年会工作整体流程表(万能年会策划).doc

年会及聚餐事宜安排流程规划起草人： 一、基本情况1、会议事宜：1.1会议时间： 1.2会议地点： 1.2参加人员：总部职能部门部门负责人、浙江区域部分人员2、聚餐事宜2.1聚餐时间： （需提前10分钟到场，各部门负责人清点人数，未到者聚餐开始正常开始）2.2聚餐地点：公司总部食堂；2.3聚餐人员：参会人员及总部人员。3、权责：3.1人事行政部：主导；3.2总经办：监督各项事宜的落实；3.3各部门负责人：落实执行人事行政部各项通知；4、注意事项：4.1对未按要求按标准执行人事行政部关于“年度会议及聚餐事宜”各项要求，从重处罚；4.2由于开会地点是在 ，聚餐地点是在 ，去回过程注意安全，听部门经理的统一指挥；4.3聚餐后住宿事宜由人事行政部 负责。二、具体细则会议安排事宜序 号阶 段项目细则电子文档截止时间执行人/ 主导人员协助人监督/ 审批人是否在规 定时间内 完成备注一、会议及聚餐通知1、起草（会议和聚餐内容、流程）；XXXX-X-X，18:00无完成深圳、东莞天气预报等信息，准备好 装备2、发布；XXXX-X-X，12:00无完成3、温馨提示；隔四天发布一次，并手机群发尤其会议前 两天必须发布完成4、手机信息提示：时间、地点、中餐就餐地点、提前多久到场；XXXX-X-X，18:00完成避免忘记5、会议通知、天气预报等信息（含开会前后两天）；XXXX-X-X，18:00完成二、浙江人员来总部开会安 排项目1、参加人员汇总；XXXX-X-X,12:00完成2、机票预订（确定分开还是一起过来，必须保证时效）；XXXX-X-X,18:00XXX协完成3、接机事宜安排；XXXX-X-X完成会 议 准 备 阶 段4、住宿、就餐安排事宜（宾利酒店3号和4号晚上）；XXXX-X-X助预订酒店及订餐完成5号晚上住宿到凤岗这边住宿三、深圳、东莞、惠州参会人员1、人员汇总，2、住宿地点，3、4号中晚餐、5号中餐在白泥坑就餐XXXX-X-X完成四、开会期间就餐安排1、两天会议中餐安排事宜XXXX-X-X完成五、5号开完会后的住宿预订XXXX-X-X完成2六、会议项目流程事项安排1、会议ppt汇总（确定会议议程）XXXX-X-X，完成32、提前会议现场设备及桌椅摆放沟通；XXXX-X-X至XXXX-X-X完成3、不需测试水（饮料+矿泉水）、笔、白板、参会签到表、座次牌、会议流程表、或 会议通知（每个领导一份，每桌一 张）、参会人员通讯录；准备好：XXXX-X-X,12:00前运至会议地点：XXXX-X-X，12:00完成4、需测试与试用效果投影仪、音响、话筒、电脑、蓝桥软 件、参会人员ppt会议课件试用（强 调字体大小、颜色搭配）；XXXX-X-X，9:00至12:00测试完成找XX要酒店联系方式，提前至少三 天协商会议现场事 宜5、会议现场布置第三和第四项的用品的摆放及测试好XXXX-X-X，9:00至12:00完成如上午无法完成下午继续6、和酒店工作人员沟通，第二天必须提前三十分钟（1个小时最好）开门，并留酒店负责现场设备人员联系方式，以备完成七、（是否需要聚餐）第一天会议聚餐后聚餐地点先确定好会 议 实 施 阶 段第1天会议（XXXX-X-X）总部人员至会议场地 安排1、职能部门参会人员提前1小时在总 部营业部集合，在规定时间内未到指 定地点，罚50元，直级领导50元；XXXX-X-X会议举行前1小时，人事行政部提 前2小时到（向祖胜留 下来组织统计未按标 准时间到的）在参会前三天及前 一天通知到位2、根据人员数量，公司总4辆车，是否能满足需求XXXX-X-X4会议进行时1、清点参会人数会前五分钟提前10分钟入场签到52、会议开场白及纪律宣布63、会议进行74、会议中间休息时间必须强调确定下来时间85、中午就餐及休闲（宾利酒店）9会议结束及总部人员 回公司安排1、下午完会后宣布第二天的安排，并说明晚上聚餐（确定地点、时间） 2、提醒大家准时退房；102、职能部门回公司安排（主要是车辆），注意开车喝酒人员11第2天会议（XXXX-X-X）总部人员至会议场地 安排1、职能部门参会人员提前1小时在总 部营业部集合，在规定时间内未到指 定地点，罚50元，直级领导50元；122、开完会聚餐？是否需要13中午结束自行安排坐车回总部14下午1、参会需住宿人员和王主管对接联系聚餐活动事宜序 号阶 段项目细则电子文档截止时间执行人/ 主导人员协助人监督/ 审批人是否在规 定时间内 完成备注17准 备 阶 段1、聚餐礼物及其他礼物准备1、优秀管理者证书打印；XXXX-X-X2、优秀管理者奖金包装、优秀团队（确定金额）XXXX-X-X18及抽奖箱准备，人员名单打印；XXXX-X-X19果瓜子盘子、一次性杯子等的；XXXX-X-X205、聚餐横幅定制XXXX-X-X212、水果、瓜子、糖类准备XXXX-X-X3、酒、饮料的购买224、菜的购买XXXX-X-XXXX提供菜单5、现场KTV、话筒、投影仪等的试用XXXX-X-X,10:00前5、人员安排抽奖奖品包装及摆放组长： ；成员：早晨9:00-下午17:30买菜回来后帮忙提菜的组长： ；成员：早晨9:00-下午17:30具体人员安排灵活点卫生打扫组长： ；成员：早晨9:00-下午17:30具体人员安排灵活点23洗菜洗水果组长： ；成员：早晨9:00-下午17:30具体人员安排灵活点24做菜、切菜、帮厨 早晨9:00-下午17:30王主管和对方沟通25桌及现场筷子水果的摆放组长 ；成员： 早晨9:00-下午17:30具体人员安排灵活点26现场装饰组长： ；成员：早晨9:00-下午17:30具体人员安排灵活点端菜组长： ；成员：早晨9:00-下午17:30具体人员安排灵活点6、水电用量可开始前后数据比对，算出金额，在收款的时候扣除如对方不提就算了，但自己必须事 先落实准备7、发言稿安排 、“管理层代表、员工代表”提前三天写好，提前沟通写好员工代表及管理层代表提前三天写好稿子8、节目收集XXXX-X-X28实 施 阶 段1、现场主持人待定依次进行、时间待定2、发言依次进行、时间待定3、优秀员工、管理者奖颁奖_颁奖依次进行、时间待定4、聚餐、表演节目依次进行、时间待定5、聚餐开始后30至1小时可开始抽奖活动执行： 依次进行、时间待定具体时间以现场为准结 束1、卫生打扫依次进行、时间待定2、桌椅的归位依次进行、时间待定3、后期礼物等其他东西的整理、统计依次进行、时间待定2930年会流程及任务安排表总负责：时间流程内容负责人备注12月14日前杂项采买 负责提前购买水果 12月14日周六订好，15日早送货至会场主导人： 1、酒类（红酒，白酒，香槟）、面包、水、无忧宝宝礼品、荧光 棒、抽奖礼品、生日礼品、小游戏的礼品、点心、水果、易拉宝、 横幅；酒水： 其他： 负责自带电脑一台，用于节目评选除水果外在12月14日前全部采买到位；自带接线 板，用于评委评分电脑主持稿节目顺序和串词 背景、音乐制作音乐：背景： 抽奖制作收集人员照片、抽奖制作：1-3等奖逐个抽，4等奖2个一抽，5等奖5个一抽收集： 制作：无忧宝宝图片制作主导人： 会场桌位导视图打印主导人： 门口有电视屏幕可以滚动播放席位图，由 制作12月15日9点会务组全体人员进场1、 到达酒店主导人： 提前通知到位2、 在公司负责把物品运输到年会场地主导人： 会场布置扎吹气球，装饰会场主导人： ；组员： 负责向酒店索要2卷专用胶带易拉宝横幅的摆放主导人： 负责摆放并拉横幅10点背景音乐调试、LED调试音乐的播放流程、LED背景的播放流程，王剑与酒店音响师沟通调 试音乐播放： 背景播放： 抽奖、无忧宝宝礼品、小礼品的摆放在舞台的右侧有礼品桌：先封箱放置，待14:00拆箱摆放主导人： 已与酒店确认桌子一等奖，二等奖悬挂奖品放在酒店的升降挂钩上主导人：组员： 已与酒店确认主持人造型女主持： 服装、化妆主导人： 负责服装租赁由 联系化妆师（手机： )所有演职人员进场开始彩排11:40嘉定及中粮人员出发包车从嘉定出发到会场 包车由 负责确定，并制定行程12点泡泡机，烟雾机，追光灯，投 影仪及工作人员到位各项设备调试主导人：摄像师开始拍摄花絮需要无忧公司人员协助，请联系13点集体照拍摄位置商谈与摄影师讨论决定集体照拍摄事宜主导人： 12点灯光调试和酒店预约，和外请灯光师约好主导人： 12点午餐 演职人员、会务组人员面包与饮料，并做简单记录，以免漏发发放人： 由 负责提前购买并由张师傅负责运输13点水果点心摆放迎宾区及每桌台子上的水果和点心的摆放主导人：组员： 负责摆放14点酒店开始提供茶水 与酒店方沟通已与酒店确认现场负责人： 主持人：14点全体人员入场入场引导：_区域、办事处负责人、部门经理自行安排本部门人员有序入场由_邮件提示所有年会人员14点开始 入场14点50分演出倒计时通知 通知演出正式开始 安排节目的顺序，编写主持稿，裴慧协作15点陈总致词15点晚会音乐节目音乐播放（节目全程）主导人： 晚会背景节目背景播放（节目全程）主导人： 道具所有节目所需道具：列出清单，选准道具上下台时间点主导人： ；组员： 节目单（附道具，道具须提前准备好， 统计好，打印好分享给 ）话筒根据表演人数的多少，提交话筒数量（共6个无线话筒），话筒支 架无忧自带（由 负责）道具负责人站在舞台左边，靠音控处灯光秀灯光秀时间、安排：外请追光灯灯光师配合主导人： 已与酒店方确认安排节目衔接所有节目均从后面过道，由右边上台，左边下台 负责邮件通知，和现场通知 负责现场排练所有节目均须在上一个节目开始均已准备就绪，在等候区等待上场提前通知到下个节目的办事处、部门负责人进行准备化妆室后台-演出通道化妆室：催促、引导从化妆室到入场通道-余丽敏演出通道-舞台候场区主导人：组员： 演出退场引导 评委入座主持人邀请评委入场评委： 上午与酒店安排桌椅座位，在主桌的右前方摆放 评委席15-17点现场竞答现场竞答，按问答顺序提问负责PPT播放 负责礼品购置 确认礼品存放处 要负责给抢到答题的人员递话筒，翁美娟负责颁发礼品17点评委评选结果公布一二三等奖颁奖，颁奖嘉宾分别是 一等奖： ；二等奖： ；三等奖：17点无忧宝宝礼品发放颁奖嘉宾： 17点30分安排拍摄集体照站位，现场组织主导人： 协助：事先已与酒店方确认需要拍集体照，现场人员与 服务员一起摆放椅子17点30分-18:25分酒店人员翻台收拾桌子，准备晚宴主导人：协助： 17点32分摆放酒水搬运至指定服务台，由服务员进行上桌摆放主导人：协助： 18点30分晚宴开席18点30分肖总致词九周年蛋糕庆祝仪式切蛋糕、倒香槟仪式（香槟塔搭建、酒杯到位）主导人： 需酒店提供香槟酒杯现场搭香槟塔，注意安全， 香槟杯由酒店提供，现场搭香槟塔由外请婚庆公 司人员负责，杯子摔坏照价赔偿。12月份生日人员祝贺叫到名字的人员到舞台领取礼物站，接受大家的祝福由小俞组织催促，巧克力由小俞引导发放（由杨玉玲、翁美娟发 巧克力）确定数量后由XXX统一购买晚宴开席负责与酒店方沟通，关注上菜的速度主导人： 五等奖30名：5个一起1、整个抽奖环节由 负责抽奖操作：协助： 四等奖12名：2个一起抽奖仪式2、 负责礼品的指导发放， 为礼仪负责发放礼品；奖品：发放： 记录:三等奖9名3、 作抽到人员的名单记录二等奖6名20:30晚会结束嘉定、中粮包车回程人员由 负责清点人数并做记录跟踪执行人： 确保大家安全回程特别注意： 1、以上会务组人员，