外贸业务员怎样处理询盘.docx

对于从事外贸业务的朋友们，大致需要经历四个阶段：第一阶段“化简为繁”“一入trade深似海，稍有不慎触暗礁”。初期对于任何一个知识点，都要务必弄懂、理解透。各种常见的贸易术语，付款方式，信用证条款，商务礼仪，口语句式，风险防范意识等等。此时的你需要像海绵入水一样，尽可能多地吸收知识，开阔视野，积累经验。第二阶段“化繁为简”深谙外贸之道之后，简化一切细节。对流程和内容做出优化，适合自己，提升工作效率效率和服务质量。第三阶段“化简为繁”当对销售工作有了独特的见解，已经形成习惯性工作方式的时候，就有必要充实自己，注意各种细节，换位思考，一个简单的东西，可以衍生出很多不同的东西，看到别人看不到的，注意别人注意不到的，就已经提升到更高一个层次。第四阶段“化繁为简”当你变得很专业、非常了解市场和客户，有丰富的谈判技巧之后，就应该适时再提升自己，把现有的东西进一步简化，提炼出更纯粹的完整的意识形态。金刚石需要精细切割数千次终成钻石。将精华压缩再压缩，效果不言而喻。业务员到了这个层次，已经算是顶尖层次。十六字箴言:“化简为繁，化繁为简，化简为繁，化繁为简。”只要能坚持几年下来，你也能任何东西，顺手拈来，都是武器。飞花摘叶，皆可伤人。正文：怎样处理询盘一般而言，外贸业务员收到询盘来自三个途径：阿里询盘、自主开发客户的询盘、其他B2B网站询盘。这几年，阿里巴巴海外推广得很不错，因此越来越多的国外客户注意到阿里国际站。因此每天从阿里收到的询盘若干，如果处理不当，很容易造成业务员精力和时间虚耗。以下针对阿里询盘 ( 内容 以 结束 )这里说一下GOOGLE找网址和邮箱的方法：GOOGLE搜索栏上输入：公司名称+website or email or contact如果没有任何发现，请缩短公司名称再搜索。如果还没有任何发现，可以根据客户所在国家，加上一定搜索限定，如：公司名称+website or email or contact site:.uk这样，应该能找到公司网址和邮箱等信息。当找到公司网址时，再进行一次GOOGLE搜索。（我称之为“二次搜索法，顺序可以颠倒。）GOOGLE搜索栏上输入：公司网址+email or contact这样，通过“二次搜索法”，该有的联系方式都应该都齐全了。如果这样都找不到，只有按照询盘里客户留的电话号码打电话问客户了。一、分析完询盘是否有效后，这时一定得耐着性子，千万别急着报价！新手的误区！应该再尽可能多地先了解客户！所谓“磨刀不误砍柴工”。1）查看客户的公司网站的公司简介页面。好好看，一般里面会有不少有价值的东西！公司的性质（进口商贸易商、批发商、分销商、零售商。），公司成立时间、发展历史、主营行业及产品范围、在行业中的地位，有无分支机构。有时还会有管理层构成（CEO，GM，CFO，Buyer, Senior Buyer ）及联系方式。公司性质方面：Retailer（零售商）：经营产品范围广，一般订单较小，但下单频率快，要货急。主要关注价格、交货期，当然质量也是需要的。他们一般也不太会关注卖家实力多大，公司研发能力等，觉得你还专业，沟通畅通，靠谱就可以。目前在阿里上这类客户居多。此类客户，我的建议是新手练练手可以，老鸟就略过吧。从时间成本上来算，不值当。把重点放在进口商贸易商、批发商、分销商这三种性质的客户上。进口商贸易商 ( Importer/Trader )：此类客户有固定的产品经营范围，数量较大，订单较稳，对价格较敏感，很多在中国一些城市有采购办事处，对中国市场比较熟悉，供应商充足，对质量要求较高。建议有实力的供应商可以主动和中国采购办联系并且上门拜访。邮件和电话远没有面谈的效果好，加深印象很重要。分销商（Distributor）：分销行业资深品牌商的产品，当地销售网络健全。但是近几年来，一些市场价格竞争激烈，品牌产品的性价比越来越受到客户质疑。因此考虑到防止客户流失，分销商也会进口。甚至一些分销商会有在市场上做自己品牌的打算，这时此类客户合作意愿会很强烈，价格敏感度适中。2）查看客户公司网站的产品页面。看左边的产品目录结构：好好观察一下，产品分类是多还是少。如果产品分类目录分类很多，那么说明这个客户供应产品品种比较多，力求全面，客户“带销”（顺带销售）能力较强，但对你产品应该了解不够，不算专业。在 客户跟进表（第1篇帖子里分享了客户跟踪表。我建议你们可以再增加两列：“客户来源”和“价格敏感度”。）上MARK一下：此客户价格敏感度不高！如果产品分类目录分类较少且较为匹配你的行业产品，那么这个客户是非常对口客户，请MARK一下：此客户价格敏感度较高！（由于客户主营此行业产品，因此应该对产品，行业以及市场行情比较了解）再看一下产品页面的前两页有没有你们产品或者类似产品。一般放在产品前两页的产品都是客户重点推荐，销售较旺，进口较多的产品。把这些产品记录到客户跟进表中（以后可以伺机而动，推荐这些产品。）3）最后看一下“联系我们”页面，把联系方式添加到客户跟进表中。4）GOOGLE一下这个公司名，地址，邮箱等等，看看有没有一些意外的发现。比如，发现客户在本国或全球行业网站上发布的一些公司介绍或者询价或者在本国的大客户/知名品牌的Vendor List里面，那么我们又顺藤摸瓜，找到了一个更大的客户通过GOOGLE EARTH, GOOGLE MAP发现客户坐落在工业区，还有个不小的工厂.至此，我们已经对客户的基本情况有了一定程度的了解。二、回复客户的询盘，仍然不要急于报价，根据询盘是一般质量询盘还是高质量询盘，一定要设置几个不同的问题来问客户。这里可能某些人要急了，不是说回复客户的邮件要及时吗？ 但是“及时回复邮件”和“不急着报价”这点并不矛盾。另外，由于时差的存在，及时性分为绝对及时性和相对及时性。注意相对及时性就好，可以根据客户时差上班时间来弥补。如回复一个法国客户的询盘，下午2点之前发送。高质量询盘一定要谨慎对待。借此机会询问客户一些问题，多了解一下客户，也考验客户合作的意愿。可以问问：之前是否有进口过此产品（由此判断客户是否在国内有其他供应商，客户有可能之前是从当地进口商买货）FOB or CIF ? 按照哪个港口报价 ?（判断客户的供应商靠近什么地区）客户的客户群体，是批发商、分销商OR零售商。（判断客户的价格接受能力）注意少问一些无关或者不专业的问题如果客户的规格明显和该市场上的常规规格产品不一致，你的机会来了。根据经验和对客户市场的了解，告诉客户，你们市场上什么规格的产品常见又畅销。商人都对商品行情感兴趣，给客户一些建议，表现你对市场行情很了解，比较专业。如：Thanks for your inquiry.According to our experience, 35 gsm with velcro is more popular in your market, as 80% of our French customers buy this type.Compared with 40 gsm, its an economic choice as price is more competitive.( 或者 Compared with 30 gsm, its superior quality while price just 5% higher)Is this type more suitable for you ?For you to get precise costs, may I ask you a few 问题 to learn your demand clearly ?1) Have you ever imported the product before ?2) You need FOB or CIF ? Which port ?3) What is your main customer group ? Retailers or Wholesalers or Distributors?Please kindly get back your comments to us. We are sure any of your feedback will get our prompt attention & reply. Thanks in advance !如果是一般质量询盘（即产品规格或包装或者数量不具体），则根据缺少的内容去询问客户。这里特别注意如果没有数量，一定要问个大概的数量。报价的时候可以作为提价或者降价的理由。此时如果产品规格不具体，即实际当询盘信息不是很明确时（很多是中间商，不太懂产品或者发的询盘比较随性，没有把规格都查看好），有时最直接的办法就是问客户具体的规格。We reviewed your inquiry carefully but there are something still unclear for us.1. 问题12. 问题2We appreciate for your checking the above 问题 and let us know to check right cost.Then we will make quotation and send you asap.如果是阿里询盘且客户是单发给你的，那么客户可能会去查看一下产品的具体规格。但有时候，客户是中间商，就是不清楚具体规格，或者客户qun发的询价邮件，你问客户可是客户收到的回复太多，忘了回复或者懒得回复你，这时联系就断裂了。（这一点集中发生在阿里询盘上）所以最好还是在询问客户的同时，同样告知客户他的市场上什么规格的产品是常规好卖的。并且告诉客户，收到他的回复后会把两种规格的价格都报给他参考。We reviewed your inquiry carefully while there are something still unclear for us.1. AAAAAAAAAA2. BBBBBBBWe appreciate for your checking the above 问题 and let us know to check right right cost.Meanwhile, based on my experience, I think 10gsm double elastic is more popular in your market as many of our customer from XXX are buying this type, which is more tight when wearing on but price just 5% higher. Do you have interest in getting price as well ?If so, well make quotation for both types after getting your reply.总结一下：收到客户询盘，但规格等信息不具体时，回复客户邮件的几种层次：上策：对目标市场行情非常熟悉的业务员，不需要具体的尺寸规格包装信息，直接告诉客户的市场上，什么规格的产品是最畅销的。中策：问客户具体的颜色、尺寸、规格、克重、包装方式等等。下策：对市场行情一无所知，给不出任何建议，不分市场只按照做过的规格报价的。另外有时候会收到客户类似产品的询盘，规格或者产品设计很独特，研发有些难度的。像这样的询盘，其实质量也很高。和老板好好谈谈，组织公司可以调动的所有资源进行配合研发看看。打个比方：有些欧洲的产品设计理念很先进，相关产品只要你能研究开发下来，那你就发达了。可以避免和同行拼价格了，因为产品的差异化，你就能赚取高利润，客户还跑不掉。客户不回复怎么办？买家不理睬怎么办？1）尽量使用企业邮箱发送，免费邮箱只选yahoo, hotmail。Gmail少用，服务器不稳定！163，126，新浪，搜狐更免了吧，这类邮箱地址很容易被国外客人的邮件服务器辨别为垃圾邮箱，还没有等到客人收到你的回盘信息，客人的服务器已经将你所发送的邮件直接退回或者删除，客人自然不会回复给你，因为他根本就不曾收到邮件！2）第一封邮件最好不要带附件。如图片，报价单之类。（只针对阿里询盘，自主开发的客户回复你的开发信的情况下是没有关系的。）容易被识别成垃圾邮件。也不要长篇大论公司实力，规模（这种回复的邮件太多）记住第一封邮件的目的是：先联系上客户并能收到回复即可。如果第一封邮件带有附件，那么有种比较有效的办法是，第一封邮件发过之后，立即用纯文本格式（正常为HTML格式）再发送一封邮件给客户，希望他能查收确认。因为带了附件，不知道他有没有收到，如果没有，请客户立刻联系你。这样做能避免报价单发出去石沉大海，其实有时候是客人没收到。3） 利用邮件客户端的定时发送确保在客户上班之前一小时前递送4） 发送邮件，尽量避免使用容易被默认为垃圾邮件的标题，如：we could supply; do you want to buy之类的。5） 发送的邮件密度也非常重要，如果密度过高，很有可能被认为是骚扰或者垃圾邮箱而将你加入黑名单。最好的邮件密度为：第1天-第2天-第5天-第13天-第25天- 之后每隔1个月很多业务员认为，一旦收到询盘就马上回复，认为及时尽早的回复，客人一定会对此满意并回复！如果现在正是客户上班的时间，那么这么做是对的。争取在收到询盘后尽快了解客户的基本情况，半小时内给予回复。回复的第一封邮件先不要报价，但是内容也不能太空洞，要有合作的诚意但是也要带着目的回复（尽可能多的了解客户，问题不能太多！）如果客户此时不是上班时间。那么就算你马上回复了客人，客人也会在他上班的时间才能看到邮件。而且客人所发的询盘，肯定也不会只有你一个人回复，肯定有大把的供应商相争回复，这样，最早回复的邮件按照邮箱的排列的顺序被沉到了最底层。所以可以使用邮件客户端的定时发送功能，确保客户上班一小时前发送邮件。（当然以上也可以不用定时发送，选择邮件的“优先级”来使得你的回复更加醒目。此点在本系列文章之一“外贸业务员如何提高工作效率”中有所提及）6 ) 如果没有等到客户回复，重新编辑，改变一下邮件内容，再次发送，当做提醒一下客户。邮件加上高优先级。重点提及几个行业内在做的知名客户和质量认证，吸引客户回复。Hi David,I wonder whether you received our email dated 16th, Dec 2012 ?As a professional manufacturer of XX (product ), we are now working with many customers in your market such as 1,2,3.Our quality meet ISO, CE, FDA standard and price is quite competitive for your market.Please kindly review our email. We are sure if price workable, free samples & catalog can be provided for your check.We appreciate for your prompt reply.7）如果以上还是没有获得客户回复，果断打电话给客户，询问对自己产品的意向。内容简短有力一些，加深印象如电话中：Hi DavidThis is Henry from China, we got your inquiry from alibaba and weve get back to you yesterday. You caneasily find my name Henry911（重音） from the title of emailthen find our company name”Supersoft”（重音）.You got my name? Herry911（再次重音）, I wait for your reply. Ok ? Thanks.邮件的标题：Re:Herry911- Armchair manufacturer - Home Depots Vendor - Supersoft8）如果你很不幸，以上还是没有获得客户回复，这里使用一个猛招，报个虚盘：给客户再发一封邮件，邮件内容简洁直接，不说废话，直接报价。而且是比同行业都低的价格。（也不是越低越好，不能太低，把握个度。）但是装作最重要的规格或者包装方式漏写了。比如，此报价故意遗漏材料规格“克重”。Hi David,Im sorry that we didnt get your reply since we have send a few emails to you for a few days.Here please check our quote as below:Product NameColor: xxxxSize: xxxPacking: xxxxxxMOQ: xxxxFOB Shanghai: XXX usd/pcPrice valid in 25days.Price can be negotiated if quantity increase.Waiting for your prompt reply. Thanks.很多时候，虚盘灵活运用得好，会很容易打破僵局。对于那些刚开始做外贸业务，常见情形就是好不容易找到个客户信息，开发信也送了N封，可对方就是没反应可这一点也不奇怪。客户只要不是第一次做外贸，就自然已经有了货源渠道。咱们刚开始跟客户打交道，别说价格太高，就是价格与他目前的进货渠道持平，客户都不一定有兴趣联系。打破这种僵局，有效的办法之一就是来招狠的给他个低价，不信他不动心但实打实地低价卖我们就挣不到什么钱，不是长久之计。这时候，虚盘就上场了：以低价吊起客户的兴趣。等客户来兴趣了，再慢慢跟他介绍你的情况，推销产品。总之，僵局打破就好办，接下来服务周到态度殷勤，就有希望。客户收到以后，根据客户的专业程度，会有两种反应。如果客户不是很专业，客户会感觉这个价格很不错。尽快回复一下，要点样品来看看。如果客户很专业，客户会考虑这个价格很不错，不过没写克重。为了不错失好供应上，尽快回复问一下克重。第一种情况，客户不是很专业，那么答应客户很高兴寄送样品。（你就准备那个价格低的样品）。另外再和客户推荐，你的市场上我们另外一种产品卖的也很好，质量要好一些（同样不说克重），很多客户也买这种。我一起寄给你看看，你觉得怎么样？客户大多数情况下是很乐意的。找客户要到快递账号然后把两种样品寄过去，客户肯定会喜欢后一种质量好点的。会问你价格，然后你开始介绍，报价（同样不必写克重，以我样品为准）。这时你看，我们已从被动的局面转为主动。We are glad to send you samples to evaluate.Samples will be prepared asap.Meanwh