种子企业内部控制研究.DOC

企业研究论文-种子企业内部控制研究【摘要】种子企业的内部控制影响种子的数量和质量，还影响该类型企业其他经营目标和战略目标的实现。种子的内部控制必须针对种子生产、加工和营销特点进行设计和执行，并在控制的设计和执行中，充分考虑控制要素。针对种子企业目前控制环境总体良好，但忽视细节，重视风险评估，但尚不全面、良莠不齐的控制活动以及薄弱的控制监督问题，本文提出了优化生产环境、提高风险评估水平、增加业绩评价、完善控制活动以及进行独立的监督等改进措施。 【关键词】种子企业 内部控制 完善 内部控制是一种由企业董事会、管理阶层与其他人员执行，由管理阶层所设计为达到营运的效果与效率、财务报道的可靠性和相关法令的遵循提供合理保证的过程，旨在为管理当局评价和改进他们所在组织的企业风险管理提供简便易行的框架。良好的内部控制不仅可以保证种子企业生产出的产品种子，这一种子企业最重要的流动资产符合企业设定的数量和质量要求，从而保证种子企业的经营效率和经营效果，还能进一步保证种子企业的其他经营目标和管理目标的实现。因此，重视种子企业的内部控制，设计并执行完善的控制程序，对种子企业具有重要意义。加强种子企业内部控制不仅是企业自身的内在需求，也是政府监管部门和社会公众的共同需求，对维护农村经济秩序和农户利益同样具有现实意义。 一、种子企业的控制要素 1、控制环境 良好的控制环境是实施有效内部控制的基础。种子企业控制环境包括治理职能和管理职能，以及治理层和管理层对种子生产、种子加工以及种子销售环节重要性的认识、态度和措施。控制环境设定了种子企业的内部控制基调，影响员工对内部控制的认识和态度。 2、风险评估过程 任何经济组织在经营活动中会面临各种各样的风险，风险对经济组织的生存和竞争能力产生影响。很多风险并不为经济组织所控制，但管理层应当确定可以承受的风险水平，识别这些风险并采取一定的应对措施。 种子企业的经营风险包括生产风险、加工风险以及营销风险，具体包括：生产出的种子数量低于或高于企业需求或经营能力；产出的种子质量不符合国家或行业标准；新的生产技术应用带来风险；种子加工技术不能保证种子中的水分降至安全含水量以下；不能满足质量等级和发芽率的相关标准；营销策略不符合市场和客户期望等。 3、信息系统与沟通 与种子相关的信息系统，包括用以生成、记录、处理和报告各环节事项，履行管理责任的程序和记录。种子企业的生产、加工以及营销等过程信息的处理包括编辑、核对、计量、汇总和调节活动，通常由人工完成。报告是指采用电子或书面形式编制生产报告和其他信息，供种子企业用于衡量和考核各部门业绩。 相关的沟通包括使员工了解各自在内部控制方面的角色和职责，员工之间的工作联系，以及向适当级别的管理层报告例外事项的方式。公开的沟通渠道有助于确保例外事项得到报告和处理。 4、控制活动 控制活动是指有助于确保管理层的指令得以执行的政策和程序，包括与授权（含一般授权和特殊授权）、业绩评价、信息处理、实物控制和职责分离等相关的活动。 种子企业的授权一是指生产授权，即保证生产的种子是在管理层的授权范围内进行，以保证本企业生产种子的数量和质量符合企业的实际需求。二是加工授权，即保证企业加工出来的产品是在管理层的授权之下完成，以杜绝加工生产不符合市场预期或管理层意图的产品。三是营销授权，即保证企业销售的产品是在管理层的授权之下进行，杜绝企业销售未经授权的鱼目混珠的产品，并保证按照适当授权授予客户信用等级。企业内部的各部门通常会采取使本部门利益最大化的行为。例如，销售部门通常为了使销售额最大化而忽视企业的信用政策，生产部门为使自身生产的种子数量最大化而有可能在授权范围以外进行生产。因此授权控制是控制活动的关键。 种子企业的业绩评价是指企业分析评价业绩与预测前期生产的差异，将内部数据与外部信息相比较，包括评价生产环节、加工环节、销售环节的业绩，以及对发现的异常差异或关系采取必要的调查与纠正措施。通过调查非预期的结果和非正常的趋势，管理层可以识别可能影响经营目标实现的情形，从而将这些信息用于经营决策。 种子企业的信息处理控制包括信息处理技术的一般控制和应用控制，包括内部报告系统。其作用在于报告种子企业订货、库存、销售、费用、现金流量、应收账款、应付账款等方面的数据资料。 种子企业的实物控制主要是指对原原种、原种以及产出的种子所采取的适当的保护措施，以及定期盘点并将盘点结果记录且与其它记录相核对的过程。 种子企业的职责分离是指企业应将授权、记录以及各类存货保管的职责分配给不同职工，以防范同一员工在履行多项职责时可能发生的舞弊或错误。 5、对控制的监督 对种子企业内部控制的监督是由适当的人员，在适当、及时的基础上，评估生产、加工和营销各环节控制的设计和运行情况的过程。对控制的监督包括及时评价生产环节控制的设计和运行，以及根据情况变化采取的必要的纠正措施。例如管理层对是否定期进行生产数据与其他数据相复核进行监督。 通常，企业通过持续的监督活动、专门的监督活动或者两者相结合来实现对控制的监督。 二、种子企业内部控制总体评价 1、控制环境总体良好，但长远发展受限 尽管各企业管理层的理念和经营风格可能不尽相同，种子企业的管理层和治理层普遍重视各环节中工作人员的专业胜任能力。人力资源政策与实务中，各部门人员的招聘、培训、考核、晋升和薪酬方面是各种子企业最严格的环节。目前，各种子企业对生产部门人员基本素质要求较高，生产部门的从业人员普遍具有大学本科或更高学历。 然而，在种子企业的控制环境中，企业的长远发展目标得不到重视。例如，生产环节中，各种子企业普遍重视对种子生产基地的硬件建设，地势、日照、雨量等等是基地选择中的首选要素。然而，种子企业普遍忽视了一点，即生产基地的软环境建设。目前，各种子企业普遍采用“企业经纪人农户” 的生产模式，企业内部从业人员的素质可以通过人力资源政策与实务进行控制，而经纪人以及农户素质则无法通过企业自身进行控制。这部分人员素质却在更大程度上直接影响了种子生产的数量以及质量。 再如，营销方面，种子企业目前仍然采用以企业为出发点， 以产品为中心，以推销和促销为手段，以通过扩大销售获取利润为目的的推销观念，重视短期目标的实现，尚未形成重视消费者买后的感觉和行为并采取相应的营销策略，忽视长远的发展和战略目标的实现。 2、尚未全面实施的风险评估 （1）重视生产风险评估，但偏重生产质量。国内各种子企业大都是依托种子科研机构发展而来，因此，管理层和治理层通常具有高学历和较高的专业素质水平。这些基本素质决定了他们普遍关注国内外的行业管理环境，监管及经营环境的变化。随着中国加入世贸组织，国外大量经营理念、管理水平和生产技术先进的种子企业涌入中国。我国种子企业面临的行业竞争压力加剧。为了种子企业的良性发展以及保护农户权益，国家加大了对种子企业的监管。自2000年以来，种子法开始实施，各地方政府也出台了一系列的种子规范。这些内在的动因和外在的变化促使各种子企业治理层和管理层普遍重视生产环节的风险评估，但主要针对种子生产的质量。 事实上，种子生产环节的风险还应该包括数量方面，即生产出的种子数量是否满足企业需求。目前的种子企业普遍忽视了这一点。 （2）重视评估物理加工风险，化学加工风险评估不足。种子加工的原理是根据种子的物理特性(宽度、厚度和长度等)和比重对种子进行加工，加工工序的选择取决于种子的类别、杂质的种类以及要求达到的种子质量标准。物理加工技术能保证种子中的水分降至安全含水量以下，保证质量等级和发芽率。目前各种子企业普遍重视物理加工过程，量化各类指标，防范加工风险的出现。然而对于用化学药品对种子进行处理的化学加工过程，例如采用种子包衣技术加工过的种子，无法采用量化的方法对风险进行估计。 （3）营销风险认识提高，但不全面。种子企业的营销风险是指在市场营销过程中，由于事先无法预料的不确定性因素带来的影响，使企业的实际收益与预期发生一定的偏差，从而有蒙受损失的机会和可能性。目前各种子企业普遍重视市场预期和客户需求，但欠缺整合营销手段。 3、良莠不齐的控制活动 种子企业的授权环节控制得较好。例如种子的生产授权通常由种子企业管理层共同授予给企业的生产部门，生产部门不能在没有授权的情况下组织生产，其生产出的种子数量不能超过授权，同时质量也必须满足要求。所生产的种子有专人进行严密的库存保管，同时库存保管职责与授权生产以及生产、经营职责相分离。 但是，种子企业各个环节缺乏业绩评价指标体系。再以生产环节为例，因农业生产易受自然环境因素影响，产品产量和品质在生产前无法进行量化的估计，因此在遭遇自然灾害时，种子企业生产部门产出的种子数量若无法满足生产计划的要求时，作为管理层往往很难分清是因为生产管理因素还是自然因素。因此，对非预期的结果超出计划指标或低于计划指标的种子生产，种子企业往往都无可选择。 4、薄弱的监督 目前各种子企业中对财务的监督较为普遍，较为大型的种子企业设立了内部审计部门或者在董事会下设立了审计委员会进行对控制的监督工作。然而，对生产环节、加工环节及营销环节的各项控制制度的执行有些企业没有实行监督，有些企业的监督还处于较低层次，即由各部门自身完成，没有专门部门和专门人员对各部门控制的执行进行监督。这种监督起不到独立的监督应有的效果，因此，控制的执行程度无法得到保证。 三、完善种子企业内部控制的建议 完善的种子企业内部控制的设计和执行必须充分考虑种子企业的自身特点，并结合控制要素，保证种子企业内部控制执行的有效性和效益性并存。 1、优化生产环境，加强基地建设 种子企业应加强生产基地管理人员素质培训，提高基地生产水平。这种培训应该包括对经纪人以及农户的培训。建立领导、技术人员、生产者相结合的管理组织：繁育种子的单位必须选派得力技术人员制定计划，设立隔离区，落实面积，巡回技术指导，发现问题及时解决，负责种子田的管理，定期举行技术咨询和培训班，提高生产者的制种水平。 2、提高风险评估水平 （1）提高生产风险评估水平。种子企业目前普遍重视的是所生产的种子质量满足国内各监管机构以及技术规程的要求，忽略种子数量的控制。有些种子企业因高估生产风险，形成了较大的库存量；有些企业低估生产风险导致库存量过小。当库存量过大时，其弊端当年即可显现：库存量过大不仅增加了库存管理成本，同时因当期生产成本过大，会影响当期以及以后各期利润。可以转化为商用粮食作物的种子企业相对而言损失会小一些。而过期种子只能予以报废的企业受到的影响更大，甚至可能导致无法使该企业持续良性发展。当生产量过小时，其不良反映要等到下一年才能得以反映：企业可能面临供不应求的局面。尽管当年的利润水平不会受到影响，但企业却可能丧失市场份额，因此在以后年度，企业的利润水平会受到严重持续影响。因此，种子企业的治理层和管理层必须紧跟监管环境以及外部环境的变化，并根据本企业生产基地生产水平，生产人员技术水平，适当估计生产风险水平，使得生产计划的制定必须满足市场需求，既不高估风险形成库存积压，也不低估风险导致供不应求。 （2）综合提高加工风险评估水平。除继续采用先进的精选设备对种子进行物理精选加工之外，种子企业还应该投入相应的科研力量，评估化学加工的风险，并采取相应的风险应对措施，从而避免大量的化学加工成本投入，而未取得相应效益的后果发生。 （3）提高营销风险评估水平。恰当的营销风险评估应建立起营销系统。除目前各种子企业普遍存在的营销报告系统之外，还应该建立营销情报系统、营销调研系统和营销分析系统。营销情报系统的作用是向营销决策者提供偶发事件的信息；营销调研系统能随时为企业由于某个特定问题需要做出正确的、非常规性的决策服务；营销分析系统的作用是利用科学的技术、技巧来分析营销信息，从中得出更为精确的研究结果，以帮助决策者更好地进行营销决策。只有形成系统化之后，种子企业才能真正面向市场，充分考虑客户需求，提高营销风险的评估水平。实现以目标市场为出发点、以顾客需求为中心、以整合营销为手段、以通过顾客满意获取利润的长远发展目标。 3、增加业绩评价，完善控制活动 种子企业自动化信息控制的使用要根据企业自身成本效益原则进行选择。种子企业迫在眉睫的是设计实施业绩评价控制体系。仅以生产部门为例，对完成生产计划的部门进行奖励，对无法按照企业计划完成生产目标的部门进行处罚。在设计生产目标指数时，除了要充分考虑自然因素影响以外，应公平地设置各品种生产数量的浮动幅度，只要各品种生产部门生产的种子满足“计划目标浮动幅度”范围，即视为完成生