办公室行为管理规范.doc

大连明诚服装有限公司办公室行政管理规范为树立良好的企业形象，打造优秀的企业文化，提高工作效率，保障工作质量，特定立此制度：一、 日常工作管理认真遵守公司各项规章制度，严格执行考勤制度；请假及外出等需认真填写请假单和严格执行审批制度。1、 早晚礼制度早晚礼制度是日系企业优秀管理制度之一，是一种工作中的礼节方式，能起到提高员工士气，提高工作效率，掌握员工工作事项，及时有效沟通，快速分配上级指示及任务等诸多优点：时间：原则上每日早晚两次，尽量不超过5分钟,正常为上班前5分钟，下班前5分钟；人数：各部门早晚礼时不应少于三人；主持：各部门早晚礼由部门主管主持，全体办公室人员集体早晚礼时,由当时人员最高领导主持；要求；参加人员要求精神饱满、仪表整洁、言语精练、语调适中、明朗清晰；早晚礼主持人在前，参加人员一字排开（如场地允许），立正双手在前交叉，自然下垂；主持人：“早上好”鞠躬（“辛苦了”鞠躬）；参与人:“早上好”鞠躬（“不辛苦”鞠躬）稍晚于主持人0.5秒时差；主持人：请说明今天的一天工作计划或工作安排(请汇报一下今日的工作总结或收获)；参与人：依次汇报一日的工作计划或工作安排(工作总结或收获)言语精练、简洁明了；主持人: 下达工作安排、指令、要求及注意事项等(要求、总结)；主持人：“谢谢大家”鞠躬；参与人：“不用谢“鞠躬；礼毕2、 工作前早上到公司要彼此问候；因事迟到要向主管领导说明理由；提前5分钟到工作岗位；安排好一天的工作程序及事项；不将私事带入工作岗位；注意个人形象，仪表干净整洁，衣着整洁大方，不得穿背心、拖鞋进入办公室及其它工作场所，工作时尽量着公司职业装，避免过于休闲或浓妆艳抹；3、工作中同事之间要团结互助，遇事要及时沟通，避免工作矛盾；桌子上保持整洁有序，只放有必要的东西；不使用的物品及时清理掉；爱护办公用品，仔细使用，严禁浪费；4、外出时要向主管领导申请，得到批准后方可离开；工作时间外出原则上要及时返回公司，遇特殊情况不能返回公司，需要电话告知上级领导，并征得同意；离开时，去处、事由、回公司的时间及不在时所要办理的事项一定要传达给同事；长时间离开座位，要把桌面收拾干净，椅子放到桌子下面；5、工作结束时整理文件，从别处拿来的文件、物品使用后要及时归位，以方便他人取用；准备好第二天的工作余量；椅子归位，桌面整理干净；6、办公室5S管理所谓5S是指整理、整顿、清洁、清扫、习惯（SEIRI SEITON SEISO SEIRTSU SHUNDAN）五个方面，其基本意义是保持工作环境的一尘不染，有条不紊，以提高工作效率和员工士气。5S的具体含义：整理就是把要和不要的东西分清楚，然后把无的东西丢掉；整顿就是把要的东西整齐简便地放好，做到随用随取；清扫就是要经常打扫，使周围环境无污点、污物、异物；清洁就是维持整理、整顿、清扫此3S的成果；习惯就是要养成遵守已决定事项的习惯；办公室所有人员应随时注意整理、整顿、清洁、清扫、习惯；每周五全员进行清扫一次（下班后时间）；办公电话、空调、电扇、电脑、饮水机及其它电器要按规定使用，全人员外出或下班时必须检查确认电源是否关闭并将水、电、门、窗关好；二、 办公室基本规范1、行为规范禁止在办公室内喧哗、打闹，保持办公室肃静，尽量不要影响他人工作，对面交谈工作时，以双方当事人能听清为准；工作时间内不得吃零食、闲聊、浏览与工作无关的网页、杂志、报刊等，严禁在其它工作场所吸烟（除接待室、会议室外），不可随地吐痰、乱扔垃圾、废纸屑等；未经允许,不得随便动用他人使用的电脑,不得随意翻阅他人的业务档案资料；注意坐、行、立姿势，保持良好的工作形态；工作中要积极、主动、协调、保密，保管好公司的业务资料，桌上只允许张贴公司员工的通讯录及备纸条，不得将客户资料和价格单随意张贴在办公桌上，下班后，须将业务资料放入办公桌或文件柜抽屉内锁好；遇到外来客人时要微笑，主动打招呼问候，远处时要点头微笑示意，以示礼貌待客；不得擅自挂长途电话，不得打私人电话；接到外来的私人电话时，要说：“现在是工作时间”，迅速结束；2、接听电话的礼节电话铃声不要超过3声，在电话铃响2声之前摘下耳机说：“您好，明诚服装”，倾听事项并做好记录准备；讲电话的声音不要太高，语调适中，明朗柔和，过高的声音会干扰对方，也会给周围的人带来麻烦；接打电话时要有端正的姿势，身体姿势会体现在声音中，想象对方就在你眼前；接电话时，手边有记录的纸笔，随时将电话内容记录下来，如果对方要找的人不在，可代为记录，将对方的姓名、电话及事项详细记录，并与对方确认无误后，第一时间与当事人联系；如接公司内部电话时，接电话时请报出自己的名字：“你好，本人名字” 倾听事项并做好记录；三、 办公设备及设施管理不占用公司资源，不影响本人及他人工作，实现真正意义上的资源共享；禁止员工工作期间以任何方式参与电子游戏、VCD、浏览与工作无关的网页等；禁止管理员以外的员工拆卸公司内任何电脑、打印机、传真机、复印机、扫描仪等办公设备；禁止管理员以外的员工安装、删除电脑中的操作系统及其它软件；车辆使用要预先报告和集中使用；四、 会议管理1、管理会议办公人员每周五召开管理及工作会议，如无特殊事故全体办公人员都应列席参加，方便各部门沟通、协调；汇报本周的工作情况和下周的工作计划，提交周工作总结及下周周工作计划由各部门主管主持或经理主持；2、全体办公人员会议公司每月末召开全体办公人