物流手册[ERP].doc

物流运作细则（ERP） 受训公司物流手册1. 工作职责1.1仓储部应提供其他部门所需的原材料和产品1.2仓储部应控制原材料的到货数量，并控制物料存放区域和条件1.3仓储部应控制库存数量并协助财务部进行年度盘点2. 工作范围1.1原材料的出入库1.2成品的出入库1.3原材料的装卸1.4成品的装卸1.5盘点3.出入库操作手册任何的货物转移都必须有单据伴随，否则根本无法保证数量的准确。3.1 货物入库3.1.1 原材料入库接收到货的原材料前，保管员应已收到已批准的采购订单（微机操作员每天更新采购定单报表并下发给所有相关的保管员，纸箱与标签的订单由采购部负责下发。）。到货后，保管员应通知QC & Lab.（食品）验货 (食品：取样品后，保管员应在检验员取过样品的货物包装上做出标记)，装卸班长安排卸车。如果没有订单，保管员应拒绝收货并到微机操作员处查询是否有订单，直到接到采购订单时方可卸货。供应商送货应有送货单，如没有，必须及时通知采购员和部门经理。备注：保管员在接货时必须携带相应的采购订单。v 保管员必须清点到货原材料的种类和数量是否与订单一致，并在送货单（如无送货单则在得到相关信息后填写“货物暂存证明”）中写明实际数量并签字，将各联交与相关人员（“送货单”与“货物暂存证明”均为一式两联，保管员与送货人各执一联。保管员必须留存此联1个月以备查询。）。收货后应填写货物入库单。 所有的入库单必须在当天汇总到微机操作员处，特殊情况（淡季时17：00以后到货，忙季时20：00以后到货）可以延迟到第二天早上9：00。v 微机操作员应将当天所有的原材料入库输入MAX系统中的“Holding Area”（H.A），保管员应填写“Holding Card”挂在原材料存放地。同时在库位表上增加新到货的库位。备注：微机操作员在必须在下班前将当天的入库单据输入MAX。v 对于检验合格的货物，Q.C或者Lab相关人员应在入库单上签字。保管员收到已签字的入库单后，应填写“Qualified Card”。微机操作员应将该货物在MAX中从“H.A”转到相应区域。v 新鲜水果入库后应发给生产部，生产部洗完后泡醋入库。保管员应注意水果桶是否符合要求（表面清洁，桶盖，密封情况等），并应随机抽查数量是否正确。3.1.2 次品原材料退库/退货v 原材料退库生产剩余的原材料/不合格原材料退库，保管员应核对实际数量与“原材料退库单”上数量是否一致，如有差异应在“原材料退库单”上填写实际数量并签字。然后将“原材料退库单”（财务联）送交微机操作员。外库补料、备料流程见后附件。备注：从生产退回的原材料的交接时间为8：30-9：00，12：00-12：30。v 原材料退货对于不合格的货物，保管员应将该批货物单独存放并通知采购员退货。A.在检验时发现的不合格货物退厂家1. QC/Lab 在入库单上需退货的货物后注明“退货”并签字。2. 保管员保留“存根”联，待输入微机后其他联交予相关部门。3. 如出现一张入库单中既有退货的货物，又有可以接收的货物的情况，该入库单按正常单据流转操作（由采购员将“客户”联交与客户），需退货原材料按照条款B执行；如该张入库单中只有退货的货物，供货商签字后仓库保留存根联，财务保留财务联，采购联在退货时交予供货商。B.在生产过程中出现的真正次品退厂家1. 保管员开具“原材料退料单”，写明日期、Part ID、描述、退货数量、厂家等，保管员、采购员签字后方可退货。2. 供货商签字后，保管员负责将各联转交相关人员。3. 微机操作员据此做帐。每周仓储部将以报表的形式通知采购部及QA部门上周真正的次品情况，次品在仓库的存放期为从报表发出之日起两周，超过两周的将在向总经理汇报后决定如何处理。3.1.3 内部加工原材料入库保管员应填写“原材料入库单(内部)”并有生产部、QC签字。如该原材料为指定IPO使用，在入库卡片上必须详细标注，否则拒绝收货。该入库不需要调整MAX中数量，但必须单独存放。3.1.4 产成品入库v 保管员应核对生产填写的“产成品交接单”上记录数量与实际数量并记录实际数量。第二天中午11：30前完成前一天的入库单填写然后交给微机操作员。v 产成品返修：保管员得到计划部的书面通知后安排产成品返修。返修不需要在MAX中做出记录，但在出库时必须使用“返修产成品出库单”与生产部进行交接。返修完成后使用“返修产成品入库单”入库。v 发往美国的样品，如果没有PO#，可以不输入MAX，但必须在手工帐本中做出记录。备注： 入库单红票的操作原入库单填写错误，需重新开入库单：保管员使用红笔开入库单，在该张入库单上注明准备冲掉的原入库单单号，同时写明新开入库单的单号。所有的内容应与原入库单相同。需要由供货商加工的货物，应在将货物交还供货商的同时开具入库单（红票，所有的内容与原入库单相同，同时注明原入库单单号），待供货商加工完毕后重新入库。3.2 货物出库3.2.1 原材料出库v 保管员按照Pick list备货（水果、浴油、灯油、油、醋除外）并填写出库单，同时在物资卡片上进行记录，如库位发生变化，对库位表进行调整。原材料出库应做到“先进先出”，如果对出库的数量、批次、种类等进行改变，必须得到QA部门的书面批准。v 生产部因缺料到仓库领料时，必须携带“原材料补料单”并有线班长签字。其中所有的项目都必须填写完全并正确。仓库据此做帐。所有的补料必须在1小时内送到生产部。v 内部原材料加工：保管员填写“原材料出库单（内部）”，MAX中不需要出库，但需要与生产部进行交接。v 外库补料的交接时间为8：30-9：00，12：00-12：30。3.2.2 样品出库v 原材料：保管员按照相关部门的要求及他们提供的清单填写出库单并由领用人签字。v 产成品：保管员按照“样品程序”执行。按照领用人领用的数量填写出库单并由领用人签字，在QC等部门拿完样品后应及时在包装箱上做出标记并封箱。v 所有需要包装并发往美国/客户的样品由仓储部负责包装。保管员应按照相关部门（QC,计划部等）的要求领料并包装。包装清单的要求为每一箱，每一托盘都有详细的明细，包装的要求视具体情况而定，原则上包装必须坚固、密封、空运不能使用木托盘。3.2.3 对于木托盘，保管员在备货前必须得到海运部对该批木托盘是否需要熏蒸或热处理的确认，已熏蒸和热处理的且在有效期限内的与其它的必须分别标识分开存放。3.2.4 对于需辐照的原材料：保管员必须得到Lab与QC检验合格的书面通知后方可送去辐照，保管员应填写“原材料出库单（内部）”并由Lab与QC签字确认。辐照返回后的原材料必须与未辐照的单独存放并有标示。3.2.5 对于生产过程中破损的原材料（无法退给供货商），可由生产厂自行扔掉并开具“原材料退料单”，保管员应检查该单据上是否有QC的签字，然后将出库单送交微机操作员（废弃水果填写“水果备料清单”），微机操作员在MAX中进行更新。v 对不能退回供应商的次品，由生产部处理v 生产退回的次品必须使用原包装箱按不同厂家的分开。每种原材料必须单独有卡片标明Part ID，数量，“次品”。3.2.6 如果由于特殊原因，QA部门同意将不合格的货物在生产中使用，保管员在收到书面通知后发货并出库，微机操作员应及时更新MAX中数据。v 如果货物尚未转出“H.A”，QC需要在生产部挑选之后再决定次品比例，保管员应开具“原材料出库单（内部）”并有接货人签字，但此单据不上交，不对MAX进行调整。待挑选结束按照第3.1.3条执行。如果生产部在挑选过程中已经使用了部分或全部，则保管员应同时开具“原材料出库单（内部）”及“原材料出库单”并由生产部人员签字后交与微机操作员。v 如果货物已经被判定为不合格，保管员应在出库前由QC/Lab在出库单上签字同意后方能出库。微机操作员进行转库并出库。3.2.7 产成品出库v 产成品出库：海运部在装箱前1周下发下周的装箱计划，保管员应按照装箱计划核对实际库存，并将超过装箱数量的样品整理到样品区域。装卸班长按照海运部制定的装箱计划安排点数、装箱（1人在仓库点数并在点数结束后纪录并贴卡片在托盘上；另1人在集装箱内点数，点数完成后记录数量在同一卡片上。装箱完成后，负责点数的装卸工将该卡片整理交予装卸班长），装箱结束后装卸班长在产成品出库单上签字。保管员完成出库单后应及时送交到微机操作员处，装卸班长填写装箱报告报送海运部。v 所有按照IPO出库给客户、美国的成品都由海运部负责，样品出库由仓库负责。v 产成品退库：相关部门（BDD或者海运部）以书面形式通知仓储部退回产成品的清单，产成品保管员按照清单核对IPO#,Item#,数量，并按照实际退货情况填写“产成品退货单”，由相关部门签字确认。v 产成品返修：返修前保管员填写“返修产成品出库单”并由生产部接收人员签字，返修后保管员按照实际接收数量填写“返修产成品入库单”。如果两者有差异，应及时通知部门主管。3.3 特殊情况 3.3.1外包出库外包加工的原材料及由外包商进行加工的原材料，保管员应按照pick list 及外包部下发的采购订单填写“外包原材料出库单”并外包商的签字（具体出库程序见外包部下发的程序，附后）。3.3.2需要外出加工的货物货物入库后需要重新外出加工，由采购部经理及采购员签字批准后无计划出库，加工完后重新入库。3.3.3 补入库单所有的采购订单应在该定单生产完成后一个月内补完，补定单的依据是产成品实际发货数量和库存数量。3.4 单据传递及报表3.4.1 入库单v 保管员开具入库单。v 单据管理员每天拿入库单并给QC并由其签收。v 单据管理员每天从QC拿回入库单，输入微机。v 单据管理员将入库单交给微机操作员，由其调整MAX。v 微机操作员将入库单交给部门主管签字后返给单据管理员，由其分发到各相关部门并签收，仓库联按不同保管员分别存放。v 如果入库时发现有不合格的原材料，单据管理员在接到QC通知后拿回已签字的入库单，保管员按照次品退厂家程序操作。v 领用入库单必须登记单号。3.4.2 出库单v 保管员按照出库程序填写出库单并由领用人签字。v 微机操作员按照出库单调整MAX。v 整本出库单用完后应交给单据管理员存档。v 领取新的出库单必须交还已用完的旧出库单。v 领用出库单必须登记单号。3.4.3 仓库报表及库存控制v 日报表及“H.A Report”：每天微机操作员应及时更新数据并发送“H.A Report”给采购部及Chot。v “真正的次品报表”：仓储部在每周一上午9：00前报上周真正的次品清单，项目包括：Part ID, Qty, PO#, Supplier.v 月报表：每月的第一个工作日9：00前，微机操作员应将上月的入库、出库、库存情况进行汇总并上报到财务。v 库存货物的处理：仓库每月做出无需求库存的报表，报送采购部、计划部、财务部、总经理，分析原因并解决。v 仓库根据实际装箱情况， 作“装箱报告”， 发送海运部4. 规定4.1 仓库内应保持干燥、整洁，库内温、湿度应按照相关规定控制。4.2 检验合格的食品原材料应存放在空调库房，待检及未辐照的食品类原材料可以单独存放在其他仓库。4.3 仓库实行月盘点（部门级）与年度盘点（公司级），对盘点过程中出现的帐、物差异应进行分析并找出原因。4.4 所有货物（包括原材料与产成品）出仓库必须持“出门条”，由仓储部主管或其指定的人员签字后放行。4.5不需要仓储部主管签字的情况：v 按Pick list备货的出库单。v 生产部使用“原材料补料单”领料。v 生产部使用“原材料退库单”退库。v 有正常手续（有订单，收货数量不大于订单数量，其他到货信息符合订单要求）的入库单。v 内部加工的单据。5. 被禁止的行为5.1 与供货商有任何形式的私下交往、交易。5.2 私自修改单据、冒充他人签字。5.3 自作主张决定收手续不合格的货，退手续合格的货等。5.4 携带被禁止的物品进入仓库，在仓库内存放私人物品。5.5 在部门内部传播小道消息，破坏工作氛围。5.6 公司/部门规定禁止的行为。6. 与其他部门的联系与交接6.1 与生产部的交接6.1.1 备货：可以先在Pick list 上签字，待出库单开完后在出库单上签字。贵重物品/点数困难的货物由生产部到仓库领料。6.1.2 补料：生产领料人员携带“原材料补料单”领料。6.1.3 退货：v 供货商原因造成的次品与生产操作过程中造成的次品分别存放，只退供货商造成的次品。v 生产部人员填写原材料退库单（使用负数）。v 合格品与次品分别使用单独的托盘，并注明状态及数量。v 使用原厂家的包装箱。6.1.4 成品交接v 使用“产成品交接单”，双方签字交接。v 产成品码放时每层应相互压线，一般不允许出现直缝码放，以免成品在运输中散开。v 产成品码放打膜应至少3层并拉紧。6.1.5 每日Pick list 的下发时间为淡季14：00，忙季15：00。6.2 与采购部的交接 对原材料到货的要求6.2.1 对有保质期要求的货物，在到货的同时应提供相应的证明。6.2.2 对货物的包装要求：要求所有的包装便于到货时点数，便于备料，便于储存。v 同一种类的货物，不论是否是同一厂家生产，包装数量应该相同。v 所有的食品级货物，按Lab的要求有内外包装。v 所有的盖子、垫子：200个/包装v 所有的瓶子： 使用纸箱包装或周转箱。v 所有的干花：使用包装箱， 每箱的数量： 干花：500个；树枝：每扎50个或100个； v 干枝：（包装数量没有明确规定， 但是要求他们使用统一的包装箱）。 v PVC的包装使用纸箱。v 货物外包装信息