、维修站管理、合同管理；查询打印设备查询、配件查询、设备维修查询、设备调拨查询、设备销账查询、设备检修查询、设备异动查询、配件维修查询、配件调动查询、配件销账查询、配件异动查询、合同查询；统计报表设备分类统计、设备分类明细、部门分类统计、部门分类明细、按种类统计设备（配件）数量、按部门统计设备（配件）数量、按种类与部门统计设备（配件）、维修费用统计；参数设置组织机构管理、设备种类设置、配件种类设置、故障类型设置、配置参数设置、自定义项设置；系统管理基础字典设置、数据库接口、系统参数设置、系统报表管理；组维护、组权限设置；操作员设置、修改操作员密码；系统初始化、系统数据库备份、系统操作日志；导入数据、导出数据系统系统锁定、关于、公司网址、在线升级、关闭；系统主界面菜单如下：首次使用系统时：1、首先进入参数设置：进行组织结构、设备种类、故障类型、配置参数以及自定义项的设置；配置参数是这对某一类设备所作。2、在系统管理中：做基础字典设置；系统参数设置（包括：条码生成规则及长度、是否自动生成、预警天数、是否弹出预警窗口）；设置操作员组及权限；进行操作员设置。这些设置在“参数设置”和“系统管理”中进行系统参数设置完成后，就可以：1、把以往正在使用的设备，录入到系统中或者通过Excel导入到系统中（设备编码和条码号相同）2、设备查询中打印设备台帐、设备卡片、设备条码3、单位部门人员录入与维护4、设备维修、设备调拨、设备报废5、如果新设备采购：可以先生成条码，贴条码、录入设备信息（此时设备编码采用条码号）也可以首先录入设备信息（编码自定义或设置为系统自动生成），然后在设备查询中打印条码。参数设置对组织结构、设备种类、配件种类、故障类型、配置参数、自定义项的设置组织结构管理选择组织结构管理，如下图。在左侧选中某一部门，右侧添加其下级部门名称和内部编码，内部编码为设备编码自动生成提供依据。设备种类设置存储设备种类信息，包括种类名称、内部编码等。当有新种类的设备要录入时，要将新种类的信息添加到此表中。选择设备种类设置，如图。在窗口左侧选择某一种类，右侧添加其下一级种类名称、内部编码（同样为自动生成设备编码提供依据）、报废年限、折旧方法、净残值率等。配件种类设置故障类型设置填写故障现象以及解决的方法。配置参数设置存储设备的配置信息，数据设备的配置（里面的一部分）描述。选择配置参数设置，如下图。在左侧选中某一设备种类，右侧可以增加、修改其配置参数项。自定义项设置选择自定义项设置，如图。当基本信息项目不足以描述一台设备时，用户可以根据情况做自定义项的设置。系统功能系统安装完成后，从开始程序起点设备管理系统设备管理系统进入登录界面。输入操作员姓名和密码，默认为admin/空。点击登录，进入系统主界面。如图：背景图片设置：背景可以更换成各种图片，只要把名称为“main.jpg”的图片放在安装目录下，则系统会在下次打开时，自动调入图片为系统背景图。台帐管理台帐管理设备台帐、配件台账、维修登记、设备调拨登记、配件调动登记、销账登记、设备折旧、条码打印、设备导入、配件导入、设备预警；系统支持excel导入功能，提供了设备信息导入模板和配件信息导入模板。原有的设备信息可以按照此模板做成excel文件，导入到系统中来。设备台帐中显示设备所有信息，在此增加新的设备。设备台帐系统登录后，从台帐管理设备台帐，可以进入设备台帐窗口。显示设备的全部信息。窗口分为三个部分：左侧为设备种类目录数和组织结构目录树；右侧上部显示所有设备的基本信息和自定义项信息（显示信息列可以从“配置列”中做调整）；右侧下部显示选中的某一设备的所有信息，包括：基本信息、自定义项、配置信息、设备配件、附件、文档、图片、维修记录、调拨记录、销账登记、设备异动、定期检修。在此窗口可以新增设备台帐、修改设备台帐、删除某一设备、选择打印设备台帐或条码或卡片。点工具栏增加钮，弹出窗口，录入设备基本信息和自定义项，已经设置配置项的也在此录入。设备种类名称和所属部门在左侧的目录树中选择。 “设备编号”的录入有两种方式，一为自动生成，一为手工录入。如果自动生成，光标点在“设备编号”的编辑框中，系统会自动生成编码并添加进去（需要预先设定的参数，在系统管理系统参数设置中有“是否自动生成条码”和“条码生成规则”的设置）。如果是非自动生成方式，建议先打印好条码（参见条码打印一节），将条码分配给设备，登记此设备时，将条码录入或用光枪扫入。需要说明的是，条形码打印可以在条码打印中完成，也可以在设备查询结果窗口中选择设备条码，进行打印条码。录入完成后，单击保存按钮，如果登记项不符合条件，系统会提示重新录入，如果登记无误，录入信息将被存入数据库保存。单击关闭按钮，窗口将被关闭。当记录有错误时，可选中这条记录，单击修改按钮，回到设备登记页，修改后单击保存，保存所做的修改。在设备台账中选中一条记录，单击删 除，此设备信息将被删除。在设备增加时，如果有同期购入的一批相同的设备，可以勾选【添加同等配置的多台设备】减少录入工作量。设备的附件、文档、图片、设备配件、维修记录、调拨记录、销账记录、定期检修在下部窗口中增加和维护。设备相关配件：选择某一台设备，在设备配件标签页，添加此设备的相关配件，如果在配件台账中已建好所有配件信息，选择“现有配件选择”，从配件台账中选择这台设备的配件即可关联。如果没有建立配件台账，在这儿选择“新增配件”，弹出配件信息录入窗口，录入配件信息，录入完毕保存。维修记录：某一台设备，打开其维修记录标签页，点“添加”，弹出维修情况窗口。填写故障现象，维修费用，维修工时，完成情况等，保存。添加一条该设备的维修记录，可供以后的维修查询和统计。另外，设备和配件的维修也可在“台账管理维修登记”中记录。调拨记录：选择要调拨的设备，打开调拨记录页，点“添加”，弹出调拨记录窗口，填写调往部门的信息等，保存，添加一条该设备的调拨记录。定期检修：如果设备需要定期检修，选择该设备后，打开“定期检修”页，点“添加”，弹出定期检修登记窗口。录入下次检修时间、检修人和检修内容。在预警窗口有一项定期检修预警，列出即将检修到期的设备。配件台账配件台账窗口分为三个部分：左侧为配件种类目录数和组织结构目录树；右侧上部显示所有配件的基本信息（列可以拖动以改变顺序，显示信息列可以从“配置列”中做调整）；右侧下部显示选中的某一配件的所有信息，包括：基本信息、相关联的设备信息、文档、图片、维修记录、调动记录、销账登记、其他异动。增加一个配件信息，选择种类名称，如果有相关联的设备，在此选择，如果只是做为备件，没有关联的设备，此处空着不选。填写其他信息后，保存。如果有多个相同的配件，选择“添加同等配置的多台配件”，填写上数量，保存，系统按照一个配件编号自动加1 形成每个配件的编号。维修登记此处可以通过扫描编码快速查看需要维修的设备或者配件的相关信息，并进行维修登记。可以使用扫描枪直接扫码选择设备，也可以手动选择设备或者配件。可以查看所选设备的基础信息、维修记录，可进行新的维修登记，在设备或配件维修完成时记录维修工时、费用.完成情况、故障代码等。设备还回确认后，维修即为完成。在设备台账右下侧维修记录中也可以查看。设备调拨登记此处设备调拨登记同维修登记使用方式类似。通过设备编码选择设备，可以查看设备信息及调拨历史，并建立新的调拨记录。配件调动登记 此处主要是配件在设备间的调动记录，与维修登记的操作方式相同。销账登记 此处为设备及配件的销账登记。同样是可以通过扫描编码进行选择，也可以手动选择，操作方式同维修登记。设备折旧系统将依据录入设备信息时提供的使用年限、折旧方法、净残值率计算折旧。其中的“统计口径”是针对部门或设备种类的级别来说的。条码打印条码打印有两种方式：一是于录入设备信息之前先打印条码；二是设备信息完善后，查询某类设备再打印条码。在这的条码打印属于第一种。主要为打印条码设置条件，条码打印是为了录入设备编码以及标示设备做准备，设备登录中的设备编码即是此处的条码。如没有条码，表明还没有安装条码字体，需要进行安装，方法在系统安装文件中给出。选择打印自定义打印，可以自定义打印格式和内容。设备导入系统支持excel导入功能，提供了设备信息导入模板。原有的设备信息可以按照此模板做成excel文件，导入到系统中来。导入窗口（如下图）。 按照系统提供的导入模板格式编辑设备信息。需要注意的是：设备数据导入前在系统中首先设置设备种类、设备名称、参数项名称、组织部门等相关信息，启用日期、采购日期等时间格式为“2004-12-20”,单击“浏览文件”，选择要导入的文件名，设备数据加载到导入窗口中，可以三种方式导入数据。注意：如果操作员属于某个部门，则只能对本部门的设备进行“追加”或“覆盖”操作。如果为系统管理员，则可以对所有部门的设备进行“追加”或“覆盖”操作。注意导入方式配件导入配件的导入和设备导入相似，注意导入内容严格按照系统提供的配件入模板。设备预警根据设备信息中的保修日期、定期检修日期系统自动提取将要到保修期、检修期的设备。可以设定提前预警的天数。设备盘点此模块中包括：下载数据、设备盘点、盘点查询功能。主要是与盘点机的交互。下载数据首先是查询页面，选择要查询的设备名称和部门名称，填写要查询的条件。点工具栏“查询”，显示查询结果。数据确认后点击“导出到盘点机”，弹出连接设置，设定参数，点击“下载”。完成后有相应的提示。设备盘点点击“盘点机上传”，弹出参数设置页面，点击“下载”可把盘点机上的数据上传到此页面上。设计数据内容并填写“本次盘点名称”后，可“打印”或“导出”此表单。点击“保存”可保存此盘点数据。盘点查询此页面提供两种查询方式，用户可按“盘点名称”或“盘点时间”来查询数据。输入数据点查询，左边部分显示符合要求的所有“盘点单据名称”单击选择，右边显示详细内容。也可导出表单，导出类型：excel文件、文本文件、XML文件、网页文件。选择格式，点击“确定”。辅助管理辅助管理中有单位的人员信息、供应商和维修站信息，合同信息。人员管理显示单位人员信息，点工具栏“增加”钮，录入新的人员信息。主要包括姓名、编号、所在部门、工作日期和联系方式等。系统提供了excel导入模式，按照系统提供的人员导入模板格式做好人员的excel文件，选择菜单“人员信息导入”，选择此文件，导入信息。导入方式有两种：追加、覆盖供应商管理在此添加和维护供应商的信息。信息主要包括供应单位名称、联系人姓名和联系方式、供应商的银行账号、税号等维修站管理使用方法参见供应商管理合同管理记录签订的合同。内容包括合同类型、供应商、合同商品、合同金额、结算方式等进入合同管理窗口，也是分为三个部分：左侧是单位的组织部门目录树；右侧上部显示签订过的合同，下部是合同的详细情况。点击“增加”钮，录入新的合同信息（合同编号自动生成），主要信息：原始合同编号、合同名称、供应商、结算方式、合同金额、签订日期及合同的责任人等。增加了基本信息后，选中这条合同，在窗口下部添加合同文件和合同商品以及历次的结算记录。查询打印提供了设备查询、配件查询；设备维修查询、设备调拨查询、设备销账查询、设备异动查询、设备检修查询；配件维修查询、配件调动查询、配件销账查询、配件移动查询；合同查询在查询窗口输入查询条件，种类名称和部门名称在左侧目录树中选择，提供有三个自定义查询项。点“查询”，出现查询结果。设备查询后可以打印设备台帐、设备卡片、设备条码。查询结果还可导出，导出类型：excel文件、文本文件、XML文件、网页文件。统计报表对于设备按照设备种类和组织部门统计。设备种类和组织部门可以分多级，统计口径就是这对这个级别的。用户可根据自己想要的统计或明细，做出选择。系统管理功能有：基础字典设置、系统参数设置、系统报表管理；组维护、组权限设置；操作员设置、修改操作员密码；系统初始化、系统数据库备份（单机版）、系统操作日志；导入数据、导出数据基础字典设置根据自身情况，针对某一状态类别做维护。系统参数设置针对条码（设备编码）是否自动生成、生成规则、长度以及自动弹出设备保修报废报警和预警天数做设置。设置依据参见参数设置描述，单击备注字段，显示内容。组维护对操作员组维护，使不同的操作员分属不同的组。可以添加和修改，组内没有操作员的情况下可以删除。组权限设置对不同的组赋予不同的权限操作员设置设置不同的部门下、不同组的操作员。如果只负责本部门的数据，选中“只管理所在部门”；如果还负责下级部门数据的话，选中“管理所在部门及下属部门”。系统中有超级管理员和部门操作员；部门操作员只能管理和统计本单位的设备信息。超级管理员具有系统管理和设备统计所有权限。系统会判断不同的操作员有不同的功能可供使用。修改操作员密码点击“确定”即可保存成功。系统初始化如果试用结束，想正式使用系统，可以进入系统管理的初始化功能，清除废弃的数据，即可使用。先选择要清除的数据项目，然后点初始化按钮即可。系统正式使用后，要注意此功能的危险性。操作务必要小心。系统数据库备份（该功能只存在于单机版）选择路径点击“备份数据库”。系统操作日志可查出在什么时间，什么人，哪个IP地址使用了此系统。导出数据数据导出模块的主要功能是将系统中所有的表导出到指定的目录，导出的格式为cab。在需要的时候可以再次导入，或者导入到网络版中，实现设备单机版数据升级为网络版的功能，设备数据信息不会丢失。系统默认的文件名为当前时间 .cab ，压缩文件内是设备的 XML 格式信息。 选中“导出系统信息数据”，那么导出的数据中包含组织部门、设备种类还有各参数表配置表等等的信息。如果不选此项，只导出设备数据。导入数据有两个选项可供选择，一是覆盖数据：现有系统中的设备信息将被删除（此主要用来恢复数据）；二是追加数据：在现有数据的基础上追加（此主要用来合并几台单机版的数据，请注意，系统没有判断设备编码重复，所以需要仔细检查后操作）。系统系统锁定、系统注册、帮助、关于、公司网址、电子邮件、在线升级等。附件附表1：网络版安装说明：软硬件平台 服务器操作系统：Windows 2000 Profession/SERVER/ XP以上作为操作系统 服 务 器 配 置：256M以上内存 客户端操作系统：Windows 2000/98/XP作为操作系统 数据库服务器：Microsoft SQL SERVER 2000/7.0/MSDE2000一、运行autorun.exe文件（插入光盘后，应自动运行）二、如果您现在的机器上已经安装过SQL SERVER，则直接进入第五步。三、用鼠标单击安装 SQL SERVER(服务器)，安装SQL SERVER数据库。四、第二步安装完成后，从开始程序启