资料管理方案.docx

中铁逸都资料管理方案1. 档案管理基本要求12. 文件的分类与编号12.1文件的分类12.2文件的编号23、文件编写要求43.1文件编写格式要求43.2文件编写时间要求44、文件的批准与发布44.1文件的批准45、文件的签收与发放55.1文件的签收：55.2文件发放65.2文件传阅、发放66、文件的使用和保管77、文件的评审与更改78、文件的换版与作废79、附件（相关使用表格）71. 档案管理基本要求1.1工程文件的内容及其深度必须符合现行国家有关工程的技术规范、标准和规程。1.2工程文件的内容必须真实，准确，与工程实际相符合。1.3使用四川省工程建设统一用表，应采用印刷表格或计算机打印表格，不得使用复印件；表格内填写部份必须书写。1.4反映工程的照片及影像资料，应画面清楚。2. 文件的分类与编号2.1文件的分类文件分受控文件和非受控文件，除受控文件外均为非受控文件，受控文件的种类如下：国家法律、法规、规章制度，国家和行业的规程、规范、标准，上级的红头文件、通知。外部单位所发的图纸、工程质量、职业健康安全、环境管理制度、办法、通知、审查等。公司的管理流程、会议纪要、通知、方案、与外单位的联络文件、检查文件等。各类合同、评估报告、审查意见书等2.2文件的编号2.2.1总体管理流程资料文件编号按公司现场实施管理流程三级分解进行编号，分盒。建立“文件夹目录”，由资料员管理，并在文件柜门处张贴，以便于查阅。文件夹侧面标识文件夹分类编号和名称。每个文件夹第1页建立文件目录表，包括序号、文件编号、主题内容、日期、备注。编号以工程部为例：1、现场实施管理资料施工组织设计编号为：C-1-1；工程策划书编号为：C-1-2；开工现场准备文件编号为：C-1-3；工程实施过程的监控文件编号为：C-1-4。施工进度控制C-1-4a材料、设备质量控制C-1-4b工序施工质量控制C-1-4c2、竣工验收管理资料外协单位验收资料编号为：C-2-1；环保验收（C-2-1-1）消防验收（C-2-1-2）人防验收（C-2-1-3）电梯验收（C-2-1-4）防雷验收（C-2-1-5）卫生防疫验收（C-2-1-6）园林工程验收（C-2-1-7）规划验收（C-2-1-8）竣工验收资料编号为：C-2-2；竣工编制资料编号为：C-2-3；竣工验收备案编号为：C-2-4。 3、安全管理资料安全管理实施方案C-1(1)-1安监前施工现场准备审查资料C-1(1)-2专项方案及安全资质资料C-1(1)-3安全培训资料C-1(1)-4安全防护用品验收记录C-1(1)-5事故处理报告C-1(1)-6整改监督资料C-1(1)-7事故档案C-1(1)-82.2.2项目部内部出文编号对于项目部内部出文根据项目名称、年份进行自编，根据文件类型进行流水号编制，以逸都项目为例：如专题会会议纪要（中铁地产逸都项目2010年第1期）；工程联系单（ZTDC-YD-2010-xxx），其中前面字母为公司名称第一个字母，其次为项目名称简写的第一个大写字母，然后为年份，最后为流水编号；其他文件按此类推。3、文件编写要求3.1文件编写格式要求3.1.1如使用软件编写的资料（如四川省统一表格，使用建龙软件），根据四川省档案资料移交规定进行编制。3.1.2内部自己编制发出的文件（如会议纪要、方案、函件、通知等），根据一级管理用表的相关规定进行编写（必须注意使用的字体、字号、页边距等是否符合规定），在此希望总经办能够给出个明确的书写格式要求，以便参照进行编制。3.2文件编写时间要求3.2.1会议纪要，一般情况在会议召开后两个工作日内出会议纪要。3.2.2已经要取编号的文件，应当及时编制、签发，如果在5个工作日内未发出该编号文件的，做消号处理，该文件编号失效。4、文件的批准与发布4.1文件的批准4.1.1所有的文件（包括：通知、函件、方案等）应当经过主管部门领导签字认可，没有签字处的文件，应当附文件签发单（详见附表一）4.1.25、文件的签收与发放5.1文件的签收：5.1.1签收：外部发送至我部的文件资料，如：公司其他部门发送至我部的资料、文件；监理单位、施工单位报送的资料、文件；设计单位发送的图纸、设计变更及其他相关文件；地勘单位发送至我司的地勘报告及相关文件；其他应由我部接收的文件等由内业统一签收，并做好登记（登记表详附表4）。5.1.2办理：内业将收到的文件、资料登记后分门别类放置，需送部门经理阅示的文件（如其他部门发送至我部的文件、设计单位发送的变更及相关文件、地勘单位发送至我部的报告和相关文件等）于当日内交部门经理，由部门经理提出处理意见。如部门经理不在，内业应及时电话告知，使部门经理或相关负责人及时了解文件内容以便作出相应处理。5.1.3签批：重要的文件由内业按部门经理提出的处理意见送相关分管领导审批。5.1.4分送：涉及其他相关部门的文件由内业按部门经理的处理意见或有关领导的签批意见分送其他有关部门。从签收、登记、办理到分送，时间一般不得超过3小时（特殊情况除外）。急件如设计单位发送的图纸和设计变更及其他相关文件、地勘单位发送的报告及相关文件按部门经理处理意见于当日内发送至施工单位、监理单位及公司内其他相关部门。5.1.5传阅：公司领导批示的文件发与本部门后即时与本部门人员传阅。阅文时间一般不超过2个工作日。内部文件如报送集团公司的计划、报告等、政府相关职能部门发送的文件、通知等，按部门经理批示发与本部门人员传阅，阅文时间一般不超过3个工作日。施工单位与监理单位报送的方案及其他相关资料等，经本部门专业工程师及部门经理审核后传与合约部、设计部进行会签，如有涉及营销部分的还应传与市场营销部进行会签。内部审核一般不超过4个工作日，其他部门会签每个部门一般不超过2个工作日。文件传阅应做到准确、及时，避免漏传、误传。传递文件，应办理签收手续。收件人收到文件后应签署姓名，退回文件应及时。传阅文件完成传阅后，内业及时回收归档，避免丢失。5.1.6跟踪督办：已送领导传阅批示或交有关部门办理的文件，内业要及时检查催办，以防漏办或延误。跟踪督办时间以传阅规定的时间为准，如有延误，每个环节一般不超过2日。5.1.7管理：所有收文办理完成后由内业回收，统一存档管理。凡部门人员外出开会、学习带回的文件及材料原件内业须及时登记存档。5.2文件发放5.3文件传阅、发放5.1.1签发：对下属部门（如总包单位、监理单位等）或其他相关部门的文件由部门负责人签发；报送集团公司的文件、资料由分管副总审核，总经理签发；有严格时间要求的文件，原则上于审批后1小时内签发。所有签发的文件由内业统一负