用友系统管理员日常维护培训教案.doc

日常维护一、 日常业务处理流程：1、 填制凭证2、 核对原始单据进行凭证审核3、 执行成批审核4、 记帐5、 期末处理（自动转帐生成）6、 审核转帐凭证7、 记帐8、 报表处理9、 报表审核10、 数据备份11、 结帐二、 反项操作流程：1、 将所需修改的已记帐凭证所在的月份取消结帐即反结帐。2、 将所需修改的已记帐凭证取消记帐即反记帐。3、 以审核人的身份重新注册进入总帐系统。4、 进入填制凭证，修改所需修改的凭证。5、 取消记帐：在月末处理-对帐界面，按CTRL+H6、 取消结帐：在结帐月份按CTRL+SHIFT+F67、 只有财务主管才能进行恢复到记帐前状态。三、 系统管理员与帐套主管的区别。项目系统管理员帐套主管帐套与年度帐只有系统管理员才能建立帐套修改帐套、年度帐建立、清空年度帐、引入与输出帐套、结转上年数据。权限设置增加操作员、设定和取消帐套主管、对所有帐套、所有操作员授权为所有人员设置主管所在的帐套的操作员权限，无权设置该帐套的帐套主管数据的备份与恢复帐套菜单下的引入与输出，是将系统中某一帐套所有年度数据进行引入和输出。引入系统中，无论该帐套是否存在，均可引入系统年度帐操作中的引入和输出不是针对某个帐套，而是针对帐套中某一年度帐进行的。引入系统时，该帐套必须事先存在 四、总帐工具介绍：总帐工具是总帐系统自带的一个应用程序，它可以实现不同帐套或同一帐套不同机器之间的数据传递。主要包括以下内容：1、 公共目录复制 完成不同帐套复制公共目录的功能。 当新建帐套的公共目录与已建立的公共目录相同或类似，可以使用本功能对公共目录进行复制。另外，本功能对不同帐套的公共目录进行复制，可以在不同帐套中进行凭证传递。A、 在选择“数据源”时，可选择要用来复制的数据库文件（Ufdata.mdb）,“目的数据”采用注册方式选定。B、 “数据源”及“目的数据”内容输入后，就可以将要复制的“数据源”内容复制到“目的数据”帐套中。C、 对于有分级的公共目录，如：会计科目，部门目录等，目的帐套的相应目录应为空，否则，将无法复制。对于无分级的公共目录，如：个人目录、项目目录、客户目录等，将不同的目录追加复制到目的帐套中。D、 在复制公共目录时，最好按以下顺序执行复制：项目分类-外币-科目-凭证类别、结算方式、地区分类、客户分类、供应商分类、部门、存货分类-项目目录、客户目录、供应商目录、个人目录、存货目录。2、 凭证引入按标准格式将TXT文本文件引入到凭证库中。凭证引入功能将为U8系统的外部数据接口，其作用在于：A、 将外部系统的数据按规定的文本格式引入到总帐系统中。B、 先将其他帐套或其他计算机的数据按规定格式输出到文本文件中，再到相应的帐套中引入这些数据。具体使用方法同上，应注意事项：若数据内容通合法性检查，则可将数据写入凭证表中：若全部凭证都为非法，则不能继续进行凭证引入：若存在合法凭证，继续引入时会将合法凭证引入，而非法凭证将不会被引入。同时会在文本文件的非法凭证分录中写入一错误标记及出错内容。如果使用的是网络版，执行本功能前应将使用“目的数据”帐套的所有站点关闭。3、 帐簿数据整理帐簿数据整理对由于改变帐类造成的无效数据进行清理。帐簿数据整理功能是为了清理由于修改辅助帐类、导致在数据库中存在一定数量的无用数据，这些数据虽然并不影响查帐、对帐、但有可能影响UFO报表工具取数的正确性。执行此项功能时一定要慎重，最好先做好数据备份工作再执行。日常维护的整体思路：解答疑难的方法1、 收集事实。收集的事实越多，就能越快越轻易解决问题。2、 征兆问题的结果，构成事实的一部分。通过分析征兆,可以更接近引起错误的问题。3、 自最后一次以来到底改变了什么，使得系统不正常工作，通过简单的回顾就可以解决这些问题。4、 现在不工作的部件，有哪些是曾经工作的？5、 最近安装了或卸载了什么？6、 所有的硬件都工作正常吗？7、 当有问题时谁是最后一个使用者？8、 测试规范的猜测是否正确。9、 写文档，记录问题问题的解决情况。一、年度帐结转失败的处理过程：1、access版本对于access版本的数据，包括8.11a和8.12版本，结转失败主要是体现在采购系统、库存系统、存货核算系统三个模块上。基本上都是数据错误造成的结转失败。主要包括以下几种情况：1、供应商档案，客户档案，存货代码，自定义项重复。2、由于擅自开库修改数据，死机等原因造成数据库（ufdata.mdb）混乱。3、自行修改过数据库表的字段、属性。4、数据库表中主关键字丢失、查询丢失等。5、由于删除基础档案，而相应的账表中（收发记录主子表、库存总帐表、存货明细账表、存货总帐表）仍存在此基础档案的记录，造成数据不匹配。6、数据量较大。针对以上情况可以如下解决（：1、对于基础档案重复的情况，请用检查重名工具检查记录并进行修改。2、对于数据库混乱、修改过数据库属性请使用REP80.EXE工具检查数据库的合法性，对错误的记录进行调整。3、对于数据不匹配的情况，需要在基础档案中先添加缺少的记录。4、利用access新建个空的数据库。5、从ufdata.mdb数据库种导入所有的表到新建的数据库中，从ufmodel.mdb数据库中导入所有的查询到新建的数据库中。6、重新建年度帐，用新建的数据库进行结转。7、对于大数据库的情况，建议升级到U8版本中进行结转。注意：检测重名工具和REP80.EXE工具在技术支持部的网站上可以下载。2、sql版本对于sql版本的数据，包括8.13和8.20版本，结转失败主要体现在应收应付系统和存货系统上。1、应收应付系统应收应付结转失败时，系统提示：错误0，应收应付结转失败。这种情况一般都是数据错误，主要是AP_DETAIL（应收应付明细账）表中记录不合法。例如：此表中必填字段（单据号、存货编号等）有为空的记录；错误的数据记录等。对于此种情况请先使用应收应付的检查工具对数据的记录进行检查，将错误数据修改后就可以结转成功了。注意：CHEAR.EXE工具在技术支持部的网站上可以下载。2、购销存系统对于sql版本购销存系统结转失败出现的问题较少，但有一种情况需要注意，如果定义的存货数量小数位数的精度是6位，在结转的时候可能失败。对于8.13版本可以如下变通处理：1、结转前修改存货数量的精度为2位。2、重新建立年度帐进行结转。3、结转后再将存货数量的精度改为6位。对于8.20版本的此种情况请从支持网站上下载最新的结转补丁可以解决。 二、 SQL 数据备份：U8采用的是SQL SERVER数据库导致了数据量的大幅度增加，备份就显的更加重要，一般单位帐套少通过输出备份就可以解决问题，可大型用户例如会计核算中心、大型工矿企业他们的帐套多，大多在60-100左右数据都在3G、4G甚至10G以上，这样一来输出备份的劣势就显现出来了。条件：1、必须有两台高性能的服务器，一台做主服务器，一台做备份服务器，或是 一台高性能的服务器，一台高性能的PC机 2、操作系统必须同为NT或2000，且NT安装路径，用友的数据路径必须一致 3、备份服务器的D或E 盘空间应在10G以上操作：每天或3-4天左右，将主服务器的SQL服务停止，把UFADMSQL文件夹和ZT帐套文件夹通过网络直接拷贝至备份服务器的相同路径的相同文件夹下即可。恢复时如果主服务器正常则只须将备份服务器上备份的数据回拷即可，如主服务器崩溃则只须在备份服务器上执行UFATTACH命令即可将备份的数据恢复至备份服务器上，马上备份服务器就可工作。优点：省事省力，以某会计核算中心为例，115套帐输出备份大约需要5小时，其间可能会出错，数据库备份只须1-2小时（100M网速），还不会出错，恢复起来也比输出备份简单。缺点：备份服务器所需的硬盘空间要求比较大；要求备份操作人员有一定的用友软件的使用基础和数据库知识。需要注意的是： 1、此项工作比较适合网络版用户，在服务器上进行。2、单机版用户，要先在system下先建一个ufadmsql文件夹，再把UFSYSTEM.LDF、UFSYSTEM.MDF、UFSUB.LDF、UFSUB.MDF拷到此文件夹内再执行UFATTACH命令3、恢复时要先在备份服务器上运行系统管理再执行UFATTACH命令4、关于备份的时间，可以天天做也可以隔几天做一次5、两台服务器名、IP地址不必相同。平时可以同时开的。6、备份服务器上不需要象8.X一样先建帐有帐套信息后再引入备份，直接运行UFATTACH命令即可 三、关于安装过程U8软件安装过程与以前版本软件没有什么差别。需要注意的是，如果该机器以前安装过其他版本软件（尤其是812ACC），则安装过程中必须有人职守安装。可能出现以下文件在安装时报错：sgv.dll，registry.exe，msvcirt.dll，msvcrt.dll，mfc42.dll。报错一般分二种情况：1、该文件被设置成只读状态；2、目标文件正在被使用。一般sgv.dll和registry.exe出现第一种提示，其他文件出现第二种提示。对于第一种提示，只要同时打开资源管理器，找到这些文件，取消它们的只读属性即可继续安装。对于第二种情况，一般不会有什么大问题，可以点“忽略”继续安装。如果出现其他文件不能正确安装，特别是UF打头的文件，则最好退出安装程序，将这些文件都删除以后再安装。四、关于第一次启动系统管理提示SA口令被修改的问题安装完U8管理软件后，需要重新启动操作系统，然后必须启动系统管理，以便系统管理建立系统数据库和演示数据库。如果启动系统管理提示“SA口令被修改过”则可以使用SQL的“Enterprise Management”（企业管理器）工具进行设置调整。方法是：打开“企业管理器”，在服务器上点鼠标右键，点Properties或属性，点Security或安全性页签里，将口令验证方式由“Windows Only”方式改为“Sql Server and Windows NT”方式。然后，重新启动MsSqlServer服务或干脆重新启动服务器再启动系统管理。 卸载SQL813产品时，由于系统引用计数错误使得将MSADO15.DLL反注册。解决方案：注册MSADO15.DLL(应该是513K的版本) 五、与病毒软件的冲突例如，如果打开金山毒霸的防火墙功能，安装时就会提示一些文件正在使用无法安装，造成一些控件和程序文件安装。有可能发生冲突的软件有金山毒霸、瑞星杀毒等国内杀毒软件，只要关闭这些软件的实时监控功能即可。另外，当产品使用中发生异常断电等事故后，重新计算机SQL自动进行数据库恢复，如果此时金山毒霸的实时监控功能打开，就会造成数据库无法恢复，数据丢失。六、卸载时可能遇到的问题。从添加删除面板不能正真卸载程序，卸载过程一晃而过，除桌面快捷方式，程序开始菜单外没有删除其他产品。 安装过以前版本的程序，但没有正常卸载。解决方案：需手工删除注册表中的键，此后安装的产品即可正常卸载。HKEY_LOCAL_MACHINESOFTWAREMicrosoftWindowsCurrentVersionUninstall下如ST5UNST #1 ，ST5UNST #2的关于本产品卸载信息的键 对于Windows2000Pro或Windows2000S所操作系统操作系统，写在产品后控制面板出现问题。解决方案：注册MSADO15.DLL(应该是513K的版本)卸载后不能删除业务WEB和财务WEB目录原因：由于IIS服务正在使用该虚拟目录。解决方案：须重新启动计算机后方能删除。产品的一些程序文件无法卸载，有产品正在使用原因：Server*.exe,umisc*.exe,sgv.dll无法卸载，U8管理软件服务尚未停止 Msvbvm60.dll,mschtchs.dll等系统控件无法卸载，该系统控件正被其他产品使用UFO报表一、报表处理流程：将所有凭证记帐启动报表系统增加表页录入关键字表页计算审核保存舍位平衡打印二、报表取数发生错误的可能原因:1、 在定义公式时发生错误。比如：函数名称错误、函数公式中的参数错误、公式中的标点符号写成全角等。2、 帐套初始错误，年度和帐套号不匹配或写错。3、 单元属性错误，在数据状态下只有数值型单元格才可以根据公式取数，表样型和字符型无法取数。4、 在使用select函数时不能取数，可能由于条件定义不全或不存在条件所要求的表页。5、 无法正确进行他表取数。可能是由于relation公式中的报表名没有加上路径，这里的路径是指要从中取数的报表在硬盘上的存放路径。UFO报表公式：报表系统提供从帐务、应收、应付、工资、固定资产、财务分析、采购、存货、库存、销售、成本等模块提取数据的公式。1、 普通公式 公式说明：函数名 公式名称 说明QM（）/WQM（）/SQM（） 期末余额 取某科目的期末余额QC（）/WQC（）/SQC（） 期初余额 取某科目的期初余额JE（）/WJE（）/SJE（） 净发生额 取某科目的年净、月净发生额FS（）/WFS（）/SFS（） 发生额 取某科目结转月份借方、贷方发生额LFS（）/WLFS（）/SLFS（） 累计发生额 取某科目截止到结转月份的累计发生额JG（）/WJG（）/SJG（） 取对方科目计算结果 取对方科目或所有对方科目的数据之和CE（）/WCE（）/SCE（） 借贷平衡差额 取凭证的借贷方差额TY（） 通用转帐公式 取Access数据库中的数据常数 取某个指定的数字UFO（） UFO报表取数 取UFO报表中某个单元的数据计算公式定义报表数据之间的运算关系，在报表数值单元中键入“=”或在工具栏中按“FX”按扭就可以直接定义计算公式。注意：函数中使用到的字母符号，如：函数名、括号（）、引号“”、逗号，等号= 等等均为半角符号。2、 本表取它表数公式表之间关联条件的意义是建立本表与它表之间以关键字或某个单元为联系的默契关系。关联条件的格式为：RELATION 单元 关键字 变量 WITH “它表表名”-单元 关键字 变量 常量比如：当前表各页A列取表“LRB”同年上月A列数值A=“lrb”-A relation 年 with “lrb”-年，月 with “lrb”-月3、 条件取数公式定义 条件取数函数IFF主要用于有条件取数的情况：格式：IFF（逻辑表达式，条件真值，条件假值）注意：用于单元公式时不能使被赋值的区域与算术表达式中用到的区域重复。如：A3=IFF（A30,10,-10）是不对的应该是B4= IFF（A30,10,-10）表示若A30则B4=10,否则B4=-10B4= IFF（A320,10,-10）表示若第2页A30则B4=10,否则B4=-102表示报表的第二页.三、UFO二次开发基础知识：（一） 概念1、 格式设计和数据处理状态：报表的格式应包两部分内容：“显示设计”和“隐式设计”。“显示设计”包括：表尺寸、行高列宽、组合单元、表线、标题、颜色、关键字和文字说明等。“显示设计”是数据处理时屏幕上能看到的内容。“隐式设计”包括：单元公式、计算公式、审核公式、舍位平衡公式、单位类型和属性等：显然，“隐式设计”是数据处理时屏幕上不可见的内容。数据处理状态是根据格式设计的规定，对报表进行：数据录入、表页增减、公式计算、图形处理、报表打印和数据汇总等。在数据处理状态可以见到报表格式设计的“显式内容”和每页报表的数据。2、 计算公式：UFO的计算功能可以三种方式实现：在格式设计时设置“单元公式”、设计并执行“批命令”、在命令行上逐条执行。UFO的计算范围有：A、 二维计算：在一张表页上的计算。如： LET C5=C6-C7-C8B、 三维计算：在一个报表中不同表页上数据的计算。如：LET C14=TOTAL（C14）C、 四维计算：在多个报表的不同表页数据之间的计算。如：LET C14=“SYB”C14-“CBB”C14 3、 关键字UFO上三维立体表，确定报表数据位置最简单的方法是在每页报表上设置“鉴别标志”，就是所说：关键字。UFO共提供了以下六种关键字。单位名称、单位编号、年、季、月、日。4、 批命令批命令是将一组UFO命令集合操作处理。批命令在UFO提供的二次开发窗口UFOEDIT编写，文件名为*。Shl批命令的设计的点取工具二次开发。批命令实例：文件新建 命名为P1。SHLopen report “syb”let &month=1while &month6打开报表命令：OPEN REPORT +报表名称如：OPRN REPORT “C：UFSOFT80UFOZCFZB”复制报表命令：COPY TO +报表名称如：OPEN REPORT “ZCFZB”COPY TO “A：ZCFZB”执行批命令：DO+批处理命令如：DO “C：ZCFZ。SHL“执行自定义菜单命令：SETMENU +菜单名称如：SETMENU “报表系统。MNU“打印命令：PRINT退出UFO报表命令：EXIT报表汇总命令：TOTAL追加表页命令：APPEND 追加表页命令删除表页命令：DELETE翻页命令：SKIP +页数设置当前表页命令：SETPAGE + 要设定的页面号 查找表页命令：FIND FOR+条件二次开发命令：UFOEDIT窗口显示命令：DISPLAY +显示的内容2、 常用语句A、 分支语句格式1：IF END条件为真时,执行IF语句后的语句行序列;否则执行END 后面的语句.如: IF A30 LET B3=”B” END 格式2: IF ELSE END B、 循环语句：格式：WHILE END运行结果：当条件为真时，循环执行语句行序列；直到条件为假时，执行END之后的语句。【例】给12张表页中的关键字“月”分别赋值为1-12。如果不用循环语句： SETPAGE 1 LET 月=1 SETPAFE 2 LET 月=2 、 SETPAGE 12 LET 月=12这种操作设计是不是很烦？采用循环语句则可“四两拔千斤“： LET &AA=1 WHILE &AA=12 LET月&AA=12 /月关键字赋值 LET &AA=AA+1 /循环变量增加 END（3）跳转语句 格式： BREAK 运行结果：跳出最近一层循环体用于WHILE END语句中时，执行BREAK语句后将跳出WHILE循环，执行END之后的语句。用于WHILE END语句中之外时，执行BREAK语句后将结束本批命令。（等同于RETURE语句的作用）【例】以下语句完成功能是：有两个报表ME.REP，报表ME.REP各个表页的A5单元取报表DATA.REP相应表页A5单元的数据，一直计算到计算机当前时间为止。全部取完之后显示“本年度数据已全部取到”OPEN REPORT“ME” /打开报表LET&MONTH=1 /给变量&MONTH赋初值为1WHILE&MONTHMONTH（） /如果变量&MONTH大于系统时间的月DISPLAY “本年度数据已全部取到。” /显示提示框“本年度数据已全部取到！”BREAK /跳出WHILE循环END /结束IF语句LET A5&MONTH=“DATA”-A5&MONTH /当前报表&表页&MONTH表页的A5单元等于报表“DATA”相同表页的A5单元的值。LET &MONTH=&MONTH+1/变量&MONTH加1，并回头执行WHILE语句END /结束WHILE语句三、用友UFO报表管理自定义菜单 在报表文件非常多的情况下，报表名称、报表路径不方便管理。UFO的自定义菜单功能可以圆满的解决这个问题。 自定义菜单是用户编写。调用编写时通过二次开发窗口UFOEDIT中编写，编写完成后以后缀“。MNU”保成。1、 自定义菜单的设计流程第一步 打开UFOEDIT窗口第二步 建立自定义菜单第三步 修改自定义菜单第四步 在系统窗口或报表窗口中执行自定义菜单2、 自定义菜单实例 3、 报表汇总系统的设计思想（1） 系统设计背景：（2） 报表汇总系统设计实施准备：A、 会计科目（其他参数）的统一制定对于财务的报表中每个栏目的会计科目，必须统一制定。B、 汇总单位的统一编码基层单位和二级单位的编码是统计和查询的关键：编码一般按照：4位编码：前2位是二级单位编号；后2位是基层单位编号的原则进行。C、 下发基层单位报表的格式设计D、 基层报表下发工作的准备E、 报表使用的规定（3） 汇总处理设计流程A、 基层数据报表收集设计报表进行收集，是汇总工作的基础。上报报表一般是电子文件，采用磁盘或网上传送应当在使用说明中进行明确规定。用磁盘收集报表的操作设计中经常使用的命令是：COPYB、 收集报表文件的存储设计1、将基层单位报表按照“编码”原则进行目录存放，优点是文件相对集，设计查询处理批命令容易实现。2、 照时间顺序进行存放设计，优点是后面设计的按照时间查询功能容易实现。C、 报表汇总处理设计1、 首先应当将基层单位的报表文件合并成“一个大文件”，应用UFO三维报表的功能，将单独的文件进行一个个“追加“，生成“多页”报表。常用命令为 APPEND2、 按照汇总要求进行汇总处理。常用命令：TOTAL（4） 报表系统的查询设计：A、 查询基层单位报表是否收集齐备？在设计查询时，可以先设计一个编码表，然后按照编码顺序项查询。查询中常用的命令是：FINDB、 按照时间顺序进行查询。查询操