广州市徐闻商会运作管理制度 - 广州徐闻商会.doc

广州市徐闻商会运作管理制度本会是在穗徐闻商界人士信息交流、资源整合和共谋发展的重要平台，为“抱团取暖、优势互补、拓展共赢”提供了难得契机。本着创立商会的目的和宗旨，为加强商会的组织建设，提高商会的工作效率、确保商会的工作质量、规范商会的管理运作，根据国家法律法规、广州市民政局关于准予成立广州市徐闻商会的批复意见和广州市徐闻商会章程规定，借鉴兄弟商会的成功做法，结合商会的具体情况，特制定本制度。一、 和谐原则本会会员来自不同领域和行业，处世风格和行为方式差异较大，期冀彼此能同心携手，和谐共处。本会应遵循的人际关系原则是：平等互敬、兄弟和睦、团结仁爱、和谐共勉。二、 价值理念商道是经商的自然规律，即经商道理和经商道德。常言道：人以道立存，商以道利盛。本会应遵循的价值理念是：诚信营商，合作包容，抱团发展，共荣共赢。三、 会议制度（一）本会会议分为：会员大会、理事会、监事会、常务理事会、会长办公会议。（二）会员大会每2年至少召开一次，具体时间择日确定，届时提前一周通知。（三）理事会、监事会每半年召开一次；常务理事会每3个月召开一次，具体时间择日确定，届时提前一周通知。（四）会长办公会议原则上每月召开一次，特殊情况下会长可根据具体情况临时组织召开。具体时间择日确定,届时提前一周通知。四、 议事规则（一）理事会、监事会、常务理事会、会长办公会议在研究问题和形成决议时，应坚持“公平、公开、公正和民主集中制”原则，做到会前充分酝酿，会上积极发表意见，力求通过协商达到一致意见。对存在分歧意见较大的议题可酌情缓议；必须决策的议题按照少数服从多数的原则进行表决；在同票情况下，会长有否决权。会议表决通过的决定或决议，全体会员应认真执行落实。（二）会议提案一般由秘书处会前草拟，充分征求相关人员意见后由会长拍板确定，也可由各理事以上单位会前提出建议交秘书处汇总，以书面形式提交会议审议批准。一般性提案由会长办公会议决定；重大事项提案由理事会讨论表决批准。会议提案全部以书面形式提出。（三）为提高会议效率和质量，每次会议所议事项和会议议程，秘书处应事先通报参会人员，必要时以书面形式将议案或议题发到每个参会人员手中。与会人员在会上应紧紧围绕提案或议案积极发言，充分发表见解。表决结果公布后，应自觉遵循少数服从多数的原则，服从并遵守会议形成的决议或决定。秘书处在会后要对重大议题会议形成会议纪要，报会长审定后进行备案归档，并上商会网站发布告示。（四）会议议案、议题或提案的表决，可采用举手表决或无记名投票的表决形式进行，一般议题采用举手方式表决；重大事项采用无记名投票方式进行表决。会议决议应在议题成案后进一步明确具体执行人和执行期限。（五）加大会议决议执行力度。每次会议应由上一次会议决议的执行者对决议执行情况进行简要报告。凡对决议执行实在有难度的，具体执行人应予以解释说明，或者提请当次会议再行复议。（六）秘书处应设专门会议记录簿，对每次会议进行全程实况记录。对于会议内容特别是各项决议，与会人员的讨论发言、表决要有详细记录，重大事项决议须由与会人员在记录簿上签名确认备案。（七）每次会议结束后，秘书处应进行会议材料整理归纳，形成“会议纪要”报会长审定后，通报各与会人员。“会议纪要”通报一般在商会网站发布，特别重大或重要的事项也可增加书面通报。“会议纪要”要作为重要会议资料进行归档存档。（八）秘书处对每次会议召开或重要活动都要记入商会大事记，有专人专簿记录。每年大事记簿年终总结后，归档存放备查。（九）各类会议材料、决议过程和实施全过程，应接受会员的监督和查询。五、 会议纪律（一）按议事内容和重要性确定会议层次和参会人员。（二）会议设立签到报告制度。会议原则上都应由本人亲自出席，因故不能到会，应电话或信息形式告假秘书处，或者亲自向会长请假，有必要时也可委托其他与会人员代理，但要服从和执行会议通过的决定事项。原则上每年请假次数不得超出当年会议总数的一半。（三）会议需要表决的议题按照少数服从多数的原则表决生效。但必须符合商会章程规定的人数比例原则。（四）会议议定事项，若有保密时限要求的，具体保密时限由会议决定，写入“会议纪要”留下保密依据，在保密期内任何人不得扩散。违者将视事态严重程度，追究相关责任。（五）与会人员没有特殊情况，不应迟到早退。本会在会长办公会议范围内试行会议迟到乐捐制度，各位会长于每年1月底前向商会财务预留乐捐金10000元。会议迟到1分钟乐捐100元，每次乐捐最高限额为1000元；不经请假缺会者乐捐2000元。预备乐捐金未扣完部分自动结转下年度，不足10000元的部分要在每年1月底前补充缴纳。每次会议乐捐情况和年终结余情况，秘书处均要以信息形式向各位会长通报，乐捐资料要留底归档备查。会长会议乐捐款项由商会财务专账存放，具体用途另议。（六）一般情况下，会长办公会议应提前2个星期通知，1个星期内确定参会人员名单，提前1天短信提醒参加会议。因故需请假者必须提前1天以上向会长提出或由秘书处帮忙转达，获得批准方可缺席。会长办公会议请假每年不得超过3次，违者要在会长办公会议上检讨。（七）会议期间应保持肃静，手机调至震动或静音状态，开会时间原则上不得接打电话。确有必要接打电话，需经主持会议的会长准许同意。六、 会长轮值（一）在会长、常务副会长和副会长之间实行轮值管理制度, 设置流动轮值会长旗帜。（二）实行会长轮值制度旨在强化会长的责任意识和领导历练，以提高处理商会事务的能力。（三）轮值期为3个月，每个（常务）副会长轮值一期。（四）轮值会长负责当值期间会议或活动的筹备、经费开支和相关活动安排。（五）新轮值会长名单由当值期内相关会议议定，秘书处要积极协助当值会长做好各方面配合工作。七、 行政管理（一）商会常设秘书处负责处理商会日常事务。秘书处所有人员一律实行聘任制，专职秘书长采用聘书形式一年一聘，续用续聘；其余人员签订劳动聘用合同，每年一签，续用续签。除专职秘书长外，商会其他专职人员要依照国家法律和政策规定，执行国家的社保、医保、劳动合同等相关政策，切实维护相关人员的合法权益。（二）商会专职人员工资待遇严格执行广州市最低工资标准，工资待遇确定和调整由会长办公会议审议确定，会长委托秘书长签字按月依时足额发放。商会专职人员工资待遇原则上每2年酌情调整一次。（三）商会会费必须严格执行商会章程规定，做到专款用于商会专职人员工资、日常办公用品、办公室租金、物业管理、水电通讯、花摆租金等日常管理费用开支。商会会费严禁用作接待、招待费开支。（四）秘书处于每年12月底前编制好下一年度的经费预算，报会长办公会议审定后，作为新年度费用开支的控制依据。会长委托秘书长对商会日常开支进行管理，秘书长严格执行批准预算。凡有预算外新增加较大的开支项目，需要专项报请会长或会长办公会议审议批准。（五）秘书处每年12月底前负责对年度工作计划执行情况进行总结，形成商会年度工作总结报会长办公会议审议。（六）商会档案包括资料档案和财务档案两部分，资料档案包括纸质文字、电子介质、音像照片等三大类。商会资料档案应设专人专柜按照国家档案管理规定要求进行整理归档，按内部管理制度管理使用。（七）秘书处要加强与省、市政府部门沟通联系，及时掌握国家法律、政策动态经济发展动态，积极为会员单位做好相关服务工作。八、制度建设（一）高效有序的商会运作管理机制是广大会员的高度期待，也是规范商会整体运作管理的必然要求。（二）商会管理规章制度建设是本商会管理机制的重要组成部分，要依照国家法律法规和相关政策规定，结合商会的社会性质和具体情况制定各项管理规章制度，将商会运作管理纳入制度化管理轨道。（三）在本制度的总体框架下，要配套完善财务管理、投资项目管理、合作项目管理、外联工作管理、慈善工作管理、秘书处工作管理、资料档案管理、商会会员发展管理等相关内部管理制度和管理办法。九、文化建设（一）商会作为社团组织，和其他组织机构一样，必然要经历“创立起步”、“规范发展”、“文化提升”三个发展进程。（二）在穗徐闻商界精英是靠共同“目标、宗旨、乡情、志趣”而创立商会。起步阶段靠的是浓浓乡情维系，用热情去创立；发展阶段应用严密制度来规范发展，用制度管人管事；可持续发展阶段应有自己的文化特色，以高文化品位增强商会的影响力、凝聚力和吸引力。（三）本商会文化应在徐闻的优秀文化特点的基础上，不断吸收融合城市文化和现代优秀文化，逐步形成具有特色的商会文化。（四）商会优秀文化形成要靠长期的积累沉淀，贯穿于商会发展全过程，需要全体会员长期共同努力。十、内设管理（一）商会内设投资部、外联部、慈善部和秘书处等四个直属内设办事机构，各办事机构应制定相应工作管理办法，年终形成各自工作总结，报会长办公会议审议。（二）商会投资项目管理办法和商会合作项目管理办法，由投资部为主编制，秘书处配合。（三）外联部工作管理办法，由外联部为主编制，秘书处配合。（四）慈善部工作管理办法，由慈善部为主编制，秘书处配合。（五）秘书处工作管理办法、财务管理制度、档案资料管理办法等由秘书处负责编制。十一、会员发展（一）按照广州市民政局对商会会员发展的有关要求，本会宜在现有会员的基础上，加紧完善各项管理规章制度，待商会运作管理逐步进入良性循环轨道后，再有计划循序渐进地开展商会新会员发展工作。（二）商会会员组织发展工作管理办法由秘书处借鉴兄弟商会的做法，草拟编报会长办公会议审定后执行。十二、网络管理（一）商会网站是会员之间、商会与社会、商会与家乡政府部门之间沟通互联的重要载体，商会会员都有责任和义务参与建设、维护和使用管理。（二）商会网站暂由广州火鹰信息技术有限公