采购作业程序-ABC.doc

ABC有限公司 总 九 页 第 一 页文 件名 称釆购作业程序文 件编 BPW002 版次1.0 发布章1.0 目的:为使公司采购作业管理有所遵循,并能以合理的价格采购适质适量的商品用品设备工具,配合各部门之需要,特制定本办法。2.0 适用范围:本程序适用于公司所有商品用品设备工具之采购。3.0 权责:3.1 化工类商品用品设备工具采购由资材部担当。3.2 物流商品采购由物流采购部担当。3.3 据零星物料采购由据当。4.0 采购流程:受理请购单 询价 议价 订购 供货商 订货管理 整理付款4.1受理请购单。4.1.1各采购部门负责受理相关部门已核准之请购单, 而后按采购主办工作职掌转发请购资料。4.1.2各采购主办接到请购单,应先了解请购物料品名规格料号 需求日期数量是否填写完整,对于数据填写不全或规格欠详之请购案件,当日返回请购部门修订(若能补述者免退),收到合格之请购单即开始询价。4.2询价:4.2.1免询价。4.2.1.1经常性采买物料有协议或签订长期合同的按协议或合同要求办理, 但亦须不时引入新供货商报价以防垄断或与市场脱节。4.2.1.2向关系企业订购物料按协议价。4. 2.1.3紧急请购经特批(与订购单核准权限相同)时免询价。4.2.1.4采购总金额小于RMB100元之小批量物料免书面询价4.2.2拟订询价对象。采购人员参考过去采购记录或合格供货商数据, 中择优选取三家(含)以上询价对象询价, (特殊情况如独家制造, 独家代理或原厂牌配件无法替代或其他因素经订购单核准权限者核准除外)。 ABC有限公司 总 九 页 第 二 页文 件名 称釆购作业程序文 件编 BPW002 版次1.0 发布章4.2.3拟订询价方式:询价可用“询价单”(见表一)以传真通信电话招标等方式进行, 对于复杂商品之采购,要求供货商之报价单含有成本分析内容, 以为将来作议价之参考;必要时要求供货商提供品, 以为将来作检验之标准。4.2.4 询价进度跟催。询价时应告知询价截止日期, 于通知供货商报价后, 应跟催报价进度,对已届报价截止日前一天尚未报价之供货商,采购经办人应以电话传真等方式催报。4.2.5建立报价数据。采购经办人为报价收件人,负责收取报价单或供货商已确认之询价单及核查报价单数据是否清晰完整,报价供货商与询价供货商是否相同,报价有无涂改,或寄来供货商已盖章之空白报价单等异常现象,若有此等异常之一时,即联络供货商处理或呈主管处理。4.2.6整理报价数据,确定议价对象。采购经办收到各供货商之报价数据,对比各供货商报价情况,并查阅前采购记录,市场行情或经成本分析后,确定议价对象。4.3议价:4.3.1必须议价之情形:4.3.1.1报价高于前批采购价格者。4.3.1.2请购规格明确,但请购量较前批大者,虽价格与前批相同,仍应予以议价。4.3.1.3已知市场有下跌趋势者。4.3.1.4机械与成套设备,各供货商所报规格不同, 应请其提供详细之估价单以了解其性能后,依其适用性议价。4.3.2议价方式:4.3.2.1面谈议价:由采购经办人员通知供货商依约定时间前来议价, 议价后由供货商将议价结果重新报价及签注议价日期。4.3.2.2通信议价:对于遥远地区或供货商不便前来面议者由采购人员通知供货商书面再报价。 ABC有限公司 总 九 页 第 三 页文 件名 称釆购作业程序文 件编 BPW002 版次1.0 发布章4.3.2.3电话议价:紧急之请购案件可以电话方式直接与供货商议价以节约时间, 但需要供货商提供正式报价或书面确认议价结果之办手续, 且需于订购同时或之前办妥手续。4.3.3议价策略:4.3.3.1议价时应注意质量是否符合需要,价格是否合理,交期能否配合需要,付款条件是否适当等。4.3.3.2对于面议或电议无法当场解决者,采购人员应跟催供货商之回复。4.3.3.3对质量水准相当之原报价格最低者应优先议价,以建立原报价格之真实性。4. 3.3.4若各供货商所报之价格有厂牌及规格之因素时,应转请购部门表示意见。4.3.3.5确定订购对象。采购经办人员汇总议价结果,将议价结果填于“请购单”,并分析议后价格之合理性,依采购核决权限呈核,确定订购对象。4.4 订购:采购经办人员收到确认决购的内容,依下列方法处理(紧急请购依经订单核准权限者核准后, 可先行通知采购, 24小时内补开出订购单;大额长期固定之采购另需签订合同、协议)。4.4.1开具分发订购单。4.4.1.1采购人员根据请购单开出订购单(见表二AB)一式四联,呈各相关主管复核,权限核准人核准后分发,具体流程如下:采购主办(开单) 采购主管(复核) 财务(复核) 核准人(核准)第一联:仓库,待收料 财务,据以付款。第二联:财务,付款预算。第三联:供货商,订货(此联可传真)。第四联:采购部门,存档。4.4.1.2单釆购价值在RMB200元以下之零星物料可以请购单代替订购单。 ABC有限公司 总 九 页 第 四 页文 件名 称釆购作业程序文 件编 BPW002 版次1.0 发布章4.4.2确认订购单。采购经办人员将订单交寄或传真给供货商后,要求供货商次日签回已确认交运单(供货商法定负责人或委托代表人在“厂商确认”栏签名或公司印章)交采购经办人员存档,以示确认。4.4.3订购单的变更作废。 供货商确认订购单,若认为有差异时需说明,采购经办人员对差异部分及自行需更改部分(如规格数量单价结算条件交货地点等)应开出更改“订购单”按原订购单流程核准分发给供货商及相关单位,同时注明(或收回)作废原订单。4.4.4订购单的核决权限:见第四“核权限”,物流品(Pristmaste 类工艺品除外)一律由CEO核。4.5订货管理:4.5.1交期管理:4.5.1.1订购单上所列订货日期,经供货商同意后,应要求供货商严格执行。4.5.1.2订单交货期如需提前时,本公司主动协调。4.5.1.3供货商因异常情况导致交期变更时,应要求供货商提前主动联系采购经办人员,以将异常报告上级主管处理。4.5.1.4逾交货日期物料未回公司者,仓库部门应即通知采购部门跟催之,请购部门亦可跟催。4.5.1.5供货商如无故延迟交货致本公司进度受阻时,采购应按订购单上列明之罚则索赔。4.5.1.6采购人员需探询延迟交货之原因,并督促改善。4.5.2数量管理:4.5.2.1供货商之交货数量及本公司之收料数量,均以订购单上所列数量为准,未经机构副主管或以上人员特批,仓库不收超交数量(免费送货不在此列)。4.5.2.2收料验收短装,采购经办人员应依进料品管开具之“物料不良/差异报告”裁决意见,交涉供货商补料或扣款处理。4.5.3质量管理:4.5.3.1商品质量标准均以本公司质量规范或订购单上所列为准,采购经办人员(必要时需邀请品管工程人员协同)须监控其质量。 ABC有限公司 总 九 页 第 五 页文 件名 称釆购作业程序文 件编 BPW002 版次1.0 发布章4.5.3.2商品交货时应接受本公司之检验,验收依据为公司进料检验规范,有不合格由进料品检开出“物料不良/差异报告”经MRB(Meterial review board )裁决后交采购经办人员以知悉并交涉供货商处理。4.5.3.3不良品作退修或换料处理时,应要求供货商迅速处理。4.5.3.4依据检验结果,对供货商提供质量改善修正意见。4.5.3.5供货商对本公司之检验结果如有疑问时,可向采购经办人员提出,采购经办人员得请品检部门复议。4.5.3.6建立质量不良之采购记录供货商质量不良记录表(表三);材料别质量不良记录表(表四),以评估供货商之信誉,作为采购对象之参考。4.6 整理请款付款。采购经办人员适时收集请款凭证(含公司签收之订购单发票供货商送货单物料不良/差异报告收款员身份证复印件等)交财务核对后分别据以冲账付款或转账。5.0应用窗体:5.1询价单。5. 2订购单。5.3供货商质量不良记录表。5.4材料别质量不良记录表。 ABC有限公司 总 九 页 第 六 页文 件名 称釆购作业程序文 件编 BPW002 版次1.0 发