HR-WI-GC-011临时文件管理指导书12.doc

深圳市华荣科技有限公司编号版本HR-WI-GC-0111.2生效日期：2009-05-15 页数：第 5 页，共 5 页 标题：临时文件管理指导书版本更改说明拟制审核批准1.0新拟制1.1修改保存期限；增加电子档的保存要求；增加手写更改及延期使用要求；修改流程图。1.2修改相关环节操作内容；增加文件保存与回收作废部分内容。拟制： 部门： 日期： 审核： 部门： 日期： 会签： 生产部： 日期：质量管理部：日期：文控： 日期：批准： 日期： 1 目的规范工艺部门拟制的临时操作指导文件和BOM清单的发放、使用、回收和作废操作，明确各环节职责范围，确保临时文件在各环节能得到有效管理与正确使用。 2 适用范围本文件仅适用于由工艺部门发放的临时文件，不适用于通过ECO、文件归档电子流等由文控部门进行管控的正式文件。3 定义临时文件：指未走文件归档流程或ECO电子流的，由工艺部门审批发放的装配、调测的指导书，包含因FAI验证需要的BOM清单。4 操作指导4.1 流程图4.2 操作说明4.2.1 文件拟制临时的指导书文件按正式文件的要求拟制，并需在文件的首页备注适用的范围或场合，便于文件的识别与使用。责任工艺将拟制好的文件打印出来装订好，提给工艺主管审核。因FAI验证需要，BOM清单由工艺工程师从网上下载打印，提交审核即可。4.2.2 文件审核工艺主管对文件的规范及有效性进行审核，对文件的质量进行把关，并在文件的首页签字批准。对于BOM清单，只用签字批准即可。4.2.3 工艺文员登记工艺部文员在每页临时文件上盖临时文件章及工艺工程部的章印，手工签生失效日期，并在临时文件登记表中做好记录。文件的有效期为自盖章日起的一个月。临时文件在盖章及登记后正式生效，此时责任工程师需将相应的电子文件发到工艺部文员共享的“临时文件”夹中存档。工艺文员根据临时文件登记表中的记录，每天将工程师发过来的临时文件剪切到本地“临时文件存档”文件夹中保存。本地的文件夹下依照年月日建立各级子文件夹，每天工程师发过来的临时文件，放入对应日期的子文件夹中保存。 电子件可以刻盘保存，以便释放硬盘空间。4.2.4 文件发放临时文件统一由工艺部文员负责发放，文件同时发放生产、检验，文件的有效期为签发日起一个月有效。生产的文件接收人为制造部文员，检验环节的接收人为检验组长，接收人在接收文件时，必须在临时文件登记表中签字确认。对于临时文件修改后重新下发的，按原来的发放份数全部发放新的文件。对于产品转移其他工段生产的，新下发文件到新工段，原生产工段的文件必须回收作废；如果是增加工段生产的，则补充文件发放到工段。4.2.5 文件接收与使用临时文件发放到生产后，由各制造部的文员负责文件的管理，文件的借出均要有相应的文件借阅记录，临时文件在每生产完一个订单后要及时回收，避免临时文件被错误使用或丢失，检验环节的由检验组长进行管理；生产与检验人员根据文件首页的备注正确使用文件，对文件有疑问的，要及时反馈给责任工艺处理，避免临时文件被用于非指定产品的生产指导。4.2.6 文件回收作废工艺部文员根据临时文件发放登记表的记录，通过邮件将要到期需收回的文件信息及时知会到文件接收人及文件拟制人，并在到期前到各文件签收人处回收文件，如果发放有多份及多个部门的，必须一起回收，工艺文员在回收的文件上盖作废章，并在临时文件发放登记表中做好回收记录，如文件未能按要求回收的，需在登记表的备注中说明，责任人签名确认，工艺文员邮件知会生产、检验、相关质量与工艺，声明此未回收的文件作废。对于过了有效期的临时文件，过期即自动失效。因正式文件归档，或临时文件修改后重新发放，由责任工艺将信息知会给工艺文员及文件签收人，便于旧文件的及时回收。回收作废的文件必须保存半年，超过半年的，每月集中销毁一次。4.2.7 其他说明临时文件的发放与回收由工艺部的文员负责，发放到生产或检验后，由文件接收人负责管理。因保管不善造成文件丢失的，文件接收人负相关责任；因文件被错用而导致装配错误的，由生产部负责；对于因文件未及时回收的，责任在工艺部。根据实际情况追究到责任人，相关的考核措施由各部门确定。工艺部文员必须在文件失效前回收临时文件，因故导致临时文件到期未及时回收的，临时文件在过期、正式文件归档下发、临时文件更新发放的任一情况下，自动失效。临时文件允许手写更改文件内容（手写更改的有效期从严遵循临时文件的有效期），在该文件回收时，更改的内容必须优化到正式文件内，或是在临时文件的电子档内更新，再重新发给部门文档