跟单员职务说明书.doc

- 4 -我乐公司 外销 部 业务助理及报价员 职务说明书职位名称业务助理及报价员所属部门外销部职位级别普通职员你的上级Nina薪资结构基本工资 + 提成奖金你的上上级Nina职位概要：1、 客户资料的创建；2、首次客户询盘的答复；3、辅助业务人员处理客户再次询价的信件，同时更新客户资料；4、辅助业务人员制作的报价单，买卖合同，形式发票； 5、确认客户货款的预付；6、辅助跟单员跟踪订单的进度；7、最终货款的结算；8、阿里巴巴网站的产品信息发布；9、家具数据库的更新。日常工作内容一、 客户资料的创建1、注意资料的准确及保密1）根据阿里巴巴上传来的首次信件询问（F1/K1），仔细阅读后，初步建立客户资料，注明客户来源，初次来函时间，客户主要需求，客户详细联系方式等信息并做好标志；2）辅助业务人员建立其他（如：电话咨询，网站咨询，展会咨询等）的客户资料的录入工作；3）用outlook软件保存首次询问客户信息在6005的1st联络人里；4）注意客户资料的保密工作。2、创立客户资料应注意1）对于初次建立的联系人，标志状态为蓝色，并在Contact的后续标志中注明：客户来源为阿里巴巴网站的表示为-Follow up 1A；客户来源为电话询问的表示为Follow up 1T；客户来源为传真来询的表示为Follow up 1F；客户来源是email或者其他方式来询的表示为Follow up 1E，有特殊要求的客户要在联系人中另外注明；2）保证客户资料的完整及准确性。二、 首次客户询盘的答复1、对于首次询盘的客户，及时发送第一次回信模板，详细询问对方信息，介绍公司规模等公司基本资料；2、首次回信尽量不要发送公司报价的信息，等待对方再次来函再看情况而定。三、 辅助业务人员处理客户再次询价的信件，同时更新客户资料1、注意资料的准确，完整及回复客户信件1）根据客户信件，电话等更新首次创建的客户资料，力求完整，准确；2）根据客户的需求发送公司的标准价目表（PDF格式），并回答客户提出的一些问题；3）对于特殊的产品报价，工艺设计室报价后，再制作报价表格，给上级审查后，发给客户。2、更新客户资料应注意1）对于发送普通标准报价的客户，标志状态变为黄色，并在Contact的后续标志中注明，表示为-Follow up 1A（1T，1F，1E）/2Q；对于发送特殊产品报价的客户，标志状态变为橙色，并在Contact的后续标志中注明，表示为-Follow up 1A（1T，1F，1E）/2P 。2）发送特殊报价的客户，要把信息加入到出货管理系统里。3）如客户需要其他格式（如EXCEL格式）的报价表格时，要请示上级，等上级允许后，删除报价中的公式后，再发送给客户。4) 客户频繁来信，询价时，需将联系人添加至contact_2605_hc中；如客户已要求制作合同准备下单，则根据分类将联系人信息添加至contact order中。四、辅助业务人员制作的报价单，买卖合同，形式发票1、报价单，买卖合同，形式发票的制作用标准格式，根据客户要求制作具体报价单，如客户已有具体订购数量，板材颜色等信息可直接制作合同或形式发票；2、制作合同应注意1）保证价格的正确性、合理性；2）对于客户的特殊要求产品，要了解客户的要求后，再具体报价；3）工艺上不合理或者不能完全符合客户要求时，要及时告知业务人员与客户沟通后，再确定价格，制作工艺等细节问题。五、确认客户货款的预付1、客户确认PI后，及时催促客户付款；2、客户来信确定付款后，发邮件给财务部，请财务注意到款情况，提醒业务人员及跟单员准备下单；3、财务确认到款后，及时提醒业务人员，跟单员下单到工厂制作。六、辅助跟单员跟踪订单的进度1、辅助跟单人员跟踪样品单的制作，运输；2、辅助跟单人员跟踪在产的订单进度，特别是接近交货期时要密切关注订单情况，有任何异常情况均须提醒业务人员及时与客户沟通，解决突发的一些问题；3、配合跟单人员制作PL，CI，注意收集产品数据，备查。七、最终货款的结算对于100%TT付款的客户，直接发货即可。1、货品装箱、出货前，确定出货时间后，及时与客户沟通或提醒业务人员与客户沟通，结算最后的部分货款；2、客户确认付款后，发邮件给财务，请其查实到款情况，同时通知跟单人员准备出货；3、尾款付清后，通知跟单人员发货。八、阿里巴巴网站的产品信息发布1、每月要及时更新阿里巴巴网站信息，发布供求信息；2、如有新的产品信息，要及时更新。九、家具数据库的更新对于家具数据库内的信息，要不断检查，更新；十、其他事务1、个人办公区域5S。每周对自己的办公区域进行一次5S；2、每个季度，整理一次客