1、行政管理制度.doc

2010版制度知识点（行政管理制度）第1节 公文管理制度1 定义 公文指股份公司及所属各公司、各部门内部上报或下发的公文及对外各类公文、函件。包括：决定、决议、规定、通告、通知、通报、请示、报告、汇报、批复、批示、备忘、纪要。公文由标题、正文、发文单位、发文时间、收文单位、抄报(送)单位、印章、附件等部分组成，保密公文应标注密级。2 公文办理 2.1 公文办理包括批示、拟稿、审核、签发、用印、承办、催办、登记、分发、传递、归档、销毁等程序。 2.2 公文办理原则： 2.2.1 公文由行政职务为股份公司部门副总经理(或所属各公司部门经理)以上人员负责审阅、回复、批示、签发； 2.2.4 各类公文正文字体均为宋体。红头文件正文字号为四号、标题字号为二号或三号、加黑，其他公文字号根据需要调整；2.2.5 发红头文件事先要按流程进行申请，见办表1，发文工作由股份公司办公室执行，其他公文发文工作由公文发起部门执行。3 公文审批 3.1.1 董事长审批的公文：(1) 董事会决议；(2) 股份公司高管任免、年终表彰、人员编制的红头文件； (3) 对外投资合同；(4) 土地购置合同。3.2 所属公司对外各类公文应逐级报至系统总部总经理审批，报分管业务副总裁批准后方可发出。 4.4 公文查阅，必须经股份公司部门总经理（或所属公司总经理）同意方可查阅。保密公文需报分管业务副总裁审批。20第2节 档案管理制度1 管理机构与职责1.1 股份公司档案实行统一领导、集中与分级管理相结合的管理模式。1.2 股份公司档案室为公司档案管理部门，股份公司办公室为其行政主管部门。1.4 股份公司各部室及所属各公司分管行政副总经理分管档案工作。规划院、酒店建设公司、商管公司系统总部及各项目公司在不增编前提下，设专职档案管理员。股份公司各部室和各地商管公司设兼职档案管理员。2 档案的收集整理与归档2.1档案收存范围包括但不限于：公司设立、变更申请、登记以及终止、清算文件；公司股东会、董事会、监事会形成的文件；各类合同、协议、公函等对外法律文件；公司经营管理等各项业务工作中形成的具有利用、查考、凭证价值的文件。2.2 归档文件由承办人办理完毕后10个工作日内移交所在部室档案管理员。2.3 归档必须是原件；确无原件的，由经办人与原件校对、签章，并注明校对日期及原件的存放处。2.4 各部室档案在办理完毕后的第二年3月31日前移交公司档案室。2.5 对外签署的合同、协议、意向书、备忘录、信函等法律文件，在签署后5个工作日内报送公司档案室一份原件。2.9 需延期向档案室移交的档案，应报分管行政副总裁批准。2.13 移交档案应由公司（部门）总经理签字核准。交接双方应认真核对移交清册，履行签字手续，移交清册一式两份，双方各留一份备查，见办表4。3 档案的借阅与利用3.1 股份公司员工可以查阅本人所在部室的非涉密档案文件。如需查阅其他部室或公司移交的非涉密文件，经查阅者本人所在部室总经理及文件所属部室（公司）总经理批准后方可查阅，见办表5。3.2 查阅有关投资、财务、成本、证照、合同等重要涉密文件必须经股份公司分管副总裁、分管行政副总裁批准，见办表6。3.3 档案原则上不外借，仅供在档案室阅览，复印或借出档案需办理借阅手续；借出档案一般应在5个工作日内归还，如到期不能归还，应办理续借手续，见办表7、办表8。4 档案的销毁和统计工作4.1 档案销毁应写出鉴定报告并编制销毁清册，报分管业务副总裁、分管行政副总裁审批，必要时报总裁审批。待销毁档案需集中统一保管一个季度后销毁。销毁档案必须由两人以上共同执行，可以采用焚烧、粉碎或化浆方式销毁，不得以废纸出售。销毁电子档案，应将存储载体格式化或进行粉碎处理，见办表9、办表10。4.2 股份公司档案室每年3月31日前进行公司各部室及所属各公司的档案统计工作。5 罚则5.1 股份公司办公室对各系统、各公司档案工作有指导、检查、处罚权。对档案管理工作不达标公司，该公司的年度奖金将按照档案管理权重所占比例进行扣减。第3节 印章管理制度1 印章分类 1.1 股份公司（含所属各公司）有效印章的分类包括行政公章、业务专用章和法人代表手章： 1.1.1行政公章1）大连万达商业地产股份有限公司公章；2）大连万达商业地产股份有限公司北京分公司公章。 1.1.2 业务专用章 1.1.4 股份公司所属各公司公章、财务专用章、法人代表手章。 1.2 股份公司各部室及股份公司所属各公司不得另外刻制各类印章。各公司的公章、财务专用章、法人名章只允许刻制一套。如遇特殊情况需刻制除上述有效印章以外的其他印章，需上报至股份公司办公室与投资证券部会签，再逐级报至分管业务副总裁、分管行政副总裁、总裁审批，见办表11，否则按私刻印章追究当事人责任。2 印章保管 2.1 印章的保管人： 2.1.1 印章实行专人保管制。公章、财务专用章、法人代表手章不得由同一个人保管； 2.1.2 股份公司行政公章由股份公司办公室副主任保管；股份公司董事会印章、监事会印章、审计委员会印章由投资证券部总经理保管；股份公司劳动人事专用章、人力资源部专用章以及大连万达商业地产股份有限公司北京分公司劳动人事专用章由人力资源部总经理保管； 2.1.3 股份公司财务专用章由财务部总经理保管；所属公司财务专用章由公司财务负责人保管；法人代表手章由公司财务部出纳员保管。 2.1.4 所属公司公章由公司行政部经理保管，公司总经理为公章保管的第一责任人； 2.2 保管人要做好公司印章的保管工作，印章要入保险柜上锁。印章丢失、被盗，保管人负有直接责任。发现印章丢失或被窃后，保管人应立即报告公司分管领导，并到上级部门报失，按规定进行通报作废。 2.3 未经分管领导同意，不得擅自改变印章保管人。3 印章使用 3.1 使用股份公司（含所属公司）公章，使用人须按规定申请用印，使用人未按规定履行用印申请，印章保管人有权拒绝其使用公司印章。3.2 股份公司行政公章使用审批，见办表12：3.2.1 非经济合同类文件，报股份公司分管业务副总裁批准；3.2.2 经济合同类文件，报股份公司分管业务副总裁、分管财务副总裁批准；3.2.3 经董事长及总裁批准后的对内对外红头公文及合同；3.3 所属公司行政公章使用审批，必须按规定流程由经办人说明用印理由，报部门负责人审核、分管副总经理审批、公司总经理批准后方可使用公章。 3.4 印章保管人要做好印章使用记录登记，注明印章使用的时间、事由、次数、使用人。 3.5 行政公章、财务专用章原则上不得带到公司办公区域以外使用。如特殊需要使用，必须履行审批手续。股份公司报分管行政副总裁批准，见办表13，所属公司报公司总经理批准，并由两人同时在场使用。不按要求履行审批手续，印章不得带到公司办公区域以外使用。第4节 名片管理制度1 印制范围 1.1 股份公司高管（含）及所属各公司行政职务在部门副经理（含）以上人员。 1.2 因工作需要印制名片的员工。2 印制要求 2.1 名片按股份公司统一要求的版式、规格、字体、颜色印制。 2.2 名片上只许印制公司规定的内容，包括公司全称、部门、工作职务、办公地址、电话、传真、邮编、网址、电子邮件地址等。3 印制审批 3.1 股份公司办公室和股份公司所属各公司行政部为名片印制审核责任部门，并负责名片的审核及印制，确保名片印制符合股份公司统一要求。 3.2 印制名片，需按规定流程申请，股份公司由部门总经理批准（所属各公司由公司总经理审核批准），报股份公司办公室（或所属各公司行政部）审批、印制。第5节 办公用品及设备管理制度1 基本规定 1.1 为统一管理、控制成本，办公用品由股份公司办公室(或所属各公司行政部)统一购买、管理和发放。1.2 本规定所指的办公用品分为普通办公用品、低值易耗品和办公设施设备三种。 1.3 办公用品的入库、出库均需设立台帐，并分别由专人管理。2 普通办公用品管理2.1 普通办公用品：指使用期限短或是一次性消耗、价值较低的物品。主要包括：笔、胶水、曲别针、夹子、笔记本、打(复)印纸、荧光笔、剪刀、钉书机、计算器、各类文件夹等。2.2 购买及发放原则： 2.2.1 普通办公用品按需购买，适量库存，按月发放； 2.2.2 股份公司各部门根据需要在当月末申领下月部门办公用品，见办表14。除每月购买、发放一次办公用品外，原则上其他时间不予购买、发放； 2.2.4 股份公司所属各公司办公用品购买及发放原则根据情况自行制定。2.3 保管原则： 2.3.1 办公用品采购与用品管理分别由两个人管理； 2.3.2 办公用品入库，购买人和管理人一起验收； 2.3.3 办公用品仓库一年盘点两次(6月与12月)； 2.3.4 其他人未经许可不得进入办公用品库房，不得擅自挪用、私用办公用品。3 低值易耗品管理3.1 低值易耗品：指单价低于2000元、使用时间在一年以上的作为低值易耗品管理。 3.2 配备个人使用的低值易耗品，实行“谁使用，谁负责”的个人负责制管理办法。 3.3 低值易耗品需单独设立台帐并参照固定资产管理方式进行管理。4 办公设施设备管理 4.1 办公设施设备是指单价在2000元以上，且使用年限在两年以上的固定资产。 4.2 股份公司办公室(或所属各公司行政部)负责办公设备的管理，对有专人使用的办公设备，实行“谁使用、谁保管、谁负责”的办法。5 笔记本电脑配置管理规定 5.1 股份公司（含规划院、酒店公司、商业管理公司）总部正式员工可配置办公笔记本电脑。 5.2 员工配置笔记本电脑须与公司签订两年协议，签订协议后笔记本电脑由员工本人保管及使用，公司不再承担笔记本电脑维修保养工作。协议期内离职或被辞退的员工须归还公司承担电脑的费用，协议期满后电脑归个人所有。 5.3 员工配置笔记本电脑自购买之日起满四年后，如需要可重新申请购置笔记本电脑，原购置电脑归个人。 5.4 股份公司（不含商业规划院）员工配置电脑，公司承担电脑总价60，员工本人承担电脑总价的40，公司承担电脑总价最高不超过8000元/台，最低不低于5000元/台。 5.5 股份公司商业规划院员工配置电脑，公司承担电脑总价60，员工本人承担电脑总价的40，公司承担电脑总价最高不超过9000元/台，最低不低于6000元/台。 5.6 股份公司所属各项目公司配置笔记本电脑不超过6台，各酒店项目部、各地商业管理公司配置笔记本电脑不超过2台（包括已购置），配置原则按股份公司配置规定执行，已配置笔记本电脑的员工，公司不再提供台式电脑。 5.7 股份公司（含商业规划院、酒店建设公司、商业管理公司）总部行政、人事、财务系统高管（不含）以下人员因工作需要确需配备笔记本电脑，逐级审核后，报分管业务副总裁审批。 5.8 符合规定的新入职员工配置笔记本电脑，待考核期满并被正式录用后按规定限额报销。第6节 办公用车管理规定1 基本规定 1.1 股份公司及所属各公司配置办公用车。除股份公司及特殊批复外，所属各公司原则上只配置一台办公用车，并按固定资产购置审批流程及配置要求逐级上报，由股份公司分管行政副总裁和分管财务副总裁批准后方可购买。单车购置价格超五十万须报总裁批准。2 用车程序 2.1 股份公司办公室（或所属公司行政部）为办公用车的管理和调动部门。用车须事先申请，经部门负责人核准后提交办公室（或公司行政部）批准，见办表16。 2.2 经股份公司办公室（或公司行政部）批准后，驾驶员方可出车，驾驶员出车应按规定的路线行驶，办完事情后应及时返回。4 维修保养 4.2 修车前驾驶员要履行车辆维修申请流程，经车辆主管审核，报行政负责人批准后方可到指定修配厂修车。股份公司车辆单次维修保养费三万元（含）以上，上报至股份公司分管行政副总裁批准；所属公司车辆单次维修保养费金额三万元（含）以上上报分管业务副总裁批准。 5 费用控制 5.1 股份公司办公室（或公司行政部）负责统一购买、管理加油卡及车辆用品，设立台账，每次加油时驾驶员本人在车辆加油登记表上签字，见办表17。 5.2 办公车辆总费用实行年审制，每台办公用车综合费用每年最多不超过六万元。如费用超标，所属公司需向股份公司办公室提交车辆费用超标报告，见办表18，说明超标原因，办公室将对超出费用予以审核。5.3 股份公司及所属各公司办公用车行驶总里程超过十五万公里以上且车况较差，可更换办公用车，原车处理按规定报股份公司分管财务副总裁批准。 5.4 办公车辆使用相关费用列入审计范围。 第7节 值班管理制度1 基本规定 1.1 公司在节假日（指元旦、春节、清明、“五一”、端午、中秋、“十一”及其他需要值班的时间），必须按照要求安排值班。 1.2 股份公司全体员工均有值班的责任，股份公司各部门及股份公司所属各公司必须服从股份公司办公室（所属各公司行政部）的值班安排。2 值班安排 2.1 每个工作日，股份公司必须有一名行政职务为副总裁以上领导值班。所属各公司必须有一名行政职务为副总经理以上领导值班。 2.2 节假日值班，股份公司必须有一名行政职务为副总裁以上领导为总值班。所属各公司必须有一名行政职务为副总经理以上领导为总值班。2.3 各商业管理公司、酒店、各物业公司总经理在 “十一”、“春节”期间须在岗值班。2.4 股份公司及所属各公司实行周六、日轮流值班制度。股份公司各部室（含规划院）职务在部门副总经理（或规划院所长）以上人员值班；酒店公司总部全体人员轮流值班；商管总部由部门副总经理以上人员轮流值班；所属各公司根据要求自行安排人员值班。 2.5 节假日值班安排由股份公司办公室以通知的形式下发股份公司各部门及所属各公司，所属各公司根据通知要求制定公司值班表，报股份公司办公室备查。第8节 保密管理制度1 基本规定1.1 股份公司及所属公司秘密是指关系企业权利和权益，依照特定程序确定并在一定时间内只限一定范围人员知悉的事项。 第9节 会议管理制度1 会议类型 会议形式分为股份公司（公司）员工大会、股份公司（公司）级工作会议、总裁（总经理）办公会议、部门工作会议等（本制度所称会议不包括股份公司股东大会、董事会、监事会、董事会专门委员会会议）。2 会议准备 2.1 会议召集方应事先拟定会议通知，经主管领导签字后下发。会议通知应明确会议时间、地点、参加人员、会议主题、议程以及参会人员需准备的材料等。 2.2 股份公司员工大会须经股份公司董事长或总裁批准。 2.3 业务研讨会议需要外地公司人员参加时，至少提前一天通知参会人员。 2.4 为便于安排工作，跨部门、公司需要多方参加的会议，会议通知应至少提前三天下发。 4 会议室使用规定 4.1 股份公司总部会议召集方使用会议室要事先按规定向办公室申请。股份公司办公室根据会议要求，统一安排会议室。 4.2 会议召集方事先未向股份公司办公室申请，股份公司办公室有权拒绝安排会议室。 4.3 股份公司会议室电子视频设备由信息工程部专人调试，未经许可不得擅自使用。 4.4 任何员工不得随意拿走会议室配备的设施、设备及其他物品。 4.5 参会人员擅自使用造成设备损坏的，按照相关规定进行赔偿。第10节 行政办公规范管理规定1 基本规定 1.1 为进一步加强股份公司及所属各公司办公秩序规范管理，树立和保持公司良好的社会形象，全体员工均应遵守股份公司行政办公规范。 1.2 股份公司办公室和所属各公司行政部为行政办公规范管理制定、实施、监督部门。 1.3 员工违反上述规定的，按照股份公司奖惩制度规定执行。2 员工礼仪规范 2.1 仪容仪表规范 2.1.1 公司员工办公时间内，要注意仪容仪表，总体要求是：整洁、得体、大方； 2.1.4 办公时间，员工不得穿牛仔裤、运动服、超短裙、低胸衫或其他与办公环境不协调的服装； 2.1.5 办公职业装要求： (1) 春、秋、冬季(每年“十一”后至次年“五一”前），男员工应穿黑色、深蓝色（或灰色）西服套装、浅色衬衣、与西装搭配的黑皮鞋、系领带；女员工应穿深色（或灰色）套装、浅色衬衣、黑皮鞋； (2) 夏季（每年“五一”后至“十一”前），男员工应穿浅色衬衣、深色西裤、黑皮鞋、系领带；女员工应穿浅色衬衣、套裙（或裤）、黑皮鞋； (3) 股份公司下属部分公司（长江以南）员工夏季着装每年可提前至四月一日，延长至十一月一日； (4) 股份公司所属公司因工作需要，部分员工着装可适当放宽（如部分员工长时间在工地现场、外出公务等）； (5) 股份公司员工工作时间出差（包括股份公司到所属各公司、所属各公司到股份公司、各所属公司之间）必须严格按照上述要求着装； (6) 在对外接待、商务谈判期间，员工必须按照要求穿职业装； 2.3 行为规范4 办公工作纪律 4.1 坚守工作岗位，工作时间不得串岗聊天。 4.2 工作时间不许看报纸、玩游戏或做与工作无关的事情。 4.3 员工中午不得饮酒；因外事接待工作需要可少量饮酒。 4.4 午休不得超过规定时间。 4.5 非工作需要，不得将公司配置个人使用的办公设备、用品等一切公物带回家私用。 4.6 在会议、业务研讨等多人参加的场合，请自觉把手机调为振动或关机。 4.7 员工在未经许可或不熟悉正确使用程序下不得私自操作复印机、投影仪等办公设备。 4.8 高管（含）以上的管理人员，手机必须24小时处于开机状态；高管（不含）以下人员，手机必须在7:3021:30处于开机状态。 4.9 员工在工作时间因私临时外出，必须请示主管领导同意。 4.10 员工工作时间不允许长时间（超过3分钟）拨打私人电话。第11节 商务公出管理规定1 商务公出管理规定 1.1 基本要求： 1.1.1 因公出差的员工在公出前须申请；1.1.2 总裁助理（含）以上人员机票由办公室统一预定、统一结算，结算时附明细表；1.1.3 总裁助理以下人员自行订票，自行支付机票款，机票款需同住宿、工作餐费一同办理差旅费报销手续。 1.2 差旅费报销： 1.2.1 差旅费报销内容仅限于：交通费（飞机、火车、轮船、长途汽车、机场大巴、市内轨道交通）、住宿费（住宿费用、电话费、洗衣费、上网费、传真费、复印费、打印费）、工作餐费。上述内容以外的费用不予在差旅费中报销； 1.2.2 所有员工商务公出（含因公招待费用）只能在其任职公司报销，不得在其他公司报销。 1.3 差旅费报销标准：出差人级别 (行政职务)火车轮船飞机住宿、用餐报销限额高管(不含) 以下硬卧三等舱经济舱400元/夜高管(含)以上软卧二等舱经济舱600元/夜总裁助理软卧一等舱公务舱、头等舱(国内)；公务舱(国际)600元/夜副总裁级(含) 以上软卧一等舱头等舱(国内、国际)据实报销1.4 差旅费报销标准说明： 1.4.1 出差期间未发生住宿费用时，住宿费报销限额为正常报销限额的四分之一（出差地为探亲所在地的除外）。原则上，工作餐费每人每顿标准不超过100元； 1.4.2 在北京、上海出差时，每人每天住宿、用餐报销限额上浮200元； 1.4.3 员工每次出差，如在同一城市住留十天以上，自第十一日起按报销限额80的标准报销，审计部例行审计出差除外； 1.4.4 员工被借调（工作时间超过一个月）到异地公司工作，应履行工作借调手续，借调公司负责为被借调员工在当地租住房屋，租房费用在借调公司报销，被借调员工不再享受出差报销标准； 1.4.5 享受房补的员工（含新入职）新到异地公司工作，公司提供七天酒店住宿费用（不高于出差标准），七天后，员工必须租房，否则超出标准的住宿费用自理； 1.4.6 薪酬级别高管级（含）以上管理人员到股份公司所属其他公司出差，可按协议价入住股份公司当地所属酒店标准房； 1.4.7 出差期间，经请示批准的招待费用单独填写报销单，按招待费报销程序报销； 1.4.8 因特殊情况差旅费超标，应请示分管财务副总裁书面批准。 1.4.9 以下人员因公出国须乘坐国际航班经济舱，国内因公出差可乘坐飞机公务舱或头等舱： (1) 股份公司各部室总经理（含项目中心各部）； (2) 股份公司项目管理中心总经理、副总经理； (3) 股份公司商业规划研究院院长、副院长； (4) 股份公司所属酒店建设公司总经理、副总经理； (5) 股份公司所属商业管理有限公司总经理、常务副总经理；(6) 股份公司所属各项目公司总经理；（7）享受股份公司总经理级待遇的高管。 1.5 报销时，要提供正式发票，并注明住宿日期、人员，财务人员应将住宿日期与飞机、车、船票日期进行审核。如出差机票为办公室预定，出差人报销时应提供机票复印件。 1.6 为便于财务部门审核，报销人应如实填写报销（粘贴）单上的所有内容。报销（粘贴）单上应至少包含以下内容：出差人姓名及级别、始发地点、到达地点城市名及时间、住宿费用及天数，报销粘贴单附后。 1.7 住宿费报销时，需提供酒店出具的“住宿费水单”；如果酒店不具备提供条件，报销人需在发票背面列明费用明细。 1.8 报销人不得虚增发票金额、虚构发票内容，否则一经查实将按照股份公司规定处理。 1.9 出差人为两人以上的，均应在出差报销单经办人栏处签字。2 出差机票管理规定 2.1 员工赴同一目的地出差，一次只允许出一个航班的机票。 2.2 除当日各航班均无折扣机票外，员工不得预订全价票。 2.3 如因出差时间变更而导致的退票，股份公司由分管业务副总裁批准，所属公司由总经理批准方可报销，否则退票费员工自理。3 出租车报销管理规定 3.1 报销范围： 3.1.1 薪酬级别高管级（含）以上人员不得报销任何出租车费； 3.1.2 股份公司总部高管（不含）以下人员因工作需要可以打出租车。股份公司各部室每月出租车费报销额度不得超过1000元。规划院、酒店建设公司、商管系统总部每月出租车费报销额度不得超过2000元； 3.1.3 股份公司各地公司高管（不含）以下人员因工作需要用车且办公车辆调配不开时可以打出租车。各地项目公司（含酒店项目部）每月出租车费报销额度不得超过2000元。各地商管公司每月出租车费报销额度不得超过1000元。 3.2 报销审批； 3.2.1 在严格履行财务审批制度规定的审批流程后，股份公司各部室逐级报至分管财务副总裁批准；各公司出租车票报销程序为经办人部门负责人分管副总经理财务负责人公司总经理； 3.2.2 费用报销时，需在发票后注明报销人姓名、费用发生时间、起止地等；3.2.3 股份公司各部门及所属各公司应按月汇总后，办理报销手续，超过1个月时不予报销。4 内部招待管理规定 4.1 股份公司范围内各部门检查、指导工作时，只允许当地公司招待一次，标准适度。 4.2 严禁股份公司内各部门、各公司相互之间馈赠和收受礼物。 4.3 股份公司所属各公司总经理、财务人员必须坚持原则，凡属内部往来购买礼物的支出，一律不予报销。 4.4 股份公