第二公文收发承办程序和相关要求.doc

第二讲 公文处理第一课 公文收发和承办程序1、文件处理的概念文件处理是指文件的具体办理、日常管理、归档管理等相互关联衔接、有序运转的一项工作。要做好文件处理工作，必须坚持实事求是、精简高效、精益求精的原则，达到及时准确、安全统一、严谨细致、标准规范的要求。2、收发文处理程序发文处理程序是以本机关单位名义制发文件的过程。（1） 交拟指由机关单位领导人根据工作计划或实际需要，将起草文件的任务交给有关部门或工作人员的环节。交拟时领导人应当尽量将自己的思路和想法向有关人员交代清楚，接受拟文任务人员应当充分了解和准确把握领导的意图。（2） 草拟由秘书或有关业务人员起草文件。根据行文目的、发文机关职权、与主送单位行文关系等正确选用文种，如报告、请示、通知、通报等。起草文件是涉及到其他部门职权范围内的事项应主动协商一致，并在专用发文稿纸规定的位置署上单位名称和会签人姓名。（3） 审核是文件送负责人签发前，由办公室对行文方式和文件内容进行仔细审核。审核过程中修改较多甚至不易辨认时应退拟文单位清稿。（4）签发以机关名义制发的下行文由主要负责人签发；以本单位名义制发的下行文和平行文，由主要负责人或授权的其他负责人签发；签发人应当明确签署意见，并完整地签署姓名和时间。（5）复核并编制发文字号在正式印制之前文秘部门应审核签发手续是否完备，附件是否齐全，格式是否规范，然后按规定编上发文字号。（6）缮印校对要按照规定的格式和纸张进行印制。（7）用印是指在制成的公文上加盖单位印章。只有加盖印章的公文才能产生相应的效力。（8）发文登记要建立严格的发文登记制度，设立专门的发文登记本，对发文严格按照文号顺序进行登记。（9）封发封装文件，注意密级和时限，选择适当方式及时发出。（10）存档文件发出后将完整底稿和正式印件收集以便年终归档。 发 文 登 记年 度月日发文编号文件题名主送单位抄送单位密级份数备注收文处理程序是指对收到文件的处理过程。（1）签收指机要收发人员与外收发人员或发文单位办理收文的清点、签字手续的文件处理环节。（2）登记要求建立严格的收文登记制度，设立专门的收文登记本，对收文一般应该按照来文单位分别登记。收 文 登 记 年 度序号月日来文单位来文编号文件题名份数密级承办单位备注（3）审核对于收到的下级机关单位上报的需要办理的文件，文秘部门应当就行文规则、文种、文件格式是否合适进行认真审核。（4）拟办对于经过审核符合规定的下级来文或收到的上级机关文件，应及时提出初步的倾向性办理意见。（5）批办由机关负责人根据拟办意见或文件内容提出决定性的处理意见。对有具体请示事项的，主批人应明确签署意见、姓名、批办日期。 （6）承办有关部门或人员根据单位负责人的批办意见具体处理有关事项的文件处理环节。承办人员应及时办理，不得延误。（7）催办送负责人批示或有关部门办理的文件，文秘部门要负责适时督促检查办理情况，叫做催办。一般文件定期催办、重点文件重点催办、紧急文件跟踪催办。（8）反馈除一般的阅知性文件，承办部门要及时向发文单位反馈办理结果。（9）注办对已办理完毕的文件，承办部门应及时注明办理结果和办结日期。（10）存档收文办理完毕后要及时归档，个人不得私自保存或做其它处理。第二课 行文要求文件的运转也即行文，必须遵守一定的规范，才能保证文件作用正确有效地发挥。行文规范也叫行文规则，通俗点说就是行文要求，是指文件在处理过程中应当遵守的规定、准则和组织关系、职权范围等。根据有关规定和约定俗成的做法，行文规范归纳起来主要有：1、行文应当确有必要，注重实效。可发可不发的以不发为宜。要严格控制文件制发的范围和数量，从根源上抑制“文山”的增长。2、行文关系应根据隶属关系和职权范围具体确定，一般不得越级请示、报告。下级单位向上级机关行文，一般用“请示”、“报告、意见”等不相隶属的机关单位之间互相行文一般用“函”。但对需要周知或共同执行事项，也可用“通告”、“通知”、“通报”、“意见”等。上级机关单位向下级机关单位行文，用“决定”、“通告”、“通知”、“通报”、“批复”、“意见”等。3、对下级机关向上一级领导机关的“请示”、“意见”的答复。一般由上一级领导机关答复，也可以授权办公室或者主管部门答复。4、党政各部门依据职权可以相互行文，可以向下一级党委、政府的相关业务部门行文，但除了以函的形式商洽工作、询问或答复问题、审批事项外，一般不得向下一级党委、政府正式行文，部门内设机构除办公室外，不得对外正式行文。5、同级党委、政府，同级党委、政府各部门，上级党委、政府各部门与下一级党委、政府可以联合行文；政府与同级党委、军队机关可以联合行文；政府与同级人民团体、具体行政职能的事业单位也可以联合行文。6、属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或者联合行文，联合行文应当明确主办部门。需要经过党委或政府审批的事项，经过党委或政府审批同意后，也可以授权部门行文，并应在文中表明党委或者政府同意。7、属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。8、部门之间对有关问题在未协商一致之前，不得各自向下行文。如果擅自行文，上级机关应当责令其纠正或撤销。9、向下级机关或本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。10、“请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关。需要同时送其他机关单位的应当用抄送形式，但不得抄送下级机关单位。“报告”、“意见”不得夹带请示事项。上级机关单位对下级机关单位的“请示”应当答复，而对“报告”不必答复，对“意见”则根据内容确定其是否批准、印发等。11、除上级机关负责人直接交办的事项外，下级机关单位一般不得以机关名义向上级机关单位负责人报送“请示”、“意见”或“报告”。12、受双重领导的机关单位向上级机关行文，应当写明主送机关单位和抄送机关单位；上级机关单位向受