开发区建筑工程档案管理浅议.doc

开发区建筑工程档案管理浅议建筑项目(工程)档案是指从建设项目(工程)的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘察设计、施工、调试、生产准备到竣工投产(使用)的全过程中形成的应归档保存的文字材料、图表、计算材料、声像材料等形式与载体的文件资料。 本人现在昆明经济技术开发区建设局从事建筑工程档案管理工作，现将实践中的一些粗浅体会论述如下： 一、开发区内建筑工程特点 1、工程量庞大，不包括进区企业的建筑工程，每年仅开发区自身的基础设施建设投资就超过亿元；工程涉及道路、管涵、水、电、气、通讯及场地平整等诸多方面，建设周期长，工程难度大，参建单位多，所形成的项目档案量大、面广、专业性强，大大增加了收集、整理的难度。 2、在开发区的内设机构中，投资促进局是项目审批部门，规划分局是规划审批部门，建设局是基本建设主管部门、综合档案室是地方档案行政管理部门，开发建设中心是建设项目法人，建筑工程的所有程序均在开发区内完成。 3、在开发区基础建设工程中已全面履行建设项目法人制、招投标制、合同制及监理制。 二、开发区建筑工程档案管理现状 要做好建筑工程档案管理，领导重视是关键。目前，开发区已认识到项目档案工作的重要性，加强了对项目档案工作的领导，切实将项目档案工作纳入基本建设管理程序。 1、经开区综合档案室通过各种形式，加大对各局室档案管理人员的培训教育力度，提高档案管理人员和有关工程技术人员的档案意识和业务素质，使档案工作的开展符合专业性的标准。档案的形成过程中对各个环节均有规范的要求，有一定专业性，需要档案管理的专业知识，工作开展达不到规范要求，往往造成档案整理返工、工作重复，耗费人力物力和财力。为此，综合档案室组织了各种形式的档案工作培训：或将档案管理人员分期分批送到省市档案局举办的各种培训班进行系统的强化学习；或将相关法律法规、制度办法提供给相关人员自学以达到提高目的；或请专业档案管理人员进行专门的业务指导和辅导，及时帮助解决档案业务工作中的实际问题；或经常开展协作参观，进行学习交流。通过各种形式学习相关业务知识，达到规范的目的； 2、为确保项目档案的完整、准确，将档案工作纳入工程建设管理秩序，将项目档案管理纳入合同管理，建立健全各种规章制度，在工程正式开工后，加强项目档案的过程控制。在建设过程中不间断地进行业务督促、指导，抓住关健环节，在施工及竣工等环节制定相应的制度，确保施工环节档案资料的准确、完整。 3、为保证竣工档案与工程同步，制定了相应的保障措施，档案室在工程结算时有一票否决权。施工单位在工程通过验收后的3个月内必须提交竣工档案，对逾期不交的，将根据时间长短处以不同的罚款且不能进行工程结算。已进行结算但未按要求提交竣工档案的单位，或施工单位报送的竣工资料不符合相关规范要求，就无法得到档案移交回执，就意味着无法拿到工程尾款。这些经济制约措施极大地促进了竣工档案归档的及时性与完整性，使各施工单位对项目档案的重视程度大大提高，改变了过去只重工程进度、工程形象面貌而忽视项目档案工作的不利局面。 三、开发区建筑工程档案存在的问题及对策 1、依法治档，进一步加强建设项目档案工作力度。 档案法规是档案工作的行为准则，根据国家、行业有关文件、规范、标准，开发区综合档案室结合区内实际，建立了建设项目法人、设计单位、施工单位及其他相关部门的档案工作集中统一管理体制，明确各单位技术人员、管理人员对项目文件材料形成、积累、整理及提交档案的职责；明确归档范围、归档时间、归档套数和归档要求，并建立档案分类大纲以指导项目档案资料的编制、整理。虽然有专人负责建设档案的收集、整理、立卷、立档，但由于缺乏全员档案意识，有的部门未能及时建立健全档案工作，档案管理工作未能与项目建设同步，项目文件材料的形成、积累、整理、归档未得到有效控制，项目文件遗失、损毁和没有按规定归档的情况还普遍存在，未做到及时完整齐全归档。因而还需进一步加强建设工程项目档案工作力度， 2、大力开展法规制度、文件精神的宣传工作。如中华人民共和国建筑法中“交付验收的建筑工程，必须符合规定的建筑工程质量标准，有完整的工程技术经济资料”；城市建设档案管理规定中“建设单位应当在工程竣工验收后六个月内向城建档案报送符合规定的工程建设档案”等。从经济制约向法制管理转变，是城建档案发展的必由之路，通过宣传为依法治档创造良好环境，使大家认识到开展好部门的档案工作对其职能工作的完成有促进作用，才能有效提高大家的档案意识，才能争取到部门领导的关心重视，有关人员才会尽职尽责地完成份内的档案工作。 3、以岗位责任为切入点，全面强化相关机构和人员的档案管理意识，真正体现条块结合的原则，将建设中形成的各种类型、各种载体的档案进行收集整理。 工程档案的特殊性在于连续性较强，跨年度、跨部门的材料多，开发区项目建设过程中形成的各种文件材料往往分散在各个部门保管，如立项文件在投资促进局，招投标文件在招标办，工程技术文件在建设局，财务核算在开发建设中心，项目结算在监察审计局，且各部门负责管理文件材料的人员经常更换，使项目文件不能及时归档，容易丢失和损坏。为充分发挥由各参建单位组成的档案管理网络在项目档案工作中的作用，各单位领导及档案人员从工作启动初期就要列入整体工作计划与工作安排中，各参建单位应有专人负责项目档案工作，从根本上做到责任明确，落实到人，相关文件集中保管，避免文件材料的流失和损坏，保证档案的安全；编制项目档案的人员相对固定，也可保证项目档案的编制质量。 4、坚持档案工作与工程建设“三同步”是开发区2000年以来基建档案工作的一条重要经验，也是档案工作能否达到预期效果的关键，只有加强项目档案的过程控制，采取行之有效的“跟踪管理”控制措施，做好业务监督、检查、指导工作，才能保证项目档案的完整、准确和系统，保证建设项目对项目档案的利用。 一是项目档案要与工程立项同步，根据项目档案形成涉及面广、情况复杂的特点，在项目建设前期阶段就应及时介入档案工作，加强项目从提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘察设计阶段产生文件材料的管理，明确对文件材料编制、整理及提交的具体要求。二是项目档案要与工程建设同步，在建设项目的施工过程中，进行“跟踪管理”，适时进行督促、指导，保证文件材料按要求进行积累、编制、整理立卷，做好对各参建单位档案工作的协调、检查、指导工作，落实档案工作情况。三是项目档案要与工程竣工同步，在竣工验收的同时必须按照要求，认真验收工程竣工验收、结算档案情况及建设全过程档案资料的汇总、编制、整理工作，认真对档案的完整、准确、系统性进行审查，发现问题及时督促有关单位进行整改，保证档案质量。 在施工期间文件材料形成的控制中，要尽早将工程建设中需要填写的各种表格样式发给各施工单位；组织工程技术人员、档案管理人员和监理参加的工程内部检查组，定期对各施工单位的内业资料进行检查，检查内容包括各种施工原始记录、试验资料、原材料出产证明、产品及设备合格证、单元工程及分项工程验收资料等。主要检查这些资料是否齐全、各种表格填写是否符合规范要求，各项签署是否完备，所用的书写材料是否符合要求。对检查发现的各种问题，都以书面形式发整改通知书，限期整改，对逾期不整改的按规定进行处罚。使项目文件从形成就符合国家的有关规程规范，也符合今后归档的要求。 对各参建单位则要求在建设过程中严格按照“归档范围”收集文件材料，并按单位工程划分。避免文件收集中存在的不足与误区：如只注意收集上级或平级的，而对自身形成的其它材料如会议记录等重视不够；不注意文件的书写材料，对用复写纸、传真件等不符合规定的纸质材料未加处理；不注意对文件的保存，导致收文原件散失、发文缺底稿或领导签发稿等。对所收集的项目资料进行初步整理后，装入盒中，暂不装订。 区内现已全面履行建设项目法人制、招投标制、合同制、监理制等管理体制，还需档案管理人员创新思维，认真研究在新体制下如何加强项目档案的完整性与系统性，不断改进项目档案工作开展的模式和手段，才能适应形势发展的需要。 5、确保项目档案安全。 项目文件材料形成于项目建设全过程，涉及单位多，客观存在保管条件差、管理人员不稳定等问题，给文件档案的安全形成隐患。首先各单位要加强对项目文件材料的安全管理，明确档案文件的安全职责，如在项目建设中因管理不善造成损毁的将依据档案法追究有关单位及责任人的责任。其次，要完善文件档案保管的基本条件，各单位文件管理都应达到防火、防水、防盗的基本要求；第三对建设工期长的建设项目施工单位应当在各单项工程或单位工程完工后就及时向建设项目法人提交档案。 6、项目档案工作的目的是为经济建设服务，应当提高项目档案现代化管理和开发利用水平，将计算机技术充分应用于项目档案的编制、整理中，重视档案数据库建设，则日后可事半功倍，最大限度地发挥档案的作用。 总之，档案工作专业性强，有一系列的要求、规范、标准，工作量大、涉及面广，单靠档案行