成长版V应收款管理系统用户手册.doc

金蝶K3 成长版12.2应收款管理系统用户手册版权声明本书著作权属于金蝶软件（中国）有限公司所有，在未经本公司许可的情况下，任何单位或个人不得以任何方式对本书的部分或全部内容擅自进行增删，改编，节录，翻译，翻印，改写。金蝶软件（中国）有限公司2010年08月前 言感谢您使用金蝶K3成长版 12.2应收款管理系统用户手册。本手册包含的内容可以帮助您进行有效的应收款管理系统使用，主要包括以下内容：l 系统总述l 操作建议l 详细的操作流程l 系统的功能和特点l 系统设置在手册的前言部分还向您提供了获得其他帮助信息的途径及编写约定。读者对象本手册假设您在本手册涉及的业务领域具有较好的工作经验和知识，并假设您对金蝶K/3产品基础知识有整体的了解。如果您没有使用过本系统，我们建议您接受一次或者更多的本子系统的培训课程（请同金蝶本地分支机构联系，获得更多培训信息）。如果您希望了解更加深入的系统知识，如系统接口等，请先了解金蝶K/3系统架构、MS SQL SERVER知识和阅读金蝶K/3系统技术文档。相关信息来源您还可以通过以下途径了解我们的系统，并获取您需要的服务和帮助。1. 在线信息如果您需要及时了解金蝶K/3产品动态，交流产品应用解决方案，可以登录金蝶网站（/）。2. 售前咨询服务 根据企业的发展和管理需要，提供管理咨询及解决方案，帮助企业作出快速、准确的决策。 3. 产品培训 金蝶公司秉承技术创新、管理创新的宗旨，不断提供给客户完整的行业解决方案。在提供优秀产品的同时，不断推出配套的培训服务，帮助用户在应用软件时达到事半功倍的效果。 4. 实施咨询服务 金蝶公司吸收十多万客户的经验，结合国内外先进的管理理念和管理软件的实施方法，推出符合中国国情的标准软件实施方法-金手指实施方法。我们愿意运用我们在企业管理及IT技术方面的知识，帮助顾客获得更大的成功！ 5. 现场支持服务 我们的资深专业人员面对面地和您沟通，在运行现场对问题进行研究分析，使问题迅速得到解决。 6. CRM服务 借助客户关系管理系统（金蝶EAS-CRM）我们建立了客户综合信息管理库，能够快速地解决客户的问题并保留历史记录，以便提供长期、持续、高效的服务。 7. CSP服务支持 金蝶公司融合多年客户服务经验与国外先进的管理思想，提炼出客户常用的和最需要的服务为一体的CSP服务。它是以金蝶公司先进的科技手段和专业化的服务队伍为依托，在业界领先推出的项目完整、功能全面的系统性服务产品。 8. 呼叫中心 通过客户呼叫中心服务（Call Center），提供全面、周到的服务，快速解答客户应用问题。 9. 个性化服务 针对企业个性化的需求，我们提供量身定制服务，使用一切资源，包括和合作伙伴一道为您提供全面的应用解决方案。 10. 便利服务 金蝶不仅是解决方案的提供者，也是相关附属产品的提供者。我们提供的便利服务不仅省去您选择的苦恼，还有利于保证相关产品和系统的兼容性和一致性。 11. 合作联盟服务 我们和其他IT领域先导型的企业进行战略合作，为您提供企业管理咨询、系统集成、相关知识培训等全方位的服务。在此，您不仅能得到金蝶的服务资源，也能以优惠的条件享受金蝶合作伙伴的资源。12. 版本升级服务 版本升级服务将使您随时代的进步而保持投资的增值，以优惠的价格实现软件“以旧换新”。金蝶K/3产品设计思想金蝶K/3以企业基础管理为核心设计思想，对覆盖产品（服务）价值链的业务的流程进行全面的计划、组织、协调，及对业务的有效处理和有效控制的管理。针对战略企业管理的特点，强调对企业基础数据、基本业务流程、内部控制、知识管理、员工行为规范等管理，通过丰富的工具与方法有机整合并提供贯穿战略企业管理全过程所需的决策信息，实时监控战略执行过程中的问题，帮助企业创造持续增长的核心竞争力。基础管理是企业持续的管理实践的基石。基础管理的好坏决定了企业的战略目标能否实现，也决定了企业持续发展是否有坚实的基础。强调过程管理是基础管理的特性，是因为它是能真实反映业务处理过程的第一手的、最详尽的资料，使企业的业务决策和战略决策建立在“理性”的基础上。关于金蝶金蝶国际软件集团有限公司是亚太地区领先的企业管理软件及电子商务应用解决方案供应商，是全球软件市场中成长最快的独立软件厂商之一，是中国软件产业的领导厂商。金蝶开发和销售的软件产品包括针对快速成长的新兴市场中企业管理需求的企业管理软件、通过互联网提供服务的电子商务应用软件和为企业构筑电子商务平台的中间件软件。同时，金蝶向全球范围内的顾客提供与软件产品相关的管理咨询、实施与技术服务。金蝶独特的“快速配置，快速实施，快速应用，快速见效”的全球化产品与服务定位，能够帮助顾客从容面对不确定商业环境带来的挑战，实现业务流程与IT技术的完美结合，有效管理变革，确保组织快速、持续和健康成长。金蝶国际软件集团有限公司是中国第一个WINDOWS版财务软件；第一个纯JAVA中间件软件；第一个基于互联网平台的三层结构的ERP系统金蝶K/3的缔造者；同时金蝶K/3还是中国中小型企业ERP市场中占有率最高的企业管理软件。2004年 10月，金蝶正式对外发布了新一代产品金蝶EAS 4.0 (KINGDEE ENTERPRISE APPLICATION SUITE)。金蝶EAS构建于金蝶自主研发的商业操作系统金蝶BOS之上，面向中大型企业，采用最新的ERP管理思想和一体化设计，有超过50个应用模块高度集成，涵盖企业内部资源管理、供应链管理、客户关系管理、知识管理、商业智能等，并能实现企业间的商务协作和电子商务的应用集成。编写约定l 通用格式约定格式意义宋体正文。下划线输入信息。斜体提示信息。l 图形界面格式约定格式意义“”窗口名称。普通菜单项或树状结构菜单项。【】窗口中的按钮。窗体中的选项。连续选择菜单及其子菜单或树状结构。l 键盘操作约定格式意义键1 键盘上的键名。键1+键2在键盘上同时按下两个键。l 鼠标操作约定格式意义单击按下鼠标左键点击某一对象。双击连续两次鼠标左键打开某一对象。右击选中某一对象按下鼠标右键。拖放按住鼠标左键不放移动鼠标到指定位置，放开鼠标键。l 特别标志格式意义温馨提醒：提醒某些操作可能会导致一些严重的后果，请用户谨慎使用。注意：提供一些应用关键的描述。举例：列举实例以便用户加深理解。操作前提：进行某一操作之前,必须先完成的操作。定义：定义内容中出现的财务或计算机术语。流程图图例说明本手册中的主要业务流程均采用EPC（Event-driven-Process Chain）图进行描述。EPC全称Event-driven-Process Chain，即事件驱动的流程链方法，通过连接事件和任务，用户可以明确地建立复杂的业务流程的模型，并开展分析。EPC方法不仅使用易于理解的符号和语言帮助用户、咨询顾问描述业务信息系统，而且还集成了组织结构、功能、数据和信息流等重要特性。EPC模型可以显示出任务链和责任链发生中断，将如何影响到公司优化其流程的能力。通过将组织与各个任务进行匹配，用户可以非常方便地看到一个流程中涉及到哪些部门或岗位。EPC图中涉及到的元素说明如下表：名称图标定义示例事件事件描述了状态的发生，它反过来又充当了一个触发器。收到原始凭证功能功能描述了初始状态向最终状态的转换。录入凭证组织单元组织单元描述了企业的大体结构。财务部会计信息、物料、资源对象信息、物料或者资源对象描述了现实世界中的对象（比如业务对象、实体）。科目流程路径流程路径显示了流程之间的前后连接关系（可以辅助导航）。凭证处理流程逻辑操作符逻辑操作符描述了事件和功能或流程之间的逻辑关系“XOR”：表示从多个流程中，必须并且只能选择其一；“V”：表示“或”的关系；“”：表示“且”的关系。控制流控制流描述了事件和功能或流程之间的先后和逻辑依赖关系。信息流、物流信息流/物流定义了某个功能是否被读取、变更或者写入。资源、组织单元分配资源/组织单元分配描述了哪个单元（员工）或资源来处理某个功能或者流程。意见反馈感谢您使用我们的产品及用户手册。在本手册的最后附有意见反馈表，您可以在上面说明您对我们的产品或用户手册的意见和建议，并通过金蝶分支机构或直接传真至(0755)26710817 K/3产品部反馈给我们, 我们将期待您给予我们好的建议和意见。目 录第1章 系统概述11.1 关于本系统11.1.1 有效的单据管理11.1.2 有效的票据管理11.1.3 灵活的结算功能21.1.4 灵活的凭证处理21.1.5 支持坏账处理21.1.6 强大的报表功能21.1.7 支持外币核算和期末调汇21.1.8 易用的系统对账21.1.9 与现金系统的有效集成21.2 本系统在K/3 ERP中的位置31.3 与其他系统的接口31.3.1 与销售管理系统的接口31.3.2 与采购管理系统的接口31.3.3 与应付款管理系统的接口41.3.4 与总账系统的接口41.3.5 与现金管理系统的接口41.3.6 与移动商务系统的接口4第2章 业务模式及应用52.1 发票收款52.1.1 业务流程52.1.2 业务流程说明72.2 其他应收单收款72.2.1 业务流程72.2.2 业务流程说明92.3 未收款退货92.3.1 业务流程92.3.2 业务流程说明112.4 已收款未核销退货112.4.1 业务流程112.4.2 业务流程说明132.5 已收款已核销退款退货132.5.1 业务流程132.5.2 业务流程说明152.6 坏账处理152.6.1 业务流程152.6.2 业务流程说明172.7 应收票据处理172.7.1 业务流程172.7.2 业务流程说明192.8 期末调汇192.8.1 业务流程192.8.2 业务流程说明21第3章 系统初始化233.1 系统初始化设置233.1.1 初始数据录入233.1.2 初始化数据引入引出313.1.3 初始化数据检查343.1.4 初始化数据对账343.2 核算参数设置343.2.1 系统升级处理343.2.2 系统参数设置353.3 系统设置383.3.1 科目设置383.3.2 结算方式393.3.3 类型维护393.3.4 凭证模板403.3.5 信用管理453.3.6 价格管理453.3.7 启用系统453.4 单据套打46第4章 单据处理474.1 销售发票474.1.1 设定发票序时簿的查询条件474.1.2 浏览查询、引出、打印、预览发票序时簿484.1.3 新增、修改、删除、审核、打印、预览发票504.1.4 退出574.2 其他应收单574.2.1 设定其他应收单序时簿的查询条件574.2.2 浏览查询、引出、打印、预览应收单序时簿574.2.3 新增、修改、删除、审核、打印、预览其他应收单594.2.4 退出644.3 应收票据644.3.1 设定票据备查簿的查询条件654.3.2 浏览查询、引出、打印、预览票据备查簿654.3.3 新增、修改、删除、审核应收票据674.3.4 背书、背书退回、转出、贴现、收款、退票724.3.5 退出814.3.6 应收票据处理报表814.4 收款单、预收单904.4.1 设定收款单序时簿的查询条件904.4.2 浏览查询、引出、打印、预览收款单序时簿914.4.3 新增、修改、删除、审核、打印、预览收款单和预收单924.4.4 退出1044.5 应收退款单1044.5.1 新增应收退款单1054.5.2 删除、复制应收退款单106第5章 结算1095.1 核销管理1095.1.1 设定核销日志的查询条件1095.1.2 浏览查询、引出、打印、预览核销日志1095.1.3 核销1115.1.4 退出1275.2 凭证处理1275.2.1 选择事务类型1285.2.2 录入过滤条件1285.2.3 生成凭证选项1285.2.4 生成凭证1295.2.5 查看报告1305.2.6 不采用凭证模板方式生成凭证1305.3 凭证浏览131第6章 坏账1336.1 坏账损失1336.1.1 录入过滤条件1336.1.2 选择发生坏账的单据、录入坏账金额1346.1.3 生成凭证1346.1.4 关闭1346.2 坏账收回1346.2.1 录入过滤条件1346.2.2 选择坏账收回的单据、录入坏账收回金额1356.2.3 选择收款单1356.2.4 生成凭证1356.2.5 关闭1356.3 坏账准备1356.3.1 销货百分比法1356.3.2 账龄分析法1366.3.3 应收账款百分比法1386.4 坏账备查簿1396.4.1 录入过滤条件1396.4.2 查看、打印坏账记录1396.4.3 引出1396.4.4 退出1396.5 坏账计提明细表1406.5.1 录入过滤条件1406.5.2 查看、打印坏账计提记录1406.5.3 引出1406.5.4 关闭140第7章 分析1417.1 账龄分析1417.1.1 设定账龄分析表查询条件1417.1.2 浏览查询账龄分析1447.1.3 引出查询账龄分析1457.1.4 打印、预览查询账龄分析1457.1.5 退出1457.2 周转分析1457.2.1 设定周转分析查询条件1457.2.2 浏览查询周转分析1457.2.3 打印、预览周转分析1467.2.4 关闭1467.3 欠款分析1467.3.1 设定欠款分析查询条件1467.3.2 浏览查询欠款分析1477.3.3 打印、预览欠款分析1477.3.4 关闭1477.4 坏账分析1477.4.1 浏览查询坏账分析1477.4.2 打印、预览坏账分析1477.4.3 关闭1477.5 回款分析1477.5.1 设定回款分析查询条件1487.5.2 浏览查询回款分析1487.5.3 打印、预览回款分析1497.5.4 关闭1497.6 收款预测1497.6.1 设定收款预测查询条件1497.6.2 浏览查询收款预测1497.6.3 打印、预览收款预测1497.6.4 退出1507.7 销售分析1507.7.1 设定销售分析分析查询条件1507.7.2 浏览查询销售分析1507.7.3 打印、预览销售分析1507.7.4 退出151第8章 与现金系统集成1538.1 收款单与现金系统集成1538.2 收款单确认处理1538.3 收款单/预收单的处理154第9章 期末处理1579.1 期末对账1579.1.1 对账检查1579.1.2 设置对账的过滤条件1589.1.3 对账报表查询1599.2 期末调汇1639.2.1 设置受控科目1639.2.2 设置系统选项1639.2.3 期末调汇1659.3 期末处理169第10章 查询与报表17110.1 应收款汇总表17110.1.1 设定应收款汇总表查询条件17110.1.2 浏览查询应收款汇总表17310.1.3 打印、预览应收款汇总表17410.1.4 引出应收款汇总表17410.1.5 退出17410.2 应收款明细表17410.2.1 设定应收款明细表查询条件17410.2.2 浏览查询应收款明细表17610.2.3 打印、预览应收款明细表17610.2.4 引出应收款明细表17710.2.5 关闭17710.3 往来对账单17710.3.1 设定往来对账单查询条件17710.3.2 浏览查询往来对账单18110.3.3 打印、预览往来对账单18110.3.4 引出往来对账单18210.3.5 退出18210.4 月结单18210.4.1 设定月结单查询条件18210.4.2 浏览查询月结单18310.4.3 打印、预览月结单18510.4.4 引出月结单18510.4.5 退出18510.5 到期债权列表18510.5.1 设定到期债权列表查询条件18610.5.2 浏览查询到期债权列表18710.5.3 打印、预览到期债权列表18710.5.4 引出到期债权列表18810.5.5 退出18810.6 应收计息表18810.6.1 设定应收计息表查询条件18810.6.2 浏览查询应收计息表18910.6.3 打印、预览应收计息表19010.6.4 引出应收计息表19010.6.5 退出19010.7 调汇记录表19010.7.1 设定调汇记录表查询条件19010.7.2 浏览查询调汇记录表19110.7.3 打印、预览调汇记录表19210.7.4 引出调汇记录表19210.7.5 关闭19210.8 应收款趋势分析表19210.8.1 设定应收款趋势分析表查询条件19210.8.2 浏览、查询应收款趋势分析表19310.8.3 打印、预览应收款趋势分析表19410.8.4 引出应收款趋势分析表19410.8.5 退出19410.9 万能报表19410.10 查询分析工具194附录A 术语表195附录B 参考书目197附录C 意见反馈表199第1章 系统概述1.1 关于本系统应收款管理系统，通过销售发票、其他应收单、收款单等单据的录入，对企业的往来账款进行综合管理，及时、准确地提供给客户往来账款余额资料，提供各种分析报表，如账龄分析表、周转分析、欠款分析、坏账分析、回款分析等，通过各种分析报表，帮助您合理地进行资金的调配，提高资金的利用效率。同时系统还提供了各种预警、控制功能，如到期债权列表的列示，帮助您及时对到期账款进行催收，以防止发生坏账，信用额度的控制有助于您随时了解客户的信用情况。此外还提供应收票据的跟踪管理，你可以随时对应收票据的背书、贴现、转出、退票、收款等操作进行监控。该系统既可独立运行，又可与销售系统、总账系统、现金管理等其他系统结合运用，提供完整的业务处理和财务管理信息。独立运行时，通过与金税系统的接口，可以避免发票的重复录入。应收款管理系统主要的功能有： 单据管理 票据管理 结算功能 凭证处理 坏账处理 报表功能 外币核算和期末调汇 系统对账 与现金系统的集成1.1.1 有效的单据管理单据管理：系统提供发票、其他应收单、收款单、退款单等单据的维护功能，以准确记录、跟踪企业实际发生的各项往来业务。1.1.2 有效的票据管理系统提供应收票据的跟踪管理，以利于企业随时对应收票据的背书、贴现、转出、退票、收款等操作进行监控管理。1.1.3 灵活的结算功能对于企业债权的结算，系统提供了包括到款结算、预收款冲应收款等七种结算方式，并提供按单据、存货数量和关联关系核销等多种核销处理方式，以满足企业的不同业务需要。1.1.4 灵活的凭证处理系统提供了模板式和非模板式的两类基本的凭证处理方式，并可进一步选择不同的凭证模式、汇总方式，以适应企业的不同管理需求。1.1.5 支持坏账处理系统提供了四种坏账准备计提的方式及坏账损失确认和坏账收回业务的相关账务处理。1.1.6 强大的报表功能系统及时、准确地提供给客户往来账款余额资料，包括应收款明细表、汇总表、往来对账、到期债权列表、月结单等，并提供各种分析报表，包括账龄分析表、周转分析、欠款分析、坏账分析、回款分析，帮助企业合理地进行资金的调配，提高资金的利用效率。1.1.7 支持外币核算和期末调汇系统可支持多种外币业务的处理，并且可以在期末对外币核算的业务计算汇兑损益，同时系统自动进行汇兑损益的凭证处理以及生成调汇记录表；通过调汇记录表可方便查询到各种币别的历史汇率变动情况和各期的汇兑损益情况。1.1.8 易用的系统对账系统分别提供初始化对账、期末对账两种业务处理类别，并提供按总额、按会计科目核对的两种对账方法，便于企业根据自身管理要求和管理水平灵活选择，帮助企业提高工作效率。1.1.9 与现金系统的有效集成通过收款单据和应收票据的系统传递，实现系统资源的共享，以减少重复劳动，提高劳动效率。1.2 本系统在K/3 ERP中的位置详细内容见图1-1： 图1-11.3 与其他系统的接口1.3.1 与销售管理系统的接口销售系统录入的销售发票传入应收款管理系统进行应收账款的核算。销售系统录入的应收类型费用发票传入应收款管理系统进行应收账款的核算。1.3.2 与采购管理系统的接口采购系统录入的采购发票与应收款管理系统进行应收冲应付的核算。1.3.3 与应付款管理系统的接口应付系统录入的采购发票与其他应付单与应收款管理系统进行应收冲应付的核算。应付系统录入的预付单、付款单与应收款管理系统进行预收冲预付、收款冲付款的核算。1.3.4 与总账系统的接口应收款管理系统生成的往来款凭证传递到总账系统。1.3.5 与现金管理系统的接口现金系统与应收款管理系统的应收票据，收款单进行互相传递。现金系统传递过来的收款单支持在应收款管理系统进行选单操作。应收系统的单据可参与现金管理系统资金预测的取数。1.3.6 与移动商务系统的接口在应收系统的单据界面和序时簿界面提供发送短信、消息、邮件的功能。发送短信、邮件的时候，可发送短信或邮件的单据均设置了默认发送内容，也可以自行定义“可选字段”框中存在的字段设置为发送内容。在预警平台提供应收款余额、当日到期债权、应收到期债权的预警设置及信息发布。具体操作请参见金蝶K3成长版12.2 移动ERP系统用户手册。第2章 业务模式及应用根据企业的不同要求，划分为不同的业务模式，如发票收款、其他应收单收款、未收款退货、已收款未核销退款退货、已收款已核销退款退货、坏账处理、应收票据处理、期末调汇。2.1 发票收款2.1.1 业务流程详细内容见图2-1：图2-12.1.2 业务流程说明相关内容见表2-1：目标完成发票录入到收款的全过程。业务背景1、 企业存在销售出库业务时，需要根据订单开具发票确认应收账款,并将收回款项与销售发票核销；2、 本流程对发票维护、发票核销和账务处理提供了操作工具。适用范围适用企业销售出库，发票收款业务。序号处理说明责任部门责任人1在K/3应收款管理的发票处理中，根据实际业务需要，录入或维护普通发票或增值税发票。财务部应收会计2经审核发票录入无误后，在K/3应收款管理-凭证处理，确认应收账款并生成凭证。并可查询系统生成并审核的凭证。财务部应收会计3收款业务完成后，由结算中心导入或由现金系统出纳手工录入收款单。财务部结算中心会计/出纳4现金系统的收款单审核后，收款信息传递至应收款管理系统并转换成应收款管理系统的收款单或由应收会计手工录入收款单。财务部应收会计5应收款管理系统的收款单审核后，在K/3应收款管理的凭证处理中生成凭证，并在应收款管理的结算中核销收款单与发票。财务部应收会计表2-12.2 其他应收单收款2.2.1 业务流程详细内容见图2-2：图2-22.2.2 业务流程说明相关内容见表2-2：目标完成其他应收单录入到收款的全过程。业务背景1、 企业存在非购销应收业务时，需要根据其他应收单确认其他应收款，并将收回款项与其他应收单核销；2、 本流程对其他应收单维护、核销、记账提供了操作工具。适用范围适用企业非购销应收业务。序号处理说明责任部门责任人1在K/3应收款管理的其他应收单中，根据实际业务需要，录入或维护其他应收单。财务部应收会计2经审核其他应收单录入无误后，在K/3应收款管理-凭证处理确认其他应收款并生成凭证。并可查询系统生成并审核的凭证。财务部应收会计3收款业务完成后，由结算中心导入或由现金系统出纳手工录入收款单。财务部结算中心会计/出纳4现金系统的收款单审核后，收款信息传递至应收款管理系统并转换成应收款管理系统的收款单或由应收会计手工录入收款单。财务部应收会计5应收款管理系统的收款单审核后，在K/3应收款管理的凭证处理中生成凭证，并在应收款管理的结算中核销其他应收单与发票。财务部应收会计表2-22.3 未收款退货2.3.1 业务流程详细内容见图2-3：图2-32.3.2 业务流程说明相关内容见表2-3：目标完成未收款退货的全过程。业务背景1、 企业的销售出库、发票收款出现未收款时的退货业务，需要根据红字发票冲回应收账款；2、 流程对红字发票维护、应收账款冲回提供了操作工具。适用范围适用企业销售出库、发票收款出现未收款时的退货业务。序号处理说明责任部门责任人1在K/3应收款管理的发票处理中，根据实际业务需要，录入或维护红字的普通或增值税发票。财务部应收会计2经审核发票录入无误后，在K/3应收款管理-凭证处理，冲回应收账款并生成凭证。并可查询系统生成并审核的凭证。财务部应收会计3根据业务需要，在K/3应收款管理的结算中将红、蓝字发票核销。财务部应收会计表2-32.4 已收款未核销退货2.4.1 业务流程详细内容见图2-4：图2-42.4.2 业务流程说明相关内容见表2-4：目标完成已收款未核销退款退货的全过程。业务背景1、 企业的销售出库、发票收款出现已收款未核销时的退货业务，一方面需要根据红字发票冲回应收账款，另一方面需要退回已收款；2、 本流程对红字发票冲回应收账款，退回已收款及其红、蓝字发票与收款单、退款单的核销提供了操作工具。适用范围适用企业销售出库、发票收款出现已收款未核销时的退货业务。序号处理说明责任部门责任人1在K/3应收款管理的退款中，根据实际业务需要，录入或维护退款单。财务部应收会计2在K/3应收款管理的发票处理中，根据实际业务需要，录入或维护红字发票。财务部应收会计3经审核退款单、红字发票录入无误后，在K/3应收款管理-凭证处理，冲回收款和应收账款并生成凭证。并可查询系统生成并审核的凭证。财务部应收会计4在K/3应收款管理的结算中将退款单与收款单核销，同时在销售管理-结算中对等核销红、蓝字发票；或者在应收款管理-结算中将红字发票与退款单核销，同时将蓝字发票与收款单核销。财务部应收会计表2-42.5 已收款已核销退款退货2.5.1 业务流程详细内容见图2-5：图2-52.5.2 业务流程说明相关内容见表2-5：目标完成已收款已核销退款退货的全过程。业务背景1、 企业的销售出库、发票收款出现已收款已核销时的退货业务，一方面需要根据红字发票冲回应收账款，另一方面需要退回已收款；2、 本流程对红字发票冲回应收账款，退回已收款及其红字发票与退款单的核销提供了操作工具。适用范围适用企业销售出库、发票收款出现已收款已核销时的退货业务。序号处理说明责任部门责任人1在K/3应收款管理的退款中，根据实际业务需要，录入或维护退款单。财务部应收会计2在K/3应收款管理的发票处理中，根据实际业务需要，录入或维护红字发票。财务部应收会计3经审核退款单、红字发票录入无误后，在K/3应收款管理-凭证处理，冲回收款和应收账款并生成凭证。并可查询存货核算系统生成并审核的凭证。财务部应收会计4在K/3应收款管理的结算中将红字发票与退款单核销。财务部应收会计表2-52.6 坏账处理2.6.1 业务流程详细内容见图2-6：图2-62.6.2 业务流程说明相关内容见表2-6：目标完成坏账计提、损失到收回的全过程。业务背景1、 企业存在应收业务时，就可能存在坏账发生的可能。2、 企业可以选择坏账直接转销法或备抵法来处理：每期末需要根据应收债权科目的余额,对可能发生的坏账计提准备，并在发生坏账时冲销准备，在收回坏账时增加准备；或是在发生坏账时直接计入费用，并在收回时直接冲回费用。3、 流程对发票维护、发票核销和账务处理提供了操作工具。适用范围适用企业存在应收业务，并可能存在坏账发生的情况。序号处理说明责任部门责任人1在K/3系统设置的应收款管理中，根据实际业务需要，设置坏账计提方法。财务部应收会计2在K/3应收款管理-坏账处理，根据实际业务需要，在选择备抵法的情况下，计提/补提/冲销坏账准备并生成凭证。财务部应收会计3在K/3应收款管理-坏账处理，根据实际业务需要，处理坏账损失并生成凭证。财务部应收会计4在K/3应收款管理-坏账处理，根据实际业务需要，处理坏账收回并生成凭证。财务部应收会计表2-62.7 应收票据处理2.7.1 业务流程详细内容见图2-7：图2-72.7.2 业务流程说明相关内容见表2-7：目标完成应收票据的维护、收款、贴现、背书、转出和退票的业务。业务背景1、 企业存在应收业务以票据结算时，就可能出现应收票据的处理。2、 企业可以根据具体业务需要，处理应收票据的维护、收款、贴现、背书、转出和退票的业务。3、 流程对应收票据的维护、收款、贴现、背书、转出和退票的业务提供了操作工具。适用范围适用企业存在以应收票据结算应收业务的情况。序号处理说明责任部门责任人1在K/3应收款管理的票据处理中，根据实际业务需要，录入或维护应收票据。财务部应收会计2在K/3应收款管理-票据处理，根据实际业务需要，处理应收票据的收款。财务部应收会计3在K/3应收款管理-票据处理，根据实际业务需要，处理应收票据的贴现。财务部应收会计4在K/3应收款管理-票据处理，根据实际业务需要，处理应收票据的背书。财务部应收会计5在K/3应收款管理-票据处理，根据实际业务需要，处理应收票据的转出。财务部应收会计6在K/3应收款管理-票据处理，根据实际业务需要，处理应收票据的退票。财务部应收会计7在K/3应收款管理-票据处理，根据实际业务需要，处理应收票据的业务并生成凭证。财务部应收会计表2-72.8 期末调汇2.8.1 业务流程详细内容见图2-8：图2-82.8.2 业务流程说明相关内容见表2-8：目标完成销售发票、其他应收单、预收单及相应的往来科目期末调汇的全过程。业务背景1、 企业存在往来科目余额时，且期末记账汇率发生变化，需要做调汇处理；2、 流程对销售发票、其他应收单、预收单及相应的往来科目期末调汇提供了操作工具。适用范围适用企业存在往来科目余额时，且期末记账汇率发生变化，需要做调汇处理业务。序号处理说明责任部门责任人1在K/3系统设置的应收款管理中，根据实际业务需要，选择“启用调汇与对账”选项。财务部应收会计2在K/3基础资料的公共资料的科目中，根据实际业务需要，将科目确定为“受控科目”与“调汇科目”。财务部总账会计3在K/3系统设置的应收款管理的系统参数的科目设置页签中，根据实际业务需要，录入或维护“受控科目”。财务部应收会计4发票、其他应收单、预收单的录入或维护需选择受控科目。财务部应收会计5在K/3应收款管理的凭证处理中，将发票、其他应收单、预收单等相关单据生成凭证。财务部应收会计6在K/3总账的凭证处理中将应收款管理系统生成的凭证过账。财务部总账会计7在K/3应收款管理的期末处理中，运行期末总额对账或期末科目对账子功能。财务部应收会计8在K/3应收款管理的期末处理中，运行期末对账检查子功能。财务部应收会计9在K/3应收款管理的期末处理中，运行期末调汇子功能。财务部应收会计表2-8第3章 系统初始化3.1 系统初始化设置3.1.1 初始数据录入初始化录入主要是对应收款管理系统的初始数据录入进行说明。介绍初始录入中应注意的问题及如何与总账系统进行数据的引入引出。初始化录入主要有以下几个功能点： 准备工作 数据录入 引入引出 启用系统准备工作主要介绍进行初始化录入之前需要准备的资料及注意事项。 选择正确的启用期间 准备应收款期初数据资料 准备预收款期初数据资料 准备应收票据期初数据资料 准备期初坏账数据资料(1) 选择正确的启用期间由于销售系统、应收款管理系统启用后，销售系统的发票才会自动传递到应收款管理系统，故用户必须正确处理好销售系统与应收款管理系统的启用期间问题，否则可能会造成数据错误。目前销售系统只在应收款管理系统结束初始化之后提供销售发票的单向传递，而且是强制传递，即只要应收款管理系统结束初始化后，销售系统新增的销售发票都会自动传递到应收款管理系统。而应收款管理系统新增的销售发票不能传递到销售系统。在应收款管理系统结束初始化之前，两系统之间不进行销售发票的传递。针对以上规则，您必须注意以下几点。1. 如果销售系统先启用，应收款管理系统后启用。例如：销售系统从第1期开始启用，当前期间为第3期，应收款管理系统准备从第4期开始启用，则用户必须注意：在应收款管理系统没有结束初始化之前，销售系统不能录入第4期的销售发票。因为在应收款管理系统没有结束初始化之前，销售系统的发票不能传递到应收款管理系统，这样应收款管理系统结束初始化之后，必须补录销售系统已经录入的第4期的销售发票，造成重复劳动，而且这部分发票不能直接在应收款管理系统生成凭证，必须通过关联的形式关联销售系统已经生成的相应凭证字号，否则会造成总账系统数据重复。一般建议应收款管理系统结束初始化后才在销售系统录入销售发票数据，减少重复劳动工作，保证数据一致。对于1-3期的销售发票，如果存在未完全收款的情况，则可以通过在应收款管理系统手工录入初始化发票实现后续收款结算处理。2. 如果销售系统从第1期开始启用，当前期间为第3期，而应收款管理系统也准备从第1期开始启用，则用户必须注意：在应收款管理系统没有结束初始化之前，销售系统录入的销售发票必须在应收款管理系统结束初始化之后进行补入。因为只有销售系统与应收款管理系统都结束初始化之后，销售系统的发票才可以传递到应收款管理系统。3. 如果应收款管理系统先启用，销售系统后启用。例如：应收款管理系统从第1期开始启用，当前期间为第3期，销售系统准备从第4期开始启用，则用户必须注意：应收款管理系统不能录入第4期的销售发票。因为在销售系统结束初始化之后，销售系统的销售发票会自动传递到应收款管理系统，如果应收款管理系统已经录入第4期的销售发票，则势必造成发票重复录入，从而导致应收款管理系统数据错误。同时由于以上原因，控制销售系统只能从第4期开始启用。应收款管理系统初始化时需要准备的资料主要有：客户资料、存货资料、部门资料、职员资料。此处的职员主要是指往来核算的经办人或业务员等，用于统计业务员的销售业绩，而不建议用来统计职员的个人借款。(2) 准备应收款期初数据资料主要指涉及货款核算的应收账款科目的期初余额、本年借方累计发生数，本年贷方累计发生数。建议其他应收款等个人借款在总账系统进行核算。(3) 准备预收款期初数据资料主要指涉及货款核算的预收账款科目的期初贷方余额、本年贷方累计发生数。如果预收账款的期初余额为借方余额，建议用户进行调账处理，把预收账款调入应收账款科目中。(4) 准备应收票据期初数据资料主要指还没有进行票据处理的应收票据，不包括已经背书、贴现、转出或已收款的应收票据。(5) 准备期初坏账数据资料主要指以后有可能收回的坏账。资料准备齐全后，就可以开始进行初始化的数据录入。初始化的数据可以通过手工录入，也可以通过从总账引入。下面分别进行介绍。 数据录入主要介绍初始化的几种单据录入及注意事项。 应收账款录入 应收票据录入 期初坏账录入1、应收账款选择系统设置初始化应收款管理初始化数据-应收账款，进入“过滤条件”界面。过滤框中默认核算项目类别为客户，默认币别为人民币，如果您录入单据初始余额后，表中没有新增相应记录，则应查看是否因为您输入的是非客户类别或是否为外币单据。初始化数据-应收账款显示的是初始化数据的汇总表，按核算项目显示汇总数据，单击【明细】，您可以查看每一笔单据的发生额、余额等资料，否则您只能查看每一往来单位本年应收汇总数、本年实收汇总数以及期初余额汇总金额。初始化时您必须录入往来单位的期初余额资料、本年累计发生额等。为减少初始化录入时的工作量，初始化时的收款单（预收除外）不单独录入，销售发票、其他应收单录入中的本年收款额则反映了收款单的本年累计发生数。为快速完成初始化，您可以把每个往来单位的所有单据资料汇总成一张单据录入，如与A客户进行交易，共开给A客户两张发票，一张单据日期为1999/12/01，单据号码为00001，金额为1000元，应收日期为1999/12/02，1999/12/02收到现金500元，另一张发票单据日期为1999/12/20，单据号码为00002，金额为5000元，应收日期为1999/12/30，您2000年1月份启用应收款管理系统，您可以把这两笔记录汇总成一张单据录入，发生额为两张单据合计数，6000元，本年没有收款，故本年收款额为0，收款计划中应填未核销余额，即应收日期1999/12/02，收款金额为500元，应收日期1999/12/30，收款金额为5000元。这样减少了单据录入时的工作量，但缺点是初始化时的所有单据只能在一张单据中进行处理，不利于对初始化的单据进行管理。如果单据资料不是很多，你也可以按明细单据逐笔录入，缺点是工作量大，但结束初始化后便于对初始化单据进行跟踪处理。您还可以根据需要部分单据汇总录入，部分单据按明细录入，如把已经核销的单据汇总成一笔录入，把未核销的记录按单据逐笔录入。初始化的单据分为：初始销售增值税发票、初始销售普通发票、初始其他应收单、初始预收单、初始应收票据五种类型。初始化结束后，允许查看此五种类型单据。 初始销售增值税发票选择系统设置初始化应收款管理初始销售增值税发票-新增，系统调出发票新增界面，具体字段说明见表3-1：数据项说 明必填项（是/否）部门录入相应的部门。可以直接录入部门代码，也可单击【资料】或F7查询获取，同时支持F8模糊查询；如果客户属性指定了分管部门，在录入客户名称后系统可以自动带出客户属性中的部门；如该部门已禁用则不携带。当部门为空时，录入业务员能自动在此带出基础资料中设置好的职员所属部门（携带后可修改）；当单据的核算项目为部门时，此字段自动取核算项目内容，不可修改；如果部门为空，在关联单据时可将被关联单据上的部门回填否业务员录入相应的业务员。可以直接录入职员代码，也可单击【资料】或F7查询获取，同时支持F8模糊查询；如果客户属性指定了分管职员，在录入客户名称后系统可以自动带出客户属性中的业务员；如该职员已禁用则不携带。当部门为空时，录入业务员能携带基础资料中设置的职员所属部门到部门字段；当单据的核算项目为职员时，此字段自动取核算项目内容，不可修改，同时无论部门是否为空，都自动携带职员对应的部门到部门字段；如果业务员为空，在关联单据时可将被关联单据上的业务员回填否币别业务发生时的原币。新增时系统默认携带本位币，录入核算项目后，则回填核算项目属性中的结算币别。是汇率系统自动显示出其默认汇率，能根据实际情况对汇率进行修改。是发生额指单据的发生数，即应收款金额。可以按客户汇总输入所有销售发票的汇总金额，也可以按单据进行明细录入。如果是本年发生额，则选择本年。如果同一个单位的往来款既有去年金额又有今年发生额，则汇总录入时去年与今年的数据应分