第05章 办公中的演示文稿的制作.ppt

第5章办公中的演示文稿的制作 本章内容介绍 在办公业务中 有时需要说明或解释一些复杂的内容 如果觉得用文字描述已经比较困难 这时最好的办法是事先准备一些带有文字和图表的幻灯片 用来阐明自已的主要论点 然后在面向观众播放这些幻幻灯片的同时 进行更详细的讲解 Office中的PowerPoint组件是一个功能强大 操作简便的幻灯片制作和演示文稿设计软件 它可以制作出适应不同需求的幻灯片 并可运用灵活多样的方式进行放映 本章主要介绍如何利用PowerPoint制作和播放演示文稿 本章主要知识点 u演示文稿中的几个术语u演示文稿的创建方法u演示文稿中文字的编排u演示文稿中各种对象的添加u演示文稿的编辑与修饰u演示文稿的放映设置u演示文稿的打包操作u演示文稿的显示与打印 5 1演示文稿简介及本章实例说明 1 演示文稿的适用场所当进行学术交流 产品展示 工作汇报等场合需要介绍一个计划 一个观点或做报告进行演讲时 最好的办法是事先准备一些带有文字和图表的幻灯片 用来阐明自已的主要论点 然后在面向观众播放这些幻幻灯片的同时 进行更详细的讲解 Office中的PowerPoint就是这样一种工具 它可以制作内容丰富多采 效果生动活泼的的演示文稿 2 PowerPoint制作幻灯片的功能特点 1 可以作为屏幕演示 2 可以制作投影机幻灯片及35毫米专业幻灯片 3 可以同时制作讲义 备注和大纲 并且可以在演示中作记号 3 PowerPoint制作演示文稿时的几个术语 1 演示文稿 PowerPoint文件称为演示文稿 默认扩展名为 ppt 2 对象 是PowerPoint幻灯片的组成元素 3 版式 是幻灯片中指对象的布局格式 4 母版 母版包含着每个页面上所需要显示的对象 5 配色方案 是一组可以用于演示文稿的预设颜色 也可用于表格和图表 6 模板 是一个已经保存的演示文稿文件 4 本章实例说明贯穿本章的实例是制作一家名为 中原旅游集团公司 的公司演示文稿 其目的是通过宣传公司形象来扩大公司的知名度 让消费者充分了解本公司 5 2演示文稿的创建 本节主要内容PowerPoint的启动 退出与界面组合快速创建演示文稿框架幻灯片中文字的编排幻灯片中多媒体对象的添加幻灯片中旁白的录制幻灯片中表格与图表的添加幻灯片中组织结构及其他对象的添加 PowerPoint的启动 退出与界面组合 首先介绍PowerPoint的启动 退出 窗口界面组成及各组成部分的主要作用 本章适用的软件版本为PowerPoint2002 以下都简称为PowerPoint 不再说明 同其他应用程序一样 启动PowerPoint有许多方法 常用的有以下两种 第一种 双击Windows桌面上的快捷方式 MicrosoftPowerPoint 图标 第二种 选择单击 开始 程序 MicrosoftPowerPoint 命令 PowerPoint的启动界面组成 快速创建演示文稿框架 快速创建演示文稿框架的方法有三种 第一种方法是利用 内容提示向导 创建 是初学者的最佳方法 它将创建演示文稿的过程及每步应该进行的操作步骤化 用户只需根据提示进行操作即可 第二种方法是利用 空演示文稿 创建 空演示文稿 没有文字内容和背景颜色 只有框架 幻灯片的背景以及配色都要由用户自己设计 此方法适合能够熟练地使用PowerPoint的用户 第三种方法 也是用户使用较多的方法是利用 设计模板 创建演示文稿 设计模板包含了一个预定义好格式和配色方案的演示文稿 一旦选择了一个符合设计的演示风格的设计模板后 只要根据自己的演示主题 选择版式 加入相应的文字即可 操作非常方便 快捷 幻灯片中文字的编排 演示文稿通常是由一系列具有主题的幻灯片组成 演示文稿能否充分反映主题 说明问题 文本是最基本的手段 创建好演示文稿框架后 接着就要向幻灯片中输入文本 1 在演示文稿中直接输入文字幻灯片一般分为两个部分 标题区和主体区 标题区用于输入每张幻灯片的标题 主体区用于输入幻灯片要展示的文字信息 2 主体区中文本的输入单击幻灯片的主体区 在光标处输入文本 当输入的文本超过文本框的长度且文本为一个段落且时 不要按Enter键 让文本自动换行 输入完一个段落的文字时再按Enter键 若要调整文本的层次可单击窗口左侧的 按钮 幻灯片中多媒体对象的添加 在幻灯片中加入图片 声音 影片 自己绘制图形 艺术字等多媒体对象 对于增强幻灯片的可视性和生动性有很大的好处 下面介绍在幻灯片中添加各种对象的方法 1 添加图片可以在已经输入过文字后的幻灯片中加入图片 2 添加图形如果想在已有的幻灯片中加入自己绘制的图形 与插入图形类似 操作时 首先在幻灯片视图中打开所要加入图形的幻灯片 然后利用 绘图工具栏 上的各种绘图工具和自选图形在幻灯片上绘图 或者选择 插入 图片 自选图形 命令 3 添加艺术字可以在已有的幻灯片中加入艺术字 如图5 11所示 为在第1张幻灯片中插入艺术字的效果 以此为例 说明幻灯片中添加艺术字的方法 4 添加声音和影片为了增加幻灯片的播放效果 烘托幻灯片的场景 还可以把声音或影片添加到幻灯片中 在放映幻灯片时 这些多媒体对象会自动播放 幻灯片中旁白的录制 旁白是演示文稿设计者用话筒录制的讲解声音 录制旁白的操作步骤如下 1 选择要添加旁白的幻灯片 选择单击 幻灯片放映 录制旁白 命令中的 录制旁白 对话框 2 单击 设置话筒级别 在弹出 话筒检查 对话框中 检查话筒的录音效果 然后单击 确定 按钮 3 在 录制旁白 对话框中 单击 更改质量 按钮 弹出 选择声音 对话框 从中设置声音的各项指标 单击 确定 按钮 4 单击 录制旁白 对话框中的 确定 按钮 开始在放映幻灯片的过程中录制旁白 录制完一张幻灯片的旁白后 单击鼠标左键 接着录制下一张 5 全部录制完毕 弹出消息框 询问是否将幻灯片的排练时间保存 可单击 保存 或 不保存 按钮 幻灯片中表格与图表的添加 1 添加表格如果是新增幻灯片 就在打开的 新幻灯片 对话框中 选择带有 表格 的版式 然后双击 表格 占位符 即可根据需要进行表格设置 从而添加表格 如果想在已有的幻灯片中加入表格 可以单击工具栏上的 插入表格 按钮或选择单击 插入 表格 命令项 2 添加图表如果是新增幻灯片 就在打开的 新幻灯片 对话框中 选择带 图表 的版式 然后双击 图表 占位符 即可根据需要进行图表数据输入 从而添加相应图表 如果想在已有的幻灯片中加入图表 可以单击工具栏上的 插入图表 按钮或选择单击 插入 图表 命令项 幻灯片中组织结构及其他对象的添加 1 添加组织结构图组织结构图是用来反映组织内部人员结构和组织层次的图示 利用组织结构图可以清晰地描述组织内部的各种关系 使复杂的信息简单化2 添加其他对象为了让演示文稿更具说服力 有时候还需要加入一些公式 Excel图表 Word文档 AutoCAD图形 Flash动画等 3 演示文稿的修饰与编辑 幻灯片中对象的编辑幻灯片的复制 移动和删除演示文稿模板的设计和更换幻灯片版式的更新幻灯片背景的修改幻灯片配色方案的修改演示文稿母版的设计页眉页脚的添加 幻灯片中对象的编辑 1 前面已经介绍过 PowerPoint幻灯片实际上包含的是各个对象 如文字 图形 图表 表格等 这些对象的缩放 复制 移动 删除操作基本上相同 1 缩放选择所要缩放的对象 这时对象周围会出现控制点 将鼠标移动到控制点上 会变成双向箭头状 这时拖曳鼠标可以进行缩放操作 幻灯片中对象的编辑 2 2 复制 1 工具栏方法 选择所要复制的对象 单击常用工具栏 复制 钮 然后将光标置于目的位置 单击常用工具栏 粘贴 钮 对象被粘贴到目的位置 完成操作 2 菜单的方法 首先选择所要复制的对象 单击 编辑 菜单中的 复制 项 然后将光标置于目的位置 在单击选择 编辑 菜单中的 粘贴 项 完成操作 3 鼠标拖曳的方法 首先选择要复制的对象 然后按下Ctrl键的同时 拖曳鼠标到目的位置 最后松开鼠标 完成操作 幻灯片中对象的编辑 3 3 移动与复制操作相似 都是用工具栏按钮的方法和菜单的方法 菜单法 选择 编辑 菜单中的 剪切 项 鼠标拖曳的方法 直接拖曳对象到目的位置 4 删除选取对象 按Del键 或选择 编辑 菜单中的 清除 项 演示文稿模板的设计和更换 1 幻灯片制作过程中 有时往往需要重新编排幻灯片的顺序 进行复制 移动 删除幻灯片的操作 这时最好的方法是在 幻灯片浏览视图 中进行操作 即先选择 视图 菜单中的 幻灯片浏览 项 或单击屏幕下方左侧第2个按钮 切换为幻灯片浏览视图 1 复制操作 1 工具栏按钮的方法 单击工具栏 复制 钮 将光标置于目的位置 单击工具栏 粘贴 钮 演示文稿模板的设计和更换 2 2 菜单的方法 选择 编辑 菜单中的 复制 项 将光标置于目的位置 选择 编辑 菜单中的 粘贴 项 3 鼠标拖曳的方法 按下Ctrl键同时 拖曳鼠标到目的位置 拖动时幻灯片旁边出现的竖线指示的就是放置的位置 2 移动操作与复制操作相似 都是用工具栏按钮的方法和菜单的方法 菜单法 选择 编辑 菜单中的 剪切 项 鼠标拖曳的方法 直接拖曳鼠标到目的位置 3 删除操作选定需要删除的幻灯片 按Del键即可 幻灯片版式的更新 在幻灯片制作过程中 可以修改演示文稿的风格 更换或者自己设计模板 要自己设计演示文稿模板 建立演示文稿时 选择 空的演示文稿 然后 自己就可以在空的幻灯片上自由设计 更换演示文稿模板的视图窗格 可以单击格式工具栏的 幻灯片设计 按钮 也可以选择单击 格式 幻灯片设计 命令 以上两种方法都可以打开 幻灯片设计 视图窗格 从模板文件列表中选择一个模板 从其快捷菜单中选择 应用于所有幻灯片 或 应用于选定幻灯片 选项 即可完成模板的局部或者全部更换 幻灯片背景的修改 模板所规定的背景是可以修改的 包括背景颜色和背景图案 操作步骤如下 选择 格式 菜单中的 背景 项 打开 背景 对话框 在背景填充下面的背景颜色列表中 选择颜色块 可以修改背景颜色 如果选择 填充效果 将打开 填充效果 对话框 此时 选择 过渡 纹理 图案 图片 标签 可以分别制作逐渐变色 背景纹理 背景图案 背景图片的效果 幻灯片配色方案的修改 1 配色方案是由文本颜色 背景颜色等八种颜色组成的一组用于演示文稿的预设颜色方案 每一个模板都有一个标准的配色方案 一个配色方案可应用于一个或多个幻灯片 在设计幻灯片时可以改变其标准配色方案 操作步骤如下 1 单击任务窗格标题栏右侧的 按钮 在下拉菜单中选择 幻灯片设计 配色方案 任务窗格变为 幻灯片设计 配色方案 为其主要显示内容 2 在 应用配色方案 列表中选择一种方案并单击 幻灯片的配色方案将被新的配色方案取代 单击该方案右侧的 在弹出的快捷菜单中单击 应用于所选幻灯片 命令 被选中的幻灯片配色方案改变 其他的不改变 幻灯片配色方案的修改 2 3 可以改变幻灯片中某一部分的配色方案 操作方法如下 1 单击 幻灯片设计 任务窗格下部的 编辑配色方案 弹出 编辑配色方案 对话框 2 在 编辑配色方案 对话框中选择要改变颜色的部分 单击 更改颜色 按钮 3 在弹出的 颜色 对话框中设置颜色 可在标准选项卡或自定义选项卡中设置 然后单击 确定 4 若要继续更改其他部分的颜色 重复 2 3 步骤的操作 5 单击图对话框中的 应用 按钮 返回 幻灯片 演示文稿母版的设计 1 当每一个幻灯片中都出现相同内容 如企业标志 CI形象 产品商标以及有关背景设置等 时 这个内容就应该放置到母版中 它可以使演示文稿风格一致 母版是用来定义演示文稿格式的 它可以使一个演示文稿中每张幻灯片都包含某些相同的文本特征 背景颜色 项目符号 图片 文本占位符和页脚占位符等 每一份演示文稿都有四种母版 幻灯片母版 讲义母版 备注母版和标题母版 常用的有幻灯片母版和标题母版 下面说明二者的使用和修改方法 演示文稿母版的设计 2 1 幻灯片母版幻灯片母版主要用来控制除标题幻灯片以外的幻灯片的标题 文本等外观样式 本章实例中的幻灯片母板中添加了一个公司图标 并且字体格式也进行了统一设置 2 利用标题母版要让标题幻灯片与演示文稿中其他幻灯片的外观有所区别 通过 标题母版 可以完成 标题幻灯片即幻灯片版式中的第一张幻灯片 在本章实例中 标题幻灯片上公司标志较大 并且位置与其他幻灯片不一样 上面也没有导航按钮 这是因为标题幻灯片与其他幻灯片有不同的样式 页眉页脚的添加 页眉 页脚的内容往往也是每一个幻灯片所要表现的内容 根据演示文稿的类型 可以分为幻灯片的页眉 页脚和备注 讲义的页眉 页脚 1 选择 视图 页眉和页脚 命令 打开 页眉和页脚 对话框 2 选择 幻灯片 标签 将设置幻灯片的页眉 页脚 注意它们的位置都是在幻灯片的底部 选择 备注和讲义 标签 将设置备注与讲义的页眉 页脚 3 在页眉 页脚中一般可以设置 时间和日期 幻灯片的页号 或者备注页的页码以及其他一些固定的内容 5 4演示文稿的放映设置 放映方式的设置切换效果的设置动画效果的设置超级连接的设置自定义放映的设置 放映方式的设置 1 设置放映方式包括 放映类型的选择 放映内容的选取 换片方式的选用 以及放映选项的设置 其中 幻灯片的放映方式有三种 演计者放映 全屏幕 观众自行浏览 窗口 在展台浏览 全屏幕 设置放映方式的操作步骤如下 1 选择单击 幻灯片放映 设置放映方式 命令 弹出 设置放映方式 对话框 2 根据下面介绍的特点 在 放映类型 的以下三种类型中选择一种 放映方式的设置 2 1 演讲者放映 全屏幕 全屏显示演示文稿 适用于演讲者播放演示文稿 演讲者完整的控制播放过程 可采用自动或人工方式放映 需要将幻灯片放映投射到大屏幕上时也采用此方式 2 观众自行浏览 窗口 在小型窗口显示演示文稿 适用小规模的演示 观众自行观看幻灯片放映 使用滚动条从一张幻灯片移到下一张幻灯片 在放映时可以移动 编辑 复制和打印幻灯片 3 在展台浏览 全屏幕 全屏自动显示演示文稿 结束放映用Esc键 放映方式的设置 3 3 在 放映幻灯片 放映选项 和 换片方式 区进行相应的选择设置 4 全部设置完成后 单击 确定 按钮即可 切换效果的设置 1 幻灯片切换即一张幻灯片放映完毕后 放映下一张幻灯片时出现的方式 设置切换方法有 利用 幻灯片切换 命令设置 根据排练计时设置 利用动作按钮设置 1 利用 幻灯片切换 命令切换2 排练计时切换3 利用 动作按钮 切换 动画效果的设置 1 动画效果设置是指对幻灯片中的标题 文本 多媒体对象等设置放映时出现的动画方式 可以通过 动画方案 和 自定义动画 两种方式进行设置 1 利用动画方案设置动画单击 幻灯片放映 动画方案 命令 弹出 幻灯片设计 任务窗格 在任务窗格中单击动画方案 动画方案是系统将标题 文本等各部分间出现的动画以最佳的效果进行配搭 只需选择一种方案各部分就会以不同的动画方式出现 不需要一一设置 动画效果的设置 2 2 自定义动画自定义动画是用户自己对幻灯片中的各个部分设置不同的动画方案 各部分按所设置的顺序进行演示 操作步骤如下 1 单击 幻灯片放映 自定义动画 命令 弹出如图5 38所示的 自定义动画 任务窗格 2 在幻灯片中单击要设置动画的部分 标题 文本 多媒体对象等 然后单击 添加效果 右侧的 弹出动画类型列表 每一种类型下都有若干动画方案 超级连接的设置 超级链接是将文本 字符 图形等对象与一个幻灯片 一个演示文稿 一个文档等之间建立一种链接 在放映时单击被链接的对象 则对应的链接内容将显示出来 自定义放映的设置 1 自定义放映是用户将已有演示文稿中的幻灯片分组 创建多个不完全相同的演示文稿 放映时根据观众的不同放映演示文稿中的特定部分 操作步骤如下 1 选择单击 幻灯片放映 自定义放映 命令 弹出 自定义放映 对话框 2 单击 新建 按钮 弹出 定义自定义放映 对话框 3 在 定义自定义放映 对话框中的 幻灯片放映名称 文本框中输入名称 在 在演示文稿的幻灯片 列表框中选择幻灯片 单击 添加 按钮 被选中的幻灯片自动添加到右侧列表框中 单击 删除 按钮 还可以对右侧列表框中的幻灯片撤销选取 自定义放映的设置 2 4 单击 确定 按钮 返回 自定义放映 对话框 再单击 关闭 按钮 5 单击 幻灯片放映 设置放映方式 命令 在出现的对话框中选中 自定义放映 项 单击 确定 按钮 然后单击 按钮将能够放映自己定义的演示文稿 5 5演示文稿的打包操作 演示文稿制作完毕后 如果将其复制到另一台计算机上 并不能保证能够正常播放 假如另一台计算机没有安装PowerPoint程序 或PowerPoint播放器 或者演示文稿中所链接的文件以及所采用的TrueType字体在那台计算机上不存在 都会影响演示文稿的播放 因此 最好的方法是将演示文稿打包处理 也就是将演示文稿所涉及到的有关文件或程序连同演示文稿一起打成包 存放到软盘中再拿到另一台计算机上进行解包 1 将演示文稿打包2 在PowerPoint环境外放映打包文件 5 6演示文稿的的显示与打印 本节介绍PowerPoint视图显示方式的特点 操作 另外介绍如何对演示文稿进行页面设置和打印操作 1 屏幕视图方式的作用和特点PowerPoint中提供5种视图方式 幻灯片视图 大纲视图 幻灯片浏览视图 备注页视图和幻灯片放映视图 在一份演示文稿文件打开后 屏幕处于五种不同视图方式中的某一种模式下 切换到某一种需要的视图模式 可以有两种方式 一种方式是直接用鼠标单击PowerPoint的 视图栏切换按钮 中视图方式的按钮 另一种方式是从 视图 菜单中选择视图方式选项 对于演示文稿的编排 每一种视图方式在演示文稿的制作和显示中有不同的作用和优势 用户应该根据实际的工作需要灵活应用 1 幻灯片视图编排演示文稿时 幻灯片视图是最常用的模式也是最直观的视图模式 当注意力集中在对某一张幻灯片中的文本和其他对象的处理时 应当使用 幻灯片视图 在幻灯片视图中 可以逐张添加文本和图形 表格 剪贴画以及其他对象 并且可以很方便地对它们进行编辑和排版 在幻灯片视图模式中还可以看到整张幻灯片 或改变显示比例 放大幻灯片的一部分做细致的修改 2 大纲视图在大纲视图中 演示文稿会以大纲形式显示 每张幻灯片中的标题和正文组成了大纲的内容 可以从一个屏幕上看到更多的幻灯片标题和正文信息 因而编排文稿也就更方便些 可以认为大纲视图是最适合组织演示文稿思路的 在大纲视图中 每张幻灯片的标题都会出现在编号和图标的旁边 正文在每个标题的下面 正文的缩进可以多达五层 3 幻灯片浏览视图在幻灯片浏览视图中 可以看到所有幻灯片的缩略图 完整地显示所有文本和图片 在幻灯片浏览视图中 可以重新为幻灯片排列顺序 轻松地添加 删除和移动幻灯片 可以使用 幻灯片浏览 工具栏中的按钮 来设置幻灯片放映的时间 并选择幻灯片的动画 切换方式 4 幻灯片放映视图观看最终的实际显示效果 要选择 幻灯片放映视图 5 备注页视图在备注页视图中 编辑区上半部分显示的是幻灯片的缩略图 下半部分是备注页编辑区 可以在该区域中输入演讲者备注和一些注释信息 以便在演示过程中使用 也可以打印一份备注页作为参考 2 页面设置页面设置是打印的基础 操作步骤如下 1 选择 文件 菜单中的 页面设置 项 打开 页面设置 对话框