高校固定资产管理问题探析.doc

高校固定资产管理问题探析以Z学院为例 摘 要：固定资产在高校办学资源中所占比重最大，是高校开展教学、科研、后勤、行政管理、生产等活动必不可少的物质基础。因此唯有分析问题查补管理漏洞，建立科学合理的固定资产管理制度，才能优化高校资源利用，规避财务风险，本文在对前人相关研究基础上仔细分析总结，通过实地走访观察，报告了高校固定资产管理的现状及主要问题，以Z学院为案例，固定资产管理的整个流程可能涉及到的方面及特别突出问题进行一次梳理探析，希望能为学校领导及高校固定资产相关管理人员带来一些管理启示，使高校固定资产能更好地发挥效用，确保高校正常、高效运转。 关键词：高校；固定资产；管理；流程；PPS 一、引言（一）选题背景与意义近年来，随着高等教育事业的发展，高校办学规模不断扩大：高校扩招、院校合并以及大学城建造等，使得高校固定资产的投入也随之大幅增长。新形势下高校固定资产的管理出现了新问题，具体表现为:管理机制的欠缺不全、资产采购的随意决策、资产转移的规范不清、资产报废的缺乏透明等现象。所以，加强高校固定资产管理有着分成重要的意义：完善的高校固定资产管理是高等学校教学科研服务等活动正常运行的前提条件。高校的固定资产，如图书馆、实验室、教室、学生宿舍、食堂等等，都是作为高校正常教学科研等活动必备的物质基础，缺了任何一项，学校都不能正常运转;而不严密的固定资产管理制度，会使得使用固定资产的管理成本增大、运行效率降低。科学、严密、完善的固定资产管理，是高校正常运行、高校运行以及安全运行的重要保证。从COSO报告中得到启发，通过注重对高校固定资产管理内部控制的管理，建立一套比较严密的管理流程。1（二）国内外研究动态西方国家由于经济等各方面发展相对我国家较早较快，所以较早地开始研究了这方面的问题，从两大方面看对高校固定资产的管理：一是通过对高校固定资产进行折旧加强管理，美国会计学家厄尔塞利尔斯(Eari.A.Salier)s在其19世纪撰写的介绍折旧的专著折旧原理，书中详细介绍了直线法、余额递减法、偿债基金法、年金法和单位成本法等多种折旧方法。通过将近一个世纪的发展，形成了固定资产折旧的含义和计算方法等一系列观点，初步形成了固定资产折旧会计研究体系；二是通过建立有效的绩效评价系统，很多西方高校都通过绩效评价对固定资产进行全方位管理。1986年英国副院长和院长协会和大学拨款委员会联合工作小组通过建立三类绩效指标（输入指标、过程指标、输出指标）对高校资产进行管理；20世纪80年代绩效指标在西方高校中得到普遍运用，教育绩效指标体系已经成为政府教育拨款的一个只要参考因素。2国内在固定资产管理模式的研究方面，大部分都是围绕传统的资产管理进行的，但极少数学者从独特的视角进行了一定的创新。如:何志勤（2007）提出运用产权制度管理来促进高校国有资产管理的新制度安排；仝永刚(2008)从内部控制整体框架理论(COSO)的视角提出通过完善高校的控制环境、进行全面的风险评估、采取有效的控制活动、建立畅通的信息传导与沟通机制、加强内部监督等来建立高校固定资产管理。周莉(2010)还提出了通过制定固定资产预算制度、规范固定资产管理的工作流程、加强固定资产指标考核，强化增值意识等方式加强预算体制下的固定资产管理。二、高校固定资产管理现状（一）相关管理制度仍旧不够完善近年来随着教育事业的推进与发展，高校扩招，规模不断扩大，随之固定资产也快速增加，对作为学校正常运转基础的固定资产的管理也变得复杂，从前的一些老规定已经不再适合这样一个动态的新变化。3 于是，相关部门推出固定资产发新公布的高等学校会计制度（征求意见稿）（2009年财政部发），其中对高校固定资产会计处理方面做了不少调整但是仍然有不够完善的地方，比如要求固定资产以原值减累计折旧后的净值在资产负债表中列示（以前是要求直接以原值列示），这样规定在一定程度上能让高校对固定资产做到账实相符，但是对于一些固定资产毁损比较严重的且有巨额贷款的高校来说，由于这项规定造成固定资产骤然减少进而影响筹资重要的数据资产负债率增加，将可能面临债务到而无法续贷的局面，其中的矛盾尚需相关部门协调。（二）领导重视度不够管理人员的数量与高校固定资产总量的差距较大。由于很多高校的领导层对固定资产这一块的管理意识比较淡薄，重视度不够，紧抓教学质量的同时忽视了对作为学校运转基础的固定资产的管理。4 具体表现一是在相关管理部门人员的安排上，资产管理部门的人员数量和日益增加的固定资产总量差距甚大；二是相关管理人员的素质与日益复杂化的管理不成正比，且高校没有及时地对管理人员进行相应地培训或采取其他措施对管理人员管理技能提高。（三）日常管理以及对特殊固定资产的管理情况不乐观大多数高校成立了自己资产管理部门，但是资产管理部门的人员不可能天天亲自管理相关资产，这就产生了二级管理，甚至三级管理，但是这样多级管理下并没有制定一套切实有效，能够动态并真实地掌握相关固定资产的情况的规定。固定资产管理并非简单看着，还涉及到调试、维修等，相对于一些特殊的固定资产（比如大型的高科技仪器设备）我们则需要安排特殊的管理人员，但是大多数高校在这方面的情况是相关人员要么专业性不强，要么专业人员供不应求。 （四）家底不清，账实存在差距大多数高校对自己固定资产的账面价值能做到心中有数，而实际情况却是动态的，在对固定资产具体的核算和清查过程中有下列一些情况值得注意：1、对固定资产未按规定核算，有总账但没有明细账或模糊不清，存在账账不符的情况；2、增加资产不能够正确、及时地进行账务处理，如新购的固定资产，做增加经费支出和减少银行存款，不增加固定资产和固定资金，使该项资产在账外循环失去控制；3、减少资产，该核销的未核销，到期报废以及固定资产的出售、调出和报损不按规定程序办理核销手续，长期挂在账上，名存实亡，导致固定资产账实不符。5三、Z学院固定资产管理中存在的问题Z学院是一所以工科为主，理工结合，多学科相互渗透的大学。学校在A、B两地办学。学校由近20个学院、8个研究院组成，1个公共课教学部、1个留学生院，约40个本科专业，94个硕士点，43个博士点，2个博士后流动站，2个一级学科博士点，20个二级学科博士点。全日制在校学生13000余人，研究生近1000人，教职工2021人，专任教师1431人，固定资产总值为108892.24万元。（一）预算工作不到位资源配置不合理在资金有限性与资源需求不断增长的情况下，资源配置的合理性没得到有效解决。由于以前的高校会计制度没有规定对固定资产提取折旧费，也不用按部门分摊成本，而高校各级领导把教研、科研以及创收等视为重点工作，很少考虑到对固定资产的管理，从而在要添置固定资产时，虽能考虑到固定资产的先进性、功能齐全等方面却甚少考虑到资产的相关管理成本（比如专业维修的等）和资源配置的合理性，盲目增加固定资产，在如今各大高校纷纷扩建发展时期，教育资金有限，如何利用有限的资金进行最合理的资源配置是一个亟待重视的问题。（二）资源分配与产生的效益不成正比近年来国家比以往更注重教育业的发展，各大高校纷纷扩建发展，但是教育资金有限，资源分配与产生的效益不成正比，很多高校出现了一个现象：资产闲置，资源浪费。比如高校内两个部门都申请需要添置同一类仪器设备（大型仪器设备，价值较高），A部门每月能用该仪器设备10次，并根据该仪器设备获得数据产生相关论文著作等；B部门每月用该仪器设备2次，根据该仪器设备得到的相关数据半年出一次论文著作，在资金有限的情况下，资产管理部门如何来处理此类申请是一个值得深思的问题。（三）固定资产管理信息系统的单一性固定性与不断变化的新形势的矛盾目前很多高校使用的都是单机版固定资产管理软件，但是随着教育业的快速发展，高校固定资产的不断增加，其管理亦变得复杂化，以往的管理软件与新的形势下的管理要求出现了越来越多的差距。（四）对高校固定资产报废等后续处理程序不够明朗化在对固定资产报废、调出、毁损等后续处理方面，许多高校没有一个比较明朗的程序，比如处理的相关条件是什么，如何处理，谁来处理，有没有相关监督机构等。四、加强Z学院固定资产管理的思路和对策（一）添加固定资产前的预算审批以及采购1、加强预算编制工作（1）从固定资产管理部门抽出人力组建专门的预算编制队伍高校固定资产总量众多，可根据分类分别设置相关管理部门，预算编制工作不同于其它资产管理，对该进行工作的人员专业素质也有一定要求，建议从经济学院和会计学院抽掉人力组建专门的预算编制队伍。（2） 预算编制工作强调使用的“PPS”性所谓“PPS”是指目的性（Purpose）、共享性（Sharing）、实用性（Practical）。前面提到的资源分配与产生的效益不成正比通过在预算审批时根据“PPS”可以都到有效的解决：如高校内两个部门都申请需要添置同一台仪器设备，A部门每月能用该仪器设备10次，并根据该仪器设备获得数据产生相关论文著作等；B部门每月用该仪器设备2次，根据该仪器设备得到的相关数据半年出一次论文著作，在这种情况下，资产管理部门如何让处理问题，是都买，还是给一个部门买？或是有其他解决途径？笔者通过走访X学院（一所对固定资产管理工作做的比较好的一流大学）访谈此类问题，他们给出的意见或许值得借鉴：既不能只给某一个部门买，资金不够也不能两个部门分别买，可以根据该设备对各部门的实用性，采取资源共享，用得多的部门可以多用优先用，用得少而又确实需要用的部门可以少用后用。在这方面建议建立一个大型仪器设备共享平台，通过平台使资源共享，达到资源最优化配置。2、招标采购现阶段大多数高校在招标采购大致是这样一个流程：将经过资产管理部门审核过的申购表上报给教育局，教育局再次经过专业的审批后将通过的申购表退回给资产管理处，再由资产管理处成立相关团队（如招标办）找第三方代理机构代为预算并招标以及采购，当然这个环节影响到后面入库固定资产的质量、价格以及资产设备的售后等情况。由于具体操作是第三方机构来实施的，所以高校在这方面需要做好以下几点：（1）找第三方机构进行代理前，高校自己做好初步预算，做到心中有数；（2）招标过程公开化，杜绝找关系户来代理；（3）在建工程与需要安装的设备需由高校资产管理部门组织监督。 3、固定资产调入、捐赠的处理固定资产的来源越来越多样化，尤其是对于从其他单位调入以及捐赠的固定资产要做好相关的管理工作。持相关资料到资产管理处办理验收申请手续资产管理处对赠送或调入的设备进行价值确定根据确定价值及赠送函或调拨单位办理验收手续（同相关固定资产验收）持赠送函或调出函建账单，验收报告单到资产管理处仪器设备科办理建账手续财务处入账纳入相关固定资产日常管理图1.1 固定资产的调入捐赠程序 （二）固定资产使用中的管理1、健全制度，责任到人 对固定资产实行分级管理（二级以上）的高校务必建立一套自己的规定办法以便对固定资产管理落实到人头。这里提出如下几点建议：一是对管理人员的选择必须是有一定责任心的；二是管理人员有相关经验（比如了解该固定资产如何让使用及一般情况下如何调试等情况）；三是适当提高管理人员的积极性，比如将管理人员的年终奖金与其工作情况挂钩（该设备在一年内没出现大毁损或得到较好利用，为其它部门做出大贡献等）；四是管理过程中请领导监督，并不定期检查，这样有利于相关工作人员的责任心的提高。2、定期对相关管理人员进行开会及培训高校固定资产管理工作是一种动态工作，期间可能遇见各种情况，如何处理这些繁杂的情况对相关管理人员来说是道德素质与专业素质的一种考验。定期组织管理人员开会总结工作中的问题经验，以及进行相关资产的使用维护培训对做好固定资产管理工作会大有裨益。3、搞好清产核资,摸清单位家底（1）高校财务部门首先应建立并完善固定资产账簿、卡片的相关信息，以备管理时能详细反映固定资产的实际情况。7（2）按规定切实做到每年进行一次全面的资产清查。资产管理部门可联系财务、后勤、资产、设备、图书等物资归口治理部门有责任心的相关人员对固定资产的实际使用情况进行盘查,并利用计算机、网络通讯等现代治理工具,完善各类固定资产的明细登记信息,如使用状况、入账价值、预计使用年限、估计残值、剩余使用年限、使用部门、报废毁损等情况进行具体记录。8（3）对清产核资过程中已报废、毁损、不需用、未使用、在用的固定资产分别进行具体登记。对已报废和毁损并没有实物的固定资产在征得资产治理部门和领导的同意后,按规定程序办理报废手续。94、 建立起网络化资产管理系统，实现固定资产动态管理针对目前很多高校使用的单机版固定资产管理软件不能适应新情况的问题，高校以及相关部门需要积极研究开发或请专业人员研究开发新的、能适应新形势的管理软件，建立起网络化资产管理系统，使固定资产从申请、采购、验收、维修以致最后的报废都处于严格的监督与控制之下，真正实现固定资产管理从静态管理到动态管理的转变。10 同时可以利用网络化管理软件，使得各部门可以第一时间知晓全院公用设备的使用情况，进而做到全院资源共享，这不仅仅节约了大量的人力物力与财力，而且提高了工作效率，使得全院固定资产更加合理有效的分配，提高了固定资产的使用效率。(三)固定资产使用后期的报废及相关处理很多高校在固定资产使用后期诸如报废、出售、调出、报损等方面的处理不够清晰化，在这里按各个方面相关情况提出以下一些建议和流程：1、处理谨慎化2、处理公开化资产部门组织校内鉴定小组审核处置条件提出其他方案使用单位提出处置申请，填报处置审批明细表院、部、处领导审批签字3、处理程序化NoYes报资产处领导、主管校长批准报损、出售返回申请单位批准后的处置申请单、报教育厅备案处置批复处置方式委托中介机构做资产价值鉴定报损、报废报省教育厅单价十万以上、批量五十万以下转财政厅报废送交学校废品库，统一处理调出获取对方接收函报损按审批意见办理出售公开拍卖或一学校许可的其他方式上报教育厅会同财政厅审批处理款上交财务处 资产处、财务处做计算机账目变动处理图1.2 固定资产后期报废、出售、调出、报损等处理程序（四）固定资产使用后的绩效评价1、绩效评估的含义绩效评估是对组织的绩效进行科学客观地识别、测评的过程，包含了绩效评估的指标体系的构建、评估、评估结果的反馈、反馈信息的付诸实施等具体环节，能帮助相关部门找出其工作过程中存在的薄弱环节和缺陷，从而有效地确定需要进一步改进的方向和措施，是一项有利于部门整体发展的工作。2、建立高校固定资产绩效评价的意义随着现代管理制度的建立和发展完善，绩效评估不仅在部门的经营管理活动中得到了广泛应用，而且已成为监管部门、项目投资者和债权人等决策者进行决策的依据之一。为高校固定资产建立一套科学、有效、可操作的指标体系，对高校固定资产一定期间的管理效益水平(包括管理规章制度的建设、业务管理水平、管理人员素质、信息化建设水平和特色管理等方面)进行监管、考核与评估，供高校的责任相关者和决策者做出决策时参考使用，保证学校各部门在固定资产管理到位的基础上更高效、安全地运转。五、结束语通过对各大高校相关管理人员的实地走访，结合高校固定资产管理实际情况，以Z学院为例，对高校固定资产管理的流程进行一次比较清晰的梳理，关注除了前人研究中提出相关问题解决办法，通过实地考察走访，发现了一些突出问题并提出解决意见，对高校固定资产管理工作进行了一次较为细致的梳理，从COSO报告中得到启发，通过对相关法规文件的了解，在对固定资产使用后续处理方面梳理了一个比较完善的流程,但笔者能力毕竟有限，得到的资料也不够全面深入，决定了本文研究的全面性和深度性会有一定不够，但是欣慰的是在收集资料、实地考察中发现对这方面进行关注、研究的专业、非专业人员不少，由这样一个趋势看来，高校固定资产管理的加强是会越来越有效果，进而高校的发展在这样一个好的势头下也将越来越好。 致 谢:时光荏苒，大学生活一晃而过，回首走过的岁月，心中倍感充实，当我写完这篇毕业论文的时候，有一种如释重负的感觉，感慨良多。在本论文的写作过程中，我的导师崔瑛老师倾注了大量的心血，从选题到开题报告，从写作提纲，到一遍又一遍地指出每稿中的具体问题，严格把关，循循善诱，在此我表示衷心感谢；同时我还要感谢在资料搜集时给予我帮助和鼓励的王元丰、桑凌等，正是他们无私的帮助才使得我的论文有更多的资料和鲜活的生命力 ，最后想感谢大学学习期间给我极大关心和支持的各位老师以及关心我的同学和朋友，感谢他们为我提出的有益的建议和意见，在他们的支持、鼓励和帮助下，我充实的度过了三年半的学习生活。设计毕业论文是再一次系统学习的过程，毕业论文的完成，同样也意味着新的学习生活的开始。我将铭记我曾是云南师范大学商学院的一名学子，在今后的工作中把商学院“创新立业 、刚毅坚卓”的优良传统发扬光大。感谢各位专家老师的批评指导。参考文献1 仝永刚. 高校固定资产管理J.会计之友，2009，（9）：74.2 鲁成伟.S高校资产管理研究D.上海海事大学硕士学位论文，2005：102-105.3 夏红蕾. 对新制度下高校固定资产核算管理的思考J.教育经济，2011，（3）：98-99.4 刘运河，王冕. 以制度创新根治高下固定资产流失J.实验与技术管理，2008，（10）：182-184.5 何志勤. 我国高校国有资产管理体制研究D.昆明理工大学硕士学位论文，2007：69-76.6 魏巍.高校固定资产流失的问题及对策J.管理视野，2011，（12）：91-92.7 邹鸿雁. 基于校园网的高校固定资产管理系统的探索和研究J.管理，2010，（10）：178.8 高敬霞，唐丽君. 浅谈如何做好高校固定资产管理工作J.中国电力教育，2012，（5）：130-131.9 韩建新. 基于层次分析法的高校固定资产绩效评估体系研究D.华北电力大学硕士学位论文，2009：69-75.10 孙淑芹.高校固定资产管理探讨J. 福建商业高等专科学校学报，2010，（2）：66-69.Analysis of the Management Problems on Fixed Assets in UniversitiesA Case Study of Z University Abstract:Fixed ass