运费管理办法.doc

海南泛洋船务代理有限公司运费管理办法（草稿）第一章 总则第一条：运费回收是一项长期艰苦的工作，为进一步加强运费管理，提高运费核算的质量，确保运费结算资金的回收安全，提高运费回收率，使运费的回收能够正常而有序地开展，特制订本运费管理办法。第二条：本办法适用于海南船务代理有限公司下属各分公司及其所属各揽货机构或网点。第三条：本办法所指应收运费包括集装箱（以后会有散杂货）进出口所发生的海运费及相关人民币费用两部分。海运费含海段运费、中转费、各种临时附加费以及船公司收取的其它杂费；人民币费用含拖车费、港口费用、“一关三检”费以及货运代理应收取的其他费用。第四条：运费管理的基本原则： 一、贯彻“见款放单，付款放货”的原则，严格控制协议付费，建立客户信用等级评价制度，各相关部门协作制定有关的制度，达到既能多揽货，又能安全收回运费的目的。 二、确立“谁揽货、谁经营，谁承担运费收取的最终责任”的原则。三、确立“经营责任人为运费第一回收责任人”的原则，通过运费管理制度的实施，真实反映企业经营责任人的经营业绩。四、确立并倡导不以牺牲运费回收作为代价而去揽取箱量的原则。第二章 运费管理和结算制度第五条：运费管理责任分工：一、 业务部门负责： （一）收集、整理运价资料，保证运价的正确性。 （二）与客户签定协议，建立客户档案。 （三）每月及时向财务部门提供正确的运费挂帐资料。 （四）发送业务变更要及时通知财务部门更改运费发票并做好客户解释工作。 （五）对逾期未收回运费承担最终催收的责任二、财务部门负责：（一）及时开具应收运费的发票。 （二）应收及应付运费的挂帐结算工作. （三）应收运费催收、核销以及应付运费支付和核销。 （四）监督及控制正本提单的发放。 （四）每月提供帐龄达六十天的应收未收回运费清单给各业务部门。第六条：应收应付运费的核算及支付规定一、 财务人员收到业务部门填制的运费结算联系单经审核无误后，根据其记录的相关内容作对应的应收及应付运费的挂帐处理，编制凭证录入电脑。二、 每月应按权责发生制确认当期的收入，严禁使用“收付实现制”。三、 财务人员结算业务订舱所发生的各项应付运费时，在同等条件下，必须优先支付给公司本部其所欠的运费。四、 对外支付各订舱单位的运费时，必须同时经由分公司总经理和委派财务经理或财务负责人签字认可，方可生效。第七条：各分公司应在财务部中设置专职或兼职运费催收人员和发票、提 单发放员岗位，配合业务部门共同把好运费回收关。一、 运费催收人员负责与客户进行对帐，催收运费，做到每一客户均有专人负责。二、运费催收人员按照应收运费的各客户明细帐与客户每月以电话传真等 方式进行运费催收工作，并且必须以书面形式记录运费催收工作的进展情况。三、运费催收人员收到客户所交付款单据后，必须在三个工作日内将整理好 的发票附件与单据一并交制单员及时制单，同时核销客户所欠运费。四、严格按协议规定催收运费，并根据客户的付款情况，通知提单发放员控制提单的发放。五、对拖欠运费，多次催收无效的客户，除可扣发提单外，还须通知业务部门扣发该客户的退税单，核销单，同时将情况向有关部室负责人汇报，以便及时采取措施追讨运费。第八条：各分公司业务部门负责对客户发生发票更正的解释工作，确保客户对运费帐单的认可。如遇对运价等有异议则应协调有关部门妥善处理。 第九条：运费平均结算周期为45天，即运费结算期初、期末分别与结算日之间的时间间隔（天）的平均数。 第十条：运费回收情况的反馈：一、 分公司财务部定期向各业务部门和网点公司总经理提供运费回收情况表和运费帐龄分析表。二、各分公司需对欠费金额达10万元人民币及以上，并且欠付时间在两个月以上的客户以清单形式随同月度会计报表一同上交泛洋船务公司财务部，并附运费回收分析情况书（列明运费催收情况、运费回收率、运费支付率、存在的问题和采取的措施等）。第十一条：每年初客户信用的评价及签订协议的准备工作由网点公司财务部协同业务、市场部门共同进行。网点财务根据上年度各签约客户的付费情况对其信用等级重新评价,原则上应加大付款放单客户的比例，提高运费回收率。第十二条：规范客户退佣手续，各分公司必须根据本单位的实际情况制定有关客户退佣制度，其中包括退佣的审批手续和具体的操作流程。第十三条：任何单位不得擅自对运费坏帐进行处理，运费坏帐的处理须先向泛洋船务公司财务部提出书面申请，经审查核实并作出处理意见后，各网点公司再行处理；合资合营企业需报董事会批准后方可处理，同时报泛洋船务公司财务部备案。第十四条：已做坏帐处理的运费应建立备忘录，详细记录船名、航次及应收运费额并继续追讨。第十五条：长期挂帐未决的运费，应全面清理并列出明细资料，提出解决方案，并及时向公司本部汇报。第三四章 附则第十六条：运费回收工作是一项十分重要的工作，各单位应根据本规定建立、健全、完善运费管理结算制度。公司将并建立一套行之有效的激励机制和考核办法将坏帐风险降至最低程度。 第十七条：对于各分公司间或分与公司本部相互交叉的订舱运费，结算期内可在当事双方或多方的业务、财务书面确认后，由泛洋船务公司财务部凭有关书面确认书作相互抵帐处理，以提高运费回收率。第十八条：对货量特别大、赢利高且为重点揽货对象的直接货主，各单位须上报公司财务部、市场部或管理部会签