易度文档管理系统用户使用手册新.doc

易度文档管理系统用户使用手册 版本V4.3.2版权所有广州润普网络科技有限公司修订人刘敏审核人潘俊勇 目 录 1 概述52 登录52.1 登录52.2 支持企业LOGO设置6 总体结构64 文件夹74.1 文件夹视图74.2 新建文件夹104.3 修改文件夹114.4 移动/复制文件夹124.5 删除文件夹144.6 批量管理145 文件155.1 上传文件155.2 上传的文件名支持同名检查175.3 下载文件175.4 文件重命名和文件编号修改185.5 移动/复制文件/创建快捷方式195.6 删除文件205.7 文件保密215.8 批量上传225.9 采用类似windows资源管理器的形式选择、调用文档236 搜索236.1 中文全文检索236.2 高级搜索246.3 文件夹内搜索256.4 搜索结果筛选266.5 搜索结果可进行排序276.6 标签组分类286.6.1 对文件夹设置标签组286.6.2 对文件添加、删除标签296.6.3 利用标签组搜索文档306.7 文档收藏316.7.1 收藏一个文档316.7.2 收藏夹的管理327 查看337.1 文档在线预览337.2 2D/3D格式图纸在线预览347.3 图片自动缩略预览377.4 相册型的图片浏览377.5 对压缩包的预览387.6 音频视频在线播放397.7 自动生成PDF397.8 邀请他人查看文档407.9 文档关联418 文档协作428.1 评论、关注428.2 版本管理438.2.1 更新文件版本448.2.2 获取历史版本448.2.3 删除历史版本458.2.4 文档版本比较468.3 在线编写468.4 在线修改478.4.1 外部编辑478.4.2 自动锁定管理488.5 消息通知498.6 文件外发508.7 文档共享529 权限管理539.1 授权委托管理549.2 权限继承559.3 成组授权569.4 7级查看人5710 文档发布5810.1 受控文件夹5810.2 文档状态5911 操作历史记录6011.1 文件操作历史记录6111.2 文件夹操作历史6211.3 系统操作历史记录6212 增加了易度控制台6312.1 支持标准cas单点登录协议6312.2 支持标准的AD/LDAP登录集成6313 增加批量操作功能6413.1 一般用户可对多个文件进行多选操作：下载、删除、移动复制等6413.2 实现多个文件批量打包下载6513.3 批量元数据更改（扩展属性）6513.4 可批量创建文档的快捷方式6614 扩展功能6714.1 支持自定义扩展属性6714.2 实现文档外发控制，实现文档安全、保密、防止泄密6714.3 实现系统或文件夹规则引擎681 概述本文档用于易度文档管理系统用户使用手册，旨在指导用户如何快速熟悉并学会使用易度文档管理系统。 2 登录2.1 登录打开Internet Explorer浏览器，在地址栏中输入文档管理系统地址，在登录框中输入用户名和密码，点击“登录”按钮，新增繁体中文的版本。2.2 支持企业LOGO设置需要在登录界面显示企业LOGO，点击“账户管理”按钮，进入账户管理界面，在站点资料栏目，进行企业LOGO图片上传。具体操作位置如下图： 总体结构易度文档管理系统具有简洁清晰的外观总揽，界面简洁、一目了然。用户进入文档管理系统，首页左侧界面展示文件夹导航，右侧界面展示最新文档。左侧文件夹导航采取分区管理，包括个人区、公司文档区和网络共享区。其中个人区是个人在服务器上的可靠存储区，公司文档区是由公司统一控制的文档资料区，网络共享区就是个人区共享的文件和资料。右侧界面展示最新文档，包括我最近更新的文件、公司最近更新的文件和最新共享的文件4 文件夹文件夹是管理文件的基本单位，每个文件夹由专门的文件夹管理员负责管理。文件夹相互嵌套，形成树状的文件夹结构。4.1 文件夹视图易度文档管理系统提供熟悉的树型结构导航目录和多种文件夹查看视图，查看方式包括最近更新、摘要清单、内容列表、纵览列表和缩略图。具有文件夹管理员权限的用户可对文件夹进行视图查看操作，非管理员权限的普通用户可在个人区我的文档文件夹内进行多视图查看操作。系统默认提供摘要清单的文件夹视图查看方式，此种查看方式符合用户的使用习惯，各个文件夹逐一摘要展示，方便查看用户选择“最近更新”的查看方式可查看文件夹以及子文件夹下全部最近更新的文档，帮助用户方便、快捷地查看最新的文档，及时获取最新信息用户选择“内容列表”的查看方式，可查看到关于文件夹的多项信息，包括创建人、大小、状态、修改时间等最近更新查看方式：快捷地查看最新的文档内容列表查看方式：可查看到关于文件夹的多项信息，包括创建人、大小、修改时间等，并可以导出文件清单。纵览列表查看方式：可详细查看到文件夹内具体文档信息，方便用户进行具体文档查找。缩略图查看方式：使文件夹中文档呈现缩略展示出。4.2 新建文件夹具有文件夹管理员权限的用户可对文件夹进行新建操作，非管理员权限的普通用户可在个人区我的文档文件夹内进行新建操作。1.在左边的文件夹导航中，选择需要新建文件夹的上层文件夹，点击右侧栏的“新建文件夹”按钮。2.输入文件夹的基本信息，包括标题和描述，然后点击“新建文件夹”按纽进行添加。3.新建文件夹成功4.3 修改文件夹具有文件夹管理员权限的用户可对文件夹进行修改操作，非管理员权限的普通用户可在个人区我的文档文件夹内进行修改操作。1.在左边的文件夹导航中，选择需要修改的文件夹，在中间模块，文件夹名旁边有个小正方形，点击它，对文件夹进行编辑。2.点击编辑链接，修改相关的信息后，点击“保存”按纽进行保存。4.4 移动/复制文件夹具有文件夹管理员权限的用户可对文件夹进行移动/复制操作，非管理员权限的普通用户可在个人区我的文档文件夹内进行操作。1.在左边的文件夹导航中，选中需要移动/复制的文件夹，点击“移到”按钮2.在目录树上选择文件夹转移的新文件夹，点击“移动”按钮，将整个文件夹进行移动；点击“复制”按钮，将在移动的过程同时保留副本3.通过批量管理的功能，可以把多个文件夹转移到别的目录。4.5 删除文件夹具有文件夹管理员权限的用户可对文件夹进行删除操作，非管理员权限的普通用户可在个人区我的文档文件夹内进行删除操作。1.在左边的文件夹导航中，选择需要删除的文件夹，点击“删除”按钮2.在弹出的删除界面提示中点击“现在就删除”按钮，完成文件夹的删除4.6 批量管理具有文件夹管理员权限的用户可对文件夹进行批量管理操作，非管理员权限的普通用户可在个人区我的文档文件夹内进行操作。1.勾选需要批量操作的文件，界面右侧会看到被勾选的文件，文件下会出现“批量管理”字样，点击它进行批量操作。2.批量管理中可进行批量修改文档的状态、编辑属性、批量设置标签、批量移动/复制、重命名、合并成PDF、删除操作等操作。5 文件5.1 上传文件具有文件添加人权限的用户可对文件进行上传操作，非管理员权限的普通用户可在个人区我的文档文件夹内进行上传文件。1.在左边的文件夹导航处选择需要上传文件的目标文件夹，点击“上传文件”按钮。2.在弹出的界面中，点击“浏览”选中需要上传的文件,并且支持批量多选上传文件3.如果还有文件需要上传，可以点击再添加一个文件4.添加完成后，按“上传”按钮进行上传文件5.2 上传的文件名支持同名检查在同一个文件夹下，如果上传了相同名字的文件，系统会自动判断出来，而且可以根据提示做以下操作：重命名、保存新版本、删除5.3 下载文件具有文件下载权限的用户可对文件进行下载操作，其他普通用户可在个人区我的文档文件夹内进行下载文件。1.选择需要下载的文档，点击“下载到本地”按钮2.在弹出的文件下载界面中点击“保存”按钮，选择文件保存路径，按“保存”即可5.4 文件重命名和文件编号修改具有文件管理员权限和编辑人权限的用户可对文件进行标题和编号修改，非管理员权限的普通用户可在个人区我的文档文件夹内进行操作。1.选择需要修改的文件，在文件右侧有个小正方形，点击它，给文件重命名。2.修改标题名和文件编号，按“保存”按纽进行保存。5.5 移动/复制文件/创建快捷方式具有文件管理员权限的用户可对文件进行移动/复制操作，非管理员权限的普通用户可在个人区我的文档文件夹内进行操作。1.选择需要移动/复制的文件，点击“移到”按钮2.在目录树上选择文件转移的新文件夹，点击“移动”按钮，将整个文件进行移动；点击“复制”按钮，将在移动的过程同时保留副本。点击“创建快捷方式”，将在其它文件夹中创建一个快捷访问图标5.6 删除文件具有文件管理员权限的用户可对文件进行删除操作，非管理员权限的普通用户可在个人区我的文档文件夹内进行操作。1.在左边的文件夹导航中，选择需要删除的文件，点击“删除”按钮，会有个提示：是否放入回收站。2.如果是在以下方式进行删除，则会在弹出的删除界面提示中点击“确定”按钮，完成文件的删除。5.7 文件保密为了保护文档的保密性，不希望其他人员进行查看，用户可设置文档为保密，保密文档一般人员将无权限查看。1.选择需要保密的文件，点击“保密”按钮2.选择“设为保密”，点击“确定”按钮，文档保密设置成功，一般人员将无权限查看3.如需解除保密状态，选择“保密”下的“解除保密”，点击确定按钮，使文档非保密5.8 批量上传普通用户可安装易度文档客户端，采用类似资源管理器的方式进行文档批量上传管理，支持文件夹/文档的拖放操作，实现批量上传（只支持IE浏览器）1.点击文件夹右侧的“web文件夹访问”，展开复制web文件夹地址2.通过资源管理器来进行批量文档上传3.点击“帮助”链接，系统提供详细的使用帮助5.9 采用类似windows资源管理器的形式选择、调用文档可以很方便地选择一个或者多个文档，在选择文档时，支持文档全文检索的功能6 搜索6.1 中文全文检索易度文档管理系统提供中文全文搜索技术，可搜索PDF,XML,HTML,TXT等文档内部的文字。1.在右上角的搜索栏中输入搜索条件2.点击“搜索”按钮，即搜索出包括文件或评注内部涉及到搜索条件的内容6.2 高级搜索用户可根据标题、标签、创建人、创建时间、类型、格式、失效时间等条件进行高级搜索1.点击搜索栏旁的高级选项按钮，进入高级搜索2.用户可根据标题、标签、创建人、创建时间、类型、格式等条件进行高级搜索3.在搜索栏的类型中选择文件类型，可对文件进行高级搜索6.3 文件夹内搜索传统的文档管理系统，都无法做到基于位置的搜索。易度文档管理系统包括一个路径索引，可限定在指定文件夹内进行搜索。1.进入需要查找的文件所在的文件夹，在页面右侧文件搜索输入框中输入关键字2.点击“搜索”按钮，列出搜索结果提示：你也可以点击“搜索”按纽后面的“高级搜索”链接切换至文件夹高级搜索界面，进行更精确的查询和搜索。6.4 搜索结果筛选易度文档管理系统支持搜索后可以在结果中继续筛选您所想要的内容。其他系统很少实现这样的功能，大多数系统在搜索后就是列表显示，或者提供排序。而易度文档管理系统可以做到在结果内继续筛选查询进行更精确的搜索。1.如用户需要搜索关于易度文档管理方面的文档，在搜索栏中输入关键字“易度文档管理”，搜索完毕后我们还可进一步筛选。如需要进一步在结果中搜索创建人为“admin”，只需在输入栏中添加创建人，即可进一步在所有内容中筛选创建人为“admin”的易度文档管理方面的文档2.筛选完毕后，我们还可进一步进行筛选。如筛选格式为PDF的创建人为潘俊勇的易度文档管理文档6.5 搜索结果可进行排序在文件夹的内容列表查看视图下，搜索后可按照编号、大小、修改时间等条件进行排序6.6 标签组分类易度文档管理系统提供创新、实用的标签组功能，用户可以为文件夹设置标签组，然后将文件夹中的文档打上相应的标签，当再次需要快速查找到已经打上标签的相关文章时，用户就可以通过逐级标签筛选，快速找到需要的文件。6.6.1 对文件夹设置标签组1.选择需要设置的文件夹，点击右侧标签组设置按钮，对标签组进行内容管理，包括添加、删除、编辑分组标签内容。2.分组标签支持多维树状导航，可从多个角度对文件夹下文件标签设置分组和树状层次关系，可对标签进行第一级、第二级.逐层进行细分。6.6.2 对文件添加、删除标签1.选择需要添加标签的文档，点击窗口右侧的添加标签按钮2.从标签分组中选择文档所属的标签属性，成功为文档添加标签3.如果需要删除文档的标签，只需点击标签组右侧的删除符号，即完成文档的标签删除。6.6.3 利用标签组搜索文档1.进入需要进行查找的文件所在的文件夹，根据文件的标签分类，在右侧标签组导航栏中点击文件相关的标签，可以多选。2.选择相关标签后，系统会自动根据标签进行标签结果筛选提示：如果要撤消对该标签的选择，可以再点一下这个标签。6.7 文档收藏用户可以在自己的个人区，将常用的文档进行收藏，对自己的收藏进行分类管理。当需要查看使用这些有用的文档时，就可以直接通过收藏夹方便快捷地进行文件查找和定位。6.7.1 收藏一个文档用户可将常用的文档进行收藏，将文档添加到收藏夹中。1.选择需要收藏的文档，点击文档标题编号左侧的星型添加收藏夹按钮2.系统提示已成功将文章添加到个人收藏夹3.收藏夹支持自定义标签，可根据用户个人需要，再次点击这个收藏图标，对收藏的文档设置标签。用户只需在设置标签栏中输入自定义的标签点击“保存”按钮，就可成功为收藏的文档设置标签6.7.2 收藏夹的管理用户可对收藏夹进行管理，包括收藏的删除、收藏的搜索等。1.点击我的工作台，可在导航栏看到收藏夹2.进入收藏夹功能区3.在右侧的收藏搜索栏中输入搜索条件，点击“搜藏“按钮，成功搜索出相应的结果文档4.在收藏夹内点击收藏的文档前的星型删除按钮，即可完成文档的收藏删除7 查看7.1 文档在线预览用户无需安装相应的桌面编辑软件，直接在浏览器上进行文档的预览，支持的格式包括 Office文件（.doc、.xls、.ppt），最新的office 2007在线预览，RTF格式、文本文件 (.txt、.html）、openoffice代码格式的文件odt,ods,odp,ott,opt的文档和程序代码格式文档：.java,c,cpp,py,jsp,asp、PDF等在线预览 1.选择需要查看的文档，直接在网页上进行预览2.可以点击最上方“全屏预览”按纽，进入全屏预览的模式3.采用openoffice进行转换，增强office2003预览效果，实现office2003的文档细致转换7.2 2D/3D格式图纸在线预览易度现在支持几十种的2D/3D图纸在线直接预览，在预览前需要先安装易度3D预览控件和Auto Vue SolidModel插件支持格式如下:Pro/ENGINEER:PRT、CALCOMP:PLT、Protel：PCB、lllustrator：AI、Unigraphics：PRT catia/cati5：CATPart、lnventor：IAM、SolidEdge: ASM, ASM、SolidWorks: SLDASM, SLDPRT EDA: PCB,SCH等。AI截图：CAD截图：ProE截图7.3 图片自动缩略预览图片支持自动缩略预览，避免图片过大导致下载速度缓慢，影响查看的感受。7.4 相册型的图片浏览在最近更新和摘要清单的查看视图的时候，可以通过易度提供的lightbox功能对图片实现相册型的浏览查看7.5 对压缩包的预览可以对压缩包文件：rar、zip、tar、tgz进行直接预览而无需安装任何插件7.6 音频视频在线播放系统支持avi、wmv、flv、ogg、mp3、mov、mpeg等各种格式文件的在线播放，只需安装浏览器flash插件，便可支持对流媒体(音频、视频)文件的播放。7.7 自动生成PDF所有能在线预览的文件，系统均可自动生成pdf格式的文件，方便用户进行查看和打印。1.选择要生成PDF格式的文档，点击“下载为PDF”按钮2.界面出现文件下载提示，选择打开或保存按钮，完成PDF生成操作 3.在批量管理还能进行多个文档合并为pdf，支持页码排序7.8 邀请他人查看文档系统提供文档分享的新功能，可以发送邀请通知，把文件分享给其他同事，增强了企业的知识管理7.9 文档关联用户可通过文档关联功能，把相关的文件关联起来，集中储存和管理。 利用文件关联的功能，可快速找到关联文件。1.选择需要进行文档关联的文件，点击右侧关联文件的“新建”按钮2.系统会自动关联标签相同的文件 3. 在文件详细页面，可对选中的文件进行批量关联操作（不必输入编号）8 文档协作8.1 评论、关注易度文档管理系统支持评论关注功能，用户可对相关文档发表评论，直接在系统通知消息中对关联文件进行评论。并且可进行文档的关注，采取多种通知方式通知相关关注人对文档进行多方协作。1.用户可对相关文档发表评注，表达观点2.查看人可关注文档的评论信息，可通过系统消息通知、电子邮件等通知8.2 版本管理易度文档管理系统提供强大的版本管理功能。系统支持定版功能，一旦定版，后续的修改，自动保存为新版本。支持自动版本版次维护，上传新版本的时候，系统自动推荐一个版本版次。用户也可以手动进行调整。 支持版本差异比较，所有可以在线预览的文档，均可支持在线版本差异比较。8.2.1 更新文件版本1.选择找到需要进行版本更新的文档，点击窗口右侧的“上传新版本”功能按钮2.在弹出的上传界面中点击“浏览”按钮选择新文件，在版本说明栏中可输入文字描述，版本号可进行编辑3.用户可选中“将此文件定版，不希望别人修改这个文件”4.点击“同时通知其他人”，可进行人员的添加，并选择通过系统通知、发送邮件通知和短信通知的方式告知其他人5.输入完上述相关信息后，点击“保存新版本”按钮，完成文档新版本的上传8.2.2 获取历史版本1.找到需要获取历史版本的文档，在右侧栏文件版本中找到需要下载的历史版本文件2.点击版本链接地址，系统将弹出文件下载界面，用户可进行历史版本的文件下载8.2.3 删除历史版本1.找到需要删除历史版本的文档，在右侧栏文件版本中找到需要删除的历史版本文件2.点击版本信息文件名后面的删除图标，完成历史版本文档的删除8.2.4 文档版本比较1.找到需要比较版本的文档，在右侧栏文件版本中选中2个需要做版本比较的历史版本文件2.点击下方的版本比较按纽，版本比较的结果会在中间模块上显示3.用户可以点取消版本比较按纽，结束版本比较，回到文件详细页面8.3 在线编写易度文档管理系统支持在线编写文档功能，无需用户上传、下载，直接可在线进行编写。1.在左侧文件夹导航栏中选择相应的文件夹，点击右侧的“编写文档”按钮2.填写必要的文件信息，包括文件名、描述和格式和正文内容，格式包括.html富文本、.txt纯文本、.rst结构化文本格式，点击“保存”按钮进行保存8.4 在线修改易度文档管理系统支持在线修改功能，用户通过安装一个“外部编辑器”插件后，可直接激活word等桌面编辑器进行编辑，并会自动在后台将文件上传到服务器。此功能大大简化通常的文件上传的复杂操作，实现了和桌面编辑器的无缝集成。8.4.1 外部编辑1.选择需要修改内容的文件，点击界面上方的外部编辑功能按钮，进入在线编辑界面。提示：初次使用需按照提示安装易度外部编辑器。2.系统将出现如下提示界面帮助信息3.选择外部编辑，就可以直接激活word、txt等桌面编辑器进行编辑，并可自动保存文件到服务器。8.4.2 自动锁定管理无论是在线编写，还是外部编写，系统能够自动管理文档的修改锁，避免多人同时修改同一文件发生冲突。当用户打开外部编辑进入在线编辑界面时，系统自动会分配给该用户一个文档锁，其他用户如果想同时对该文档进行修改，系统就会自动检测并提醒该文件已被锁定，正在编辑中，为防止修改冲突，应该等待他人修改完成后再进行编辑操作。如果用户确定该文件处于异常锁定状态，点击“强制解锁”，可以进行编辑操作。如下图所示：8.5 消息通知用户在上传或修改文档的同时，可采取消息通知的方式，告知相关人员关于文档的变更信息。1.在上传文件的时候，用户可以选择添加相关人员（部门/群组），在通知选项中勾选“系统消息通知”或“电子邮件通知”2.消息采取在线推送的方式，在系统右下角将会实时弹出3.在我的工作台中，写消息时可以添加附件，这个就像邮件系统一样使用4.提供“我的工作台”模块，系统的消息通知、评注通知等，都会通知到个人的“我的消息”中8.6 文件外发系统提供文件外发的功能，对于外发的文件可设置文档查看的期限、文档的使用权限、以及访问密码等。接收人员无需使用账号密码即可查看外发的文档。1.选择需要进行外发的文档，点击右侧的“文件外发”按钮2.发送文件外发通知消息，设置查看方式权限和查看日期、密码等3.消息接收人通过邮箱链接，以及所提供的密码进入访问。4.匿名查看该文件的信息8.7 文档共享用户可将个人区的文档与公司其他同事进行共享，共享的文档统一放在网络共享区进行查看。1.选择需要共享的个人区文件夹，点击菜单栏的“共享”按钮2.选择设为共享，完成知识共享的操作3.设置共享后用户在网络共享区将会看到刚用户共享的文件夹。共享文件夹的图标属性是一只手，代表着奉献自己的知识和大家一起共享9 权限管理易度文档管理系统提供精细、易用的权限控制，可进行授权委托管理、权限继承、成组授权、7级查看人机制，分别控制文档的查看、下载、打印的权限，保证文档的安全性。9.1 授权委托管理可单独针对各个文件夹，指定文件夹管理员。文件夹管理员在该文件夹下拥有全部管理权限，可实现真正的权限委托管理。1.选择需要进行授权委托管理的文件夹，点击“权限”按钮2.进入权限设置界面，选择需要授权委托管理的角色，点击本层授权的添加按钮，选择角色需要授权委托的人员3.成功进行授权委托管理，被授权的人员将拥有相应的角色权限9.2 权限继承易度文档管理系统提供权限继承机制，保证用户在拥有父文件夹管理权限的同时，也将拥有所有子文件夹的管理权限1.选择需要进行权限继承的文件夹，点击“权限”按钮2.进入权限设置界面，针对相应的角色，点击本层授权的添加按钮，进行人员的添加3.权限设置成功，授予的用户将拥有公司文档区这个父文件夹中所有子文件夹的管理权限9.3 成组授权易度文档管理系统支持成组授权，可针对某个部门、某个岗位进行授权。这样新人到岗，只需指定所在岗位，便可自动得到相应的文档访问权限。成组授权操作简单，只需在权限操作中按群组进行权限设置。1.选择需要进行成组授权的文件夹，点击“权限”按钮2.进入权限设置界面，针对相应的角色，点击本层授权的添加按钮，进行成组添加3.成组授权成功，市场开发部的全体用户都将拥有这个文件夹的管理员权限4.原来协作人是组合权限，现在协作人修改为添加人，只控制添加权限9.4 7级查看人7级别保密控制，可以控制文档预览、添加、编辑、移动、复制、下载等权限，这样就可以解决文档共享过程带来的知识安全性问题，通过进行权限控制，授予或限制团队成员对文件夹的功能操作。1.进入权限设置界面，角色中包含0级查看人、1级查看人、2级查看人、3级查看人、4级查看人、5级查看人、超级查看人2.不同级别查看人拥有不同的权限。如下表所示0级查看人可进入这个文件夹，但没有查看文件的权限1级查看人0级基础上，可以查看所有非保密文件的标题和描述2级查看人1级基础上，可以预览，评注和订阅3级查看人2级基础上，可以打印，下载pdf4级查看人3级基础上，可以下载原始文件、复制，下载历史版本5级查看人4级基础上，可以邮件外发超级查看人5级基础上，可查看保密内容3.点击本层授权的添加按钮，进行人员或群组的权限设置10 文档发布文档发布功能保证文档由修改状态到正式发布的过程正确性，提供简单的、需要人工干预的半自动文档审核流程。易度文档仅对终审进行控制，终审决定是否发布。中间可安排众多的审核过程，均采用订阅评注进行。文档一旦发布，就禁止再次修改。对于需要支持多审、串行、并行审核，可结合易度流程来实现流程的定制。10.1 受控文件夹用户通过设置受控文件夹，可保证一般查看人无权查看到未发布的内容，保证文档发布的过程正确性。1.选择进行受控的文件夹，点击菜单栏的“受控”按钮2.选择“设为受控”，点击“确定”按钮，一般查看人将无法查未发布的内容。3.受控文件夹图标显示如下：10.2 文档状态易度文档管理系统支持文档审核的一般流程：提交审核审核通过正式发布，中间可安排众多的审核过程，采用消息通知流程变更。一旦发布，禁止对文档的修改，实现文档保护。1.选择需要提交审核的文档，点击功能栏的“状态按钮”，选择进行“提交待审”或“发布”2.对于发布的文档，可以调整文档的有效期限，包括生效时间和失效时间11 操作历史记录易度文档管理系统中每一个文档的所有操作都会记录进操作历史，包括文件操作历史记录、文件夹操作历史记录、系统操作历史记录，方便对文档操作进行监视和查询，一旦出现安全事故，可进行追查，追究事故责任人。11.1 文件操作历史记录所有对文件的操作(创建、编辑、版本、流程、打印等)都会保存在文件操作历史记录里 1.进入需要进行查询操作历史记录的文件2.点击右侧的文件操作历史，即可查看相应的文件操作记录3.点击“查看详细”按钮，可查看详细的操作信息11.2 文件夹操作历史所有对文件夹的操作(创建、编辑、版本、流程、打印等)都会保存在文件夹操作历史记录里1.进入需要进行查询操作历史记录的文件夹2.点击右侧的文件夹操作历史，即可查看相应的文件夹操作记录3.点击查看详细按钮，也可查看详细的操作信息11.3 系统操作历史记录所有的系统操作历史都会记录保存，可用于系统管理员检查系统，避免出现问题。系统管理人可以查看系统人员的所有操作历史，一般人员仅可以查看自己的操作历史。1.点击菜单栏的操作历史按钮2.可查看系统的操作历史记录12 增加了易度控制台通过易度的控制台，可以全面控制系统的参数，包括系统的启动、停止、系统端口的调整、邮件服务器的配置等。12.1 支持标准cas单点登录协议支持标准cas单点登录协议，可以与其他的系统进行很轻松的单点登录集成12.2 支持标准的AD/LDAP登录集成支持标准的AD/LDAP登录集成，可以直接把已有的用户名和密码直接导到易度系统13 增加批量操作功能13.1 一般用户可对多个文件进行多选操作：下载、删除、移动复制等在文件列表选了多个文件后，可以对多个文件进行删除、移动复制、修改状态、合并PDF等13.2 实现多个文件批量打包下载在文件列表页面，可以进行批量选择多个文件，然后把这些文件打包下载。根据权限进行选择性下载13.3 批量元数据更改（扩展属性）批量上传多个文档后，可以批量编辑文档的元数据13.4 可批量创建文档的快捷方式通过快捷方式可实现文档的重用，减轻文档储存的资源负担，同时，对文档版本管理实现可控制、可维护、保证了唯一性14 扩展功能14.1 支持自定义扩展属性可以为库、文件夹、支持添加不同类型的元数据，让文档更容易分类、检索和实现规范化管理14.2 实现文档外发控制，实现文档安全、保密、防止泄密实现文档的加密外发，严防扩散。接收方需要通过密码才可以打开，同时，严格控制文档打开的时间、次数、权限等14.3 实现系统或文件夹规则引擎可以为文件夹分配若干规则，包括补充元数据、状态的切换、自动编号规则等内部资料仅供参考9JWKffwvG#tYM*Jg&6a*CZ7H$dq8KqqfHVZFedswSyXTy#&QA9wkxFyeQ!djs#XuyUP2kNXpRWXmA&UE9aQGn8xp$R#͑GxGjqv$UE9wEwZ#QcUE%&qYpEh5pDx2zVkum&gTXRm6X4NGpP$vSTT#&ksv*3tnGK8!z89AmYWpazadNu#KN&MuWFA5uxY7JnD6YWRrWwcvR9CpbK!zn%Mz849GxGjqv$UE9wEwZ#QcUE%&qYpEh5pDx2zVkum&gTXRm6X4NGpP$vSTT#&ksv*3tnGK8!z89AmYWpazadNu#KN&MuWFA5uxGjqv$UE9wEwZ#QcUE%&qYpEh5pDx2zVkum&gTXRm6X4NGpP$vSTT#&ksv*3tnGK8!z89AmYWpazadNu#KN&MuWFA5uxY7JnD6YWRrWwcvR9CpbK!zn%Mz849GxGjqv$UE9wEwZ#QcUE%&qYpEh5pDx2zVkum&gTXRm6X4NGpP$vSTT#&ksv*3tnGK8!z89AmUE9aQGn8xp$R#͑GxGjqv$UE9wEwZ#QcUE%&qYpEh5pDx2zVkum&gTXRm6X4NGpP$vSTT#&ksv*3tnGK8!z89AmYWpazadNu#KN&MuWFA5uxY7JnD6YWRrWwcvR9CpbK!zn%Mz849GxGjqv$UE9wEwZ#QcUE%&qYpEh5pDx2zVkum&gTXRm6X4NGpP$vSTT#&ksv*3tnGK8!z89AmYWpazadNu#KN&MuWFA5uxGjqv$UE9wEwZ#QcUE%&qYpEh5pDx2zVkum&gTXRm6X4NGpP$vSTT#&ksv*3tnGK8!z89AmYWpazadNu#KN&MuWFA5uxY7JnD6YWRrWwcvR9CpbK!zn%Mz849GxGjqv$UE9wEwZ#QcUE%&qYpEh5pDx2zVkum&gTXRm6X4NGpP$vSTT#&ksv*3tnGK8!z8vG#tYM*Jg&6a*CZ7H$dq8KqqfHVZFedswSyXTy#&QA9wkxFyeQ!djs#XuyUP2kNXpRWXmA&UE9aQGn8xp$R#͑GxGjqv$UE9wEwZ#QcUE%&qYpEh5pDx2zVkum&gTXRm6X4NGpP$vSTT#&ksv*3tnGK8!z89AmYWpazadNu#KN&MuWFA5uxY7JnD6YWRrWwcvR9CpbK!zn%Mz849GxG89AmUE9aQGn8xp$R#͑GxGjqv$UE9wEwZ#QcUE%&qYpEh5pDx2zVkum&gTXRm6X4NGpP$vSTT#&ksv*3tnGK8!z89AmYWpazadNu#KN&MuWFA5uxY7JnD6YWRrWwcvR9CpbK!zn%Mz849GxGjqv$UE9wEwZ#QcUE%&qYpEh5pDx2zVkum&gTXRm6X4NGpP$vSTT#&ksv*3tnGK8!z89AmYWpazadNu#KN&MuWFA5uxGjqv$UE9wEwZ#QcUE%&qYpEh5pDx2zVkum&gTXRm6X4NGpP$vSTT#&ksv*3tnGK8!z89AmYWpazadNu#KN&MuWFA5uxY7JnD6YWRrWwcvR9CpbK!zn%Mz849GxGjqv$UE9wEwZ#QcUE%&qYpEh5pDx2zVkum&gTXRm6X4NGpP$vSTT#&ksv*3tnGK8!z8vG#tYM*Jg&6a*CZ7H$dq8KqqfHVZFedswSyXTy#&QA9wkxFyeQ!djs#XuyUP2kNXpRWXmA&UE9aQGn8xp$R#͑GxGjqv$UE9wEwZ#QcUE%&qYpEh5pDx2zVkum&gTXRm6X4NGpP$vSTT#&ksv*3tnGK8!z89AmYWpazadNu#KN&MuWFA5uxY7JnD6YWRrWwcvR9CpbK!zn%Mz849GxGjqv$UE9wEwZ#QcUE%&qYpEh5pDx2zVkum&gTXRm6X4NGpP$vSTT#&ksv*3tnGK8!z89AmYWpazadNu#KN&MuWFA5uxGjqv$UE9wEwZ#QcUE%&qYpEh5pDx2zVkum&gTXRm6X4NGpP$vSTT#&ksv*3tnGK8!z89AmYWpazadNu#KN&MuWFA5uxY7JnD6YWRrWwcvR9CpbK!zn%Mz849GxGjqv$UE9wEwZ#QcUE%&qYpEh5pDx2zVkum&gTXRm6X4NGpP$vSTT#&ksv*3tnGK8!z89AmUE9aQGn8xp$R#͑GxGjqv$UE9wEwZ#QcUE%&qYpEh5pDx2zVkum&gTXRm6X4NGpP$vSTT#&ksv*3tnGK8!z89AmYWpazadNu#KN&MuWFA5uxY7JnD6YWRrWwcvR9CpbK!zn%Mz849GxGjqv$UE9wEwZ#QcUE%&qYpEh5pDx2zVkum&gTXRm6X4NGpP$vSTT#&ksv*3tnGK8!z89AmYWpazadNu#KN&MuWFA5uxGjqv$UE9wEwZ#QcUE%&qYpEh5pDx2zVkum&gTXRm6X4NGpP$vSTT#&ksv*3tnGK8!z89AmYWpazadNu#KN&MuWFA5uxY7JnD6YWRrWwcvR9CpbK!zn%Mz849GxGjqv$UE9wEwZ#QcUE%&qYpEh5pDx2zVkum&gTXRm6X4NGpP$vSTT#&ksv*3tnGK8!z89AmYWv*3tnGK8!z89AmYWpazadNu#KN&MuWFA5uxY7JnD6YWRrWwcvR9CpbK!zn%Mz849GxGjqv$UE9wEwZ#QcUE%&qYpEh5pDx2zVkum&gTXRm6X4NGpP$vSTT#&ksv*3tnGK8!z89AmYWpazadNuGK8!z89AmYWpazadNu#KN&MuWFA5uxY7JnD6YWRrWwcvR9CpbK!zn%Mz849GxGjqv$UE9wEwZ#QcUE%&qYpEh5pDx2zVkum&gTXRm6X4NGpP$vSTT#&ksv*3tnGK8!z89AmYWpazadNu#KN&MuWFA5uxGjqv$UE9wEwZ#QcUE%&qYpEh5pDx2zVkum&gTXRm6X4NGpP$vSTT#&ksv*3tnGK8!z89AmYWpazadNu#KN&MuWFA5uxY7JnD6YWRrWwcvR9CpbK!zn%Mz849GxGjqv$UE9wEwZ#QcUE%&qYpEh5pDx2zVkum&gTXRm6X4NGpP$vSTT#&ksv*3tnGK8!z89AmYWv*3tnGK8!z89AmYWpazadNu#KN&MuWFA5uxY7JnD6YWRrWwcvR9CpbK!zn%Mz849GxGjqv$U*3tnGK8!z89AmYWpazadNu#KN&MuWFA5uxY7JnD6YWRrWwcvR9CpbK!zn%Mz849GxGjqv$UE9wEwZ#QcUE%&qYpEh5pDx2zVkum&gTXRm6X4NGpP$vSTT#&ksv*3tnGK8!z89Amv$UE9wEwZ#QcUE%&qYpEh5pDx2zVkum&gTXRm6X4NGpP$vSTT#&ksv*3tnGK8!z89AmYWpazadNu#KN&MuWFA5uxGjqv$UE9wEwZ#QcUE%&qYpEh5pDx2zVkum&gTXRm6X4NGpP$vSTT#&ksv*3tnGK8!z89AmYWpazadNu#KN&MuWFA5uxY7JnD6YWRrWwcvR9CpbK!zn%Mz849GxGjqv$UE9wEwZ#QcUE%&qYpEh5pDx2zVkum&gTXRm6X4NGpP$vSTT#&ksv*3tnGK8!z89AmYWv*3tnGK8!z89AmYWpazadNu#KN&MuWFA5uxY7JnD6YWRrWwcvR9CpbK!zn%Mz849GxGjqv$U*3tnGK8!z89AmYWpazadNu#KN&MuWFA5uxY7JnD6YWRrWwcvR9CpbK!zn%Mz84!z89Amv$UE9wEwZ#QcUE%&qYpEh5pDx2zVkum&gTXRm6X4NGpP$vSTT#&ksv*3tnGK8!z89AmYWpazadNu#KN&MuWFA5uxGjqv$UE9wEwZ#QcUE%&qYpEh5pDx2zVkum&gTXRm6X4NGpP$vSTT#&ksv*3tnGK8!z89AmYWpazadNu#KN&MuWFA5uxY7JnD6YWRrWwcvR9CpbK!zn%Mz849GxGjqv$UE9wEwZ#QcUE%&qYpEh5pDx2zVkum&gTXRm6X4NGpP$vSTT#&ksv*3tnGK8!z89AmYWv*3tnGK8!z89AmYWpazadNu#KN&MuWFA5uxY7JnD6YWRrWwcvR9CpbK!zn%Mz849GxGjqv$U*3tnGK8!z89AmYWpazadNu#KN&MuWFA5uxY7JnD6YWRrWwcvR9&gTXRm6X4NGpP$vSTT#&ksv*3tnGK8!z89AmYWpazadNu#KN&MuWFA5uxY7JnD6YWRrWwcvR9CpbK!zn%Mz849GxGjqv$UE9wEwZ#QcUE%&qYpEh5pDx2zVkum&gTXRm6X4NGpP$vSTT#&ksv*3tnGK8!z89AmYWv*3tnGK8!z89AmYWpazadNu#KN&MuWFA5uxY7JnD6YWRrWwcvR9CpbK!zn%Mz849GxGjqv$U*3tnGK