事件策划与执行ppt课件.ppt

事件策划与执行培训 内部培训资料 1 2 说在前面的话 公关策划321法则 1个目的满足客户要求 3个前提 2个关键点 产品同质化传播策划媒体资源有限化议题策划传播手段重复化主题策划 符合定位支持品牌 产品定位结果导向方案的可行性符合客户要求 3 前期准备 目的 4 前期准备 确立目标的程序 5 前期准备 预算 先确定预算 再确定计划是稳妥的方法 确定必须成本来宾交通及接待场地施工和装饰工作人员费用 纳入非必须成本表演和娱乐主持人等 其他 6 前期准备 构思 摒弃头脑中所有杂念 全心全意地想象活动的全过程 这个想象应至少重复三次 并将你想象的全过程详细地说给你的团队 以便获得补充 每个环节可能出现问题的地方每个环节所需用到的物料每个环节是否可以再优化每个环节是否给人惊喜在构思完成后 再次检查你的目的是否达到 在构思完成后 再次检查你的预算是否足够 7 团队构成和时间表 团队 项目负责人参与部门项目所必须的人员配备 供应商列表和对应联系人 场地搭建租车 礼仪摄影摄像其他 确定你的工作团队 确定你的供应商 8 团队构成和时间表 项目推进表 项目推进表 为可控因素预留必要时间 比正常时间多1 3 项目执行 为每个成员制定每日工作协调内容物料清单 列举已有物料及需要准备的物料人员分工 列出每个子项目负责人必须首先确定不可控因素 障碍来自哪里 场地 如果不及时确定可能租不到合适的场地重要来宾 他们的时间 行程是不确定的其他不可控因素预定的检查时间通报 向所有成员报告每日工作的完成情况 分享你的完成快乐 也分享别人的完成快乐使其他成员知道应该沿着你完成的项目去做什么 应付意外情况 赢得补救机会 9 项目推进表的分解 正确制定并运用子目标 制定子目标的原则 所有子目标的完成将自然导致总目标的完成 制定子目标的程序 与所有成员逐个讨论总目标 明确每个成员的工作及在总体任务中的位置 为每个成员限定目标要求及资源 制定子目标时的问题 使每个成员了解子目标 但同时知道总目标 每个个体都应该拥有完成子目标所相应的权利 运用子目标来限定责任和要求 10 墨菲法则 可能出错的就一定会出错 11 团队构成和时间表 工作说明书 活动基本要素 时间 地点 参与人 主题 流程等 活动物料汇总部门工作 接待 流程和要求活动现场具体分工 人员位置和要求 文案准备新闻稿主持人台本领导讲话稿重要领导的现场文件夹内容资料通讯录 12 工作说明书的主要目的 确定活动基本要素 相互关系及检查点 明确活动基本要素利于活动掌控参与人员的工作指导 提升工作效率新增人员的活动手册 利于快速到位 补位 相互关系的确认部门之间的配合和各自负责人 哪些事情可以同时进行 完成项目的方式可能不止一种 通过相互关系的检查可以使你找到最好的方法 检查点可为我们提供补救的机会定期的回顾和检讨 在每隔固定时间由所有成员在一起检查项目进展 并对意外情况作出补救 13 场地选择 列出要求 需要类型 考虑活动类别 主题 品味要求来宾人数 测算最小面积要求活动内容 是否有特殊物品摆放 是否需特殊设施 是否有顶高要求 是否有破坏可能 周边环境 交通 噪音 光线 用餐及住宿气候条件 防雨 防寒 防暑 日落时间费用限制 能够用于场地租赁的最高限额 14 场地选择 询问 是否有档期 是否有足够的布展时间 场地需要清空吗 场地清空需要付费吗 场地清扫需要特别安排吗 场地可容纳多少人 使用该场地是否需要办理特别手续 是否有噪音及安全 清洁方面的要求 场地能够提供什么设施 它们是否收费 现场视觉效果如何 是否有遮挡视线的装饰 场地有多少卫生间 条件怎样 需要装饰吗 是否有供贵宾和工作人员休息的地方 场地自身工作人员的素质如何 是否有类似活动的服务经验 场地是否有存放杂物或资料的地方 15 车辆安排 停车场 停车场在哪里 从停车场到活动场地步行需要多长时间 通过哪些线路 停车场的开放和关闭时间 停车场需要什么凭证 是否可以专辟停车场 是否有VIP专用停车场 是否有 停车已满 标志牌 停车场是否有保安管理 工作用车停在哪里 是否需付费 16 车辆安排 活动班车 来宾来自哪里 何时启程 正常何时抵达 以每半小时为单位 列出航班抵达时间表 并据此确定每班班车的间隔时间 发车辆数班车品牌 新旧程度 司机素质如何 会否迷路 联系方式 班车途经路线是否有拥堵可能 预留至少一辆机动车辆 17 车辆安排 特殊来宾接待 特殊来宾有多少人 正确职务 他们启程和抵达的精确时间表 是否有陪同人员 入住酒店 入住时间和离开时间 特殊来宾的级别是否有差别 他们是否要求乘坐不同档次的车辆 特殊来宾的行程安排 活动当天 征求本人或随从的意见 活动前是否观看场地并参加彩排 由谁接待 期间是否有其他安排 会议 用餐 特殊来宾的活动文件夹准备 简易流程 讲话稿 行程提醒 18 来宾接待 当来宾准备赶赴机场时 接待工作已经开始 来宾是否拿到了正确的机票 来宾是否方便抵达机场 当来宾抵达机场时是否安排工作人员办理手续 来宾是否知道下飞机后应该如何做 突发情况处理 航班延误个别来宾迟到 19 来宾接待 当来宾走下飞机后 确保第一时间知道接站人位置在班车等候时间不能超过30分钟在班车行程中为来宾播放轻松音乐突发情况处理 班车损坏部分来宾延误班车迷路 20 来宾接待 当来宾抵达接待区时 确保第一时间看到接待人员和接待指示牌预估每批来宾人数 保障足够的接待人力如果是入住酒店 最好提前拿到所有来宾入住房间 以节省来宾登记时间 并在登记完成后交酒店总台在接待区预备休息区如果是直接进入会场 应准备存衣处 行李寄存处 并有专人管理 预备存衣牌突发情况处理 因交通原因突然导致来宾人数剧增 21 来宾接待 来宾登记时应了解什么 活动的日程安排活动所需佩戴证件及使用要求活动场地平面图及入口 出口 卫生间位置何时可以离开 离开机票领取的时间和方式来程时的费用报销时间 地点 方式离开时是否有班车接送 用餐时间 地点 用餐凭证 22 来宾接待 当来宾进入酒店房间休息 准备小型欢迎卡确保来宾能够迅速联络接待人员是否需要提前清空房间内的收费物品 房间内是否需要准备鲜花及水果 房间内应准备当地旅游手册及地图 23 现场布置 来宾行走线路现场勘察 场地有多少入口 是否可以确保来宾从指定入口进入 来宾人数有多少 是否能够及时顺畅地通过入口 入口是否需要铺设红地毯 在抵达会场途中是否要穿越其他场地 是否有明确方向指示 来宾进入会场后是否能够立即找到自己的位置 不同类别的来宾是否需要分别设定入口 是否有来宾需要特别休息室 24 现场布置 搭建施工保证施工期间的用电及保安保证施工用料的摆放位置检查施工单位用料摆放是否合理搭建完成时间应保障至少12小时的彩排时间务必进行最大负荷电量测试施工完毕后应清理一切施工痕迹确保用电线路安全隐秘 25 现场布置 舞台布置保障上场及下场通道畅通后台有方便快捷且安全的物品存放处来宾上下舞台通道地板检查 是否有松动可能舞台布置的设备不能遮挡现场摄影摄像视线确保来宾无法进入后台 26 现场布置 来宾区域贵宾席如何布置 座位安排图 是否需要名签或椅背签 为外籍人士座位的侧后方安排翻译人员座位来宾的通道是否畅通 是否要准备同传 规格 现场翻译 预留摄影摄像位置 是否需要架高 来宾取用饮料位置是否方便 当来宾退场时是否可能发生拥挤 27 后勤安排 安排专门工作人员负责用餐预订及送达指定工作人员用车和司机文件打印资料装袋 运输和存放物品领取登记视频 图片资料 28 媒体接待基础文件 媒体接待基础文件邀请媒体名单新闻夹内容航班时刻表 接 送车辆安排 住房登记表媒介分工 活动现场位置 接待物料专访安排 名单 Q A 陪同媒介 速录 29 其他