经济应用文行政公文写作概述.ppt

第一节行政公文写作概述 教学内容 一 行政公文的概念二 行政公文的种类划分三 行政公文的行文制度四 行政公文的拟制和办理五 行政公文的格式 1 广义的公文 国家机关及其他社会组织在行使职权和实施管理时形成的具有法定效用和规范格式的文件材料 是办理公务的重要工具 2 狭义的公文 党政机关公文处理工作条例 一 行政公文的概念 党政机关公文处理工作条例 15种 决议 决定 命令 令 公报 公告 通告 意见 通知 通报 报告 请示 批复 议案 函 纪要 二 行政公文的种类 按行文方向分 1 上行文 下级机关向所属的上级机关所发送的公文 2 平行文 平行机关或者不相隶属的机关之间 为协商或通知有关事项而制发的公文 3 下行文 上级机关 单位发往所属的下级机关的公文 三种行文有交叉 但不影响公文的分类 二 按公文的内在属性分 1 指令性公文 命令 决定等 2 指导性公文 意见等 3 知照性公文 通知 通报等 4 公布性公文 公告 通告等 5 商洽性公文 函等 6 报请性公文 请示 报告等 7 记录性公文 纪要 三 按公文的办理时限要求分 特急 要求来文1天内办理完毕加急 要求来文3天内办理完毕普通 要求来文7天内办理完毕 四 按保密程度分 1 绝密 指党和国家核心机密公文2 机密 指党和国家重要机密公文3 秘密 指党和国家一般秘密公文4 普通 指不涉及密级的一般公文 五 按确定收文机关或行文对象的范围分 1 逐级行文 指的是行文机关向自己的直接上级或直接下级行文 2 越级行文 指的是行文机关越过自己的直接上级或直接下级 向非直接上级或非直接下级行文 3 多级行文 指行文机关向自己的直接上级并呈非直接上级 或向直接下级并转非直接下级行文 4 直接行文 指上级机关向非直接下级机关行文 三 行文制度 行文应当确有必要 讲求实效 注重针对性和可操作性行文关系根据隶属关系和职权范围确定 一般不得越级行文 特殊情况需要越级行文的 应当同时抄送被越过的机关 一 上行文制度 1 原则上主送一个上级机关 根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关 不抄送下级机关 2 不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文 不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文 3 受双重领导的机关向一个上级机关行文 必要时抄送另一个上级机关4 请示按照谁主管就对谁行文 只写一个主送机关不得同时抄送下级机关 请示事项不得夹杂在 报告 中 请示应一事一文 一般不得越级请示 二 下行文制度 1 党委 政府的办公厅 室 根据本级党委 政府授权 可以向下级党委 政府行文 其他部门和单位不得向下级党委 政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委 政府提出指令性要求 2 上级机关向受双重领导的下级机关行文 必要时应当抄送其另一上级机关 四 行政公文拟制 办理和管理 一 公文拟制的程序 公文拟制包括公文的起草 审核 签发等程序 二 公文办理的程序 公文办理包括收文办理 发文办理 1 收文办理主要程序 1 签收对收到的公文应当逐件清点 核对无误后签字或者盖章 并注明签收时间 2 登记对公文的主要信息和办理情况应当详细记载 3 初审对收到的公文应当进行初审 初审的重点是 是否应当由本机关办理 是否符合行文规则 文种 格式是否符合要求 涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商 会签 是否符合公文起草的其他要求 经初审不符合规定的公文 应当及时退回来文单位并说明理由 4 承办阅知性公文应当根据公文内容 要求和工作需要确定范围后分送 批办性公文应当提出拟办意见报本机关负责人批示或者转有关部门办理 需要两个以上部门办理的 应当明确主办部门 紧急公文应当明确办理时限 承办部门对交办的公文应当及时办理 有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕 5 传阅根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示 办理公文传阅应当随时掌握公文去向 不得漏传 误传 延误 6 催办及时了解掌握公文的办理进展情况 督促承办部门按期办结 紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办 7 答复公文的办理结果应当及时答复来文单位 并根据需要告知相关单位 2 发文办理主要程序 一 复核已经发文机关负责人签批的公文 印发前应当对公文的审批手续 内容 文种 格式等进行复核 需作实质性修改的 应当报原签批人复审 二 登记对复核后的公文 应当确定发文字号 分送范围和印制份数并详细记载 三 印制公文印制必须确保质量和时效 涉密公文应当在符合保密要求的场所印制 四 核发公文印制完毕 应当对公文的文字 格式和印刷质量进行检查后分发 三 公文的管理 整理归档 需要归档的公文及有关材料 应当根据有关档案法律法规以及机关档案管理规定 及时收集齐全 整理归档 两个以上机关联合办理的公文 原件由主办机关归档 相关机关保存复制件 机关负责人兼任其他机关职务的 在履行所兼职务过程中形成的公文 由其兼职机关归档 五 行政公文的格式 一 版面设计 1 用纸 A4 2 页边与版心尺寸 公文上头 上白边 37 1mm地脚 下白边 35mm订边 左白边 28 1mm翻口边 右白边 26mm版心规格 156mm 225mm 3 行数和字数 每张22行 每行28字 4 印刷要求 双面印刷 页码套正 5 装订要求 左侧装订 不掉页 无缺损 二 公文的特定格式 公文格式主要有文件式 信函式和命令式 结构分为 眉首 主体 版记三个部分 1 版头 版头包含 份数 密级和期限 紧急程度 公文管理标识 公文版头 发文字号 签发人姓名 1 公文分数序号 带密级的要编制分数序号 阿拉伯数字顶格在版心左上角第一行 01 002 2 密级 顶格排版在版心左上角第二行 标明 绝密 机密 秘密 加 加 保密期限 年数用阿拉伯数字 3 紧急程度 顶格排版在版心左上角第三行 标 特急 加急 两字之间空一格 4 发文机关的标识 具有法定性 权威性和效用性 通常套红 以示庄重 由发文机关全称或简称加 文件 组成 函只标志名称 不加 文件 下面加分隔线 联合行文的 将主办机构放在前 5 发文字号 发文机关 发文年度 顺序号 由两个层次组成 一个是发文机关代字 二层是发文机关部门代字 如 铁办 铁财 国发 国函 函的发文字号要单独编一个系列 要包含 函 字样 位置 发文机关标志下空2行处剧中排列 发文字号下4mm处画一条红色反线 发文字号举例 西校发 2002 23号重府字 2002 18号重府办字 2001 70号 6 签发人 上行文 文件的签发指机关负责人最后审定的文稿 签在公文处理纸或发文稿纸上 表示同意内容并对其负责 上行文需标志签发人 位置 发文机关标识下空2行 平行 对称排列于发文字号右侧 3号仿宋印刷 签发人 姓名用3号楷体印刷 如是会签 主办单位在最前 最后一位签名应与发文字号平行排列 标题 主送机关 正文 附件 日期 附注 2 主体部分 1 公文标题发文机关 公文主题 事由 公文文种三个部分构成 1 使用正式套头的文件 可以省略发文机关 2 可以省略主题的 如 江苏省人民政府令 其中文种是绝对不能省略的 公文标题中一般不使用标点符号 包括不使用逗号 顿号 分号 句号 感叹号等标题中可以使用书名号 但书名号仅限于引用法律 法规和书名 如病例 市人民政府关于对市广播局 关于征用土地的请示 的批复 公文标题应该遵循简洁的原则 2 主送单位 又称抬头 1 公告 周知性的 可以省略 不用标示主送机关 2 参阅性文件 毋须标示 只印在 抄送 的位置 3 正文 正文是公文的主体部分 一般由开头语 主体和结束语组成 正文在主送机关名称之下第1行书写 公文中的数字和年份 用阿拉伯数字表示的 均不能回行 4 附件和附注 附件是附属于公文正件的其他公文或材料 附件序号用阿拉伯数字表示 正文后的附件标志与正文空1行 左空2格 附件上的 附件 二字在左上角顶格第1行 附注 使用圆括号 在日期的左下方 用于说明文中不便说明的 如 此件可登报 5 成文时间 公文必须注明成文时间 用以表明公文生效的时间 1 属会议通过的公文 以会议通过或批准的时间为准 2 一般性的例行公文以领导人签发的时间为准 联合制发的以最后一位签发机关的时间为准 3 电报以发出日期为准 4 公文时间要阿拉伯数字 位置 右空两格 加盖印章要求不压文 印章下弧骑年盖月 叫 下套 中心位置覆盖落