工程技术资料、文件管理制度.doc

工程技术部资料、文件档案管理制度1.目的 使公司的各项管理文件，技术文件、各工程项目的施工图、竣工图，各部门的管理文件资料，档案，完整准确，防止原版文件和资料的丢失损坏。充分发挥文件和资料利用价值。2. 适用范围 a.公司的行政管理文件，档案。 b.公司设计部，各设计人员，设计的方案图，施工图，工程变更图，及所有与所涉及的所有图纸资料。c.商务部预算、审算、决算的全部文件、资料。d.工程技术部的全部管理文件、资料。e各工程项目部的全部工程管理资料。f.采购供应部的管理资料。以上各部门的文件资料包括文字、电子版、资料文件。3.职责 a.各职能部门按文件格资料控制程序要求，负责本部门文件和资料的存档管理。 b.资料管理人员对各职能部门存档的文件、资料负责管理。4.工程程序 a.存档文件和资料的分级。 凡是存档文件和资料根据其重要、保密程度及其原版数量分三个级别。4.1.1 一级文件和资料 a.质量手册，程序文件及其支持性质文件 b.公司内部技术文件包括，标准图册、型材断面图及各供应商提供的资料、型材样本。 c.合同书（包括中标合同书，及同其它单位签订的分包合同书）投标方案，报价表。d.工程施工设计图纸及相关文件。e.公司的管理文件f.各职能部门的主要管理文件。4.1.2 二级文件和资料 a.国家行业标准 b.外购各专业手册和工具书籍。4.1.3 三级文件和资料 a.外出学习、开会、考察手机的资料。 b.公司固定资产，设备档案。4.2 存档文件和资料的保管期限 文件和资料的保管期限为永久、长期（15年以上）和短期三种，确定保管期限的原则是：4.2.1 凡属于有关工作参考价值的产品图纸和设计文件 工艺文件，工装图纸，历次修改记录等，测试设备图纸，基建文件图纸，国外引进资料原文等都应永久保存。4.2.2 凡是在一定时期内具有利用价值的文件和资料都应长期保存。凡是介于永久和短期两种保管期限之间的文件和资料，其保管期限一律从长。4.2.3 向外单位索取的非标准设备图纸和文件，一般性的改造项目资料均为短期保存。4.3 文件资料的存档要求 4.3.1 文件和资料必须至少存到资料室一份，受控文件和资料加盖资料室控制号。 4.3.2 文件和资料存档时，必须填写存单登记表表明文件和资料的存档编号。 4.3.3 凡存档文件和资料必须加盖红色文件和资料级别，期限印章，成册的文件和资料级别，期限印章加盖在封面明显位置。 4.3.4 按文件级别，期限和种类分别妥善存放。 4.3.5 建立存档文件资料清单，供借阅时查询。 4.3.6 外购资料及参考书，必须在资料室存档后，经资料员，部门主管负责人在发票上签字，方可报销。 4.3.7 凡电子版资料，文档应有上报人填写登记表。注明电子版资料内容，存量经核实后存入资料室。4.4 工程设计文件和资料存档要求 4.4.1 本制度4.3条适用于工程设计，技术文件和资料存档要求。 4.4.2 合同签订后，自召开工程交底会到工程验收完毕期间，所发生的与工程有关的文件和资料均为工程档案内容。4.4.3 工程设计资料（包括工程设计图纸、细目、定额）在资料存档时，需建立资料目录。4.4.4 合同签订前投标方案、设计技术文件和资料由工程设计部负责保管。4.4.5 文件资料必须存放于通风良好的环境中，防止资料、文件发霉、虫蛀或腐蚀。5. 各职能部门的文件、资料的交接保管 5.1 凡部门之间的来往文件、资料处上报资料室保管外，本部门的文件资料均应妥善保管。5.1.1 凡涉及公司商业机密的文件，资料均有本部门负责人集中保管，电子文档应加密码保管。5.1.2 本部门的人员均有义务保管文件、资料并不向外单位人员传播、泄露。5.2 凡各职能部门的人员在公司内部调动，离开工作岗位前均应将属于个人保管的文件、资料交与本部门负责人登记造册、签收。5.2.1 不符合公司制定的签收手续的，签收人有权拒绝签收，待条件符合后再予与签收。5.3凡公司员工辞职或别解雇均应履行公司制定的有关文件、资料交接手续的有关规定。5.3.1 该员工在离职前应将本人在岗位上的所有文件、资料上交与接受人，办理相关手续，上交文件包括文字资料，电子版资料，所使用的电脑中的所有资料。5.3.2 离职员工不得擅自将本人使用的电脑中的文件资料删除或转移。如有此现象发生，接受人有权拒绝签收并将影响本人离职的经济收入。5.3.3 离职人员不能将有关公司的商业机密携带出公司，凡有此现象的公司有权送交司法机关追究其责任。