换退货规定.doc

换退货管理规定致全国加盟商：1、办理退换货程序的相关职责1.1、各加盟商按照公司规定的退货程序和退货标准才能退货，且退货需按照规定的装箱标准进行打包和寄货；1.2、销售部和物流部负责对各加盟商换退货申请单进行确认和审批，若双方审批有异，将上报至总经理协调处理；1.3、客服部负责协调换退货申请的执行程序及与加盟商退货后的相关信息的反馈；1.4、仓库负责对加盟商退货后物品数量的清点和退货信息的反馈至客服部、财务部（退换货实收情况登记于换退货申请单上）；1.5、财务部负责根据仓库实收换退货申请单做加盟商退换货折损费用的统计和冲销账务。2、办理退换货的操作流程2.1、加盟店根据公司允许退货的产品提出换退货申请单，要求将退货数量、名称、退货原因、批次等相关信息填写完整、签字后再传真至客服部；2.2、客服专员接加盟店换退货申请单后确认所填写的信息是否有误并按公司退货规定进行初步核实，再分别上报部门总监和物流部进行审批；2.3、客服部再将已审批后的换退货申请单回传至加盟店按审批后的退换货产品准备打包寄货；2.4、待仓库收到加盟店退货产品后，必需在收货当天至少安排2人（仓储和物流各1人）与物流公司送货员检查确认外包装箱是否完整，再核对内装产品是否与换退货申请单上内容一致（如物料或产品有无缺少、破损等现象）。核对后若无异常两名验货人共同签名，由仓管员将退货验收信息反馈至客服专员，同时将换退货申请单备份后上交财务部。若与物流公司交接验收时有发现外包装异常（如外箱破损、明显变形，有拆箱过的痕迹等现象）应拒收，并现场拍照片取证将信息反馈客服部与加盟店和当地寄货物流公司协调索赔。若验收发现内装箱产品有异常（如少装、与单据上不一致、严重变形、破损等现象）应如实登记异常原因，按实收合格品入库，再将异常情况拍照片后反馈客服部与加盟店根据实际情况合理协调处理；2.5、客服部收到仓库确认退换货产品收货无误后开退货系统单，并办理审核出仓步骤；2.6、财务部根据仓库提供的实收换退货申请单的数量办理加盟店退换货折损费用的核算工作。3、加盟店退货标准：3.1、加盟店所装退货产品的外包装纸箱必须完整，无破损、无裂缝；3.2、外包装纸箱上下摇盖及纸箱折痕的棱边处均必须印有“三好茶博汇”商标的封箱胶进行封箱、确保纸箱封存完整，无异议；3.3、加盟店寄回的每件产品必须附带有换退货产品的清单，并详细写明退货件数、产品名称、数量、退货原因和操作人等内容，且要粘贴在纸箱上面摇盖的内侧；3.4、对于罐装或盒装成茶类产品原则上换货不退罐子和礼盒，将茶叶单独退回进行换退货，可减少退货运费和包装破损问题（特殊情况另行处理）；3.5、加盟店退回的合格产品必须清洁、完好无损，折叠整齐，包装整洁，以不影响公司第二次市场销售为准，做到退货如新品；3.6、加盟店退回茶叶的同时，应同时退回公司所配备的试泡茶，若未按本规定退回试泡茶，本公司将按照相对应产品的批价扣除试泡茶的费用。4、公司允许换货的产品：4.1、加盟店从试营业计起半年内订的货品，加盟店可申请换退货（由于加盟店原因损坏的产品不允许换退）。4.2、公司发货过程中有发错的产品、代销的产品、由于物流公司运输造成破损的产品（必须附带破损产品的照片）或公司允许调换的产品，加盟店可申请换退货。5、公司不允许换退货的产品：5.1、加盟店应依据销售部审批的换退货申请单进行退货，加盟店不得将超出换退货申请单范围的产品强行退回或夹带退回公司，否则不予受理；5.2、茶食品不予以换退；5.3、茶具、茶盘不予以换退。如发货过程中造成破损的产品，需在收货当天向客服部报备（必须附带破损产品照片），方可申请换退货；5.4、加盟店的特价产品、活动赠送产品、货架库存品、超期产品、由于加盟店原因造成质量损坏的产品、成套/ 全套类包装物缺少配品、配件等影响二次销售的产品不予换退货；5.5、加盟店未按照以上相关退货要求，导致仓储部无法办理退货入库手续，仓储部将通知销售部的相关人员来处理。若加盟店经公司总经办领导同意接收的并附有书面签呈审批的，公司财务部将扣除当次退货产品金额的30%作为折损费。6、产品常规调换时间管理规定：6.1、公司每年规定2个月份作为加盟商产品调换时间，具体时间以公司发出的通知为准。6.2、在这两个月份，加盟商可对公司直接配送的不适销的新品、新包装进行统一无条件调换。（但因加盟商使用或者管理不当造成损坏的，不在本调换范围。）6.3、对公司配给加盟商的任何产品，如有质量问题，加盟商应在收到物品后一天内与客服部联系，并办理调换手续，延期不给以调换。6.4、春茶、秋茶调换管理规定：春茶统一调换秋茶时间为：6月1日-6月30日秋茶统一调换春茶时间为：11月1日-11月30日其他时间将不进行茶叶调换，茶叶调换不受生产日期限制（此处茶叶生产日期是指当季生产的茶叶，由于茶叶受自然条件影响，以上规定的调换时间为预估时间，具体调换时间以公司发出的通知为准）。6.5、茶叶调换比例为：当季进货总额的3%，具体为：春茶调换秋茶为：5月1日-9月30日春茶进货总额的3%秋茶调换春茶为：10月1日-4月30日秋茶进货总额的3%超出调换额度部分，按超出金额的50%收取耗损费。7、换退货产品费用处理7.1、加盟店退回产品的折损费由财务部在次月中扣除折损费金额；7.2、换退货产品产生的运费均由加盟