办公室管理模式对医院行政管理的应用论文.doc

办公室管理模式对医院行政管理的应用论文 摘要：:探讨数字化办公管理模式对医院行政管理价值通过沟通联络功能、业务管理功能、个人办公功能及系统督办功能实施数字化办公管理模式建立信息交流平台实现资源共享在数字化办公管理模式下可以高效地实现信息的交流和查询进而可以缩短不同部门之间空间距离还可以促进信息的公开度做到资源共享最终起到优化工作流程、减少办公室耗材促进管理能力的提供在医院实施数字化办公管理模式可促进医院组织结构扁平化规范化行政管理工作促进行政管理水平及工作效率提高 关键词：:数字化办公管理模式;肿瘤医院;行政管理 引言 随着科学技术的发展信息化时代在人类社会的全面应用1医院管理为了跟上信息化进程需进行管理、服务、科研、教学、医疗等理念及模式上进行改革促进管理效能全面提升进而在教学管理能力、科研技术水平、医疗服务质量等多方面提高医院核心竞争力其中现代化的办公模式的构建为基础23近些年医院管理方面越来越重视信息化建设Internet技术和计算机等技术的快速发展为医院的信息化建设提供了基础可以为医院管理部门提供了高效的信息提取、储存和处理能力等医院信息化建设水平已成为现代化医院的标志4 1应用背景 我院是一个专门性的肿瘤医院“专而不全”是其主要特征根据肿瘤的部位和治疗方法设置了不同的科室针对性的在肿瘤医院诊疗领域进行研究5肿瘤医院共有床位1000余张年出收容量10万人次门诊量约371万人次随着肿瘤患者年龄化程度的不断增加常合并心脑血管、慢性阻塞性肺病、高血脂等老年病进而导致医院常需要进行综合救治6我院自20世纪90年代起实施数字化办公管理模式已初步实现信息网络化共享采集在全部办公业务均可在网络环境下实施进而便于共享信息促进协同工作效果提高 2实施方法 2.1沟通联络功能 (1)建立信息发布平台促使空间、时间的距离缩短按照行政管理通知、业务考核通知、学术讲座安排等信息内容或为后勤人员、行政、护理、医疗等信息受众安排不同的专栏滚动显示不同的信息7起初按照不同的部门职能特点进行授权让医院工作人员可了解自己的权限对特定人群及全体人员进行信息告知及发布;(2)提供预定平台、会议室查询、发布管理、会议通知等可以快速通知至参会人员并可以对会议中的重点话题进行高效的记录形成会议记录方便日后查询89;(3)建立资源共享平台促使部门间重复劳动减少在系统内授权部分及全部人员下载信息有助于快速实现资源共享促进工作效率提高;(4)建立信息化平台并在医院内共享包括即时资讯、院内电子邮件系统等医院内部人员可以通过邮件和即时平台等共享信息10;(5)对论坛交流平台进行建立提供问题讨论、思想沟通及信息交流平台通过论坛交互性及实时性以学术动态或热点新闻为论坛话题为强化医院凝聚力引导职员进行自由讨论 2.2业务管理功能 (1)建立公文管理平台自动流转院内公文的下发、传阅、收文及发文过程进行电子文件存档建立便于归档、查询及查阅11;(2)完善考核、考勤管理平台自动关联考勤管理和考核指标对管理办公室重要的文件和数据进行电子录入使用office等软件处理数据可以有效防止人为的差错通过计算机查询功能寻找相关文件可以有效缩短工作时间缓解工作压力12;(3)在信息化平台上建立薪酬管理制度和平台通过office等软件中的excel表对人员的薪酬等进行考核可以有效缩短工作时间、减少统计差错13;(4)建立信息化档案管理平台、电子档案和纸质资料的转化通道通过多媒体技术(录入、扫描等)对电子数据资料进行档案建立便于查询、查阅、保存、归档档案资料防止因环境等因素损坏纸质文档同时对电子信息进行备份防止电子信息损坏 2.3个人办公日 常办公过程中提供个人文件夹和笔记本为办公管理的数字化和信息化提供基础统筹管理系统用户的时间对工作安排进行规划并根据临时变动对日程安排进行及时调整14系统用户的网上文件夹为个人文件夹用户可在文件夹中有序的放置平时积累的文摘、做过的工作、收集的信息等文档有助于查阅相关文件提高工作效率 2.4系统督办 建立信息化的工作流是系统督办的基础严格遵循医院的各项规章制度固化工作流程对逐级审批程序进行严格执行从根本上解决不按制度和流程办事的情况透明化办事进程客观有效的监督工作执行过程15 3实施结果 年6月在肿瘤医院展开数字化办公管理模式扫描、拍照院内所有纸质文件而因部分文件因时间较长增加了拍照及扫描难度;科室内102例工作人员中已有45例以上的员工参与扫描及拍照工作16经2年后年6月完成肿瘤医院内文件的拍照及扫描工作并建立有效的交流平台及完整的信息查询方式有效缩短空间及时间的距离增强有用信息的公开度对重要数据进行共享方便工作人员的自我提高且可以优化工作流程、提高办公效率 3.1医院组织结构 建立传统行政管理组织首先要促进科层制的形态减缓行政机构的信息传递速度而数字化办公模式的基础为网络传统的信息处理模式层次分级、单一通过信息化建设促进信息传递方式的多层次、全方位和数字化表现为金字塔型结构17 3.2规范化行政管理工作 由人进行操作时传统管理模式下行政管理工作具有较大的随意性且规范性较为缺乏数字化办公模式是根据工作流事先设定固定的模式进行决策、执行、监督等活动在一定程度上限制工作的随意性进而科学化管理决策18 3.3提高行政管理水平及工作效率 可以改善工作人员工作状态减少办公耗材数字化办公模式小可通过办公系统完成行政管理中的工资管理、考勤管理、公文管理提高工作人员的工作效率减少工作时间劳逸结合可以促使工作人员在医院的规划和发展中投入更多的精力促进管理水平提高 4讨论 肿瘤专科医院以“专而不全”为特点以肿瘤诊治相关科室为主突出专科优势同时在医院绩效数据方面具有床位效率低、药占比高等特点19另外肿瘤患者家庭医疗负担较重且治愈率低且预后较差在患者病情复杂的情况下患者及家属易产生较大的情绪波动常需实施必要的鼓励及人文关怀此外因肿瘤患者年龄的不断增加患者常合并糖尿病、高血压等基础疾病增加疾病治疗困难程度但因肿瘤专科医院的特殊性常需要进行综合医院的支持治疗但因病例资料的有限性常无法及时获取有效的信息影响救治时间数字化办公管理模式医院信息化建设的目标计算机和网络的快速发展是其建设的基础主要目的是建设合适的工作流缩短工作时间、提高工作效率数字化办公管理其中心内容为计算机经一系列先进的通信技术及现代化办公设备对信息进行广泛、全面、迅速的收集、加工、整理、存储和使用在网络环境下进行全部办公业务进而缩短信息共享时间提高协同工作的效率;数字化办公管理模式将传统手工办公复杂、低效模式改为决策服务及科学管理另外数字化办公管理可提供及时沟通和资源共享的交互环境及时发布紧急信息还可与相关专业人员商讨遇到的问题通过网络的电子协作与各部门实施协作促进工作效率提高20传统医院办公中因医务人员轮休和管理部分公休制度存在一定的不协调性导致临床科室和行政管理部门合作效率低常常难以统一时间目前计算机在医院的行政管理部门日常工作已得到应用但既往往往只用于文字的处理等简单的日常工作不能有效借助网络实现信息化建设做到资源共享、即时沟通等大大增加了工作人员的重复劳动以信息化为基础的数字化办公管理可以通过沟通联络、个人办公、业务管理、系统督办这四个部分进行管理可有效转变传统的办公管理模式进而促进工作效率、减少办公耗材、缩短工作时间另外数字化办公管理模式可广泛管理和集成信息工作人员可以根据自己需要的资源进行检索进而解决相关问题;同时数字化办公管理模式可有效构建知识门户另外通过网络媒介还可以为工作人员提供外来资源比如中国知网可以为临床医生提供大量的学术动态有利于医生掌握最新的临床知识管