2010年新编文书档案管理办法.doc

2010年新编文书档案管理办法根据国务院关于加强企业文书档案管理办法和改善档案管理工作的要求，为进一步加强文书档案管理工作，更好地为企业提高经济效益服务，特制定本文书档案管理办法。一、文书档案管理办法-管理职责（一）认真贯彻执行国家档案工作的法律、法规和方针政策，建立健全各项规章制度。（二）对机关各处室形成的各种门类的档案材料的收集、整理、立卷和归档工作，进行监督和指导。（三）集中统一管理机关各种门类和载体的档案。（四）开展档案史料的编研工作，积极提供利用，为机关工作服务。（五）在集中主要力量抓好机关档案工作的基础上，对直属单位和本系统档案工作进行必要的指导、监督和检查。（六）按文书档案管理办法规定向省档案馆移交应进馆的档案。（七）根据国家有关文书档案管理办法thldl保管期限的规定，制定本机关档案存、毁制度。（八）办理领导交办的其它有关的档案业务工作。（九）负责厅机关大事记的搜索、整理和编印。二、文书档案管理办法-立卷归档（一）归档范围凡是反映本机关工作活动具有查考利用价值的文件材料、图片、照片、录音、录像带等，均应立卷归档。（二）归档要求1、各处室要按照立卷归档范围，将具有保存利用价值的文件材料收集齐全、完整，根据文件材料的形成规律和有机联系，科学整理立卷。2、厅机关的立卷归档工作在档案室的监督指导下进行。各处室必须把应归档的文件材料按立卷要求整理预归成卷，经档案室检查合格后方可归档。3、声像档案应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者，照片档案应将照片和底片分别整理归档。4、会议审计档案应由财务会计部门按照归档要求，负责整理立卷。5、档案室接收案卷时，各处室必须将归档的案卷编制好移交目录，一式两份，档案人员按照目录清点无误；验收案卷质量符合要求后，交接双方在移交目录上签字，一份存档案室，一份本处室留存，以备查找。（三）归档时间1、文书档案在次年五月底以前接收完毕。2、会计审计档案在年终之后，为方便工作可暂由本单位财务会计部门保管一年，于第二年六月底以前移交档案室保管。3、基建档案在基本建设工程竣工验收后，由基建部门整理成卷交档案室保管。三、文书档案管理办法-档案利用（一）本厅工作人员因工作需要，经本处室主要负责人签批，可查阅本处室形成的档案资料。因工作需要查阅其它处室形成资料时，在征得其它处室领导同意后经厅办公室主管副主任批准后方可查阅。（二）查阅摘抄档案，需填写档案利用登记表。未经档案室同意，不能复印、复制、公布档案材料，一般不能将档案带出档案室，特殊情况需要借出者需要办理借阅手续，并及时归还。（三）不准在文件材料上涂改、剪裁、加圈、画线、折叠，不得随意折卷或撕去其中文件。（四）需要利用党组、厅务会议记录，必须经党组书记或副书记、厅长或副厅长批准后方可查阅。（五）本厅财务人员因工作需要，查阅本人经办的会计档案，需征得主管财务的副主任同意；财务人员或其它同志因工作需要查阅他人经办的会计档案时，需征得本处科领导同意并经财务处处长批准后方可查阅。四、文书档案管理办法-档案保管（一）档案库房门窗要坚固，并安装防护设施，下班前关好锁牢。（二）档案工作库房要随时加锁，钥匙妥善保管，非工作人员未经批准不得进入。（三）档案库房要有防火设备，对灭火器要定期检查，及时修理，保持完好状态。（四）档案库房要有温度计、干湿计，根据季节和气候的变化，注意通风，力争将湿温度分别控制在1424度，相对温度4560%的范围内。（五）档案库房要有防光、防虫、防尘、防鼠等用品和设备，并及时检查，如发现药物失灵要随时更换。（六）档案室每季对档案保管的状况进行一次全面检查，如遇特殊情况要及时检查，并作记录，发现问题及时向分管领导汇报，采取有效措施，保护档案的安全。五、文书档案管理办法-档案统计（一）为了给本机关各项工作提供最有效的档案服务，协助业务处室做好工作，提高工作效率，档案人员需认真做好机关档案统计工作。（二）按档案统计制度的档案管理办法规定，需对档案的收进、移出、保管及利用情况进行统计，并按照规定向档案业务管理机关报送档案工作基本情况统计。（三）建立健全档案数量统计，借阅及其效果统计，鉴定情况登记，档案管理基本情况统计。（四）统计工作应随时进行。将收集的文件材料及时整理登记入库，随时做好建立，年末对前一年归卷数目进行一次全面汇总，并填报上级机关。（五）定期统计利用情况，每年末统计当年档案借阅人次，总结档案管理办法利用效果。六、文书档案管理办法-档案鉴定和销毁（一）以文书档案保管期限表及使用价值为鉴定依据，由档案员鉴定，将鉴定情况交档案室负责人审核，提出处理意见，经档案鉴定组鉴定后，对需销毁的档案编造清册，办理批准手续即可销毁。（二）保管期满的档案（长期和短期）如还需使用，由鉴定小组鉴定，提出销毁意见。（三）销毁档案时，到指定造纸厂销毁，必须有两个监销，监销人应在销毁册上签字或盖章，并注明销毁方式和日期。七、文书档案管理办法-保管期限（一）办公室文书保管期限1、上级机关下发的由办公室承办的文件材料永久2、党和国家领导人、上级机关视察、检查我厅工作时形成的题词、讲话、声像等重要的文件材料永久3、人事厅工作总结报告及计划、规划长期4、人事厅制发的（包括与其他机关联合制发的）办公室承办的文件材料永久5、由办公室承办的厅务会议记录、纪要及筹备组织的人事工作会议领导讲话、典型经验等文件材料永久6、人民群众来信来访及省人大、省政协提案议案的答复永久7、办公室工作计划、总结、汇报、会议记录长期8、办公室编写的河北人事信息长期（二）机关党委、人事处文书保管期限1、党组会议记录、纪要永久2、人事处工作计划、总结、汇报、会议记录长期3、本机关机构设置、撤并、名称更改、组织沿革、工作条例、人员编制、启用印信材料永久4、厅机关干部任免和工作人员年度考核奖惩的文件材料永久5、干部职工录用、转正、调资、定级、离退休、职务职称评聘、复转、抚恤死亡等文件材料长期6、本厅职工调动工作行政工资介绍信存根长期7、本厅职工花名册及党员统计表永久8、省委组织部、省直工委及上级机关下发并需要执行的重要文件及落实材料长期9、厅年度考核目标工作报告等有关材料长期（三）纪检、监察室文书保管期限1、上级党纪、政纪有关法规、准则、规定等文件材料永久2、本厅制定的有关廉政建设的文件材料永久3、清理超标准住房工作有关文件、报告、结论等材料长期4、对本厅干部党纪、政纪处分材料永久（四）综合规划处文书保管期限1、机关事业单位人事计划宏观管理政策性文件长期2、全省机关事业单位职工人数、工资总额计划及管理文件长期3、全省干部计划（包括增干和公务员考录）等文件长期4、省直机关事业单位职工人数、工资总额计划及管理文件长期5、干部统计资料、报表永久6、机关事业单位职工人数、工资总额统计报表永久（五）政策法规处文书保管期限1、贯彻落实上级机关有关工作的规划、请示、报告等永久2、全省国家行政机关公务员制度实施方案及配套文件永久3、公务员制度推行工作的若干政策、规定和意见永久4、公务员制度实施工作批复及其他重要文件永久5、企事业人事制度改革方面的实施方案、通知、规定、办法等永久6、有关工作的省委、省政府和厅领导重要讲话永久7、人事制度综合宣传和法制宣传工作的规划、通知、规定、意见永久8、重要调研资料和报告长期9、省行政学会章程、组织机构及学会组成人员名单等永久根據國務院關於加強企業文書檔案管理辦法和改善檔案管理工作的要求，為進一步加強文書檔案管理工作，更好地為企業提高經濟效益服務，特制定本文書檔案管理辦法。一、文書檔案管理辦法-管理職責（一）認真貫徹執行國傢檔案工作的法律、法規和方針政策，建立健全各項規章制度。（二）對機關各處室形成的各種門類的檔案材料的收集、整理、立卷和歸檔工作，進行監督和指導。（三）集中統一管理機關各種門類和載體的檔案。（四）開展檔案史料的編研工作，積極提供利用，為機關工作服務。（五）在集中主要力量抓好機關檔案工作的基礎上，對直屬單位和本系統檔案工作進行必要的指導、監督和檢查。（六）按文書檔案管理辦法規定向省檔案館移交應進館的檔案。（七）根據國傢有關文書檔案管理辦法thldl保管期限的規定，制定本機關檔案存、毀制度。（八）辦理領導交辦的其它有關的檔案業務工作。（九）負責廳機關大事記的搜索、整理和編印。二、文書檔案管理辦法-立卷歸檔（一）歸檔范圍凡是反映本機關工作活動具有查考利用價值的文件材料、圖片、照片、錄音、錄像帶等，均應立卷歸檔。（二）歸檔要求1、各處室要按照立卷歸檔范圍，將具有保存利用價值的文件材料收集齊全、完整，根據文件材料的形成規律和有機聯系，科學整理立卷。2、廳機關的立卷歸檔工作在檔案室的監督指導下進行。各處室必須把應歸檔的文件材料按立卷要求整理預歸成卷，經檔案室檢查合格後方可歸檔。3、聲像檔案應用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內容和責任者，照片檔案應將照片和底片分別整理歸檔。4、會議審計檔案應由財務會計部門按照歸檔要求，負責整理立卷。5、檔案室接收案卷時，各處室必須將歸檔的案卷編制好移交目錄，一式兩份，檔案人員按照目錄清點無誤；驗收案卷質量符合要求後，交接雙方在移交目錄上簽字，一份存檔案室，一份本處室留存，以備查找。（三）歸檔時間1、文書檔案在次年五月底以前接收完畢。2、會計審計檔案在年終之後，為方便工作可暫由本單位財務會計部門保管一年，於第二年六月底以前移交檔案室保管。3、基建檔案在基本建設工程竣工驗收後，由基建部門整理成卷交檔案室保管。三、文書檔案管理辦法-檔案利用（一）本廳工作人員因工作需要，經本處室主要負責人簽批，可查閱本處室形成的檔案資料。因工作需要查閱其它處室形成資料時，在征得其它處室領導同意後經廳辦公室主管副主任批準後方可查閱。（二）查閱摘抄檔案，需填寫檔案利用登記表。未經檔案室同意，不能復印、復制、公佈檔案材料，一般不能將檔案帶出檔案室，特殊情況需要借出者需要辦理借閱手續，並及時歸還。（三）不準在文件材料上塗改、剪裁、加圈、畫線、折疊，不得隨意折卷或撕去其中文件。（四）需要利用黨組、廳務會議記錄，必須經黨組書記或副書記、廳長或副廳長批準後方可查閱。（五）本廳財務人員因工作需要，查閱本人經辦的會計檔案，需征得主管財務的副主任同意；財務人員或其它同志因工作需要查閱他人經辦的會計檔案時，需征得本處科領導同意並經財務處處長批準後方可查閱。四、文書檔案管理辦法-檔案保管（一）檔案庫房門窗要堅固，並安裝防護設施，下班前關好鎖牢。（二）檔案工作庫房要隨時加鎖，鑰匙妥善保管，非工作人員未經批準不得進入。（三）檔案庫房要有防火設備，對滅火器要定期檢查，及時修理，保持完好狀態。（四）檔案庫房要有溫度計、幹濕計，根據季節和氣候的變化，註意通風，力爭將濕溫度分別控制在1424度，相對溫度4560%的范圍內。（五）檔案庫房要有防光、防蟲、防塵、防鼠等用品和設備，並及時檢查，如發現藥物失靈要隨時更換。（六）檔案室每季對檔案保管的狀況進行一次全面檢查，如遇特殊情況要及時檢查，並作記錄，發現問題及時向分管領導匯報，采取有效措施，保護檔案的安全。五、文書檔案管理辦法-檔案統計（一）為瞭給本機關各項工作提供最有效的檔案服務，協助業務處室做好工作，提高工作效率，檔案人員需認真做好機關檔案統計工作。（二）按檔案統計制度的檔案管理辦法規定，需對檔案的收進、移出、保管及利用情況進行統計，並按照規定向檔案業務管理機關報送檔案工作基本情況統計。（三）建立健全檔案數量統計，借閱及其效果統計，鑒定情況登記，檔案管理基本情況統計。（四）統計工作應隨時進行。將收集的文件材料及時整理登記入庫，隨時做好建立，年末對前一年歸卷數目進行一次全面匯總，並填報上級機關。（五）定期統計利用情況，每年末統計當年檔案借閱人次，總結檔案管理辦法利用效果。六、文書檔案管理辦法-檔案鑒定和銷毀（一）以文書檔案保管期限表及使用價值為鑒定依據，由檔案員鑒定，將鑒定情況交檔案室負責人審核，提出處理意見，經檔案鑒定組鑒定後，對需銷毀的檔案編造清冊，辦理批準手續即可銷毀。（二）保管期滿的檔案（長期和短期）如還需使用，由鑒定小組鑒定，提出銷毀意見。（三）銷毀檔案時，到指定造紙廠銷毀，必須有兩個監銷，監銷人應在銷毀冊上簽字或蓋章，並註明銷毀方式和日期。七、文書檔案管理辦法-保管期限（一）辦公室文書保管期限1、上級機關下發的由辦公室承辦的文件材料永久2、黨和國傢領導人、上級機關視察、檢查我廳工作時形成的題詞、講話、聲像等重要的文件材料永久3、人事廳工作總結報告及計劃、規劃長期4、人事廳制發的（包括與其他機關聯合制發的）辦公室承辦的文件材料永久5、由辦公室承辦的廳務會議記錄、紀要及籌備組織的人事工作會議領導講話、典型經驗等文件材料永久6、人民群眾來信來訪及省人大、省政協提案議案的答復永久7、辦公室工作計劃、總結、匯報、會議記錄長期8、辦公室編寫的河北人事信息長期（二）機關黨委、人事處文書保管期限1、黨組會議記錄、紀要永久2、人事處工作計劃、總結、匯報、會議記錄長期3、本機關機構設置、撤並、名稱更改、組織沿革、工作條例、人員編制、啟用印信材料永久4、廳機關幹部任免和工作人員年度考核獎懲的文件材料永久5、幹部職工錄用、轉正、調資、定級、離退休、職務職稱評聘、復轉