淮北矿业协同办公系统.doc

淮北矿业协同办公系统淮北矿业协同办公系统 操作说明操作说明 信息化处信息化处 编制编制 目 录 1 系统概述与常见问题解决方案系统概述与常见问题解决方案 5 1 1 系统概述 5 1 2 系统使用的注意事项及问题的解决方法 6 2 系统登录与操作说明系统登录与操作说明 7 2 1 系统登录 7 2 2 首页说明 8 2 3 操作区说明 9 3 发文流程及操作说明发文流程及操作说明 9 3 1 发文流程说明 9 3 2 编辑发文稿标签 11 3 3 编辑接受人员 12 3 4 拟稿人编辑正文 13 3 5 附件管理 13 3 6 发文作业按钮说明 14 3 7 对拟稿正文的修改 15 3 8 邀请会签人员 16 3 9 成文 17 4 发文管理发文管理 18 4 1 拟稿 18 4 2 待办发文 18 4 3 发文要回 18 4 4 个人发文查询 19 4 5 全部发文查询 20 4 6 发文办理流程查询 20 4 7 发文打印 20 5 收文流程及操作说明收文流程及操作说明 21 5 1 收文流程说明 21 5 2 编辑收文标签 22 5 3 正文和附件编辑和管理 23 5 4 收文流程中的人员选择 24 5 5 收文作业按钮说明 25 6 收文管理收文管理 25 6 1 收文登记 25 6 2 待办收文 25 6 3 收文要回 26 6 4 个人收文查询 26 6 5 全部收文查询 27 6 6 收文办理流程查询 27 6 7 收文打印 28 7 工作联系工作联系 29 7 1 我的工作联系 29 7 2 收到的工作联系 30 7 3 已发的工作联系 35 7 4 新建工作联系 36 7 5 草稿箱 37 7 6 文件查询 38 8 车辆申请流程及操作说明车辆申请流程及操作说明 39 9 知识管理知识管理 40 10 个人办公个人办公 41 1 系统概述与常见问题解决方案系统概述与常见问题解决方案 1 11 1系统概述系统概述 随着企业国内外竞争压力逐渐加大 因企业内部管理模式复杂 办公流程 繁琐等传统手工办公所带来的问题则显得更为突出 一方面 手工传递带来管 理不规范和效率低下 造成资源浪费 另一方面 手工办公的信息不连续性和 不透明性导致办公 黑箱 从而可能给不法分子以可乘之机 因此 用信息化 手段和先进的管理思想提高企业服务质量 改善企业办公流程 降低企业办公 费用 是我国大多数企业当前的迫切需要 开元公司结合新一代办公自动化设计思想和先进技术 推出了完全自主知 识产权的淮北矿业集团公自动化系统 针对企业机关办公中存在的信息不畅 效率低下 操作不规范等一系列问题 依托现代企业管理理论 通过提供强有 力的网络化 电子化支持 把协同办公的理念 知识管理的思想带入企业办公 生活 帮助企业实现信息化程度的全面提升 淮北矿业集团办公平台基于当前主流的 J2EE 平台 采用构件化设计思想 结合三层架构 浏览器 Web 服务器 数据库 计算模式 运用 SOAP XML Ajax 等先进技术 有着良好的可扩展性 可无缝衔接其它业务系统 数据存储采用 企业级关系数据库 Oracle 其性能和应用范围较传统办公自动化软件有大幅提 升和扩展 符合现代信息系统要求 还可兼容 SQL Server DB2 等主流数据库 系统运行于 Windows Linux 等多种操作系统 良好的跨平台特性把对客户机软 硬件的要求降到最低 用户可以充分利用单位内现有的软硬件资源 保护已有 投资 降低信息化建设成本 1 21 2 系统使用的注意事项及问题的解决方法系统使用的注意事项及问题的解决方法 1 如果 PDF 文件无法打开 则点击 PDF 阅读器下载安装一下 如果工作联系无法 上传附件 则点击 Flash 下载安装一下 2 在使用新版 OA 时 如果遇到无法拟稿或核稿等情况 可以采取以下几点措施 1 下载并安装 Word 编辑器 点击可以下载 2 在 IE 浏览器的 工具 菜单的 Internet 选项 上的 安全 中 设置 Internet 的安全级别 点击 自定义级别 按钮在弹出的对话框中把 对没有标 记为安全的 ActiveX 控件进行初始化和脚本运行 启用 3 如果附件无法打开 在 IE 浏览器的 工具 菜单的 Internet 选项 上的 安 全 中 添加可信站点 http 10 1 10 151 注意 先把 对该区域 中的所有站点要求服务器验证 https 上的勾去掉 4 针对文件打印时 附件名显示乱码的处理方法如下 首先 打开 WORD 然后 点击 工具 菜单中的 选项 在 视图 选项卡里把 域代码 的勾去掉 给 图形 打上勾 如下图 5 使用 VPN 的用户 需要用记事本在 C WINDOWS system32 drivers etc 文件夹 里的 hosts 文件中添加两行 10 1 10 155 和 10 1 10 149 或者下载并解压 hosts 文件覆盖掉上述文件夹里的 hosts 文件 6 由于 Windows 7 操作系统无仿宋 GB2312 楷体 GB2312 字体 因此需要手工 安装这两种字体 请下载并解压 win7 字体里的字体 然后双击分别进行安装 安 装过程如下图 2 系统登录与操作说明系统登录与操作说明 简称 办公自动化系统 中目前共有 8 个操作模块 分别是发文管理 收文管理 车辆管理 系统管理 个人办公 知识管理 工作联系等等 在本说明文档中着重说明发文管理 收文管理 系统管理部分在 系统管 理员手册 中说明 在此也不进行重复的说明 因为这部分操作内容和一般业 务人员无关 2 12 1 系统登录系统登录 淮北矿业集团的所有工作人员都可以使用自动的系统账号和密码登录到办 公自动化系统中 登录系统时只需要在浏览器中输入 出现 如图 2 1 所示登录界面 图 2 1 淮北矿业集团办公自动系统登录界面 在图 2 1 所示的登录界面中的 用户名 和 密码 栏中输入正确用户名 和密码 点击 登录 按钮即可登录 如果登录不成功都会有相应的提示 重 置 按钮用于清空 用户名 和 密码 栏中输入的内容 2 22 2 首页说明首页说明 登录成功后会出现如图 2 2 所示的界面 没有展开菜单项和操作项的红色 框选标示 顶部为系统的操作菜单项 分别是发文管理 收文管理和系统管理 等等 其中发文管理 收文管理菜单操作项分布如图 2 3 2 4 中间部分为操 作区 主界面中除菜单项以外的区域 共分为 4 个操作区 分别是发文管理 收文管理 车辆管理和工作联系 如图 2 2 操作区是系统中使用最频繁的区 域 注 注 由于每个人工作内容不一定相同 使得每个人账号所分配的操作项和用户 角色也不一定相同 从而每个人的账号登陆成功后的菜单项也不一定相同 图 2 2 淮北矿业集团办公自动化系统主界面 图 2 3 发文管理菜单 图 2 4 收文管理菜单 2 32 3 操作区说明操作区说明 操作区 主界面中除菜单项以外的区域 共分为 4 个操作区 分别是发文 管理 收文管理 车辆管理和工作联系 4 个操作区分别将该员工参与任务列 表出来 表示办理的步骤 是任务的名称 3 发文流程及操作说明发文流程及操作说明 3 13 1 发文流程说明发文流程说明 根据淮北矿业集团的发文情况在系统中建立如图 3 1 所示的发文流程图 流程为拟稿 处室领导核稿 办公室核稿 领导签发 文号编辑 文书 文书 步骤成文后可能有办理的步骤 归档 以下说明流程中的各个办理步骤 并 说明各步骤的操作说明 图 3 1 发文流程图 拟稿 拟稿 该步骤是系统中具有拟稿角色的用户起草公文的过程 是发文的第一步 拟稿完毕提交后由拟稿人所在处室的领导核稿 具有拟稿角色的用户在 发文管理 的菜单中有 拟稿 操作项 系统中 大部分用户都有拟稿的权限 点击 拟稿 操作项后出现发文流程列表 如图 3 2 所示的界面 图 3 2 发文流程流程列表 在图 3 2 的操作界面中罗列了本单位所有在用的发文流程 目前淮北矿业 集团只使用了一个发文流程 拟稿人可以点击 查看 按钮查看发文流程 该 发文流程也就是图 3 1 中的发文流程 如图 3 3 所示 图 3 3 发文流程的查看 办公室核稿 办公室核稿 稿件经拟稿人所在处室的领导核稿和安排会签后由拟稿人的处室 领导提交到办公室核稿的办理环节 此时稿件到达具有办公室核稿角色的人员 的待办事项中 领导签发 领导签发 经办公室核稿步骤后的稿件由具有办公室核稿角色的人员提交 到 达具有领导签发角色的人员 分管局长 的待办事项中 在该办理步骤由具有 领导签发角色的人员 分管局长 确定该稿件是否需要安排局外会签 如果需 要局外会签由领导签发角色的人员 分管局长 要求局外会签的办理人员 局 外会签完毕后回到有领导签发角色的人员 分管局长 的待办事项中 再由领 导签发角色的人员 分管局长 确定该稿件是否需要局长签发 如果需要局长 签发 由领导签发角色的人员 分管局长 提交给局长 如果不需要局长签发 由领导签发角色的人员 分管局长 签发给文件 会签 会签 由领导签发角色的人员 分管局长 邀请其他人员会签该稿件 具有局 外会签角色的人员会签完毕后 该稿件回到当初受理该稿件的具有领导签发角 色的人员的待办事项中 文号编辑 文号编辑 经局长签发或者领导签发的稿件提交后到达文号编辑的办理步骤 由具有文号编辑角色的人员给该稿件编文号 排版 排版 经过编文号的稿件提交后到达具有排版角色的人员的待办事项中 由具 有排版角色的人员编辑稿件的格式 校对 校对 经过排版后的稿件提交后到达该稿件的拟稿人的待办事项中 由拟稿人 对其稿件再进行校对 文书 文书 经过校对后的稿件提交后到达具有文书角色的人员的待办事项中 由具 有文书角色的人员将稿件形成正式的发文并分发 办理 办理 根据发文内容确定该发文是否需要相关的办理事项 由相关的办理人员 办理后填写办理意见 归档 归档 发文的存档由具有归档角色的人员办理 该步骤是实现将发文的档案保 存到系统中去 便于以后的查询 3 23 2 编辑发文稿标签编辑发文稿标签 点击图 3 2 中的 新建 按钮进行拟稿 如图 3 4 所示 该图显示的页面 内容不完全 的发文标签 在图 3 4 的界面中编辑标题 主题词 公开类别 编辑主送 抄送 抄报 印数栏的内容 系统会根据拟稿人的账号在发文标签 中显示拟稿人的名称等内容 图 3 4 拟稿步骤的发文标签编辑界面 3 33 3 编辑接受人员编辑接受人员 编辑主送 抄送 抄报 印数栏的内容时 在主送 抄送 抄报栏输入系 统中没有的人员或单位 也可以选择系统中的人员 点击 选择 按钮出现如 图 3 5 的操作界面 图 3 5 接受人员的选择 在图 3 5 的操作界面中点击左侧 各单位 项 屏幕的中间部分显示系统 中的所有部门 如果勾选 内部群组之各单位列表 右侧的方框 则表示选中 所有部门的领导 如果需要选中某个部门或某个部门中的某个人员 则先点击 该部门的名称 然后屏幕的右侧显示所选部门的人员 勾选 用户列表 项就 会选中该部门中的所有人员 勾选部门名称表示选中该部门的领导作为接受人 并在下方的文本框中显示该部门的名称 选中某个人员表示选中该人员为接受 人 被选中的接受人员会显示在下方的文本框中 接受人员选择完毕后点击 确定 按钮即可 并退出该界面回到图 3 4 所示的界面中 重置 按钮用于 重新选择部门和人员 但是不会清空接受人员文本框中的内容 清空 按钮用 于清空接受人员文本框中内容 3 43 4 拟稿人编辑正文拟稿人编辑正文 点击 新增正文 按钮编辑稿件正文的编辑界面 如图 3 6 所示发文稿件 正文的编辑方式和使用方法与平时工作中用到的 Microsoft Office Word 相 同 也可以在该界面中打开已经编辑好的发文稿件 拟稿步骤的稿件编辑完毕 后点击 编辑完毕 按钮保存拟稿步骤的正文内容 退出正文编辑界面 回到 图 3 4 所示的界面中 返回 按钮用户退出正文编辑界面 不提示保存正在编 辑的内容 如果对保存过的正文修改 也点击 新增正文 按钮进行操作 图 3 6 拟稿步骤的正文编辑界面 3 53 5 附件管理附件管理 如果发文时需要添加附件 可以点击 增加附件 添加发文的附件 如图 3 7 所示 在图 3 7 所示的界面中点击 浏览 按钮选择附件 附件选择完 毕后点击 添加附件 按钮添加附件 并出现 增加成功 的提示 并在 增加附件 按钮的右侧出现所增加的附件的名称 在 增加附件 按钮的下 方出现 删除附件 的按钮 如果需要对附件进行修改 可以点击 删除附件 按钮 出现图 3 8 所示 的界面 在图 3 8 所示的界面中勾选需要删除的附件 然后在点击 删除 按 钮 系统会出现 您是否确认要删除所选中的记录 点击 确定 确认并执 行删除动作 点击 取消 按钮放弃删除动作 关闭 按钮用于退出当前的操 作界面 图 3 7 上传附件界面 图 3 8 附件删除界面 在图 3 4 的界面中有 保存 和 提交 两个按钮 保存 按钮是用于保 存当前编辑好后的信息 但不提交到下一个办理步骤 拟稿人以后还可以对此 拟稿的信息再进行修改和编辑 而 提交 按钮是用来将编辑好信息保存并提 交到下一个办理步骤 拟稿人不能对提交后的拟稿再进行修改了 除非执行发 文要回的操作 发文要回的操作将在后面的章节中说明 3 63 6 发文作业按钮说明发文作业按钮说明 发文作业按钮指执行稿件流向的按钮 按钮名称有提交 保存 退回 局 内会签 局外会签和局长签发 这些按钮都出现在 发文稿标签 的页面中 如图 3 4 页面中的 提交 和 保存 在点击所有作业按钮时都要在 填写意 见 栏中填写对发文稿件的办理意见 拟稿步骤除外 提交 提交 该按钮用于将当前作业保存并提交到下一个办理步骤 比如 在办理处 室领导核稿的步骤时点击 提交 按钮 该稿件就保存并提交到办公室核稿的 办理步骤 从发文流程看 各办理步骤的提交动作为 拟稿 处室领导核稿 表示拟 稿的下一个办理步骤为处室领导核稿 处室领导核稿 办公室核稿 局内会签 处室领导核稿 办公室核稿 局领导签发 局领导签发 文号编辑 局长签 发 文号编辑 文号编辑 排版 排版 校对 校对 文书 文书 归档 在办理归档的步骤时点击 提交 按钮 该稿件就执行完了所有发文步骤 并保存在系统中 保存 保存 该按钮用于将当前作业保存 但不提交到一下个办理步骤 比如 在办 理处室领导核稿的步骤时点击 保存 按钮 该稿件就保存在当前办理人员的 账号中 退回 退回 该按钮用于将稿件退回到前一个办理步骤 比如 在办理局长签发的步 骤时点击 退回 按钮 该稿件就退回到办理领导签发的人员的账号中 会签 会签 该按钮用于邀请局内会签人员 只有在 处室领导核稿 的办理步骤界 面中显示 点击该按钮会出现人员选择界面需要选择受邀请的人员 领导签发 领导签发 该按钮用于将稿件提交到具有局领导 分管领导 角色的账号中 只有在 办公室核稿 的办理步骤界面中显示 点击该按钮会出现人员选择界 面需要选择受邀请的人员 局长签发 局长签发 该按钮用于邀请局长签发 只有在 领导签发 的办理步骤界面中 显示 点击该按钮稿件直接发送到局长的账号中 3 73 7 对拟稿正文的修改对拟稿正文的修改 如果需要对正文内容进行修改 可以点击 发文稿标签 页面中的 正文 编辑阅读 栏中正文的标题 出现正文的编辑界面 如图 3 9 具有正文编辑 权限的角色的人员可以对正文增 删和改的任何动作 正文修改后会在右侧以 批注的方式显示修改的内容 并且不同的办理步骤对正文修改时的字体颜色不 同 将鼠标放在经过修改的正文的上方会显示该修改内容由谁什么时候做了如 何修改 如图 3 9 所示 正文修改完毕后点击 编辑完毕 按钮保存修改 关 闭 按钮用于退出当前的操作但不保存 图 3 9 对稿件正文的修改 3 83 8 邀请会签人员邀请会签人员 图 3 10 会签人员的选择 需要局内会签的发文稿件 在 填写意见 栏中填写对该稿件的意见后点 击 安排会签 按钮邀请会签人员 出现如图 3 10 所示的人员选择界面 在图 3 10 所示的界面中双击部门名称展开该部门并显示出该部门中具有会签权限的 人员 点击会签人员后的小方块勾选该人员 确定好会签人员后点击 确定 按钮确定会签人员并将发文的稿件提交到所选的会签人员的账号中 局内会签完毕后 会签后的拟稿稿件由会签人员提交到拟稿人所在处室的 处室领导 会签后的拟稿稿件需要由拟稿人的处室领导提交到办公室核稿的办 理步骤 在 填写意见 栏中填写对该稿件的意见后点击 提交 按钮即可 局外会签的操作同局内会签的操作类似 局外会签的人员要能登录到办公 自动化系统 3 93 9 成文成文 发文稿件执行到 文书 步骤时 办理文书步骤的人员需要将稿件的内容 和格式固定下来 这个固定的动作就是成文的过程 成文过程是在稿件的正文 后加上 附件 发文时间 主题词 抄报 抄送 印数等内容 如图 3 11 所示 成文的过程是将拟稿形成固定的格式 并形成发文 稿件形成固定格式后点击 编辑完毕 按钮保存成文 返回 按钮用于退 出当前的界面 图 3 11 文书办理步骤成文 4 发文管理发文管理 在发文管理模块中有 拟稿 待办发文 发文要回 文件催办 文书发文 要回 个人发文查询 全部发文查询 发文打印 文件要回 全部发文删除 发文办理流程查询和正文转 HTML 发文管理模块中的操作项如图 2 3 所示 以 下对各项的操作逐一说明 4 14 1 拟稿拟稿 具有拟稿角色的用户在 发文管理 的菜单中有 拟稿 操作项 系统中 大部分用户都有拟稿的权限 点击 拟稿 操作项后出现发文流程列表 如图 3 2 所示的界面 拟稿步骤的具体操作说明请查看上章节中的 3 2 编辑发文稿标签 3 3 编 辑接受人员 3 4 拟稿人编辑正文 3 5 附件管理 3 6 作业按钮说明中的相关 内容 4 24 2 待办发文待办发文 待办发文 操作项用于查看发文管理中的待办事项 与系统主界面上的 文件办理 栏中的 待办发文 件 项具有相同的功能 点击 发文管理 菜单中的 待办发文 的菜单项会出现 待办分类统计 的界面 如图 2 6 所示 按办理步骤的名称统计待办事项的件数 点击分类统 计中的某个办理步骤分类统计项 出现某办理步骤分类统计列表 如图 2 8 所 示 在图 2 8 中显示的是 处室领导审核 办理步骤的分类统计列表 点击分 类统计列表中的待办事项的标题到达待办事项的具体办理界面 4 34 3 发文要回发文要回 发文要回 操作项顾名思义就是要回办理的发文 但是这个要回的动作 是有条件的 不是任何时候都能要回发文 发文要回的条件就是 要回的办理 步骤的下一个办理步骤还没有办理 比如说 办公室核稿步骤办理完毕后发现 核稿过程有误需要重新核稿 但是稿件已经提交到领导签发的步骤了 如果领 导签发的办理步骤还没有办理 那么办公室核稿的步骤就可以要回 否则不能 要回 点击 发文管理 菜单中的 发文要回 菜单项 出现发文要回的界面 如图 4 1 所示 在发文要回的界面中显示了能要回的所有文件列表 列表中的 步骤名称 为能要回的步骤 勾选需要要回的发文 然后点击 确定 按钮 出现 确定要回此文件吗 的提示 在点击提示的 确定 按钮就执行了发 文要回的动作了 点击提示的 取消 按钮放弃要回的动作 图 4 1 发文要回 如果发文的文件较多 可通过文件的标题查找文件 在 标题 栏中输入 需要要回的文件的标题 然后点击 搜索 按钮即可 全选 按钮用户全部选 中发文要回界面中显示的所有文件 重置 按钮用于清空对已选文件的选中 4 44 4 个人发文查询个人发文查询 个人发文查询通过当前用户的系统账号查询当前用户所办理的所有发文 不能通过当前用户账号查询别人的发文 点击 发文管理 菜单中的 个人发 文查询 菜单项 出现如图 4 2 所示的界面 图 4 2 发文查询 在图 4 2 所示的发文查询界面的查询条件中输入需要查询的条件 然后点 击 查询 按钮即可 如果不输入任何查询条件 则查询当前用户的所有发文 取消 按钮用于退出查询回到系统主界面 4 54 5 全部发文查询全部发文查询 全部发文查询通过当前用户查询系统中所有发文 点击 发文管理 菜单 中的 全部发文查询 菜单项 出现如图 4 2 所示的界面 在图 4 2 所示的发文查询界面的查询条件中输入需要查询的条件 然后点 击 查询 按钮即可 如果不输入任何查询条件 则查询系统中所有发文 取 消 按钮用于退出查询回到系统主界面 4 64 6 发文办理流程查询发文办理流程查询 发文办理流程查询用于查询发文的办理情况 点击 发文管理 菜单中的 发文办理流程查询 项 出现如图 4 3 所示的操作界面 在发文办理流程查询的页面中有状态 文件标题 开始时间和结束时间查 询条件 如果这四项查询条件均没有输入而直接点击 查询 按钮则查询系统 中所有的发文 重置 按钮用于清空查询条件 在查询的结果中显示了发文的处理情况 所属流程 发文名称 发文开始 时间 发文结束时间和文件执行的状态 可以点击某个发文的 详细 按钮查 询发文执行情况 点击 详细 按钮出现的界面如图 2 11 所示 图 4 3 发文办理流程查询 4 74 7 发文打印发文打印 发文打印用于打印发文文件的相关信息 如发文标签 正文等 点击 发 文管理 菜单中的 发文打印 项 出现如图 4 4 所示的界面 在发文打印界 面中提供一些查询条件 用于查询文件 如果未填写任何查询条件而直接查询 则查询所有的发文 如图 4 5 在图 4 4 的页面中的 取消 按钮用于退出所有 查询界面 在图 4 5 的查询结果界面中 点击发文的文件标题出现发文稿标签界面 点击某个发文标题对应的 查阅 项用于查阅该发文的正文 点击某个发文标 题对应的 正文打印 项用于打印正文 点击某个发文标题对应的 打印 项 用于打印发文标签 图 4 4 发文打印 图 4 5 发文打印查询结果 5 收文流程及操作说明收文流程及操作说明 5 15 1 收文流程说明收文流程说明 根据淮北矿业集团的收文情况在系统中建立如图 5 1 所示的收文流程图 流程为收文登记 主任拟办 领导批办 办理 归档 以下说明流程中的各个 办理步骤 并说明各步骤的操作说明 图 5 1 淮北矿业集团收文流程 收文登记 收文登记 该步骤是系统中具有收文登记角色的用户进行收文办理的第一步 收文登记办理完毕提交后到达主任拟办的办理步骤 具有收文登记角色的用户在 收文管理 的菜单中有 收文登记 菜单项 点击 收文登记 菜单项后出现收文流程列表 如图 5 2 所示的界面 在图 5 2 的操作界面中罗列了本单位所有在用的收文流程 目前淮北矿业集团只使用 了一个收文流程 图 5 2 收文流程流程列表 主任拟办 主任拟办 该步骤是系统中具有主任拟办角色的用户进行办理 领导批办 领导批办 该步骤是系统中具有领导批办角色的用户进行办理 可以由局领导 确定选择相关的办理部门和协办部门 办理 办理 根据收文内容和领导批示确定该发文是否需要办理相关的事项或者是否 需要文件传阅 由相关的办理人员办理后填写办理意见 归档 归档 收文的存档由具有归档角色的人员办理 该步骤是实现将收文的档案保 存到系统中去 便于以后的查询 5 25 2 编辑收文标签编辑收文标签 点击图 5 2 中的 新建 按钮进行拟稿 如图 5 3 所示 该图显示的页面 内容不完全 的发文标签 在图 5 3 的界面中收文序号 文件督办 来文标题 主题词 来文时间 来文字号 来文类型 来文单位 公文种类 文件密级 紧急程度 发文日期 文印份数 正文 附件等信息 图 5 3 收文登记步骤的收文标签编辑界面 5 35 3 正文和附件编辑和管理正文和附件编辑和管理 收文登记办理步骤时所需要上传的正文为来文的扫描件或者图片文件 附 件为发文的附件 对正文或附件的上传和管理的操作请参考 3 5 附件管理 部分的内容 5 45 4 收文流程中的人员选择收文流程中的人员选择 图 5 4 收文流程中的人员选择 收文流程 领导批办步骤 在收文流程中办理主任拟办 领导批办步骤时需要选择相关人员 如图 5 4 所示 在图 5 4 领导批办步骤中 可以将该收文转交给其他领导 则在 转 交领导 栏双击选择需要转交的领导 在 承办部门 栏中选择承办的部门 在 协办 部门栏中选择协办的部门 所选中的领导或部门名称都显示在对应 的 选入 栏中 在 已选 栏中显示已经被选过的领导 5 55 5 收文作业按钮说明收文作业按钮说明 收文作业按钮指执行收文流程时所使用到的按钮 按钮名称有提交 保存 领导批办 批办完毕 文件转阅 这些按钮都出现在 收文标签 的页面中 如图 5 3 所示 在点击所有作业按钮时都要在 填写意见 栏中填写对发文稿 件的办理意见 收文登记办理步骤除外 提交 提交 该按钮用于将当前作业保存并提交到下一个办理步骤 保存 保存 该按钮用于将当前作业保存 但不提交到一下个办理步骤 领导批办 领导批办 该按钮用于将来文文件送交到领导的账号中 请领导批办 批办完毕 批办完毕 领导批办完毕后点击该按钮将来文转交到其他领导或者提交到归档 的办理步骤 文件转阅 文件转阅 该按钮用于将文件再处室范围内进行文件转阅 点击该按钮会出现 人员选择界面需要选择受邀请的人员 6 收文管理收文管理 6 16 1 收文登记收文登记 具有收文登记角色的用户在 收文管理 的菜单中有 收文登记 菜单项 点击 收文登记 菜单项后出现收文流程列表 如图 5 1 所示的界面 收文登记步骤的具体操作说明请查看上章节中的 5 2 编辑收文标签 5 3 正文和附件编辑和管理 5 5 收文作业按钮说明中的相关内容 6 26 2 待办收文待办收文 待办收文 操作项用于查看收文管理中的待办事项 与系统主界面上的 文件办理 栏中的 待办收文 件 项具有相同的功能 点击 收文管理 菜单中的 待办收文 的菜单项会出现 待办分类统计 的界面 如图 2 6 所示 按办理步骤的名称统计待办事项的件数 点击分类统 计中的某个办理步骤分类统计项 出现某办理步骤分类统计列表 如图 2 8 所 示 在图 2 8 中显示的是 处室领导审核 办理步骤的分类统计列表 点击分 类统计列表中的待办事项的标题到达待办事项的具体办理界面 6 36 3 收文要回收文要回 收文要回 操作项顾名思义就是要回办理的收文 但是这个要回的动作 是有条件的 不是任何时候都能要回收文 收文要回的条件就是 要回的办理 步骤的下一个办理步骤还没有办理 点击 收文管理 菜单中的 收文要回 菜单项 出现收文要回的界面 如图 6 1 所示 在收文要回的界面中显示了能要回的所有文件列表 列表中的 步骤名称 为能要回的步骤 勾选需要要回的收文 然后点击 确定 按钮 出现 确定要回此文件吗 的提示 在点击提示的 确定 按钮就执行了收 文要回的动作了 点击提示的 取消 按钮放弃要回的动作 图 6 1 收文要回 如果收文的文件较多 可通过文件的标题查找文件 在 标题 栏中输入 需要要回的文件的标题 然后点击 搜索 按钮即可 全选 按钮用户全部选 中收文要回界面中显示的所有文件 重置 按钮用于清空对已选文件的选中 6 46 4 个人收文查询个人收文查询 个人收文查询通过当前用户的系统账号查询当前用户所办理的所有收文 不能通过当前用户账号查询别人的收文 点击 收文管理 菜单中的 个人收 文查询 菜单项 出现如图 6 2 所示的界面 图 6 2 发文查询 在图 6 2 所示的收文查询界面的查询条件中输入需要查询的条件 然后点 击 查询 按钮即可 如果不输入任何查询条件 则查询当前用户的所有收文 取消 按钮用于退出查询回到系统主界面 6 56 5 全部收文查询全部收文查询 全部收文查询通过当前用户查询系统中所有发文 点击 收文管理 菜单 中的 全部收文查询 菜单项 出现如图 6 2 所示的界面 在图 6 2 所示的收文查询界面的查询条件中输入需要查询的条件 然后点 击 查询 按钮即可 如果不输入任何查询条件 则查询系统总的所有收文 取消 按钮用于退出查询回到系统主界面 6 66 6 收文办理流程查询收文办理流程查询 收文办理流程查询用于查询收文的办理情况 点击 收文管理 菜单中的 收文办理流程查询 项 出现如图 6 3 所示的操作界面 在收文办理流程查询的页面中有状态 文件标题 开始时间和结束时间查 询条件 如果这四项查询条件均没有输入而直接点击 查询 按钮则查询系统 中所有的收文 重置 按钮用于清空查询条件 在查询的结果中显示了收文的处理情况 所属流程 收文名称 收文开始 时间 收文结束时间和文件执行的状态 可以点击某个收文的 详细 按钮查 询收文执行情况 点击 详细 按钮出现的界面如图 2 11 所示 图 6 3 收文办理流程查询 6 76 7 收文打印收文打印 收文打印用于打印收文文件的相关信息 如收文标签 正文等 点击 收 文管理 菜单中的 收文打印 项 出现如图 6 4 所示的界面 在收文打印界 面中提供一些查询条件 用于查询文件 如果未填写任何查询条件而直接查询 则查询所有的收文 如图 6 5 在图 6 4 的页面中的 取消 按钮用于退出所有 查询界面 在图 6 5 的查询结果界面中 点击收文的文件标题出现发文稿标签界面 点击某个收文标题对应的 查阅 项用于查阅该收文的正文 点击某个收文标 题对应的 正文打印 项用于打印正文 点击某个收文标题对应的 打印 项 用于打印收文标签 图 6 4 收文打印 图 6 5 收文打印查询结果 7 工作联系工作联系 点击 工作联系 项 出现如图 7 1 所示的界面 图中红色框选部分 显 示在主界面的信息显示区域 在工作联系的功能中有我的工作联系 收到的工 作联系 已发的工作联系 草稿箱和文件查询 图 7 1 工作联系 7 17 1 我的工作联系我的工作联系 点击 我的工作联系 标签 在我的工作联系中显示了自己所发送的所有 的工作联系 工作联系所有的动作 回复和转发其他人 情况 工作联系的内 容 以及工作联系附件的在线打开和下载的功能 如果需要打开或者下载附件 需要右击附件 出现 下载 选项 再点击 打开 或者 下载 项即可 如 图 7 2 图 7 2 我的工作联系操作界面 在我的工作联系中查看某个工作联系 只需要在我的工作联系列表中点击 你需要查看的工作联系 点击某个工作联系前面的 展开这个工作联系 显示的是该工作联系的接受人 如果在人员前面还有 表示该人员对这个 工作联系进行了回复或者对这个工作联系进行了转发 点击 回复 或者 转发 在右侧会显示回复或者转发的内容 并可对回复或者转发的附件进 行在线打开 或下载 7 27 2 收到的工作联系收到的工作联系 点击 收到的工作联系 标签 出现如图 7 3 的界面 在这个操作界面中 显示了收到的工作联系的标题 联系人 发送时间 对方发送的时间 接受时 间 自己查看的时间 和读否 这个工作是否查看了 同时可以对接受到的工 作联系可以进行回复 转发 删除 文档转存和查询的操作 回复 回复 在 收到的工作联系 操作界面中先选中需要回复的工作联系 然后点 击 回复 按钮 此时操作界面基本没什么变化 如图 7 4 在下方的 标题 栏显示了 回复 部分表示被选中的工作联系的标题 在 内容 栏 中显示被选中的工作联系的内容 当然可以对这个编辑框中的内容可以重新编 辑 在 接收人 栏中显示了该工作联系的发送人员 下方还有 发送 和 取消 两个按钮 发送 按钮用于发送当前回复的工作联系 取消 按钮 用于退出当前操作界面并显示上一次的操作界面 图 7 3 图 7 4 收到的工作联系 回复 图 7 5 收到的工作联系 转发 图 7 6 联系人分组选择联系人界面 图 7 7 组织结构选择联系人界面 转发 转发 在 收到的工作联系 操作界面中先选中需要转发的工作联系 然后点 击 转发 按钮 此时操作界面基本没什么变化 如图 7 5 在下方的 标题 栏显示了 转发 部分表示被选中的工作联系的标题 在 内容 栏中显示被选中的工作联系的内容 当然可以对这个编辑框中的内容可以重新 编辑 在 接收人 栏为空 不可手工输入 并在右侧有个 选择接受人 的 按钮 点击该按钮后出现 联系人分组 Y 和 组织结构 Z 的选项 前 一项实现从联系人分组中选择接受人 后一项实现了从组织结构中选择接受人 两者的显示分别如图 7 6 和图 7 7 下方还有 发送 和 取消 两个按钮 发送 按钮用于发送当前回复的工作联系 取消 按钮用于退出当前操作界 面并显示上一次的操作界面 使用 联系人分组 加入联系人时 操作界面如图 7 6 在图 7 6 的操作界 面中点击 查询方式 下拉框选择查找联系人的方式 在系统中提供了 2 中查 询方式 分别是联系人和用户 当采用联系人查询方式时 此时 输入用户名或编号 和下方的文本框及 其右侧的按钮不可用 点击 组别查询 栏的下拉框选择联系人的组别 如在 组别查询 栏的下拉框中选择了 我的部门 时 会在左侧的查询结果列表 框中显示查询结果 如图 7 6 所示 然后选中某个联系人后点击 加入 按钮 选中该联系人 如果有多个联系人 重复上述操作 如果查询的结果都是联系 人 则可以点击 全部加入 的按钮加入 如果错选了某个联系人 则点击 错选的联系人再点击 按钮加 入接受人 如果某个部门的人员都是接受 则可点击该部门然后点击 加入 按钮加入 接收人选择完毕后点击 确定 按钮即可 该界面上的 取消 按 钮用于退出该操作界面 删除 删除 如果需要删除 收到的工作联系 中的某个工作联系 先选中该工作联 系 然后点击 删除 按钮 出现 确定删除吗 的提示 点击 是 执行 删除的动作 点击 否 放弃删除的操作 文档转存 文档转存 选中需要转存的工作联系 然后点击 文档转存 按钮 出现 选 择存放的文件夹 的操作界面 如图 7 8 在该操作界面中显示了建好的文档资 料组别 也就这里所说的文件夹 如何建设一个文档组别 将在本节的 文档 资料 中说明 选中一个文件夹 如 tt 然后点击 确定 按钮 此时会 提示 转存到文档资料成功 是否删除 的提示 该提示是咨询用户是否 删除转存成功的工作联系 点击 是 则删除转存成功的工作联系 此时还提 示 确定删除吗 点击 是 则删除工作联系 点击 否 放弃删除的操作 点击 否 不删除转存成功的工作联系 图 7 8 选择存放的文件夹 查询 查询 在 收到的工作联系 中提供了查询的功能 在 查询条件 的下拉框 中选择查询条件 查询条件有 全部 待办和已办 待办为工作联系中 读否 项为 未读 的工作联系 已办为作联系中 读否 项为 已读 的工作联系 根据查询条件查询需要的结果 7 37 3 已发的工作联系已发的工作联系 图 7 9 已发的工作联系 已发的工作联系的操作界面如图 7 9 在转发 删除 查询方面的操作类似 于与前面说明的 收到的工作联系 请参考此段说明操作 在此需要说明的是 删除未办接受人 按钮是实现将该工作联系从该工作联系还未办理的接受人 的工作联系中删除 这样该工作联系的未办接收人也收不到该工作联系了 7 47 4 新建工作联系新建工作联系 新建工作联系是实现起草一个工作联系 操作界面图 7 10 所示 在起草一 个工作联系时 需要编辑 4 个内容 分别是标题 内容 附件和选择接受人 在 标题 和 内容 栏中输入正在起草的工作联系的标题和内容 如果该工 作联系需要附附件就点击 增加附件 按钮 出现如图 7 11 在如图 7 11 的操作界面上增加附件 如果需要删除已添加的附件 则先选中需要删除的附 件 然后点击 删除附件 按钮 出现 确定删除此附件吗 的信息提示 点击 是 按钮执行删除动作 点击 否 放弃执行删除的动作 编辑好工作 联系的标题和内容又增加了附件 该工作联系的内容就算起草完毕了 最后需 要选择新建的工作联系的接收人 如何选择接受人 请参照本章节中的 收到 的工作联系 中 转发 说明 在该操作界面上的 保存 按钮是实现将新建的工作联系保存到草稿箱中 而不发送给该工作联系的接收人 保存工作联系到草稿箱中的目的是为了能对 起草完毕后的工作联系再进行修改 点击 发送 按钮是将工作联系发送出去 并将发送出去的工作联系保存到 我的工作联系 和 已发的工作联系 中 在接收人的 收到的工作联系 中显示该工作联系 取消 按钮是实现退出该 操作界面 退出时所编辑的工作联系不会保存到草稿箱中 图 7 10 新建工作联系 图 7 11 新建工作联系 增加附件 7 57 5 草稿箱草稿箱 草稿箱是用来存放还未发送出去的工作联系 对草稿箱中的工作联系还可 以再进行编辑 如图 7 12 在草稿箱的工作联系列表中显示了工作联系的标题 类型和内容 选中某个工作联系 在标题 内容 附件和接受人栏中显示了被 选中的工作联系的具体内容 同时可以对这些内容再进行编辑 如修改标题和 内容 删除或增加新的附件 更改接收人 具体的编辑操作在此不冗述请参考 本章节的 新建工作联系 的说明 对修改后的工作联系可以发送或者还保存 在草稿箱中 在该图 7 12 的操作界面中 保存 按钮是用来实现对草稿箱中的工作联 系的修改再保存到草稿箱中 发送 按钮是实现将草稿箱中被选中的工作联系 发送出去 操作是 先选中草稿箱中的需要发送的工作联系 如果需要修改标 题 内容 附件或接收人在修改完毕后点击 发送 按钮即可 如果草稿箱中 的工作联系无需修改 选中需要发送的工作联系直接点击 发送 按钮即可 在草稿箱中被选中并发送出去的工作联系不会再保存在草稿箱中 而将在 我 的工作联系 和 已发的工作联系 中显示 如果需要删除草稿箱中的某个工 作联系 先选中需要删除的工作联系 然后点击 删除 按钮 出现 确认删 除吗 的提示 点击 是 按钮执行删除 点击 否 放弃删除动作 图 7 12 工作联系中的草稿箱 7 67 6 文件查询文件查询 文件查询实现了 工作联系 中所有往来的工作联系的查询 提供了多个 查询条件 如 查询类别 开始日期 结束日期 标题名称 附件名称和发送 人 如图 7 13 所示 这些查询条件可以任意组合 其中 查询类别 项提供 两项选择内容 收到的工作联系和发送的工作联系 点击 开始日期 或 结 束日期 栏的向下按钮显示日期选择的操作界面 标题名称 附件名称 和 发送人 栏需要输入查询的条件 选中或输入查询条件后点击 查询 按钮 在工作联系列表栏中就显示查询结果 图 7 13 文件查询 如果在 查询类型 中选择了 收到的工作联系 在工作联系列表栏中有 工作联系的 标题 发送人 发送时间 和 处理情况 内容简单的描述 了查询到的工作联系的内容 选中某个工作联系后 在下方的 标题 内容 和 接受人 中显示了被选中工作联系的详细内容 对选中的工作联系可以进 行回复 转发 删除和文档转存的操作 实现方式是先在查询结果中选中需要 操作的工作联系 然后点击 回复 转发 删除 和 文档转存 按钮实 现对应的操作 具体