时间管理讲师版

时 间 管 理 用罗盘管理你的时间 目录 时间管理的目的及定义 时间管理的步骤 时间管理的工具 控制浪费时间的因素 为什么要学习时间管理 现状： . . 收益： 客户经理的忙、盲、茫 客户经理工作繁琐，没有重点 资料录入 停复机办理 生日关怀 帐单查询 客户拜访 营销任务 内部沟通 卡类寄送 信息化推广 礼品发送 客户电访 帮助客户 挑选号码 培训 忙盲茫 俱乐部活动 领导交办的临时任务 工作计划和总结 业务咨询 处理投诉 欠费提醒 业务受理 为什么要学习时间管理 现状： . . 收益： 可以了解什么是时间 可以减轻工作压力 可以提高工作效率 可以兼顾身体健康 可以 ”赢 ”得事业 时间管理的目的 赢 时间是什么 ? 时间就是过去、现在及未来的连续不断的连续线（韦氏大词典 ) “时间是物质运动的顺序性和持续性，其特点是 一维性，是一种特殊的资源。 ” (哲学家 ) 过去 现在 未来 构成时间管理的要素是 ， 时间管理的目的是对 的控制。 事件 事件 TIME是什么？ Target（目标） 时间的目标需要确立 Instruction（引导） 时间的引导需要计划 Management（管理） 时间的应用需要管理 Execution（执行） 时间的计划需要执行 时间的特性 无法开源 无法节流 无法替换 无法追回 时间的特性 无法开源 无法节流 无法替换 无法追回 漠视时间的原因 看不见的不会感到浪费 感觉不到浪费不会难过 不会难过就没有压力 没有压力就不会珍惜 怎么让时间看的见 ? 时间就是金钱 ,时间就是生命 ? 感受时间的存在训练 你的单位时间价值是多少 ? 8 250 0.83 50 400 8 250 10 0.42 25 200 8 250 5 0.25 15 120 8 250 3 0.16 10 80 8 250 2 0.08 5 40 1 每分钟 价值 （元） 每小时 价值 （元） 每天 价值 （元） 日工作 时间 （小时） 年工作 时间 （天） 年收入 （万元） 时间掌控能力测试： 1 16 “yes” 你在时间管理上需改进 912 “yes” 你需要重新审视你的时间行动指南 58 “ yes” 方向正确，但需要提高冲劲 04 “yes” 恭喜！坚持并保留你的方法 你是否真的需要学习时间管理？ 目录 时间管理的目的及定义 时间管理的步骤 时间管理的工具 控制浪费时间的因素 时间管理的步骤 1、分析你当前的时间支配情况 2、审核目标 3、将目标分解成可管理的任务 4、安排时间计划 5、确定浪费时间的因素 6、实施计划 7、评估计划并进行调整 帕金森定律： 1、工作总会拖到最后一分钟才会做完 2、工作也会压缩在有限的时间之内完成 帕金森的结论： “一份工作所需要的资源与工作本身并没有太大的关系，一件事情被膨胀出来的重要性和复杂性，与完成这件事情花的时间成正比。” 相信可能体验 审核目标 MBO KPI KBI KCI GS BSC 结果衡量的标准 过程衡量的标准 企业内部沟通工具 集团战略目标 为什么要设定目标（ Target ）？ 1953年，耶鲁大学，应届毕业生 20年后 3%同学财富 97%同学财富 3%的同学做了 6件事情： 1、目标 2、达成目标的好处 3、达成目标遇到的障碍 4、达成目标必需的知识与技能、团队和人员 5、行动计划 6、具体时间 目标的分解 目标的分解 目标多杈树 树干代表目标； 每一根树杈代表子目标。 叶子代表实现子目标的因素。 在目标多杈树中，目标与子目标的关系： A、子目标是实现目标的策略； B、目标是子目标的结果； C、子目标实现之“和”一定是目标的实现。 描绘目标多杈树的技巧： 首先，写下你的目标； 然后，思考实现目标有哪些策略，列出并添加到子目标框里； 最后，考虑完成每个子目标的因素，添加到叶子代表的框里。 价值观 目标 子目标 任务 Specific 具体的 Measurable 量化的 Attainable 可以达到的 Recorded 书面的 Time bound 有时限的 分解目标的法则 个人绩效指标 单 位 关键绩效 领域 KPA 权重 KPI指标 指标说明 集团大客 户服务指 标 10.0% 1、集团客户规模 94000 户 15.0% 2、集团信息化收入 390 万 20.0% 3、集团成员帐务捆绑率 关键人物和 普通成员 % 20.0% 4、集团信息化（ MAS） /行业应用解决方案（ ADC）推广 MAS、 ADC和 行业应用终端 到达数 户 10.0% 5、中高端客户保有率 81 % 10.0% 6、满意度调查 （某一类一等县分公司客户服务室年度工作目标） 案例：请将年度目标分解为周目标 正面词语组成 符合整体平衡 自力可以完成 检验目标的三条标准 （ 1） 把预期目标写下来（当然目前这只是一个假设） （ 2） 列出达到目标之后，所有可以得到的好处（找到实现目标的动力） （ 3） 根据假设的目标结合自身情况做出 SWOT分析（优势劣势机会威胁的分析） （ 4） 列出达成目标所需的资源（包括需要提升的技能或可以提供协助的人及组织） （ 5） 根据以上分析结合 SMART原则调整原先设定的目标 （ 6） 制定具体的行动计划 目标实现六个步骤： 目录 时间管理的目的及定义 时间管理的步骤 时间管理的工具 控制浪费时间的因素 四代时间管理理论 第一代时间管理： 备忘录（便笺） 第二代时间管理： 计划与准备 （日历登记簿） 第三代时间管理： 计划 /排序 /控制（计划手册） 第四代时间管理： 自然法则与罗盘理论 四代时间管理的优缺点 理论的演进 特点 优点 缺点 第 1代时间管理 备忘录型 应变力很强 没有压力 随意，忽略整体 规划 第 2代时间管理 记事簿规划与准备 追踪约会事件，达成率比较高 产生凡是都要计划的习惯，缺少思考的空间 第 3代时间管理 强调价值规划，制订优先顺序 以价值为导向，提高生产率 忽略自然法则 缺乏远见 第 4代时间管理 自然法则与罗盘理论 和谐、平衡 第四代时间管理涉及到的 8个领域 健康 工作 心智 人际关系 理财 家庭 心灵 思考 休闲 人 体 的 生理 排毒 过 程 晚间 11-凌晨 1点 / 肝的排毒时间： 凌晨 1-3点 /胆的排毒时间：（一定要睡觉休息） 凌晨 3-5点 /肺的排毒时间： 此即为何咳嗽的人在这段时间咳得最剧烈；因排毒动作已走到肺经，不应用止咳药，以免抑制废积物的排除。 凌晨 5-7點 / 大腸的排毒時間： 應上廁所排便 。 凌晨 7-9點 / 小腸大量吸收營養的時間： 應吃早餐！ 周密的日计划能为您赢得时间 8分钟 时间管理教皇：赛韦特说 60分钟 计划时间 实际花费的时间 实际花费的时间 总的花费时间 计划时间 节省时间 每周工作计划排程表 （ Instruction ） 序号 对象 时间比重 主要工作项目 *月 *日 *月 *日 *月 *日 *月 *日 *月 *日 需要资源 完成情况 实际使用时间(分钟) 星期一 星期二 星期三 星期四 星期五 1 2 3 4 5 6 7 1星期二上午部门召开分析会 ,你的材料还没准备 ,预计需要 3小时 . 2领导交待你周一需上交一份有关某集团的调查报告 ,你还需要 1小时才能做完 . 3你的好朋友明晚结婚 ,请你去吃喜酒 . 4你正在念网络大学 ,明晚期末考试了 , 时间是 19:00-21:00. 5明晚 8 点有个 1 小时长的你最喜欢的电视节目 6市场部门明早 9 点到 11 点有一场新业务讲座 ,领导让你参加 7你今晚开始头疼得厉害 ,想明天去看医生 8最近股市上扬 ,你想在明天下午 3点前到银行办理基金申购业务 . 9 你已经有很长时间没有打电话给外地的父母 . 假设现在是星期天的晚上，你要计划明天的日程，右边是要做的事情： 练习：计划明天日程 考试 买基金 参加朋友婚礼 给家里电话 看医生 分析材料 调查报告、业务讲座等 看电视 明确自己的价值观 健康 工作 心智 人际关系 理财 家庭 心灵 思考 休闲 思考：当任务出现冲突的时候怎么办？ 围绕价值观安排任务、处理矛盾！ 参加网大考试 VS 参加同学婚礼 VS 看电视 明确自己的价值观 什么是价值观？ 代表一个人对周围事物的 是非、善恶 和 重要性 的评价。 相对而言，在你的心里： 什么是对的？ 什么是不对的？ 什么是好的？ 什么是坏的？ 什么是重要的？ 什么是次要的？ 明确你的价值观 看得见的 看不见的 你的名誉 爱情 快乐 健康 友情 家庭和谐 时光倒流 事业成功 知识经验 500万存款 房子 车子 周游世界 50元 50元 50元 50元 50元 50元 150元 150元 150元 150元 150元 150元 150元 第四代时间管理涉及到的 8个领域 健康 工作 心智 人际关系 理财 家庭 心灵 思考 休闲 工作中处理任务矛盾的一般原则： 工作中的价值导向原则 准备报告 拜访朋友 VS 重要集团离网 参加新业务培训 VS 公事为先 客户为先 要事为先 急事为先 拟订营销方案 整理办公用品 VS 准备调查报告 准备经分材料 VS 相关的时间管理工具 1、优先矩阵 2、 ABC分析法 3、帕雷托原则 （ 20/80法则） 4、时间管理的加减乘除 时间管理工具 1-优先矩阵 重要紧急 不紧急 不重要压力人 从容人 老好人 大闲人 案例：请将以下事件分类 1、明天上午班组卫生半小时，周末单位装修走道尘埃很大。 （ ） 2、每周一的早会 1小时 （ ） 3、开会中领导来电交办：给 XX领导办理手机业务，尽快到 XX领导办公室， XX领导已在等（ ） 4、与卫生局约好星期二去做驻点服务一天（ ） 5、广电中心财务要求要拿到下半年集团帐号的帐务情况，单位要财务大检查。（ ） 6、星期一晚上准备周二培下午培训教材（ ） 7、周二下午四点案例培训（ ） 8、同事住院一直没有时间去探望，周一晚上 7点到 9点前往探望。（ ） 9、周三上午召开农村信息化推广会议在市政府（ ） 10、上报上月 KPI（ ） 11、完成周三会议材料约要花费 3个小时（ ） 12、周二晚上有一场自己感兴趣的彩妆讲座晚 7点到 9点。 （ ） 13、确定两节首席客户经理的走访计划，周二上午上报省公司（ ） 14、金卡用户在外地漫游打电话告诉客户经理，周四要到日本漫游，周三下午到家要拿到租机。 （ ） 15、周一到周三每天都有一位 XX单位的领导生日需要送礼仪鲜花。 （ ） 16、水文局的某张 GPRS专网卡无法传输数据，及 XX地方的专网卡费用异常，需马上查询（ ） 17、与综合部沟通领导周二驻点服务小礼品及车务安排。 （ ） 18、 XX集团批理回流，选一批 100个号码供回流选号用时约一小时（ ） 19、后天下午与部门经理一起走访林业局，处理集团网资费变动争议问题约 2小时。 （ ） 20、气象局领导让马上上门推荐企业信息机。 （ ） 21、有用户突然要来办公室找你要单位的组网方案。 （ ） 22、领导突然到办公室检查档案管理。 （ ） 时间管理工具 2-ABC分析法 ABC分析法在实践中应用建议 每天只需计划完成 1-2个 A类工作，总共约 3小时 计划另外完成 2-3个 B类工作，总共约 2小时 其余划归 C类工作，总共约 1小时 时间管理工具 3-帕累托原理 20%的 时间 80%的成果 80%的时间 20%的成果 帕雷托原则（二八原则） 在任何特定的群体中，重要的因子通常只占少数，而不重要的因子则占多数，因此只要能控制具有重要性的少数因子即能控制全局。 帕雷托原则在实践中的应用 时间 工作效率 6:00 12:00 100% -50% +50% 时间管理工具 4-时间的加、减、乘、除法则 时间的加法就是找出在时间管理中隐藏的时间。 时间的减法就是减少无谓的时间浪费。 (如何避免帕金森陷阱 ) 时间的乘法就是如何成倍提高工作效率，而不 是延长工作的时间。 时间的除法就是根除浪费时间的习惯。 (如何应对 ”拖延 ”的习惯 ) 时间加法的方式 善于利用等候和空挡时间 创照时间区 逆势操作 背包原则 注意平时积累素材 地理上的批量处理 时间上的批量处理 时间减法的方式 5分钟思考法 1分钟：决定目标及课题 2分钟：思考的扩张及探求 2分钟：整理思绪，做出结论 时间乘法的方式 物归其所，物归原处 建立有效的工作环境（方便、固定） 文件处理 时间除法的方式（针对 “ 拖延 ” ） 调整思维方式 避免过分追求尽善尽美 给自己奖励 案例 值班经理的一个早上 8： 00-8： 05 了解一下组员是否都上班了 8： 05-8： 15 现场巡查，检查台席是否符合现场的规范，大家是否都穿制服，此时有个组员反映台席有问题，不能正常使用 8； 15-8： 25 告知现场管理台席问题并帮员工更换台席 8： 25-8： 30 倒水并上洗水间 8： 30-9： 00 签入工号了解公告便签内容，对于重要且紧急的内容通过便签方式发送给各组员 9： 00-9： 10 接到话务员求助三个，咨询大多是刚刚发的便签内容 9： 10 准备监听（一个录音还未听完） 9： 20-9： 50 出现一个话务员升级投诉，处理升级投诉 9： 50-10： 10 到休息室调整了一下（觉得自己处理了一个投诉情绪上也有点波动，担心此时做监听会不客观），顺便遇到一个同事和同事说了一下这个投诉客户的事情 10： 10 开始监听 （听完一通录音） 10： 30-10： 40 其他组的组员以本组值班经理不在为由，咨询了些热点问题，你提供了咨询 10： 40-11： 00看到公告中发出所有话务员领取新本子的通知，想到本组人员好象本子快写完了，反正要领的，那就到上面领取了并发给了组员 11： 00 本想继续监听录音，但看一下时间再过一个小时就下班了，反正也听不了多少，反正晚上还可以听。 11： 00-11： 10此时突然想起来，区域经理昨天和自己说过，找个时间过去找他一下，马上冲到区域经理办公室，看不到区域经理，询问办公室的同事才知道区域经理被老板召去开会了，看来只有改时间了。 11： 10-11： 30 下来工作时，组员说下周业务考试，但还没有业务资料，希望帮他们复印一下业务资料，以便可以回家复习，组长想想反正现在还有点时间就帮他们复印了。 11： 30-11： 55 看了一下公告便签的新内容，接受了 5个话务员的咨询 11： 55-12： 00 安排交接工作 原先值班经理有两个任务： 1. 监听 5条录音 2. 做好小组培训的准备工作 在值班经理的在执行计划的过程中，你觉得有哪些问题，原因是什么？（执行监听 5条录音的过程中，有哪些干扰事件） 各小组讨论五分钟，派代表发言 参考答案 存在的问题 原因 没有完成监听工作量（计划完成5个） 拖延，没有界定缓急先后 用了 20分钟进行心态的调整 不能自我约束 提供其他组员的咨询 不懂得拒绝 领取新本子 没有分轻重要和非重要工作 去见区域经理 想到什么做什么 帮助组员复印资料 不懂得拒绝 认为时间很短也听不了几个录音 错误的认识 目录 时间管理的目的及定义 时间管理的步骤 时间管理的工具 控制浪费时间的因素 浪费时间的因素 干扰 不速之客 电话 案头工作 耽搁（克服拖延） 会议 旅行 如何应付干扰 快速行动 积极授权 如何应付不速之客 确定你的不速之客是否有即时的麻烦或必须迅速处理的问题。 如有可能，确定另外的时间约见这位访客。（如， 我想我能帮助你。但现在我正忙于其它事。我们能在午饭后见面谈这事吗？ ） 如有可能，将不速之客引荐给另一位合适的人。（例如， “我现在不能脱身，但可以找 *看能否帮忙。告诉我你们俩得出的结果。 ） 如果你必须会见某人，放下你的工作之前要记下你中断的地方。干扰结束后迅速回到原处。 控制你的电话 不要让它们来控制你 对电话进行筛选，利用助理或语音邮件； 可能时把致电者引荐给某个其他人； 如果你必须接听电话，要保证使它简短并且有针对性（事先确定你想为此花的时间，不要超过预定的时间）； 提高你打电话的技巧，缩短你需要为此花费的时间； 在一天当中拿出一段时间来专门接听电话，让每个人都知道你的这种安排； 在一间没有电话的房间里工作； 尽可能多地用电子邮件代替电话。 如何应对案头工作 努力做到文件只处理一次，或回复、归档、传递，或扔掉。 对于需要迅速处理的，用电子邮件或电话亲自沟通。你也可以直接在你收到的备忘录上进行回复； 避免在你送回的文件上签署 让我们讨论 的意见。取而代之的是，你可以设定一个见面的具体时间。 克服拖延 -拖延时间的原因 计划过度：你可能以延长计划过程来回避开始工作。 完美主义：任务永远不能完全完成，使得你难以继续下一项行动。 厌倦：任务看起来不讨人喜欢或令人生厌，所以你拖延着不办。 截止期要求太高 ：紧张的截止期限可能刺激某些人的工作情绪。当你因拖延工作而导致肾上腺素上升时，项目则可能因为时间不够而失败。 克服拖延 -解决办法 为克服拖延，要确定什么时候以及为什么你容易拖延。扪心自问： 别的人能做这些事情吗？我能将项目分解成有完成期限的小块任务吗？ 如果你有开始工作的困难，那就定一个强制性的开始时间，并从这里着手。如果任务令人不愉快或单调乏味，那就为自己准备些激励因素，如：成功完成任务时给自己一份奖励。 如何应对会议 参加任何会议之前，确定你是否是最佳代表。如果你肯定会议值得参加，要确保该会议有明确的目标和建议的结果。 如果你没有收到会议议程，可要求提前浏览议程。让其他人知道，除非你对会议的目的有更多了解，否则你不能选派最佳人选与会。 只安排参加会议中与你有关的部分。 如果是你在主持会议，要在会议召开之前分发会议议程和要点以供参考。如此可保证所有与会者的时间得到最