如何提高工作效率培训PPT课件.ppt

如何提高工作效率 时间管理 1 2 写在前面的话 用友软件园搬家的故事姚明做家务的故事基金狂潮中的思考 3 时间管理的理论与原则时间管理的步骤与方法时间管理的工具介绍 讲座日程安排 4 说明 下列10题中只需尽快凭直觉来回答和选择 1 在每个工作日之前 我都能为计划中的工作做些准备 A很少如此B有时如此C经常如此D总是如此2 凡是可委派下属去做的工作我都委派下去 A很少如此B有时如此C经常如此D总是如此3 我用工作进度时间表来书面规定工作任务与目标 A很少如此B有时如此C经常如此D总是如此4 我尽量一次性处理完毕每份文件 A很少如此B有时如此C经常如此D总是如此5 我每天列出一个待办事项清单 按优先排列 先办最重要的事情 A很少如此B有时如此C经常如此D总是如此 时间管理小测试 5 说明 下列10题中只需尽快凭直觉来回答和选择 6 我尽量回避干扰性电话 不速之客来访以及突然召开的会议 A很少如此B有时如此C经常如此D总是如此7 我召开会议一般都主题和目的明确 并能准时开始 按时结束 A很少如此B有时如此C经常如此D总是如此8 我的日程表有回旋余地 以便我有时间应付突发事件 A很少如此B有时如此C经常如此D总是如此9 我合理安排我的时间 以便我能集中精力首先处理少数至关重要的事情 A很少如此B有时如此C经常如此D总是如此10 当其他人想占用我的时间 而我又必须处理更重要的事情 我会说 不 A很少如此B有时如此C经常如此D总是如此 时间管理小测试 6 0 15分 你自己对时间并无计划 而是经常让别人牵着鼻子走 你不能再采取被动的态度 要马上对自己的工作采取优先秩序的管理方法 16 20分 你也许过于重视对事情做出迅速处理 而忽略了思考哪些事是重要的 不要把 紧急的 与 重要的 混淆起来 不要被外界的干扰所影响 无论这干扰是传真 电话 还是来自同事 如果你不能完成必须完成的事 你决不会因为迅速处理了不重要的小事而提高工作效率 21 25分 你尝试掌握自己的时间 有些不错的开始 但却不能持之以恒 26 30分 祝贺你 你知道如何分清事情的缓急 这使你能集中精力 提高效率 你已成为时间管理的高手 你向周围的人分享你的时间管理经验 计分标准 选择A 0分 B 1分 C 2分 D 3分 时间管理小测试 7 一年有365天 其中双休日共 天 法定假日 天 公司带薪休假 天 带薪病假 天 实际工作 天 共 小时 假定有效工作时间为 全年有效工作时间为 小时 算算我们的时间 8 一年有365天 其中双休日共 104 天 法定假日 11 天 公司带薪休假 10 天 实际工作约240 天 共 1920 小时 假定有效工作时间为 20 30 全年有效工作时间为 384 576 小时 算算我们时间 算算我们的时间 9 全球调查结果 时间管理无效十大原因 1 优先顺序不明确2 电话打扰3 缺乏目标计划4 贪多嚼不烂5 不速之客6 无效授权7 桌面杂乱无章 找不到东西8 缺乏自律 拖延9 不会说 不 10 低效的会议 时间管理无效的十大原因 10 时间的价值 可以支配的时间就是财富本身 马克思世界上最珍贵的东西就是时间 爱迪生人类都忽略了时间的可贵 失去它 才懊恼不已 伏尔泰要充分利用时间 每一事务都要安排时间 富兰克林时间是最高贵而有限的资源 彼德 杜拉克 11 时间的价值 时间的价值基本上分两种 一种叫做无形的价值 另一种叫做有形的价值 无形价值时间的无形价值是把时间投资于你的工作 家庭 社交的功能方面 建立工作关系 家庭关系 人际关系等 你为此花掉时间 但它带给你的收获可能是无法用金钱来衡量的 这叫做无形的价值 有形价值时间的有形价值是指你所苦心开拓的许多家庭关系 社会关系 会在以后带来有形的报酬 例如你是一名销售人员 拜访客户 跟客户建立关系 最后与客户达成交易 你定会有报酬 12 时间的定义 韦氏大辞典中的定义 时间是由过去 现在及未来构成的 时间就是过去 现在及未来的连续不断的连续线 时间的基本元素是事件 是过去的事 现在的事和未来的事 时间是由每一个时间的事件构成的 13 时间管理中最根本的要素 事件时间管理的实质是什么 事件的选择与管理 认识时间管理 14 时间管理的关健 时间管理的关键就是事件的控制 即把每一件事情都能够控制得很好 时间管理是日常事务中执行的一种有目标的可靠的工作技巧 例如 如何安排你的生活 怎样去规划你的职业生涯或者工作的步骤 关键是合理有效地利用可以支配的时间 赢得时间 就可以赢得一切 因为时间管理的关键就是事情的控制 所以能够把事情控制得很好 就能够赢得时间 因为时间就是生命的本身 连自己生命本身都管理不好 还能管理些什么呢 不能管理时间的人 就不能够管理一切 彼得 杜拉克时间管理的基本思路就是让自己活得更快乐 因为人生的过程中 快乐 快乐是追求的目标 所以时间管理的基本目的就是更能够活出你自己 有意识地掌控你自己的生命 这叫做自己做决定 而不是为他人生活 不是为了某一项事情 或者成为被别人利用的一种工具 15 学习时间管理的理由 供给毫无弹性 时间的供给量是固定不变的 在任何情况下不会增加 也不会减少 每天都是24小时 所以我们无法开源 无法蓄积 时间不象人力 财力 物力和技术那样被积蓄储藏 不论愿不愿意 我们都必须消费时间 所以我们无法节流 无法取代 任何一项活动都有赖于时间的堆砌 这就是说 时间是任何活动所不可缺少的基本资源 因此 时间是无法取代的 无法失而复得 时间无法象失物一样失而复得 它一但丧失 则会永远丧失 花费了金钱 尚可赚回 但倘若挥霍了时间 任何人都无力挽回 时间是一种心态 心境的表现 你如何看待时间 如何运用时间 就是心态和心境的表现 良好的时间管理 是一种习惯的养成 16 时间管理是一种态度 大趋势 的作者约翰 艾兹彼特 曾经说过这么一句话 我们正站在一个新的起点 两千年 即2000年 这重要的一年 象征着未来 是人们为之奋斗的里程碑 变化的速度加快 知道的事情增多 因而我们不得不重省自身 再悟自己的价值观和传统习惯 而这一切 都是个人所为 个人试图改变这个社会之前 首先要改变自己 这就是一种心理建设的过程 其实这句话 早在1905年 著名的哲学家威廉 詹姆斯就说过 我们这一代最伟大的革命就是发现 一个人可以由改变调整内在的心态来改变外在的环境 所有的结果是行动造成的 所有的行动是思考造成的 所有的思考是来自于你一念之间 因此所有的改变是由自己的思考和意念来决定的 它这里包括哪些东西呢 17 时间管理是一种态度 欲望 你要把事情做好 时间管理好 欲望是不是很强烈 决定 决定做或时间管理的目标是什么 要把时间管理做好 你的目标价值 人生的方向很重要 行动 时间管理是一种技巧 也是一种观念 跟行为有一定差距 必须不断地去练习 才能养成一种良好的习惯 决心 时间管理也是一种决心 你下决心持续地学习 直到运用自如 如果你把时间管理好 就能够达到自我的理想 建立自我的形象 进一步提升自我价值 每个人应该把自己当成一个时间管理的门外汉 而努力不断学习 如果每天你能够让自己节省两个小时 一个星期就能够节省10个小时 一年就能节省500个小时 这种生产力就能提升到至少25 以上 所有有成就的人 或是有成就的企业 总会把时间用在高深产业的地方 源自于他们知道时间大于金钱 时间就是他们生活追寻的一种方向 18 时间管理的发展阶段 19 效果 效率 做正确的事情目标 计划 书面界定结果计划 行动 缜密思考策划排序 罗列 优先高于一切20 80 保证少数重点集中 分散 专注整块时间人 事 投资情感帐户罗盘 时钟 平衡工作生活 时间管理的八大原则 20 讲座日程安排 时间管理的理论与原则时间管理的步骤与方法时间管理的工具介绍 21 明确角色 职责与目标列出事件清单排定事件次序制定时间计划表言行一致地执行调整和改善 时间管理的核心步骤 22 1 明确角色 职责与目标公私兼顾 工作 家庭价值为先 以价值观为依据 时间管理的核心步骤 第一步 23 案例 1953年 美国耶鲁大学对应届毕业生做了一项研究调查 他们发现有3 的同学还没有毕业就设定了他们人生的目标 20年后 也就是1973年 这3 的同学比其他97 的同学更显得富裕 这3 的同学 他们做了7件事情 他们曾经很确实地写下了他们想做的事情 他们列出了达成目标所得到的好处 他们列出达成目标要克服的障碍 他们列出了达成目标必须必备的知识以及信息 他们列出了达成目标需要共同协力的团队 人员或者组织 他们总结出一套行动计划 他们写出了达成目标的具体时间 另外97 的人他们没有去设定目标 原因在于 他们对目标不了解 他们不知道如何去设立目标 对失败有一种恐惧感 害怕被拒绝 自我形象不佳 他们对自己缺乏热忱 要想在你的一生或者未来实现你的梦想 你必须做一件事情 那就是设定目标 目标管理 目标的设定 24 目标管理 目标的设定 25 目标管理 时间规划 时间规划系统里 日计划就是每天要花一些时间规划你的活动 你的日计划要从周计划而来 自己每天的趋势都是朝着更大的目标迈进 一天检查所有工作的来源 包括你的专案 你记载截止日期的计划 排进去的活动和应该注意的事项等 你未来的一周应该处理的事情 首先应该决定这些事情的优先顺序然后再做周计划 这样可以对工作做一些全盘的检查 将你自己的目标系统化以后可以为新的一周做更好的准备 周计划往上延伸就是月计划 有时从比一周更长的时间范围来看 工作也是非常重要的 月计划可以提供一个宽广的视野 使你每一周计划得更有效果 它通常包含的都是下个月工作里更重要的事情 月计划再往上就是你的季计划 一年之中固定每隔一段时间就要检查已经到期的目标 并视情况做必要的修正和改进 在每一个季度末你可以确定下一个季度的方针 并决定哪些方面任务应该取消 增加或加快 例如下一季度你可能晋升为主管 你需要接受一些主管方面的知识培训 你下个月可能要去一个地方旅游 那你必须要去收集旅游地点的一些信息资料 这些都应该安排在季计划的内容之内 26 目标管理 角色 如果目标不明确 就没有办法做时间规划 同时如果你的目标设定还要把健康 家庭 工作 人际 理财 心智 休闲 心灵等因素考虑进来 把每一个你它目的 角色 价值观 信念诠释出来 例如 你重视健康 因为你相信健康就是财富 你知道拥有健康的身体 才可以做你能做的事情 第二个角色 你现在是一个什么层次的年龄 你在家庭里扮演的是一个什么样的角色 假如你的健康出问题的话 你可能会怎么样 你了解健康是人生最重要的一点 因此你相信不好的食物不能随随便便入口 所以你必须让我自己更快乐 更健康 而且你的健康不只是生理的健康 我还追求心理的健康 你相信 你的锻炼 你的付出 会让你的健康更得到充实 让你的健康状态变得更佳 这就是全方位的检视过程 借此去达到你的目的 价值观和信念 27 Specific具体的 Measurable可以计量的 Attainment可以达到的 Reasonable合理的 Time有时间性的 目标管理 有效目标的设定 28 1 具体的 有人说 我将来要做一个伟大的人 这就是一个不具体的目标 目标一定要是具体的 比如你想把英文学好 那么你就订一个目标 每天一定要背十个单词 一篇文章 有人曾经做过一个试验 他把人分成两组 让他们去跳高 两组人的个子差不多 先是一起跳过了1米 他对第一组说 你们能够跳过1 2米 他对第二组说 你们能够跳得更高 经过练习后 让他们分别去跳 由于第一组有具体的目标 结果第一组每个人都跳过1 2米 而第二组的人因为没有具体目标 所以他们中大多数人只跳过了1米 少数人跳过了1 2米 这就是有和没有具体目标的差别所在 2 可衡量的 任何一个目标都应有可以用来衡量目标完成情况的标准 你的目标愈明确 就能提供给你愈多的指引 比如你要买一栋房子 先要在心里有个底 房子要多大 是几层楼 需要多少卧室 要木头砌还是钢筋水泥的 要多少平方 座落地点呢 你的预算呢 有了这些明确的标准 你才有可能顺利地盖好你的房子 3 可达到的 不能达到的目标只能说是幻想 白日做梦 太轻易达到的目标又没有挑战性 多年前在美国进行了一项成就动机的试验 15个人被邀请参加一项套圈的游戏 在房间的一边钉上一根木棒 给每个人几个绳圈套到木棒上 离木棒的距离可以自己选择 站得太近的人很容易就把绳圈套在木棒上 而且很快地就泄气了 有的人站得太远 老是套不进去 于是很快就泄气了 但有少数人站的距离恰到好处 不但使游戏具有挑战性 而且他们也还有成就感 实验者解释这些人有高度的成就动机 他们通常不断地设定具挑战性但做得到的目标 4 相关的 目标的制定应考虑和自己的生活 工作有一定的相关性 比如一个公司的职员 整天考虑的不是怎样才能做好工作 却一心发着明星梦 又不肯努力奋斗 在一天一天消耗中丧失学习 工作的能力 不思进取 不努力提高工作业务能力 最终会被公司抛弃 会被社会遗弃 5 基于时间的 任何一个目标的设定都应该考虑时间的限定 比如你说 我一定要拿到律师证书 目标应该很明确了 只是不知是在一年内完成 还是十年后才完成 目标管理 有效目标的设定 29 目标管理 有效目标的设定 30 目标管理在时间管理中的作用 目标将有助于把力量集中在真正的重点上 如果你有意识地有目标 会将你潜意识的力量转化到你的行动上 目标可以让你了解自己的目标并执著地追求 把精力集中在最重要的事情上 而不会把精力浪费在不重要的事情上 可以引发你对工作强烈的自我驱动力量 31 2 列出事件清单主动性任务 帮你实现工作目标应对性任务 不太重要却不可缺少 会见 13 11 2000 时间管理的核心步骤 第二步 32 3 排定事业次序根据 工作的重要程度 重要的工作需要安排足够的时间处理 工作的紧急程度 紧急的工作需要马上着手处理 时间管理的核心步骤 第三步 33 案例分析 查尔斯 史瓦在半世纪前担任伯利恒钢铁公司总裁期间 曾经向管理顾问李爱菲提出这样一个不寻常的挑战 请告诉我如何能在办公时间内做妥更多的事 我将支付给你任意的顾问费 李爱菲于是递了一张纸给他 并向他说 写下你明天必须做的最重要的各项工作 先从最重要的那一项工作做起 并持续地做下去 直到完成该项工作为止 重新检查你的办事次序 然后着手进行第二项重要的工作 倘若任何一项着手进行的工作花掉你整天的时间 也不用担心 只要手中的工作是最重要的 则坚持做下去 假如按这种方法你无法完成全部的重要工作 那么即使运用任何其它方法 你也同样无法完成它们 而且倘若不借助某一件事的优先次序 你可能甚至连哪一种工作最为重要都不清楚 将上述的一切变成你每一个工作日里的习惯 当这个建议对你生效时 把它提供给你的部属采用 数星期后 史瓦寄了一张面额两万伍仟美元的支票给李爱菲 并附言她确实已为他上了十分珍贵的一课 伯利恒瓮后来之所以能够跃升为世界最大的独立钢铁制造者 据说可能是导因于李爱菲的那数句真言 34 重要 紧急 重要 不紧急 重要 紧急 I 不重要 紧急 不重要 不紧急 扩大 减少 避免 缩小 要事第一的时间策略 时间矩阵 35 重要不重要 紧急不紧急 象限 危机 急迫的问题 有限期的任务 会议 准备事项 象限 准备及预防工作 计划 休闲 建立人际关系 培训 授权 创新 象限 干扰 一些电话 一些会议 一些紧急 事件 凑热闹的活动 象限 细琐的工作 浪费时间的闲聊 不关紧要的信件 看太多的电视 要事第一的时间策略 时间矩阵 36 偏重不同时间象限上的不同结果 2020 1 27 37 38 重要 非紧急 重要 紧急 重要 紧急 M1 M2 M3 M4 非重要 非紧急 非重要 紧急 尽量避免扩大M1 尽量减少M3事情 多投资时间在M2 尽量避免M4事情 优先矩阵 39 高效能个人 组织 紧急不紧急 重要不重要 I I I I I I I V 20 25 65 80 15 1 优先矩阵 40 花更多时间在第二象限 来创造机会和保护资源为第一象限活动做预测并将它们移入第二象限预防或为第一象限活动做准备 以减弱紧急程度确认和消除不能帮助实现目标的活动 重视第二象限 41 案例 给张经理安排一天的任务 5分钟 42 任务评分标准 43 4 制定时间计划表计算事件时间长度保证为重要工作预留整块时间适当预留弹性 时间管理的核心步骤 第四步 44 5 言行一致地执行有序工作有效授权排除干扰 时间管理的核心步骤 第五步 45 有序工作 混乱的环境 46 该扔则扔不要移师暗处不放无关物品 将物品放在固定地方 建立良好的文件管理系统让文件在面前只流通一次下班最后一件事 收拾办公桌 对策 有序工作 混乱的环境 47 有序工作 整洁的环境 48 雪莉吾友 我俩是多年老朋友了 共渡过许多好时光 但一个月前你说了些令人难受的话 上两星期你又没来参加我办的宴会 后来 有序工作 混乱的表达 49 雪莉吾友 我恨你 因为 有序工作 混乱的表达 50 建构 从结论说起 的风格 Governingthought中心思想 Keylinesupport支撑思想的主要理由 Support支撑理由 Support支撑理由 有序工作 金字塔陈述 51 您能用一句话介绍您的这本大作吗 有序工作 金字塔陈述 52 管理是通过他人将事情办妥 授权就是将分内的若干工作委托部属履行 主管所授予的权力应以刚好能够完成指派的工作为限度 授权不卸责 有效授权 53 瓶颈多半位于瓶的上端 沟通技巧不佳令部属等候 傲慢 优柔寡断 遥控 干扰部属的工作过分挑剔细节纵容或无视传达信息的人员 任意提高信息的紧迫性 54 管理者要学会如何授权 必须先要克服两个障碍 要舍得把自己喜欢的工作 分派给别人去做克服恐惧心理 不要害怕工作局面失控 有效授权的障碍 55 哪项任务 由谁负责 如果派他 她 他能胜任吗 需要多长时间培训 她 他才能胜任工作 制定培训计划 有效授权前的思考 56 提供必要的支援关键处把关 监督工作进展 有效授权后的跟进 57 有效授权与情景领导 58 S4 低关系 低工作授权式 S1 低关系 高工作告知式 S3 高关系 低工作参与式 S2 高关系 高工作推销式 S4 S3 S1 S2 分享想法并帮助其进行决策 交由被领导者作决策并执行 解释你的决策并提供说明 给予明确指示并频繁地进行监督 工作行为 关系行为 低 高 高 有效授权与情景领导 59 6 调整和持续改善每日调整与应变阶段自我评估与改善 时间管理的核心步骤 第六步 60 受制于人 主动积极 刺激 反应 刺激 反应 选择的自由 自觉 想象力 良知 独立意志 调整与持续改善 主动积极 61 持续成长模式图 独立 我 公众成功 个人成功 依赖 你 互赖 我们 3 要事第一 1 主动积极 2 以终为始 4 双赢思维 5 知彼解己 6 统合综效 7 不断更新 调整和持续改善 62 定角色和职责 明确价值观 公私兼顾 价值为先列出事件清单按照主动性与应对性分类排定事件优先次序以重要性和紧急性来排定制定时间计划表预留弹性 保证重点言行一致地执行排除干扰 有效授权调整和改善自我评估 持续改善 时间管理的核心步骤总结 63 讲座日程安排 时间管理