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文档简介

记录控制程序编号：CX-QES-021、目的对管理体系所要求的记录予以策划（收集和设计）和控制，提供管理体系运行、产品与过程信息及其符合要求的证据。2、范围适用于公司所有管理体系运行和管理活动的记录。3、职责3.1 公司发展研究部负责编制本程序，在实施过程中指导与控制。3.2公司各部门、分公司、项目部负责本管理范围内记录的策划,确定并编制记录清单，负责记录的收集、编目、整理、标识、保存、处理和归档，并对下属单位的记录控制情况进行指导、检查。3.3公司、分公司档案室负责归档记录的管理。3.4公司各部门、分公司、项目部负责人批准本部门、本单位制定的记录内容要求、格式和保存期限。记录可表格化的应表格化。4、程序4.1公司各部门、分公司、项目部要在管理策划时对记录进行系统策划，确定所需的记录，并编制记录清单。负责收集、整理、传递、保存所需的记录。4.2 记录的标识、编号4.2.1所有记录都应有名称、编号、日期等适当的标识（包括电子媒体）。4.2.2 记录的编号由编制部门确定。4.2.3 编号的方法按。4.3记录填写4.3.1记录填写要及时、真实，内容完整、字迹清晰，不得随意涂改。4.3.2记录应具有可追溯性，清晰可辨。4.4记录的管理、保存、保护4.4.1公司对记录实行分级管理，分级负责确定保存和保护。记录应分类编目，便于存取、检索、查阅。4.4.2公司各部门、分公司、项目部的记录应依据产品特点、法规、合同规定及组织内部规定的保存期限保存、归档。没有明确规定的要自行确认。4.4.3公司各部门、分公司、项目部应将本单位、本部门使用的记录形成清单。4.4.4记录应妥善保存，防止损坏、变质、丢失。4.5记录查阅、复制、传递4.5.1归档的记录查阅，按照档案管理办法中的有关规定执行。4.5.2公司各部门、分公司、项目部查阅记录，经授权人批准。4.5.3查阅人员应爱护记录，并保持记录的原始状态，不得涂改、标记、撕页、拆装。4.5.4复制记录需经保管部门负责人批准后实施并确认。4.5.5需要分发和传递的记录执行文件控制程序。4.6记录的销毁处理记录需要销毁时，执行文件控制程序。4.7记录格式4.7.1公司各部门、分公司、项目部均统一采用公司管理体系文件中给出的表格；与产品符合性有关的记录，按相关规范、标准或当地行政主管部门规定的表格执行；对无明确规定格式的记录，可根据需要各自组织编制，并批准实施。4.7.2记录格式的更
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