对外接待制度(修订).doc

对 外 接 待（会议） 管 理 标准1目的:为了明确和规范公司各部门在对外接待中的责任和行为，特制定本管理办法。2 适用范围本标准实用于XXX公司对外接待（会议）事务。3 执行程序31 总经理工作部为公司对外接待（会议）管理的职能部门，负责公司重要对外接待业务的审定、筹划、安排及公司所有对外接待工作的审核、认定、监督、检查、考核，促使对外接待工作朝规范化、标准化、优质服务化的方向运作。32 对于与公司具体部门重要业务往来或职责范围内的对外接待事务时，相关部门需预先向总经理工作部报送有关信息，提出并制定相应的会务计划与接待要求，并按要求填写对外接待（会议）申请单报总经理工作部。总经理工作部将根据来人情况，核定其接待标准，统筹落实相应的责任部门。对在接待过程中,未进行申请的部门或个人,所有接待产生的费用自负,并追究其违反公司规定的责任。总经理工作部将根据事件情况的严重程度，处之以50到1000元的经济考核。33 重要接待业务对象331 政府高级官员(处长及以上)。332 境外客人以及重要合作单位高级代表。333 知名人士(政党、社团负责人或重要人物、知名民主人士)。334 记者或传媒界有影响人士。335 行业主管部门重要人员（对XX公司业务具有重要影响）。336 XXX公司公司管理人员或XXX公司公司各子公司的负责人。34 对外接待办理（会议）流程:1. 确定接待时间,编定会议安排2. 申请部门提交会议或接待的具体内容2. 安排必要的人力和物力资源 4. 确定接待人员5. 确定有关接待人员 6. 通知相关部门人员 与参观人员最后确定安排事项联系部门向主管部门提出审请总经理工作部审核来宾身份,确定接待对象一般接待对象非接待对象重要接待对象通知申请部门总经理工作部统一安排申请部门配合具体接待工作确定接待标准并通知申请部门按照拟定的计划实施根据执行情况,及时跟进计划执行结果评价与意见反馈3.5 对外接待（会议）申请单见附录。接待当事人根据具体情况，判断是否需要接待或招待，并填写公司规定的“对外接待（会议）申请单”，由部门负责人签字同意后，报总经理工作部审核（填写书面意见）通过后，报公司主管领导批准，主管允许后签字，送交总经理工作部对外接待管理人员备案，作为费用结算的重要依据。36 对于对外接待过程中的会议承办执行程序按公司会议管理制度执行。37 对于公司重要对外会议或对外接待业务时，由总经理工作部负责承办，相关部门按照各自的职能履行相应的职责，配合做好具体的工作。4 接待管理4.1 本公司有关客户、供应商、融资方以及其他外部关系者的交际费、接待费和招待费（以下简称“接待费”）的开支一律按本规定执行。4.2 有关接待费的申请、批准、记账、结算等，一律按本公司内部控制流程和本规定的相关要求办理。凡不按规定办理者，任何对外接待与交际的开支费用，公司一概不予承担。4.3 公司一切外出接待活动，按照国华公司对外接待管理制度要求，均由总经理工作相关人员负责，原则上其它部门人员不直接参与或独自承担上述接待工作，如遇特殊情况时，经由总经理或公司主管领导批准后，方可由其它人员承办。4.4 公司所有人员，一律按本规定执行，不得擅自或任意动用接待和交际费用开支。但本规定允许业务接待人员委托代理人办理必要的手续。4.5 使用接待费注意事项4.5.1 必须注意业务接待费支出项目与接待用途及目的一致。公司的营业、采购、融资以及其它经营，有其客观的目的性，任何接待上的开支不得背离经营上的目的与要求。4.5.2 接待费用开支，必须本着最小支出、最大成果的原则，充分考虑和认清每一次接待的目的和接待的方法，合理接待，有效使用经费开支。4.5.3 各级责任者或主管领导，必须严格审核每一次接待任务与接待方式，给予接待任务的担当者以适当的指示。4.5.4 接待次数原则上每人每月不得超过3次，但300元以下的开支不在其列。同样内容与对象的接待应尽量避免，不要重复接待。4.5.6 对重要的接待对象要设立接待卡，详细记载其嗜好、兴趣与特点等。有关接待卡的填写由对口部门填写好后,报总经理工作部备案(接待卡见附表)。4.5.7 接待的目的按下列原则分类，并在“接待申请”上写明规定的“接待目的”。(1)招待新交易伙伴；(2) 销售收入提高后的致谢；(3) 出访时的请客；(4) 来访时的招待；(5) 接纳各种建议后的致谢；(6) 达到各种目的后的致谢；(7) 重要的节日或庆典；(8) 庆祝合作关系的建立；(9) 其它事由。4.5.8 接待按对象、目的以及场合，分为以下三档：A档（特别重要和重大的接待）。B档（比较重要和重大的接待）。C档（一般的接待）。459 接待场所分为XX县区外、XX县城内与公司餐厅。46 就餐标准： A档:县城内接待,费用按实结算；公司餐厅，标准为45元/人餐。B档：县城内接待,按每人每餐50元结算；公司餐厅，标准为35元/人餐。 C档：县城内接待,按每人每餐35元结算；公司餐厅，标准为25元/人餐。 4.6 在每次接待任务实施之前，当事人必须提前向接待主管部门提交对外接待申请，按照公司审批流程批复后，方可进行。接待工作结束后三个工作日内，当事人应及时办理接待费用的结算清理，如果没有收据或开支凭证，一切费用由本人承担。逾期将不予授理。4.7 用车标准4.7.1 用车 政府高级（县级以上）官员、神华集团高级管理人员、国华公司部门经理以上人员、重要合作单位或行业主管部门的高级代表或主管领导等统一由03号车接送；对于上述情况以外的，按业务范围，凡属生产系统的由36号车接送，党政企业文化方面的由38号车接送，经营财务及其它由6398号车接送。上述车辆如遇特殊情况外出时，由总经理工作部负责外协同等档次的车辆或根据公司用车情况选公司现有最好车辆进行补充。4.7.2 如公司车辆更新时,其用车原则参照4.7.1进行。5 检查与考核5.1 本制度由总经理工作部与公司主管领导检查考核。5.2 对于各部门违反本制度的执行时，由总经理工作部对其进行检查考核。5.3 按企业管理考核标准相关条款进考核。5.4 附录：1. 对外接待（会议）申请单2. 接待反馈表3接待卡4. 公司对外接待工作票附录1：对外接待（会议）申请单来宾时间 会议安排日期单 位 国 家接待目的人员姓名/职务人 数申请部门相关部门主管部门接待方式开始时间：需要准备物品清单数量需要准备物品清单1728394105116其他（请详细说明）费用预算：会议召集人电话：传真：会议主办部门电话： 传真：宴请安排： 早餐： 时间： 地点： 午餐: 时间： 地点： 晚餐: 时间： 地点：交通安排（分类说明）：住宿安排（分类说明）：其它事项说明(来宾的饮食习惯):主管部门意见:批准：附录2：接待反馈表请协助我们进一步改进工作1您对本次的接待方式和安排内容有何意见？A 宣传材料B 现场参观C 餐饮食宿D 时间安排E 接待人员的热情度F 对公司的印象特别满意满意不满意A123B123C123D123E123F1232您的意见与建议：XXXX发电有限公司会议(接待)工作票一、住宿安排XX： 房型：标间 豪标 套间 大小 数量：标间 豪标 套间 大小 房间布置： 鲜花 可乐 苹果 香蕉 啤酒 绿茶 雪碧 枣 葡萄 其它水果 水 茶叶 香烟 咖啡 伴侣 方糖 冰块 茶具 咖啡具 其它饮料厂区: 房型：标间 豪标 套间 大小 数量：标间 豪标 套间 大小 房间布置： 鲜花 可乐 苹果 香蕉 啤酒 绿茶 雪碧 枣 葡萄 其它水果 水 茶叶 其它饮料 香烟 咖啡 伴侣 方糖 冰块 茶具 咖啡具 娱乐器具 二、就餐 早餐 地点( ) 时间( ) 参加人 中餐 地点( ) 时间( ) 参加人 晚餐 地点( ) 时间( ) 参加人其它：三、接待文字准备 欢迎标语 欢迎词 汇报材料 会议指南 其它：四、会场布置 投影机准备 电脑 座位牌 笔 会议记录稿纸 水果 茶水 纯净水 录音 摄像 汇报演示文件调试 记录 会议材料放置 餐纸 瓜子 湿巾纸香烟 咖啡 伴侣 方糖 冰块安全帽 耳塞 工作服 口罩 笔记本 鞋袜 急救药箱 鲜花 音响设备 桌椅 消毒柜 冷藏柜 播放机 电视 饮水机 打印机 小毛巾 水果盘 其它 五、车辆安排 具体车辆 ： 3 36 31 33 38 6398 其它 车辆接送时间要求：早 中 晚 车内放置： 绿茶 纯净水 手帕纸 湿巾纸 其它六、参加会议人员安排会议时间（ ）参加人数（ ）