办事处财务管理实施细则.doc

办事处财务管理实施细则（试行）为适应公司营销体制由销售型向市场型转变，在各地设立办事处后管理上的需要，根据各地的实际情况，并结合总部已制定的深圳市天音通信发展有限公司办事处管理办法（试行）的内容，特制订此实施细则。一、人员管理办事处设立财务（兼行政）助理一名，行政上归办事处主任管理，财务业务上向分公司财务经理汇报及负责,接受分公司财务经理管理及考评，分公司财务经理对其财务工作进行培训、指导及检查，办事处行政/财务助理工作岗位人员的确定，要征得分公司财务经理的同意，对于不称职行政/财务助理，财务经理有权要求更换人员。(具体职责标准见附件一)二、备用金及费用管理1、办事处根据当地实际情况，经分公司负责人及财务经理批准并报总部财务资金部备案后，在当地银行开设分公司负责人姓名的银行存折或储蓄卡，用于备用金的收支。备用金要求账户与密码分开管理，其中密码由办事处行政/财务助理管理，账户由办事处主任掌握。备用金的支取由办事处经办人填写借款单，办事处主任批准(日常借款不得超过其本人一个月工资)。办事处主任（或其授权人）与行政/财务助理共同完成提取备用金的操作。行政/财务助理根据业务发生的实际内容，逐笔逐日按月登记“备用金使用备查帐”（见附件二）其中备用金存折（卡）应建立手工流水帐。2、办事处费用实行预算管理。每月26日办事处财务助理编制办事处下月度费用计划预算表（见附件三）并经办事处主任确认，上报分公司财务，分公司财务会同行政、销售、市场等部门部审核并报分公司负责人批准（每月30日前审批完毕）。月度内如追加费用、增置资产、特殊市场费等超计划申请费用需打临时申请经分公司相关部门批准，报总经理、财务审核同意后执行，如遇紧急情况可电话授权处理，事后补签手续。（办事处预算原则上包含在分公司大预算计划内。）分公司依据已批准预算分批次拨付备用金至办事处备用金帐户（5000元/次），办事处必须按公司现有的各项制度规定，在计划金额及项目内使用并应及时粘贴费用报销单，经当地行政财务助理进行初审，办事处主任审核后，行政财务助理编制序号并在单据上注明（如烟台办事处2003年1月第5号单，则序号为YT030105），据此号登记“备用金使用备查帐”，并定期四次（6日、13日、20日、27日）填制报销凭证传递回执单（注明单据份数、金额，市场费用、非市场费用分开填列）（见附件四），用EMS寄回分公司财务，财务及时打卡核销或冲抵备用金（使备用金控制在3000-4000元内），对于较大金额的费用支付（5000元以上），由财务提出支付方式，以降低费用支付风险。3、费用单据最终审核为分公司财务经理，最终审批权限为分公司总经理、如总经理外出须作出相应授权（授权书应注名时间、权限范围，以书面或EMAIL发给财务，财务椐此审核），后补办签字。4、分公司财务应按月统计办事处费用使用情况及单台费用结果，作为各办事处绩效考核参考依据。5、市场费用的拨付、开支按办事处备用金流程执行。分公司依据各办事处市场费用需求情况，能由分公司直接支付的，由分公司支付；分公司不能直接支付的，报分公司审批后，分公司逐项下拨至该办事处的备用金账户。当月市场活动结束后，由办事处营销助理收集、整理相关核销证明材料和单据，汇总后与有关发票一并交付财务助理，登记备查帐后提交分公司财务申请核销。A、 办事处需作好当月市场活动的评估，申请核销时同时将市场活动评估总结提交分公司市场经理，否则分公司有权不予以核销该办事处当月市场费用。B、 公司财务收到手续齐备的核销单据、证明材料后按以上费用核销流程对办事处的上月市场费用进行核销，核销金额充抵备用金账户。6、所有个人款项的支付必须采用卡对卡方式（或存折对存折）支付，不得支付现金。三、促销人员工资管理1、促销人员工资的提取由各分公司选择公司已规定的二种方式进行处理，但方案需报大区财务经理批准并在财务管理中心备案后方能实施。2、促销员工资定于每月10日发放。办事处于每月5日前将促销员上月考勤表及工资计算单初稿传真至分公司营销部。分公司营销部、行政、财务每月7日前审核完毕报总经理批准。每月7日由分公司财务将需发放促销员工资金额向总公司提出拨付申请。每月9日前收到拨款。每月10日打存折或卡发放。3、促销员工资发放注意事项 为使促销员工资能够安全快捷准确的发放，要求促销员工资发放采用打存折或卡方式，具体注意事项如下：A、 促销员在当地分公司指定银行开立自己本人的存折或卡，将存折号或卡号报给办事处行政/财务助理，并填制促销员报销帐号授权一览表（见附件五）。要求必须填制准确，并由促销员签字确认。B、 每月30日前行政/财务助理将新增促销员报销帐号授权一览表原件寄回公司，由分公司出纳保管。C、 每月10日出纳依据审核确定的金额将工资存入促销员授权指定卡号。四、市场督导差旅费管理办法依照总公司从销售导向型向市场导向型转变的指导方针，为加强市场终端建设，提高市场督导出差效果及出差积极性，参照总公司（人）内字2002-9-9号文件，本着勤俭节约和便于开展工作的原则做出如下规定：1、市场督导要求当地招聘，如工作需要经批准可以出发。2、按公司规定离开工作地50公里以上视为出差。3、 出差前必须填写出差审批单，由所在办事处负责人批准，根据批准的路线、时间等出差，途中若有变动必须经负责人同意。办事处负责人要建立市场督导出差记录。4、 出差结束3天内要填制报销单，由办事处财务助理初审并由办事处负责人审核后按办事处费用管理流程处理。5、 提高出差效率及工作质量，市场督导出差要有工作日志，由办事处负责人考评出差效率及工作质量，办事处负责人对市场督导出差的真实性负有责任。6、 车票原则上要取得正规车站出俱的车票。地级以上城市需电脑票。7、 住宿、伙食补助、市内交通费标准：类别层次住宿费标准伙食补助交通补贴备注ABCD督导操作层15012090601010注：A：京、沪、广州、深圳、海口、大连；B：青岛、重庆、宁波、温州、厦门、苏州、无锡、天津、珠海、各省会；C：地县级市；D：县城。各分公司在此原则内可结合当地实际情况，制订符合分公司的相应规定。五、办事处资产管理1、办事处在取得资产后，按照办事处资产确认回执单（见附件六）要求，对资产进行登记确认（一式三份），两份上交分公司行政、财务存放备查，一份自己留存。2、指定办事处行政/财务助理为资产保管责任人，办事处资产第一责任人为办事处负责人，办事处应对资产存放保管进行记录。登记办事处资产登记表（见附件七）3、指定办事处营销助理为市场物料的实物保管责任人，办事处市场物料第一责任人为办事处负责人，办事处财务/行政助理应对市场物料的收发保管按公司规定建立相应审批手续及单据，并登记办事处市场物料收发存明细帐。（见附件八）4、办事处负责人、行政/财务助理、营销助理发生变动时必须办理资产移交手续填制资产移交清单，经接收人、行政、财务确认后方可离任。（见附件九）5、办事处营销助理应作好促销员工装的领用返还登记。（见附件十促销员工装领用、返还登记表）6、 事处行政/财务助理每月底上报下月办公用品、设备需求，填写申请报告，经办事处负责人签字报分公司审批后，可由办事处自行采购。7、 购物品须及时登记入帐，并做好领用登记手续，登记办事处资产登记表（见附件七）。六、各分公司可在此细则的原则内，结合当地实际情况制定相应的管理制度。本细则于2003年1月1日起正式实施。（附件在后）深圳市天音通信发展有限公司财务部2002年12月10日附件一 天音通信 办事处行政/财务助理 职务说明书职务名称：办事处行政/财务助理归属部门：办事处职级限定： X、W工作范围：办事处所辖区域直接上级：办事处主任直接下属：无适用范围：办事处职责摘要：协助办事处主任对办事处行政、财务事务的管理；财务职能业务上向分公司财务经理汇报,接受分公司财务经理管理及考评。工作职责内容描述执行标准内务与档案管理办事处资料与档案的归档、管理按公司规定协助办事处主任完成行政费用的预算、申请及使用按公司规定低值易耗品采购与保障按公司规定人事管理协助办事处主任进行人员招聘、录用及离职管理按公司规定促销员工资的统计及上报按公司规定办事处资产管理办公用品及办公设备保管与维护按公司规定促销品采购按公司规定财务职能协助办事处主任完成月度费用计划的编制及执行按公司标准对办事处费用单据的真实性、有效性、合规性的审核及整理上报，加速区域费用核销速度按公司标准对办事处发生的费用进行统计，协助办事处主任完成月度费用使用效果评估按公司标准与客户对帐按公司要求文化及团队建设协助办事处主任完成公司文化的宣导与发布按公司标准协助办事处主任组织团队活动按公司标准办事处会议的准备、记录按公司标准其他职责突发性事件处理及完成上级交办的其它工作按上级要求工作联系内部联系：分公司相关部门、办事处相关人员外部联系：客户岗位基本任职资格1、 学历：大专及以上；2、 知识类型：财务、文秘、具有会计证书；3、 经验：一年以上相关工作经验；4、 能力：具备较强文字与语言表达能力，组织、协调能力；电脑操作熟练，有一定财务知识；5、 性格特征：逻辑思维强，责任心强，做事细心，具良好沟通技巧和协作精神；6、 其他：身体健康。本岗位任用裁决人（岗位）：分公司行政人事经理/分公司财务经理福利待遇：依制度规定注意事项：本职务说明书属公司机密，未经批准不得对外公开。本人签名：日期：办事处主任：日期：行政人事经理/财务经理：日期：附件三 办事处 月份费用预算项目预算金额业务内容及编制标准说明核准金额拨付金额备注工资 培训费 办公费 业务费 电话费 水电费 租赁费 修理费 行政事业费 仓储费 低值易耗品 邮寄费 车辆费 交通费 会务费 广告费（产品推广费） 促销费（市场推广费） 其 它 制表： 办事处主任：分公司行政/销售/市场/财务：总经理审批：分公司财务专用章：附件四报销凭证传递确认单办事处：报送日期：序号单据编号报销人日期摘要金额附件（张）分公司核销金额财务确认：收件人签字：发件人签字：市场费用报销凭证传递确认单办事处：报送日期：序号单据编号报销人日期摘要金额附件（张）分公司核销金额财务确认：收件人签字：发件人签字：附件五促销员授权帐号一览表区域：序号姓名地区存折帐号卡号签名确认确认日期123456789101112131415说明：财务部根据以上授权将报销款、工资存入指定帐户。以本人签字确认为准。附件六天音 分公司 办事处资产确认回执单品名型号规格数量发出部门发出时间发放部门确认：办事处负责人确认：附件九办事处资