《合理分配时间》PPT课件.ppt

保险礼品网 时间管理 保险礼品网 小故事 有两个人到非洲考察 迷路了 忽然一只凶猛的狮子朝他们跑过来 其中一人马上从旅行袋中拿出运动鞋穿上 另外一个人便摇摇头说 没用 你怎么跑也跑不过狮子 同伴说 嗨 你当然不知道 在这个紧要的关头最重要的是我要比你跑的快 保险礼品网 故事的启示 在现代商业社会必须与时间竞争 保险礼品网 案例 美国一位著名的大学教授 曾经向数百人提出这样的问题 如果今天是你生命的最后一天 你会做什么 结果很多人回答的是没有多读书 没有好好的约束自己 没有尝试新的事物 没有多花点时间与家人相处等等 保险礼品网 故事启示 争取时间重要合理分配时间更重要 争取时间重要合理分配时间更重要 保险礼品网 思考 1 希望有更多的时间想做什么 2 想在哪一方面花少一点的时间 3 希望看到哪些现在自己身上还没有出现的改变 4 通过对时间管理的学习你最想得到的是什么 保险礼品网 案例 曾有一家顾问公司对100名经理人做过一次调查 结果表明 仅有一人认为有足够的时间 10人认为需要有10 的额外时间 40人认为需要有25 的额外时间 其余的人认为需要多于50 的额外时间 保险礼品网 时间的分配 工作或学习时间休闲时间家庭时间个人时间思考时间 保险礼品网 时间的运用 大块时间首要时间零碎时间固定时间 安静时间弹性时间交通时间 保险礼品网 时间管理的定义与目的 时间管理是在日常事务中执着并有目标地应用可靠的工作技巧 引导并安排管理自己及个人的生活 合理有效的利用可以支配的时间 时间管理的目的就是将时间投入与你的目标相关的工作 达到 三效 即效果 效率 效能 保险礼品网 时间管理的 三效 关系 效果 效能 效率 确定的期待结果 以最小的代价或花费获得最佳的期待结果 以最小的代价或花费获得结果 保险礼品网 时间管理优先矩阵图 紧急不紧急 重要不重要 紧急不紧急 重要不重要 保险礼品网 时间管理重要性与紧迫性示意图 紧急不紧急 重要不重要 保险礼品网 如何区分事情的轻重缓急 保险礼品网 时间管理的80 20法则 优先顺序决策的必要性运用ABC分析法来设定优先顺序 保险礼品网 决策 对优先执行任务的种类与规模做出选择及设定优先顺序 保险礼品网 设定优先顺序的好处 只做重要而且是必要的任务每一次只集中在一件事情上 保险礼品网 80 20时间原则 在一个特定的组群或团队内 这组群中一个较小的部分比相对的大部分拥有更多的价值 保险礼品网 80 20时间原则 投入造成产出 保险礼品网 运用ABC分析法来设定优先顺序 C任务 A任务 B任务 65 20 15 15 20 65 由功能有效的达成角度观之 占所有任务的百分比 目的达成 占所有任务组合的百分比 保险礼品网 浪费时间的外在因素及解决方法 电话干扰的原因及解决方法不速之客的原因及解决方法 保险礼品网 电话干扰的解决方法 浪费时间的原因 1 害怕冒犯别人2 希望保持消息灵通3 享受社交的乐趣 保险礼品网 电话干扰的解决方法 阻绝干扰1 处理2 转接3 暂缓4 速办5 清净时间 保险礼品网 运用电话节省时间 暗示他谈话即将结束提到有时间限制 保险礼品网 突然造访的不速之客 1 解决方法延后处理把访客转交给别人另外安排时间2 回答问题简明扼要长话短说 保险礼品网 条理不清的原因及解决方法 1 不知道事情的重要性2 没有系统3 自我膨胀4 害怕失去控制5 害怕忘东西6 允许外来干扰7 拖拖拉拉 优柔寡断8 没有目标 没有优先次序 没有日计划9 没有授权10 没有过滤 保险礼品网 条理不清的解决方法 写下工作日志利用整合系统来记录不要自我膨胀利用工作计划表来提供控制利用联络日志来帮助记忆过滤干扰先处理棘手的 重要的 强迫自己定期限安排好工作计划学会授权要学会过滤 保险礼品网 管理时间 对每一个有成就的人来说时间是您最重要的资产管理时间就是管理你自己 保险礼品网 什么情况下有必要开会 需要听取多方面的意见 获得别人的支持需要开会 需要听取不同意见 达成共识 共同完成某项工作需要开会传递会议的内容复杂但是很重要 要求所有的人都要正确理解的需要开会身体语言和口头表达在传递信息中起着重要的作用 可以激励士气汇报项目的进度 协调多方的合作需要开会 保险礼品网 什么情况下没必要开会 传递一般信息给许多人 你可以用电子邮件分发已经有例会了 可以安排在例会上讨论资料未收集齐备或决定作用的人无法参加 不用开会你是决策人 让其他人来参加会把事情复杂化 并拖延时间 保险礼品网 运用时间的规划 有效率的个人效管理有效率的个人时间的管理善用时间的良好习惯 保险礼品网 日计划的步骤 写下任务估计做事的时间长短留些缓冲的时间给未预见的事情 60 40规则 确定优先顺序 简化及授权追踪与检讨 保险礼品网 我的人生目标 快乐充实的度过生命的每一天 年目标 积攒工作经验 资金月目标 找到20个潜在客户 人际网周目标 熟悉工作角色及新产品日目标 书城 上网查阅 见客户 保险礼品网 日计划的好处 你可以对第二天有较好的心理准备集中到重要事情上借着任务整合 合理的达成你想要得目标你可以控制你的人生目标或年度目标的进度 保险礼品网 有效率的个人的管理 每个人都想成功 美国一位名人说过 成功是什么 成功就是逐步实现预先决定好的计划 成功等于目标 你把你的目标实现了 你就成功了 保险礼品网 成功就是实现预先决定好的目标或者计划 保险礼品网 个人效率管理 高效率结果 保险礼品网 不会管理时间就不能管理一切 保险礼品网 時間管理之記事本使用篇 保险礼品网 时间管理之记事本使用篇 必备用品执行注意事项年度营业进度表 要有预算及实际业绩月历横线纸空白纸 保险礼品网 必备用品 记事本 B5 26孔 塑料软尺年历 去年 今年 明年 月历 1 12月 横线纸 B5 26孔 空白纸 B5 26孔 无孔 塑胶分隔页 B5 26孔 塑胶资料 B5 26孔 名片页 B5 26孔 红 蓝 黑笔红 黄 绿荧光笔修正纸 尽量不用修正液 文具袋 软袋较佳 保险礼品网 记事本 保险礼品网 记事本 B5 26孔 保险礼品网 塑料软尺 保险礼品网 保险礼品网 年历 去年 今年 明年 保险礼品网 月历 1 12月 保险礼品网 月历 1 12月 保险礼品网 横线纸 B5 26孔 保险礼品网 空白纸 B5 26孔 无孔 保险礼品网 塑胶分隔页 B5 26孔 保险礼品网 塑胶资料 B5 26孔 保险礼品网 各式文具 保险礼品网 横线纸执行注意事项 待办事项汇总表前方空两格 完成ok 日期 月 日 事项说明负责人或部门完成日期不同事项要空一格过期事项用荧光笔标注完成事项在前一格注明 ok 划一横线划掉一律使用右侧半面书写 左侧不使用一页使用完毕后 翻到背面可继续使用 保险礼品网 横线纸执行注意事项 保险礼品网 横线纸执行注意事项 部门事项明细表右上角先注明部门 职务 姓名前面空两格日期 月 日 事项说明完成日期不同事项要空一格过期事项用荧光笔标注完成事项在前一格注明 ok 并划一横线划掉处理过程 注明日期沟通方式写在事项下方空格一页使用完毕后 翻到背后可以继续使用 保险礼品网 横线纸执行注意事项 保险礼品网 横线纸执行注意事项 会议记录表在右上方注明日期 时间 地点 会议名称 参加人员前方空2格项次