华天连锁酒店物质的采购管理.doc

华天连锁酒店开业物质的采购管理 一、华天酒店业发展与采购机构（一）华天酒店业的发展华天大酒店是湖南长沙首家五星级酒店，连续五年被评为全国星级百强酒店。经过16年的经营，由原军队内部招待所，发展到如今的10家连锁酒店，其经营管理已经形成独特的华天管理模式。是湖南省第一家具备输出品牌管理的酒店、湖南省惟一进入全国酒店集团20强的酒店、湖南省惟一跻身全球酒店集团300强的酒店。就长沙地区来说，人口200多万，五星级酒店号称10家；四星级、准四星，也近20家，各行业、企业包括机关事业单位都建酒店、宾馆。长沙酒店、宾馆的客房平均价格，在国内五星级酒店中，据业内人士称长沙是最低的，不超过300元。据省旅游局公布的统计客房出租率，长沙四星级、五星级酒店多年来一直在66左右，低于发达沿海城市。华天大酒店周边不到100米就有通程大酒店、湘泉大酒店三家高星级酒店。如此的高密度，引发的客源市场竞争逾演逾烈；湖南经视曾连续两年报道酒店五虎斗长沙，引起社会各界广泛关注，被业界誉为长沙酒店现象。目前，华天集团旗下的酒店有五星级酒店2家，四星级酒店3家，三星级酒店5家，几乎包括了旅游酒店、会议酒店、商务酒店、度假酒店。同国际连销酒店集团仍有一定的差距。据Hotels杂志（2003.7）统计，在2002年全球300家酒店集团的排名表上，我国最大的酒店集团上海锦江国际集团（Jin Jiang Intl. Hotel Mgmt.Corp.）位居第47名。我国酒店集团与外国酒店集团比较存在巨大差距。但是中国旅游酒店业协会公布的2004中国酒店业集团（管理公司）数据统计令人振奋。中国酒店业集团化发展出现了许多新的特点，特别是民族品牌化发展取得了一定成绩。据不完全统计，目前国内共有160余家酒店管理公司，同比去年增加近50家；管理酒店1060余家，比去年增加300家左右；星级酒店集团化程度达9.63，比去年增长了2.4个百分点。其中的16家国内酒店管理公司已经成为品牌先锋，其管理规模已进入了全球300强，说明中国酒店业品牌化和规模化发展取得了实质性进展。酒店企业是以密集资金投入形成的建筑实体为主体，通过管理和服务的全方位运作，提供综合性产品的企业。从产业组织的角度看，现代酒店表现出两个主要特点：一是集团化发展和跨国化发展，全世界200个主要酒店集团基本上形成了市场的主导力量，规模大、分布广，产业组织形式多样化，使其在市场开拓和经营管理中都具有相当的优势，连锁化经营减低了生产成本和交易成本。二是地域的集中性。长沙近年来酒店发展迅速，许多中外酒店集团一直虎视长沙市场。希尔顿、锦江集团、康年集团已经率先挺进长沙。面对酒店业的快速发展， 华天酒店集团对酒店坚持品牌管理的道路。从酒店的发展上走收购、兼并、控股运作，已经摸索一套成功的经验。近年来，不断通过盯住湖南市场，瞄准高中档市场，围绕当地客源做文章，积极开拓外地市场。（二）酒店物质采购的管理酒店物质采购在华天成立之初，一直以来就专门独立的采购机构：采购部。酒店采购部在酒店中属于二级部门，通常由酒店财务部领导。这种组织形态在国内多见于独资、合资及规模较大的酒店企业。由于采购业务归采购部统管，采购时相对就比较规范，制度比较严密，采购成本、采购资金管理也较严实。但在这种采购体制之下，采购的周期较长，及时性较差。华天集团旗下的10家酒店基本采用此类管理结构。酒店经营物质供应近3万个种类，年采购额近2亿元。酒店物质品种繁多，怎样对其进行其中采购，一直是各位老总们研究的话题。各酒店的采购采用垂直管理，采购业务归采购部统管。同生产经营部门不一样，采购部门工作中心以保障供应为主，但近年来，随着成本的增加，利润的下降，酒店高层管理者越来越重视控制成本。业外曾有位经济专家这么分析：企业在采购中每1元钱的节约都将会转化成1元钱的利润。在同等条件下，企业要想靠增加销售来获取1元钱的利润，则需多销售20元的产品，由此可见采购管理绝对是企业管理中最有价值的部分。为此，越来越多的企业，甚至包括政府机关都在探索试行招标采购，通过降低采购成本提高经济效益。在10家酒店在经营中，积极探索降低成本的途径，在采购管理上下功夫，有6家酒店依靠规范的采购制度，以降低采购成本为目的组建一个采购中心，在大宗物质采购上实现统一采购。经过多年的管理，在降低采购成本上有一定的成绩。采购管理关系如下：总 经 理人力资源部餐饮部客房部娱乐部财务部工程部采购部收货部图1：组织图二、酒店业的快速发展同现行采购管理存在不足华天酒店业由军队内部招待所到跻身全球酒店集团300强，快速的发展，也带来丰厚的利润的同时，给酒店的经营管理也带来新的课题，诸如：对酒店经营管理人才选择、酒店营销网络建设、酒店品牌建设、企业文化等等，本文将从酒店业开业前期酒店物质供应提出新的方式，以适应酒店的快速发展。(一)、存在的几个问题:1.现行采购组织结构同酒店的快速发展不适应由于酒店采购业务一直归采购部统管，在酒店中属于二级部门，通常由酒店财务部领导，以保障生产经营为目的。大批量新科技产品、新材料、新技术在日常的生产经营，更换周期长。新的酒店采购部门如采用此结构，在酒店筹备期间，需要对采购部员工选聘、调动，其培训管理也需要专门部门负责，最终需要老酒店的采购部门提供。每个新酒店的开业、筹备都会如此循环。此外，对筹备期间的采购可能由于酒店管理高层主要精力集中在物质的到位上，而忽视对采购过程的监督。这也容易对采购人员管理的失控。2.新型酒店的物质采购同传统的酒店物质标准有一定的差距酒店业快速发展，带来大量高科技产品、新材料、新技术，因此，如何选择符合自己酒店的特点、符合酒店行业标准，这就需要现代酒店管理人员要求有很强的时代感，善于学习新知识、新观念。新型酒店的物质要求、标准越来越高，而传统酒店的物质严格按星级标准，在绿色、环保、高科技上需要进行更新。3.酒店采购部门同供应商未建立双赢关系 大多数酒店供应商是本地贸易商，而非产家供应商。本地贸易商在酒店物质供应上品种较单一，生意做一单是一单一，未能长远的战略眼光长期同酒店合作，即使有合作关系，也是简单的人情关系。连锁酒店的采购应站在长期合作的战略角度，发展同供应商的关系。4.酒店开业物质采购合同缺乏统一管理酒店大宗物质的采购，特别是大型设备的采购，其质量、维保、培训、零配件等问题需要协调管理。传统酒店对此类物质的分工是，采购部门负责采购议价、定购、签定合同，动力设备部门负责安装使用，财务部门负责结算。设备一担出现故障，从采购配件、联系产家等等，需要多部门的协调合作。给生产经营造成许多不必要麻烦。上述问题，一个没有采购经验、经营管理经验的酒店领导班子是不可能解决的。如：1998年，酒店集团的第二家连锁酒店在采购客房绵织品时，在数量上未考虑酒店改造的因素，部门之间沟通不足，造成物质到位后数量严重超标，绵织品多年库存，资金积压。客房部想更换新品种，也因库存原因而放弃。诸如例子，在其他连锁酒店开业筹备也经常出现。因此，解决酒店开业物质的采购问题是许多经营管理部门经理们研究的话题。也是酒店集团高层高度关注的问题。三、酒店集团发展连锁酒店开业物质的采购管理（一）成立相应的开业筹备班子-管理咨询公司 由于酒店集团不断对华天酒店品牌进行扩张，新的酒店需要大量的管理人员。在人力资源部门的协调下，各经营部门的管理人员可以从其他酒店中直接选拔，因此在酒店筹备中基本无经验，从这些部门经理到位后就需要设置本部门的组织机构、经营的定位、编写运转手册、参与员工的招聘与培训、建立部门档案、参与基础工程的验收、部门的模拟运转、制定物品采购清单等工作。一个从基层管理人员到部门负责人要在短期内完成这些工作是有相当的难度；为此，需要对现有的开业模式进行必要的调整。也为今后的酒店经营管理、人力资源、财、物等各方面管理做好充分的准备。酒店集团做为投资方，对开业酒店可以成立一个专门机构，这个机构必须是酒店开业筹备专业班子-酒店管理咨询公司。我们不妨从开业物质管理入手，对物质采购管理进行探讨。酒店管理咨询公司负责开业酒店物质管理人员要求对物质非常熟悉，对酒店物质的使用标准、开业的需要量、物质的到位周期、质量要求等等都了如指掌。这类人员需要从以下经营部门抽调：饮部物品：主管餐饮副总经理、采购部经理、中西餐经理、中西餐总厨、财务部经理；客房部、康乐城物品：主管客房副总经理、客房部经理、娱乐部经理、采购部经理、财务经理； 工程部、其他部门物品：主管工程副总经理、工程部经理、采购部经理、财务经理。这类人员都有酒店经营管理经验，对筹备的酒店、特别是加快华天酒店业的扩张和短期内经营管理人才未到位的情况下，是非常有利的。酒店管理咨询公司在酒店的试营业期间也可以进行管理人员的培训。（二）管理咨询公司在酒店兴建中的功能及主要工作它受投资方委托，负责酒店项目发展的咨询服务，同时也是经营管理的承担者，其主要工作简述如下。1提供酒店项目发展的咨询意见内容包括：(1)酒店选址、类型、档次与规模；(2)酒店内部各类客房的数量分布、分配，餐饮场所特色和公共设施的功能；(3)酒店市场营销策划与经营测算。2策划酒店经营管理模式内容包括：(1)经营管理组织机构；(2)人员编制配备、工资水平；(3)各部门经营管理程序；(4)制订经营管理的方针和政策。3筹备酒店经营管理物品内容包括：(1)客房用品、设施；(2)餐厅用品、设施；(3)厨房用品、设施；(4)其他经营管理的用品、设施；(5)各类原料。4探索并明确客源市场内容包括：(1)调查研究，确定酒店的目标客源结构与市场定位；(2)组织酒店对外宣传；(3)组织酒店对外公关工作；(4)建立销售网络。5编制酒店经营预算内容包括：(1)试营业预算；(2)正常营业预算；(3)五年营业规划与测算。6招聘人员与实施培训内容包括：(1)招聘中、高级酒店经营管理人员；(2)招聘酒店基层服务人员；(3)实施全员培训。酒店管理咨询公司在做好上述各项准备工作基础上，对酒店设施、设备进行验收、接管，然后着手酒店的试运转，并逐步过渡到酒店的正式开业。在公司里，物质采购供应部门要由原二级部上升为一级部。总 经 理工程部娱乐部采购部客房部财务部餐饮部人力资源部图2：组织图（三）制定相应酒店物质标准开业酒店物质繁多、无论是酒店管理咨询公司还是酒店经营部门，在制定开业酒店物质采购清单时，都应考虑到酒店适合的物质标准。 要求参照以下：1. 本酒店的建筑特点开业酒店采购的物品种类和数量与建筑的特点有着密切的关系。例如，客房楼层通常需配置工作车，但对于某些别墅式建筑的客房楼层，工作车就无法发挥作用；再者，某些清洁设备的配置数量，与楼层的客房数量直接相关，对于每层楼有1820间左右客房的酒店，客房部经理就需决定每层楼的主要清洁设备是一套还是两套。此外，客房部某些设备用品的配置，还与客房部的劳动组织及相关业务量有关。2. 行业标准国家旅游局发布了星级酒店客房用品质量与配备要求的行业标准，它是酒店经理们制定采购清单的主要依据。3. 本酒店的设计标准及目标市场定位酒店管理人员应从本酒店的实际出发，根据设计的星级标准，参照国家行业标准制作清单，同时还应根据本酒店的目标市场定位情况，考虑目标客源市场对酒店用品的配备需求。4. 行业发展趋势酒店管理人员应密切关注本行业的发展趋势，在物品配备方面应有一定的超前意识，不能过于传统和保守。例如，酒店根据客人的需要在客房内适当减少不必要的客用物品就是一种有益的尝试。5. 其它情况在制定物资采购清单时，酒店管理咨询公司人员还应考虑其它相关因素，如：酒店建筑面积、平均房价、客房出租率、酒店的资金状况等。采购清单的设计必须规范，通常应包括下列栏目：部门、编号、物品名称、规格、单位、数量、参考供货单位、备注等。此外，酒店管理咨询公司在制定采购清单的同时，就需确定有关物品的配备标准。（四）制订物质采购制度、采购原则某些设备、物品、在采购时不严格控制、把关可能会给酒店营业时带来不可估量的损失。1991年大酒店进行再装修时，曾经就发生这么一件事，有几类产品在采购时因没有酒店专业人士指导。智能型床头柜组合开关，在试业后才发现空调制冷一达到预设值后（如室温设定2225C0）就连送风空气循环也一起关闭，如果要使其继续运作必须把温度调到18 C0，在住客人感到时冷时热，非常不适应，而使用未到半年，80以上触摸失灵，如此“高科技”高价格而又不成熟的产品，只会给酒店带来麻烦，再好的售后服务也是枉然。因此，酒店管理咨询公司应遵循一些规律，来避免类示的事情发生。1.有计划、分先后、分主次这个程序需要一份完整、详细的物件清单来完成，什么样档次、规模的酒店，就要配备相对应档次、规模的物件、设备标准。如何获取这份完整、详细、准确的物件清单呢？有以下方法：（1）向同档次、规模的酒店财务或仓管索取，那里有每件物品、设备的作用和存放何处的详细登记；（2）向所在部门经理统计、整理。（3）依据酒店规范标准配置，但必需视本店规模由有经验人士统计。有了这份清单，然后根据各部门的筹备进度计划，分类准备供应商的供货或送货日期，做到货到即可归位而不堆积、不浪费、不占用临时仓。切不可没计划地购进物件，以免造成堆积在酒店营业区，影响正常工作的进行，及容易损坏。在过去的连锁酒店筹备期间，对物质的计划曾出现过遗漏现象。2.同质产品、日常消耗品，A家能做到，B家、C家也能做到的，以比价为主。如：客房易耗品，中餐餐具等，在比价时可通过在同档资酒店或集团其他连锁酒店清单做参考价。3.非同质产品、大件设备，比价又比货如：清洁设备电器电控桑拿蒸汽、浴室设备等，这类产品不能因价格低就采购，应考虑其性能稳定性、寿命、售后服务，一般这些设备厂商提供一年的保养保修期，如果在性能上三五天出问题，或不到一两个月就变形，或配件、后备零件不足，厂商频繁反复地来维修，表面看来，提供了很好的售后服务，但等过了一年保修期，这些性能不稳定的产品，设备，就成了一堆废品，如果要维修，其费用比买新的还贵；在衡阳华天刚接手时，有一套桑拿浴室设备，价格不菲可在客流量骤增，频频地使用下不到半个月（并非虚言）玻璃门全部变形，电性也老出故障，经厂商多次维修，但仍达不到要求。在使用时，楼层不能在外统控制，客人入住后打开蒸汽24小时运转造成了大量的能源浪费，安全也得不到保障。4.远近相宜如果能在本地买到同品牌同性质产品，那怕价格稍高一点，也不要选择外地或较远的供应商，除非大批量进货，否则设备就得不到及时维修，零配件得不到及时供应，万不得已，本地没有的要到较远的外地采购，则要准备足够的零配件和易损件，不要因客房的一个马桶水箱破裂，或一把电脑门锁坏，没有备用而又不得不临时出马外地采购，这样就可能会造成产品价低，而采购成本特高的现象。（五）供应商的管理在最近几年中，华天酒店业飞速发展。采购供应一直是酒店经营管理的保障，也是成本控制的一个核心部分，大量供应商及社会小贩在酒店采购中扮演着重要的角色。对供应商的管理是华天酒店业中一部分。酒店管理咨询公司在酒店前期采购中，将面临大量的供应商，如何对其进行管理、选择，在今后的经营管理至关重要。1.供应商的选择选择供应商是采购实施过程之中非常重要的一项工作，在选择供应商时，有许多因素值得考虑。首先要考虑的当然是产品或服务质量以及按时运送、此外还要从其他方面来看，选择供应商都和做任何一次重要采购一样，有许多共同的考虑因素。选择供应商，除考虑其价格是否合理外，亦需考虑到其供应能力和供货水平的稳定性，需要对下面几点进行比较：哪一家供应商的价格最低；哪一家的质量最高；哪一家具备提供相同水平酒店的供货经验哪一家供应商最诚实。酒店管理咨询公司采购部门对选定供应商需要做以下工作。（1）联络供应商，可以利用电话。传真或其他通讯途径向供应商索要资料，报价及样品，供应商资料可从以下来源获得。A. 营业代表的来访；B. 供应商目录及邮寄小册子；C. 刊物或电话黄页，报刊的广告；D. 网上查询。（2）有关部门的介绍。特别是华天酒店现有的供应商数量庞大，对现有的供应商选择是一项是十分重要的环节，所以要考虑以下条件：稳固财政；最好选择有稳固财政能力的供应商，因这样对保持酒店货品的水准、数量及交货期有一定的保障；品质的统一，所选择的供应商必须能供应符合酒店要求的物品，令酒店保持一贯稳定水平。地区若品质或数量上可以接受的话，最好选择本地的供应商，从而节省运什费，且联系方便，易于随时检查合同的执行情况；目前华天酒店不断向长沙以外地区扩张，这点对今后的经营管理，成本控制非常重要。价格：如所有供应商供应货品、品质、数量及交货期都能符合酒店要求，选择供应商要选择价格最低的一个，若品质条件不同则应与申购部门共同考虑，协商核定最符合酒店要求的供应商。维护保养：如所购买的物品是需要日后维修保养的，选择供应商便需要注意这一项，对设备等项目的购买，采购人员要向工程部咨询有关自行维护的可能性及日后保养维修方法。同时，事先一定要向工程部了解所购物品能否与酒店的现有配套系统兼容，以免造成不能配套或无法安装的情况。蔬菜、肉类、冻品、三鸟、海鲜、水果的供应商选定：以上货品购买可采用合约形式固定价格，并可确保货源，采购部、餐饮部和财务成本会计主任必须合作，进行价格及质量的比较，选定供应商。采购部要邀请供应商对酒店经常使用的餐饮用料提供每月七到十五日的报价，采购部组织市场调查，根椐市场调查的价格，与供应商确定固定的十五日供应价，在此确认期间内，供应商将按此固定价提供酒店所需的物料，这些报价和供应商的选定必须送交主管副总审核方为有效。2.报价管理货比三家这一基本原则对采购行业来说最常见不过了，在酒店物质采购中常常以报价单的形式出现产。报价单需要最少三家作出比较，但要视采购物品质量和种类、货源供应而定。对采购价格的控制是整个采购控制最重要和最困难的工作，这是因为除了有关采购出品部主管等有关管理人员与供应商密谋串通、收取回扣，致使购买的物品价格偏高外，酒店所用的物品，与其他行业相比，价格变化最大、最快、实难掌握和控制。特别是那些易于过期变质的货品，其售价几乎每天都在变化，有时上午和下午的价格就有差别，采购价格控制的目的是：防止有关采购人员从中徇私舞弊，保证采购物品价格的合理性。为了达到这个目标，酒店管理咨询公司应采取三方报价的方法进行采购工作，即在订货前，必须征询3个或3个以上供应商报价，然后确定选用那家供应商的物品，具体做法是： （1）按照酒店管理咨询公司的采购申请单的要求组织进货，签订订单时，着手向有关供应单位询价并填制报价单，包括： 填写报价单中所需要的物品名称、产地、规格、型号、数量、包装、价格、质量标准及交货时间，邮寄或送交供应商（至少选择3个供应商），要求供应商填写价格并签名退回。 对于交通不便或外地的供应商，如果采购期限较短，可用传真或电话询价。用电话询价时，应把询价结果填在报价单上并记下报价人的姓名，职务等。 写个报告，说明询价方式及其全部过程，并提出选择意见和理由，连同报价单一起送交给审批。 （2）主管总经理根据酒店管理咨询公司提供的有关报价资料，参考采购部的意见，对几个供应商报来的货品价格以及质量，信誉等进行评估后，报主管总经理审核，确定其中一家信誉好、品质高、价格低的供应商。 （3）供应单位确定后，酒店管理咨询公司采购部门向供应商进行议价，由于酒店物品的价值和数量较大时，可以和供应商作议价，以进一步达成对酒店较为有利的协议。而且议价方式不仅可以在价钱方面洽谈，甚至物品的质量、交货期或一切细节都可以商磋。降低价格对酒店有直接的利益。在以下情况下，仪价是没有多大作用的，但尽力尝试。 小数额的购买； 唯一供应的来源； 法律规定的价格； 己定折扣之价目表； 紧俏的市场商品。 当一切步骤完成后，采购部便可将有关资料填写在采购申请单的适当栏目内，连同所有报价单和推荐供应商的报价，交给主管总经理批准。 （4）定购：采购申请单一经总经理审核批准后，交回采购部门，采购部门便安排分派采购申请单给有关的部门，而采购员应立刻准备采购单给供应商，及时进行采购。采购单是酒店正式给予供应商的授权文件，此份定单一式三份，而其中所列的供应商、货品内容质量、数量及价格必须与己批准之采购申请单相同。 酒店采购并不只是让对方报三次出价然后圈定最低的价格，采购的定义应该是“在正确的时间以正确的价格买进正确的产品”。 这话说起来简单，但是真要把它运用到采购10002000件物品中的时候，它对采购部经理就是很大的挑战了。酒店的采购功能为酒店内部各个部门提供支持，不管是为管事部采购化学清洁物品，还是为市场营销部采购办公用品，不管是为会计部门采购计算机用品，还是为餐厅采购食品和酒水，都是如此。3.供应商-伙伴关系的管理要使采购与供应买卖中的敌对关系转变成“双赢”的伙伴关系，需要付出时间和努力。所要做的第一步就是停止与供应商的争吵，多花点心思共同寻找降低成本的方法。任何一个企业都没有精力和所有的供应商维持合作伙伴关系，因此选择关键的供应商进行合作，建立长期的关系，是供应商伙伴关系发展的第二步。建立供应商伙伴关系的先决条件是要得到酒店集团高层领导的重视和支持。集团领导要注意到供应商管理是整个酒店业管理中最重要的有机组成部分。要大力支持采购、供应等部