公司出差管理制度(完整版).doc

.出差管理制度1.0目的 为了统一公司员工外出办公管理，同时规范内部出差申报、费用报销流程，合理控制费用支出，现制定本管理制度。2.0范围适用于公司所有因公外出办事的人员。3.0职责与权限 人力行政部：负责本制度的制订、修改和解释。 财务部：按本制度规定负责出差费用的审核和1000元以内费用额度的审批付款。 总经理：负责1000元以上（含1000元）费用额度的审批。4.0管理规定:4.1 出差的类别4.1.1 常规出差：销售部按计划一般性客户拜访、一般性市场考察、区域检查、工程谈判、渠道拓展、售后问题等；市场部常规检查（店面、广告、促销）、活动培训指导、市场调研、新品推广、产品调研、信息收集等。4.2.2 特殊出差：特殊客户拜访、渠道重大事件调查、专项调研；公司委派特殊任务出差。4.2.3 活动出差：经销商大会、样板市场建设、年终峰会、大型培训活动、订购会、公司展会活动、公关活动、委派学习等。4.1 出差签核程序4.1.1 业务员申请出差出差人员应提前3日办理出差申请，填写出差审批单，注明出差时间、出差地点、出差路线、出差事由、所需资金等信息，经部门负责人签署意见、上级领导批准后方可出差，出差审批表批准后交人力行政部备案，人力行政部按出差审批单记录考勤。4.1.2 公司指派出差即由公司原因（业务需要、培训、外部培训、会议等）指派涉及岗位人员出差，由指派人填写出差审批单，申报流程按以上规定执行。 4.1.3其他规定 因公务紧急，未能履行出差审批手续的或因工作需要延长出差时限的，可以用通讯方式请示并经批准，出差后补办手续。 出差员工在出差前须到人办行政部办理考勤登记，并知晓出差报销规定。4.2 出差借款4.2.1 借款流程 出差人员借款需持批准后的出差审批表，填写“借支单”，经主管领导批准，财务负责人审核后方可借款，如下图：填写借支单1000元 主管领导审核1000元 总经理审核财务部主办会计复核及备案1000元 财务经理审批1000元 财务经理审核 总经理审批出纳付款4.2.2 借款时，本着“前账不清、后账不借”的原则，延误工作责任自负，特殊情况由主管领导特批。4.2.3 出差回公司应在一星期内完成差旅费报销，凡与原出差申请单规定的地点、天数不符的原则上差旅费不予报销，因特殊原因或情况变化需改变路线、天数的，经分管领导签署意见后方可报销。4.3 出差补贴标准4.3.1总体原则：对出差人员补助费、住宿费和市内交通费实行“包干使用，节约归己，超支不补”原则，实行出差区域规划报销出差补助费。4.3.2 住宿、伙食补贴标准（金额单位：元/天）职别一级区域二级区域三级区域活动出差备注总经理、副总经理实报实销部门经理200180150实报实销部门主管/大区经理180160140实报实销其他人员（市场督导、区域经理、主管级以下人员）150130110实报实销备注：、一级出差补助区域以各省的省会城市以及直辖市，具体为各省省会城市。 、二级出差补助区域以地级城市为主，具体为各省地区城市与地区下属市级城市。 、三级出差补助区域以县级城市为主，具体为各省地区下属县级城市与乡镇区域。4.3.3 交通工具乘座标准职别飞机轮船火车（动车）汽车出租车总经理、副总实报实销经理级别可乘二等舱软卧或硬座/一等座实报实报主管级别无三等舱硬卧或硬座/二等座实报无其余人员无三等舱硬卧或硬座/二等座实报无备注：、员工出差乘座交通工具的规定按车程时间限定标准：6小时以下乘坐硬座或长途汽车；6-8小时可乘座硬卧；8-16小时可乘座软卧；16小时以上可乘座飞机。 、出差人员应按最简便快捷的原则,出差安排路线乘坐车船，不得绕行；如果出差期间经领导批准顺道回家探亲、办事及非工作需要的参观浏览。期间的考勤时间按事假考勤，其绕线多支付的费用均由个人自理。如果出差路线中含回家路线但未报批公司的，按公司考勤制度旷工处理且在家多支付的费用由个人承担。4.4 出差报销规定4.4.1、住宿、伙食报销标准 出差人员实行限额、凭有效票据（定额发票、机打票、店老板手写票）实报销的办法。 二人以上同性员工同行出差，原则上其出差人员补助费按单人的2/3报销并指定一人办理借支及报销手续，特殊情况需上级副总或总经理审批。4.4.2、交通工具标准 除部门经理级别以上级别外，公司员工出差原则上不能乘坐飞机。确因出差需乘坐飞机，应写明申请原因，出差任务紧急的，出差申请单经营销副总审核，总经理审批后，其机票及乘坐往返机场专项客车费用，可凭据报销，车费报销，应列出差地发生交通车费的清单，需注明的原因（起止地点、经办事项）。并经部门经理审批后方可报销。4.4.3 发票取得与票据要求 费用报销人员须及时取得合法、合规和金额正确的发票，否则审核人员有权退票或核减该 部分费用，出现下列任何一情况的票据均系无交换票据： a. 虚假发票，审核人员发现虚假予以没收并捐款50元； b. 发票未在正确的位置准确填写报销公司的全称； c. 被涂改或字迹模糊； d. 未加盖“发票专用票”或“财务专用章”，单据未盖章（签字）； e. 出票日期和出差日期不匹配。 票据的粘贴 a. 票据粘贴应以上方向的左侧对齐，粘贴顺序自左向右方向，超过差旅费报销单部分应沿右侧边向内折叠，使之整齐、美观。特殊报销费用可裁相同大小白纸作报销单，严禁使用过大或过小的报销单； b. 发票粘贴仅能使用胶水，禁用订书针，粘贴后所有票据号码及税务章要求保留齐全、清晰可辨； c. 票据必须分类粘贴，如车票、住宿票、招待费、办公费等类别，如若报销事项多提供报销清单明细列表，否则一律退回。 d. 每张粘贴单后必须写明经办人，票据张数、总金额。4.4.4 费用审核规定 费用的审核实行三级审核制度，即：部门经理审核、财务部审核、总经理或授权人审核。 部门经理审核规定：部门经理签单即保证，费用项目已获得适当的事前审批，费用项目是真实、合理的，申报金额规定的标准。 财务部审核：财务审核签单即保证，费用项目审批手续齐全，费用发票合法、合规、准确，票据粘贴规范，单据填写规范，数据加计准确，费用报销金额符合规定标准。 财务会计审核，务必注意以下事项： a. 费用报销应附费用项目的审批手续或相关合同文本 b. 对不合法、不合规的发票有权退票 c. 发票粘贴、单据填写不符合规定的有权退票 营销副总、总经理或授权人审核 总经理或其授权人审核内容为费用发生的合理性、合规性。4.4.5 报销程序规定 当月发生的费用必须于月内报销，因出差或接近月末25后之特殊情况，最迟于次月10日前报销完毕，报销时间超过3个月，财务部有权不予报销。 费用报销人将填写完备并经部门经理审核签后的报销单据，及时送财务部审核，财务部人员审核发现不符规定的单据应立即退还报销人。 财务审核后于次日将审核合格的报销单据提交至总经理办公室。 会计与出纳人员结算（或付款）时务必查看报销人前期借款情况，且应先冲账后付款。4.4.6 其他要求 在出差过程中因业务工作需要使用招待费、馈赠花篮等礼品或礼金应先征得总经理或董事长同意，经领导核准并签署意见后财务部方可审核报销。 出差人员应保留完整车（船）票时间、车次、票据作为计算费用的依据，1000元以内由上级领导审批，1000元（含1000元）以上必须报总经理审批；对于公司代为订票的，应保留复印原件为审核依据。 对于自带车辆人员，交通补助费予以报销（外出行车途中的违章罚款一律不准报销）。 业务员出差，业务员出差严