档案管理课程内容.doc

档案管理项目一认识档案、档案工作任务一 认识档案一、档案的起源n 前文字说q 档案起源于原始社会的原始记事n 结绳n 刻契n 编贝n 文字说q 档案和文字是同时产生的，当人们第一次用文字来记录和交流信息时，档案就出现了。n 国家说q 档案起源于国家出现后，当国家第一次用以进行阶级统治和国家管理的文件就被有意识地保存起来时，档案就出现了。二、档案载体的演变（一）我国多种多样的档案形式 甲骨档案n 中国古代以龟甲、兽骨为载体的原始记录。殷墟甲骨档案于清光绪年间出土于河南安阳小屯村一带。内容广涉当时社会的阶级与国家状况、农业生产、思想文化等各方面。q 产生时间：商周时期，距今3000多年q 特点：记载内容翔实，保存完整，已达到一定水平。 金石档案 金文档案和石刻档案统称金石档案n 金文档案：中国古代以青铜器（钟、鼎、盘、盂等）为载体的书史铭文，盛行于殷商末期及两周。金文又称铭文。q 产生时间：始于商代q 特点：是铸刻在金属鼎上的一种铭文，也称钟鼎文，坚固耐久，但比较笨重。 金石档案 金文档案和石刻档案统称金石档案n 石刻档案：以石为载体的书史铭文q 产生时间：殷代q 特点 ：流传久远，始于殷代，东周以后逐渐增多，秦汉以后大量出现，直到明清、民国仍有所见，保留了很多历史资料。 简牍档案n 中国古代以竹木为载体的公私文书。简指竹片，称竹简；牍指木片，称木犊、木札、木简。两者又可通称为简。形状狭长，稍宽的木简又称为方。中国古代纸张出现以前，简牍曾是一种主要的书写材料，最早约产生于先秦，历经春秋战国、秦汉，直至东晋末年（5世纪初）纸张普遍应用后才基本绝迹 。 q 产生时间：商周q 特点：笨重，不利于传递。 缣帛档案n 中国古代以丝织物为载体的公私文书。缣帛是古代丝织品的通称。缣帛质地优良、柔软轻便、幅面宽广，宜于绘画书写，所以春秋时已用作书写材料。缣帛档案最早发现于1942年被盗掘的长沙子弹库战国楚坟墓，既有文字，又有图画，但原件已流失国外。 q 产生时间：几乎与简犊档案同时产生q 特点：轻便，便于传递，但造价昂贵 纸质档案n 以纸张作为载体的档案。纸张是中国古代四大发明之一，公元2世纪后，纸逐渐在中国内地和西北地区广为使用。1986年在甘肃天水放马滩一座西汉墓中，出土了约公元前179前150年间的纸质地图残片，是目前所知世界上最早的纸质档案。q 产生时间：汉代q 特点：书写方便，便于传递和保存，造价低廉（二）国外档案的演变n 泥板档案n 纸草档案n 蜡板档案n 羊皮档案n 棕榈档案 请利用网路、书刊等资源搜集信息，了解上述档案形成年代、地区、记载内容，完成一份报告，以“外国档案载体演变情况”为内容，图文并茂，提交电子稿。三、档案的词源 档案从一开始将叫“档案”吗？n 对档案最早的称呼：册、典q 甲骨文中就有“册”、“典”这两个字n 周代：中n 商周以后：简、牍、简策、简牍、简书、帛书、竹帛n 汉唐以后：文案、案牍、文牍、文书、簿书n 档案一词，最早出现清代 档案的外文词n 档案：Archive,其原意为行政机关所在地，进而兼指保存与这些地方的档案。n 文件：Record中外词汇比较四、档案的定义档案的定义n 档案是国家机构、社会组织和个人在各项活动中直接形成的具有保存和利用价值的各种载体形式的历史记录。q 档案的来源广泛性q 内容领域丰富性q 形成过程限定性第一，必须是具有一定查考利用价值的文件。第二，必须是按照一定的程序和条理集中保存起来的文件。第三，必须是办理完毕的文件。q 形式是多样性q 本质属性原始记录性问题：请说出下列哪些属于档案五、档案的属性与价值（一）一般属性n 知识性n 信息性（二）档案的基本作用（基本价值）Archive valuen 档案是历史的真实凭证凭证作用q 档案之所以具有凭证作用，是由档案形成的特点和档案自身的因素所决定的。n 档案是第一手的参考资料参考作用q 档案的参考作用主耍在于其可靠性和广泛性。六、档案的分类n 按档案形成的时间划分：q 分为古代档案、近代档案、现代档案。n 按档案的来源标准划分：档案形成者q 公务档案 国家机关档案、党派团体档案、企业档案、事业单位档案等q 私人档案n 按档案的内容q 划分为十大类q 文书档案、科技档案、专门档案任务二 认识档案工作一、档案工作的内容 对档案工作的描述n 从广义上讲，它包括档案室工作、档案馆工作、档案行政管理工作、档案教育工作、档案科学研究工作、档案宣传出版工作、档案外事工作等。n 从狭义上讲，通常所说的档案工作，是指档案馆室）所从事的档案业务工作，即用科学的原则和方法管理档案，为社会的各项工作提供档案信息服务。 档案工作的内容n Archive Workn 其基本内容包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用、编研等八项工作，通常称为档案工作的八个业务环节。n 8项工作中，除鉴定和统计之外的6项工作基本构成一个流程性的工作过程。n 8项工作内容，从理论上可划分成两个基本方面：档案实体管理和档案信息的开发利用。二、档案工作的基本性质档案工作的基本性质n 档案工作是一项服务性、辅助性的工作q 从档案的主耍作用和与其他工作的关系来悦，档案工作是属于服务性的、条件性的工作。这是档案工作的一个主耍特点。q 通过管理和提供档案资料为各项工作服务，是档案工作与社会上其他服务工作的区别所在。n 档案工作是一项管理性的工作q 档案工作是科学地管理档案的一项专门业务。q 由于档案工作是专门管理档案的一项科学性工作，因而耍求档案工作人员必须具备相应的知识和技能：档案专业知识；历史知识和本行业专业知识；科学文化知识。n 档案工作的政治性、机密性等三、档案工作的基本原则n 我国档案工作的基本原则是在实贱中逐步完善的，中华人民共和国档案法中对档案工作的基本原则作了明确的规定：“档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。”n 档案工作的这一基本原则，确定了档案工作的组织原则和管理体制，提出了档案管理的基本要求，体现了档案工作的根本目的和主要标准。1、统一领导、分级集中管理国家全部档案，是我国档案工作的组织原则和管理体制。q 统一领导，统一管理q 国家全部档案由各级档案机构分别集中保存，实行党政档案的统一管理。q 全国档案工作由各级档案行政管理机构统一、分层地进行监督和指导。2、维护档案的完整、安全是档案管理的最基本要求，只有保证档案的完整和安全，才能为档案工作提供必要的物质基础。3、便于社会各方面的利用，这是检验档案工作的主要标准它体现了档案工作的根本目的。q 便于社会各方面利用这一思想，必须贯穿在档案工作的各个方面和档案管理的各个环节中，使档案工作者从当前和长远利用的需要这一点去开展工作，并以此为主耍标准去检查档案工作的效果。q 从这个意义上讲，这一原则是档案工作基本原则中一个最重耍的方面。四、档案机构 档案业务机构 档案室 档案馆档案室：record office 、 achives双重性v 是本单位工作的重要组成部分；v 是国家档案工作组织体系中的基层组织，是档案馆工作的基础。档案室的几种类型： 文书档案室 Administrative Achives 科技档案室Scientific and technical Achives 综合档案室Comprehensive Achives 人事档案室 Personnel Achives 专门档案室 Specialized Archives综合档案室档案室的职责n 指导、监督本单位文件材料的归档工作n 接收本单位的全部档案，对档案进行整理、鉴定、保管、统计，并编制必要的检索工具、文件汇编和参考资料，积极提供利用，为本单位的工作、生产和科研服务；n 把具有长远保存价值的档案移交给国家档案馆；档案馆archivesn 档案馆是收集、保管档案的机构。负责接收、征集、管理档案和开展档案利用等 。n 永久保存档案的基地档案馆的具体任务n 接收和征集本级各机关、团体及其所属单位具有长期和永久保存价值的档案以及有关资料，科学地管理； n 通过多种方式，积极开展档案资料的利用工作； n 参与编修史志工作。 档案馆设置的几种情况： 综合档案馆 Comprehensive archives国家级：中央档案馆、一史馆、二史馆地方级：省级、市级、区级 专业档案馆Specialized archives中央档案馆 档案行政管理机构档案局、处 档案行政管理机构Archival Administrative Department 各级档案行政管理部门，是我国档案工作组织系统中的行政管理系统。国家授权各级档案行政管理部门主管全国和各行政区域的档案工作，对各地区、各专业系统的档案工作进行分层、分专业管理。项目二 档案的收集一、档案收集的概述 定义n 档案收集工作就是按照党和国家的有关规定，通过例行的接收制度和专门的征集办法，把分散在各单位、单位内部各机构和个人手中的档案，以及散失在社会上的零散档案，分别集中到有关的档案室和各级各类档案馆，实行集中统一管理。 工作内容n 接收 Accessionq 档案室的接收：接收本单位文书部门或业务、职能部门整理后的移交档案。n 已归档档案的接收n 未及归档档案的补充收集q 档案馆的接收：档案馆接收各现行机关和撤销机关移交的需要永久或长期保存的档案。n 征集 Acquisitionq 按照国家规定的征收在社会上的档案和有关文献的活动。见档案法第十六条q 征集的方法收购、征购、捐赠 档案收集工作的意义n 档案收集工作是档案工作的起点。q 档案馆（室）所管理的档案，主耍不是由档案馆（室）自已产生的，而是依靠长期收集，逐步积累和补充起来的。n 档案收集工作是实行档案集中管理原则的前提和保证。n 档案收集工作是档案工作各环节的基础。q 从全部档案业务工作的程序来说，收集工作是档案工作中的第一个环节。收集工作的质量决定和影响着其他环节的质量。 档案收集工作的基本要求n 丰富和优化的馆（室）q 数量充分、质量优化、成份充实、结构合理n 加强馆（室）外调查研究q 既耍防止把档案形成机关尚在经常使用的档案过早地集中起来；q 又要防止忽视整体的需要，把需要集中的档案当做“小家底”据为己有，或者“拒之门外不愿接收。n 推行入馆（室）档案的标准化n 坚持全宗不可分散性原则q 在收集过程中，必须把一个单位的档案全部集中到一个档案馆（室）。二、文件管理工作的基本要求n 要提高档案与档案工作的质量，不能单纯地依靠提高档案管理水平来实现，更重要的是严格控制文件管理过程。1、设立机构n 大型机构，工作量大，需要设立专门的文件处理机构，如办公厅（室），秘书处（室），综合处n 小型机构，设立一至两名专职或者兼职人员2、健全制度n 文件工作制度体系包括：q 文件形成制度q 文件处理制度q 文件传递制度q 文件清退制度q 文件销毁制度q 平时归卷制度3、控制文件数量n 文件数量增长的原因：q 社会实践的丰富q 现代技术的发展q 双套制保管方法q 工作程序繁杂n 针对原因控制的措施4、加强文件的质量管理n 档案的质量是受文件的运用性、可靠性、时效性影响的，而这些通过文件的内容、体例、载体材料等几个方面体现出现，所以要做到：q 把好文件的内容关q 严格文件的行文规范q 选择耐久的载体和书写材料公文行文规范机关之间行文关系的划分耐久的载体n 公文用纸一般使用纸张定量为60g/m2 80 g/m2 的胶版印刷纸或复印纸 n 纸张白度为85% 90%n 横向耐折度15 次 n 不透明度85%n PH 值为7.5 9.5 。 5、严格文件处理程序n 收文处理程序可分为文件的收进阶段和阅办阶段，具体包括签收、拆封、登记、加盖收文章、分发、传阅、拟办、批办、承办、催办、注办、归卷等环节。n 发文处理程序可分为文件的制作阶段和制发阶段，具体包括拟稿、核稿、签发、缮印、校对、用印、登记、封发、传递、询办、归卷等环节。三、档案室的收集工作n 收集归档流程图： 机关内文件的归档n 档案室的收集工作主要是指机关单位内文件材料的归档。n 归档，指机关的文书部门或业务部门将工作活动中办理完毕的有查考利用价值的文件材料，按照国家有关法规的规定，定期移交给档案室集中保存的过程。n 文件立卷归档属于文书部门的任务，它是文书工作最后一个环节，同时也是档案室工作的第一个环节，可以说归档是文书工作和档案工作的“结合部”。档案室的收集工作是建立在归档工作基础上的，没有归档工作，或归档制度不幢全就没有完整的档案和健全的档案工作。 归档制度的内容n 归档范围q 是指哪些文件应该归档，哪些文件不必归档。q 凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。q 归档范围应以本单位工作活动为主，突出反映本单位基本职能活动和中心工作。不可搞“有文必档”。n 反映本机关工作活动的有价值的文件q 本机关的决定、计划、总结q 下级的请示、报告q 上级的指示、批复n 不反映本机关工作活动有价值的文件q 上级机关的普发性文件n 不反映本机关工作活动无价值的文件q 无行文关系机关的工作报告n 反映本机关工作活动的无价值的文件n 归档时间q 文书档案：第二年的六月之前q 形成周期比较长的科技文件，如一项科技、生产活动中形成的文件：按活动结束时间归档，一般在验收后两个月内归档q 形成周期过长、程序明显的科技文件：按各项活动的工作阶段将其接收归档q 机密性较强的文件，如人事档案：随时归档q 教学文件：一般在次年的寒假前归档 归档制度的内容n 归档要求q 遵循文件形成的规律和特点q 保持文件之间的有机联系q 区分不同价值q 便于保管和利用参照档案整理的基本要求n 归档手续q 交接双方应填写移交目录，履行签字手续q 档案工作和文书工作由一人监管的，无需上述手续。3.平时收集的内容：n 零散文件：分散各部门、领导或工作人员手中的。n 帐外文件各种会议材料；各种基本统计数字报表；机关单位的规章制度、条例、办法等内部文件；党组、党委、支部和认识部门形成的材料；反映本单位重要活动的录音、录像、照片等声像材料；不经过收发登记、领导亲启的文件；单位领导人或工作人员外出参观、开会、从事科研活动带回来的材料；n 专门文件：财会、人事等专门活动中产生的。四、档案馆的接收与征集 档案馆档案的来源n 接收现行机关的档案q 就是现在正在进行工作活动的机关、团体、企事业单位形戍的档案。n 接收撤销机关的档案q 一般是指中华人民共和国成立以后，由于备种原因彼撤销机关形成的档案。n 征集历史档案q 就是征集建国之前所形成的、至今仍散失在社会组织和个人手里的历史档案。包括革命历史档案和旧政权档案。n 档案馆之间互相交换档案q 就是馆与馆之间因行政区划的变动和档案馆结构的变化等对档案馆馆藏和接收范围进行调整，相互移交档案。 档案馆现行机关档案的接收n 档案馆接收现行机关档案的期限q 省以上机关应将永久、长期保存的档案在本机关保存20年左右q 省级和县级以下机关应将永久、长期保存的档案在本机关保存10年左右n 档案馆接收现行机关的档案的方法q 逐年接收 ，就是现行机关每年将保管期满的档案向档案馆移交一次 q 定期接收 ，就是现行机关定期将保管期满的档案向档案馆移交一次 项目三 档案的整理第一节 案卷级管理一、档案整理工作的基本内容n 档案整理工作，就是将处于零乱状态和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列和编目，使之系统起来。n 档案整理工作的主要内容包括：区分全宗、全宗内的分类、立卷、案卷的排列与编号、案卷目录的编制。二、档案整理工作的原则n 档案整理工作应该按照档案形成的特点和规律，最大限度地保持文件之间的历史联系，充分利用原有基础，便于保管和利用。n 整理档案必须保持文件之间的历史联系。n 文件之间的历史联系，主要表现在文件的来源、时间、内容和形式等几个方面。n 文件之间的联系是多种多样的，在整理工作中，应该根据文件的具体情况，善于找出和保持文件之间最紧密的联系。二、档案整理工作的原则n 整理档案应该充分利用原有的基础n 档案原来的整理基础，是前人整理档案的成果。n 任何整理方法都是不完善的，这是档案实体物理位置秩序在空间上的唯一性与利用者之间多样性之间的矛盾所决定的，所以只能通过检索工具来克服。n 便于保管和利用n 档案整理工作的基本出发点和最终要求，便于档案的保管和查找利用。想一想n 比如一次会议的有关报告、讲话的书面文稿和录音磁带，会议的经费开支计划和会议账簿、记账凭证。 本来互有密切联系，但是完全混同整理，则不便于保管和利用。 三、传统整理工作程序n 区分全宗n 全宗内的分类n 立卷n 案卷的排列与编号n 案卷目录的编制。（一）区分全宗n 全宗的概念q 全宗是一个具有社会独立性的组织和个人在社会实践中形成的档案的有机整体。n 组织全宗n 个人全宗n 全宗解放初称为芬特。n 1955年改为全宗。 （一）区分全宗n 区分全宗q 形成全宗的机关，称为立档单位，又称“全宗构成者”。q 立档单位的构成条件n 可以独立行使职权，并能主要以自己的名义对外行文。最主要、最基本的第一条件n 是一个会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务汁划。n 设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。（一）区分全宗3.立档单位的变化和全宗划分。n 政权的变化和立档单位的划分n 生产关系的改变和全宗的划分n 基本职能方面考虑（一）区分全宗4.判定档案所属全宗关键在于确定档案的形成者立档单位。要区分两个概念：档案的形成者、文件的作者。（1） A、对内部文件和发文 ， 档案的形成者就是文件的作者。 B、对收文， 档案的形成者是文件的实际收受者。（2）判定的对象是案卷时，要注意，卷皮上往往都标明了立档单位。（3）没有标明作者或收文者的，要分析和考证。（4）经几个立档单位办理，归入最后承办完毕的立档单位的全宗。（二）全宗内档案的分类n 定义n 全宗内档案的分类，就是对立档单位所形成的档案，按其来源、时间、内容和形式上的异同，分成若干层次和类别，使其构成有机的体系n 分类的内容选择分类方法、制订分类方案、档案的归类选择分类方法n 常用的档案的分类方法有三种：年度分类法、组织机构分类法、问题分类法。q 年度分类法：根据形成和处理文件的年度将全宗内档案分成各个类别。一个立档单位内每一年度的文件，都有密切的联系。q 组织机构分类法：按照立档单位的内部组织机构将全宗内档案分成各个类别，组织机构的名称就是类名。这种分类方法能概要地反映立档单位各个组织机构工作活动的面貌，最好地保持全宗内文件之间来源方面固有的联系。q 问题分类法：也称事由分类法，就是按照文件内容所说明的问题将全宗内档案分为各个类别。这种分类方法，能使内容性质相同的文件比较集中，较好地保持文件之间在内容方面的联系，便于按专题查找和利用档案。n 复式分类法主要有四种：年度组织机构分类法、组织机构年度分类法、年度问题分类法、问题年度分类法 q 年度组织机构分类法， 适用于立档单位内部组织机构经常变化但不复杂的全宗。现行机关最适宜采用这种分类方法。q 组织机构年度分类法，多用于撤销机关的档案，立档单位的组织机构比较固定的全宗。q 年度问题分类法，这种分类方法，多用于组织机构变化频繁，或者文件很难区分所属机构以及内部机构非常简单，没有必要按机构分类的全宗，就是说，在不可能和不适于按年度组织机构分类的倩况下，采用这种分类法。q 问题年度分类法，适用于历史档案和撤销机关的档案，现行机关、企事业单位一般不宜采用。分类方案的编制n 分类方案，也称为分类大纲，就是在对立档单位的职能及其档案内容进行分析研究的基础上，用文字或图表的形式白标引个各类目名称，表示全宗内档案分类体系并据以类分档案的工具。n 分类方案的组成：q 编制说明：编制目的、适用范围、类目设置和配号原则q 类目表：类目名称、类目号、附注分类方案的主体档案的归类n 年度分类法q 文件上有两个以上日期又不是一个年度n 如果文件上有两个以上日期又不属于同一个年度，就耍根据文件的特点，以最能说明该文件特点的日期作为分类的根据。q 文件上没有日期n 考证日期q 跨年度文件n 属于计划性的，应该归入计划开始的一年n 属于总结性的，应该归入总结针对的最后一年。q 专门年度的文件n 相应的年度合并为一类档案的归类n 组织机构分类法q 按组织机构分类的类别设置，一般是按立档单位的第一层组织机构。q 经过本机关党委讨论而以机关行政名义发的文件，一般应归入行政某机构类；业务机构起草而以机关名义发的文件，一般应归入办公厅（室）类，也可以归入业务处（科）类；几个机构联合办理的，一般应归入主办单位，也可归入最后承办单位。n 问题分类法q 问题分类法在类目如何设置，尤其是档案归类等具体问题上，常常难以掌握，比起前两种分类方法耍复杂一些，困难一些。（三）立卷q 所谓立卷，就是文书部门或业务部门对办理完毕的文件，将其中有查考保存价值的，按照它们在形成过程中的联系和一定的规律组成案卷。q 立卷工作的内容包括：n 组成案卷n 拟写案卷标题n 卷内文件的排列与编号n 填写卷内文件目录与备考表n 案卷封面的编目与案卷的装订1、立卷的方法q 按问题立卷n 问题是指文件内容记述和反映的某方面的工作间题或涉及的人物、事件、事物等。同一问题的文件，可以组成一个案卷。q 按作者立卷（责任者）n 作者是指撰写和制发文件的机关、机关内的组织机构或个人。q 按名称立卷n 将名称相同的文件组成案卷，就是按文件名称立卷。q 按地区立卷n 就是把内容涉及同一地区（如省、市、县、乡）的文件组成案卷，或者把同属某一地区的作者的文件组成案卷。q 按收发文机关立卷（通讯者）n 就是将本机关与某一机关就某个问题或几个问题的来往文书组成案卷。2、拟写案卷标题n 案卷标题要求简明扼要，能确切反映卷内文件内容，一般应包括责任者（文件作者）、文件内容、文件名称，使用简称应通用易懂。n 卷内文件的整理具体工作内容包括：q 卷内文件排列q 编号q 填写卷内文件目录和备考表n 案卷封面的编写和案卷的封装n 装订n 案卷装订前要去掉卷内文件上的金属物n 对破损的文件材料应进行修裱n 字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷n 对幅面大的纸张要折叠n 案卷应采用三孔一线的方法装订 n 填写封面q 卷内文件整理完毕之后，要以案卷为单位在封面上编目。主要项目包括：全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件数、页数、归档号、档号。q 案卷封面上的项目要填写齐全，并用毛笔或钢笔书写，字迹工整、清晰。案卷封面、卷脊的全宗号、目录号、案卷号、年代等项目要用规范字盖印，颜色要求统一。q 案卷标题要求简明扼要，能确切反映卷内文件内容，一般应包括责任者（文件作者）、文件内容、文件名称，使用简称应通用易懂。第二节 文件级整理一、文书立卷改革基本内容n 取消案卷的概念，实行文件级管理，免除了繁琐、复杂的组卷过程。 n 界定件的概念时，从检索的实际需要及简化整理工作出发，规定正本与定稿为一件，来文与复文可为一件。 n 分类方法选定为年度、机构（问题）、保管期限三种。n 装订以件为单位进行，对装订材料不做统一规定。n 文件排列方法强调按事由（即问题）排列，时间、重要程度等作为参考因素，可根据实际情况选用。 n 归档章的位置不限于首页右角上，首页上端任意空白均可；同时对归档章项目加以调整，只保留检索必备项目。为了整齐美观，我校原则上规定归档章的位置置于首页上端中间的空白处。 n 取消案卷、卷内文件两级目录，只编以件为单位的归档文件目录。 n 无需编页号，目录中改设页数项。n 归档文件直接装盒保管。 n 无需撰写案卷题名和填写案卷封面，只需填写盒脊。 n 档案盒的设置有了较大变化。封面只设全宗名称项，取消了类目名称、案卷题名、起止时间、保管期限、件页数量、全宗号、目录号、案卷号、归档号等项目：盒脊取消目录号、案卷号项，保留全宗号、年度项，增设保管期限、机构(问题)、起止件号、盒号项。二归档文件整理规则中的规定（一）装订1、“件”的含义n 单份文件，即自然件，一份文件为一件； n 特殊文件材料：主要是各种报表、名册、图册、书刊等，按照其原来的装订方式，一册（本）作为一件。 n 文件的正本与定稿作为的一件。 n 正文与附件，作为完整的一件。 n 来文与复文为一件。 n 转发件与被转发件应视为一件件: 归档文件的整理单位。 原则上每份文件单独计算为一件。 文件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件； 来文与复文为一件， 经过若干层次办理的来文复文，超过两件的，则将所有的来文、复文分别作为一件 转发文与被转发文为一件 会议记录以每次会议记录为一件(用记录本记录的，一本为一件)； 成套的会议材料应将会议通知、名单、讲话等文件各作为一件； 报表、名册、图册等按其原来装订方式一册（本）为一件，未装订的式样同一的表格，以一定的单位组合，可装订在一起作为一件（一）装订2、文件修整 修裱破损文件。 n 复制字迹模糊或易退变的文件 n 超大纸张的折叠。 n 去掉易锈蚀的金属物。主要指永久、长期保存的文件材料。（一）装订3、文件排序 n 正本在前，定稿在后； n 正文在前，附件在后； n 原件在前，复制件在后； n 转发文在前，被转发文在后； n 复文在前，来文在后； n 汉文本在前，少数民族文本、外文本在后； n 有文件处理单的，放在最前加盖归档章。 装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；不同文字的文本，中文本在前，其它文种版本在后。有文件处理单的，可放在最前面 文件定稿如果是计算机打印的，没有修改笔迹，与正文内容一致，只将文头纸或者领导签字的一页附在正本之后归档（一）装订4、文件装订的材料与方法 n 手工线装：“三孔一线”，页数多的文件； n 缝纫机装订：斜角或沿线踏线； n 不锈钢订书钉； n 塑料文件夹封装； n 档案封套； n 不改变装订形态。归档文件应按件装订 装订方法：根据归档文件的厚薄而定。一般厚度的文件可采用缝纫机轧边或在文件左上角穿针打结 较厚的文件可采用“三孔一线”的装订方法,成册不易拆封且未使用铁钉的，可保持原貌不变（二）分类q 归档文件可以采用年度机构（问题）保管期限或保管期限年度机构（问题）等方法进行分类。（三）排列q 在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。这里的最低一级类目，例如按照年度问题保管期限分类，保管期限即为最低一级类目。（三）排列n 同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列n 事由之间，按事由办结时间的先后顺序随办随归。n 会议文件、统计报表、简报、刊物等成套性文件一般应集中排列在一起。n 因故未及时整理归档的零散文件，可以排在同一大类(问题)、年度的所有文件的最后。并在备考表中加以说明，而在实际整理工作中应尽量避免。（四）编号q 在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。q 归档章用印泥。禁止使用不耐久的书写材料进行填写。 n 全宗号：档案馆给各立档单位编制的代号，没有代号的可以暂时不填。n 年度：以位阿拉伯数字填写归档文件的形成年度。如二一年表示为2001，不能简化为01。n 室编件号：档案室在分类方案的最低一级类目（即机构或问题）内，按文件的排列顺序从开始逐件编号，不同类目不能混合编号。n 保管期限：归档文件保管期限统一为永久、长期、短期标识。n 机构或问题：按机构分类的，用中文填写分类方案类目的机构名称或规范化简称；按问题分类的，用中文填写类目名称，例：党群类、行政类。企业在归章中的问题可以填写原大类代号。n 馆编件号：到进馆时按进馆要求填写。n 总页数：每件归档文件的总页数。计算页数时以文件中有图文的页面统计，批文单与文件一同归档的，应加上批文单的页数。总页数用阿拉伯数字填写。（五）编目 q 编制归档文件目录。n 来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。n 每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。n 归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目。其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。题名：填写文件标题。没有标题或标题不能全面揭示文件内容的，可自拟标题，外加“”号；会议记录需重拟标题时，应写明会议的时间和主要内容；文件有正副题名的，正题名能反映文件内容的，副题名无须抄录；文件有并列题名的，并列题名与正题名一并抄录；文件的附件独立性强，正题名不能反映附件内容时，附件标题可一并抄录，外加( )；介绍信存根等一本作为一件，题名较笼统，在计算机辅助管理条件下，其介绍信中人名可在备注栏中录入，（六）装盒档案盒的封面：用全称或规范化的简称标明全宗名称档案盒盒脊：项目有：全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号、盒号。其中起止件号仅填写室编件号，即盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“”连接。盒号，即档案盒的排列顺序号。馆编起止件号、盒号在进馆时再按要求填写装盒的具体要求： n 不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒内。n 不同保管期限的归档文件不应放入同一盒内。 n 不同类别的不得放入同盒内。 n 按机构分类的单位，不同机构形成的归档文件不应放入同一盒内。 n 盒内不要求放置“归档文件目录”。 n 每盒内的最后放置备考表。不同形成年度的文件，不同保管期限的文件以及按机构（问题）分类时，不同机构（问题）形成的文件不得装入同一档案盒装盒时应根据文件的数量选择厚度适宜的档案盒使用无酸纸制作的档案盒，统一由江苏省档案局监制统一竖放，盒脊朝外。项目四 档案的鉴定一、档案鉴定工作的内容、意义n 定义q 从广义的角度讲，包括鉴别档案的真伪和鉴定档案的价值。q 从狭义的角度讲，鉴定工作主耍是鉴定档案的价值，就是通常所说的在档案棺（室）业务工作中进行的鉴定。真伪鉴定一、档案鉴定工作的内容、意义n 内容q 制定标准。q 具体确定档案的价值，确定保管期限。q 拣出无保存价值或保管期满的档案，销毁一、档案鉴定工作的内容、意义n 鉴定的阶段性q 第一阶段：初审-“资格”审查 确定归档范围q 第二阶段：价值大小鉴定 确定保管期限q 第三阶段：复审 确定是否继续保存一、档案鉴定工作的内容、意义n 鉴定的意义q 去粗取精q 决定存亡二、分析决定档案价值的因素(定性分析)1、档案自身的特点是决定档案保存价值的基本因素。q 来源 ：分析档案的形成者，这是鉴定档案价值的出发点。 n 就整个国家而言： 中央一级机关 政府核心机构n 就某个单位而言： 本单位的文件 外来文件：分析与本单位的关系n 就本单位形成的文件而言：中心机构 决策部门 业务职能部门 人事 财务二、分析决定档案价值的因素(定性分析)q 内容：档案价值鉴定最重要的一个方面。n 重要性 重大事件 业务性活动 一般事务性 n 独特性 q 具有特色 q 特殊事件 n 时效性 q 文件形成之初，用于工作查找，现实使用价值 q 保存一段时间以后，历史研究价值和文化休闲价值 q 形成时间 ：主要看档案产生的时间和所处的历史时期。一般地说，产生的时间越早就越珍贵。 q 形式 ：文件的名称、文件的外形特征等 二、分析决定档案价值的因素(定性分析)2、社会利用的需要是确定档案保存价值的主要因素。q 社会需求的广泛性 q 社会需求的阶段性 三、档案保管期限表(定量分析)1、定义 档案保管期限表，就是用表册的形式，列举档案的来源、内容和形式，并指明其保管期限的一种指导性文件。三、档案保管期限表(定量分析)2、类型：q 通用档案保管期限表n 1987年国家档案局颁发的文书档案保管期限表q 专门档案保管期限表n 国家档案局和财政局共同颁布的预算会计档案保管期限表q 同系统保管期限表n XX市教育系统档案保管期限表q 同类型档案保管期限表n x市职业高级中学档案保管期限表q 本单位档案保管期限表三、档案保管期限表(定量分析)3、档案保管期限表的结构q 顺序号q 条款q 保管期限q 附注q 说明其中条款和保管期限是主要项目。档案保管期限表q 条款是一组相同类型档案文件的标题，要求反映出一组档案文件的来源、内容和形式。n 不分类条款排列n 分类条款排列项目五 档案的保管一、档案保管概述n 档案的库房管理，即库房内档案科学管理的日常工作。n 档案流动过程中的保护，即档案在各个管理环节中一般的安全防护。n 保护档案的专门措施，即为延长档案的寿命而采取的诸如复制和修补等各种专门的技术处理。(二)、档案保管的任务n 档案损坏和遭受破坏的原因n 内因档案本身，即文件制成材料，如纸张、胶片、磁带等载体材料，墨水、油墨等书写、印刷材料及其他附着材料，这些因素的变化直接影响档案的寿命。n 外因q 人为q 自然n 人为的损毁，主要有：（1）由于政治斗争和其他各种原因，对某些档案文件进行有意识的破坏。（2）由于档案工作人员或利用档案等接触档案的有关人员麻痹大意，或玩忽职守，或不遵守规章等，导致管理或使用不善造成档案的损毁。（3）在档案的管理和利用过程中，难以避免地发生档案的老化。n 自然的损毁n 档案所处的环境和保管档案的条件，如不适宜的温湿度、光线、灰尘、虫、鼠、水、火以及机械磨损等因素对档案的破坏n 档案保管工作的具体任务n 防治档案的损坏n 延长档案的寿命n 维护档案的安全二、库房的管理n 一般是附设在机关办公楼内。q 一般不宜将其设在机关办公楼的底层和顶层；q 也不宜将其靠在厕所、盥洗间和锅炉房附近；q 也不宜办公楼西侧和南侧，以防高温和阳光直射。n 库房的每个房间也要编号，如是楼房，就应自下而上地编层号,每一层应从入口开始，从左向右编房间号。三、档案装具n 档案架、柜各有所长，档案馆（室）应根据库房特点和档案的价值与规格，合理使用，灵活配置。（二）装具的排放q 整齐一致q 避光通风 ：与窗户垂直摆放 q 空间利用 ：便与档案的搬运和取放 n 主要通道1-1.2 米 n 架与架之间0.8 米 q 统一编号n 架、柜应进行统一编号：自门口起从左至右，回行时从右至左逐个给出顾序号。 n 架、柜内的格也要编号，其方法是以架、柜为单位从上而下给出每格的流水顺序号。 （三）档案的摆放q 竖放 ：竖放是目前采用比较广泛的一种方式，这样做的好处是检取和存放案卷比较方便。 q 平放 ： 平放的方法，虽然取放不太方便，但对保护档案是有利的。 n 平放文件件较舒展，文件上的皱纹日久后就会消失。这种方法适合于保管珍贵档案和不宜竖放的档案。 n 平放档案时为了取放方便和避免文件承担过重的压力，堆叠的高度以不超过40厘米 为宜。 四、档案的安全防护（一）控制库房温湿度 1、温湿度的基本概念n 温度(temperature)：n 空气温度就是空气冷热的程度，简称气温，符号为T或t。q 常用的有三种温标：摄氏温度、华氏温度、绝对温度 q t() = t()1.832q t() = t ()321.8q T(K) = 273.15t()湿度 相对湿度(relative humidity)常用RH表示 相对湿度（）：指空气的绝对湿度与同温度下的饱和绝对湿度之比，用百分数表示。 绝对湿度：指1m3空气中实际所含的水蒸气的重量，单位为g/ m3。 饱和绝对湿度：指指1m3空气中实际所含的水蒸气最大限度的重量，单位为g/ m3。饱和绝对湿度（Z b）与温度有关，温度越高，饱和量越大；温度越低，饱和量越小。露点温度q 露点温度是指空气在含湿量不变的条件下达到饱和状态时的温度。n 当空气本身的温度低于露点温度而使空气的水蒸气凝结成细小水滴称为雾。此过程叫结雾。n 当物体表面的温度低于空气露点温度而在物体表面凝结细小水滴称为露，此过程叫结露。2、温湿度的测定q 测量温度的仪表v 液体温度计n 在测量时应注意n 在测量时，人体不要紧贴温度计，不要对着温度计急促呼吸，影响测量的准确n 在读数时，眼睛的位置必须正确，眼睛应与正在读取点上的刻度线平行n 在测量时应注意n 使用时仪器应水平放置n 记录笔尖靠记录纸不宜过紧，以免由于摩擦力过大，使笔尖移动失灵，形成记录误差n 在测量温度时应注意n 普通干湿球温度计即不能放在不通风的死角，也不能放有靠近门窗的风外，最好放在百叶窗内n 为得到准确的数据，要选用优质的纱布，并保持纱布的清洁n 润湿纱布应用蒸馏水而不用硬水，如无条件用蒸馏水，也可用冷开水3 、 档案库房温湿度标准n 国内标准4不适宜温湿度对档案的影响温度对档案的影响(2)低温 直接途径。档案制成材料在不同的湿度环境中表现为吸湿和解吸。间接途径。即随着环境湿度的增大，档案的吸湿性增强，环境中的有害气体对档案制成材料破坏作用增强。 一般相对湿度高于70%的湿度环境称为高湿。高湿有利于有害生物的生长和繁殖、加快各种有害化学杂质对档案材料的破坏。 主要表现为： n 高温加速了档案载体强度的破坏。n 高湿使耐水性差的字迹洇化退色。2低湿总 结：不适宜温湿度对档案的影响：5、调控温湿度的措施n 温湿度调控基本经验：以库房选址和建筑为主，日常管理为辅；n 以密闭通风为主，配合其他设备为辅；n 以调节湿度为主，兼顾调节温度，重点在于降湿。n 温湿度调控注意事项：升温不能用明火，降温不能结露，降湿最为重要降温q 通风 T外T内q 水自然蒸发q 空调降湿q 通风：符合通风五原则q 升温降湿：只适用于北方q 用干燥剂q 去湿机通风五原则通风应注意以下事项：q 1、通风时，要随时观察库内温湿度的变化，如果发现异常现象，应立即停止通风。q 2、库外风力大，含尘量也会增加，如果没有过滤与净化空气的装置，就不宜通风。q 3、通风时应注意防虫、防鼠。q 4、库内外温差较大（10以上）或梅雨季节，不宜通风。升温n 暖气片n 电热油汀n 远红外线加热器n 空调增湿n 水自然蒸发、湿草垫、n 加湿器（二）八防虫蛀档案酸化档案霉菌档案霉菌档案糟朽档案档案砖n 防火q 要求在装具及照明灯具的选用、其他电器及其线路的安装等方面消除隐患，必须按消防规定在库房中配备性能良好、数量足够的灭火器材，在条件允许的情况下，安装防火（烟雾）报警器和自动灭火装置。n 防水q 要求库房所处地势不能过低，库房内及附近不能有水源，库房选址应远离易发洪水的地点，位于较有利的防洪地段。n 防潮q 与库房温湿度尤其是湿度控制密切相关，在库房湿度