校团委办公室管理制度.doc

.绍兴职业技术学院校团委办公室管理制度办公室内务管理规定为把校团委文明创建工作不断引向深入，进一步加强办公室管理，规范办公室内务，营造良好的办公环境和有序的工作秩序，提升学院整体形象，结合学院实际，制定本规定。第1章 总则（1） 为加强校团委办公室的管理，增强办公室使用的规范性与明晰性，创造良好工作环境，现结合实际情况，制定本制度。（2） 本制度所指的办公室管理包括值班制度、纪律制度、物资管理、档案管理、会议管理。（3） 办公室干部干事必须做到遵守校纪校规，团结各部门成员，与各部门保持良好的工作关系，保证团委工作的顺利开展。（4） 办公室各人员必须严格遵守办公室工作章程及规章制度。第2章 值班制度123 因故不能按时到岗的值班人员，应向办公室（副）主任请假，得到批准后，方可进行调班调整。4 值班人员必须准时到岗，值班人员应在值班登记表上记明值班日期、时间、人员、部门及值班内容，他人不得代签，主席团应不定时到办公室对值班情况进行督促、检查。5 值班人员负责接纳来访，并做好相应记录。接纳来访人员时需热情，耐心。上级领导或兄弟院校负责人来访时应及时通知主席团接待。6 值班期间不得在办公室内大声喧哗、打闹；不得玩手机、吃零食，必须保持校团委良好形象。7 值班人员要负责办公室内外卫生，必须办公室内清洁，物品摆放整齐，办公桌上文件、材料放置整齐，文件柜档案要条理有序。8 所有借办公室用品者，必须经主席团批准方可借出，值班人员需对所借物品、借出时间、借用人姓名等做详细记录。9 办公室内所有办公用品由团委办公室统一保管,团委办公用品每两周清点一次，详细记录剩余数量、损耗情况，汇集所有已经损坏或无法使用的办公用品，根据实际情况，由办公室相应负责人统一处理。10 树立节约意识，节约使用每一度电，每一张纸，合理用材用料。11 值班时应积极传达上级指示，协助各部门当天工作，遇突发事件应及时处理并报告团委老师或主席团，在值班结束前应检查公物有无损坏或遗失，门窗是否关好，电源是否切断，最后由值班人员完成值班记录并签字。12 非团委成员不得翻阅墙上、桌上、抽屉里的文件资料。更不得随意将文件资料带出团委办公室，无关人员不得随意出入办公室。13 值班人员交班时应交代值班过程中遇到的问题。14 各部门值班人员应做好关系和睦，相处融洽。15 值班时间：星期一至星期五；上午8:0011:25、下午13:3017:00第3章 纪律制度1 在校期间必须佩戴干部干事牌，进入教室寝室则不做要求。2 进入办公室须保持衣冠整洁，须做到不披头散发，不穿拖鞋，背心，超短裤、超短裙，不涂指甲油，不带手链项链，进入办公室须敲门，得到允许后方可进入。3 不得在办公室内大声喧哗打闹，不得在办公室用餐，非学生干部不得随意进出团委办公室。4 注意节约用电，人走不忘关灯，关窗，关门。5 团委的所有公共财产同统一由办公室管理，外借权属团委办公室，办公室须做好登记手续，借用人员须到办公室办理外借手续，其他部门人员未经同意不得随意外借。6 办公室须做好各部门的考勤工作，严格执行考核制度。7 任何部门的签到、会议等团体活动均不允许在办公室进行。8 保持办公室的工作秩序，不迟到、不早退，认真、高效、有序地进行工作。9 有事找老师时尽量选择老师上班时间给老师打电话或上缴材料、反馈工作，除特殊情况与紧急情况。第4章 物品管理一、办公室物品摆放规范办公室内物品摆放应有利于工作,因地制宜，整齐划一，符合“美观、简洁、大方、统一”的原则，利于清洁和保持。物品摆放设置应以常用办公物品为主。营造办公室文化氛围，悬挂的字画要紧密结合单位和部门工作职责，凸显文化内涵，彰显高雅品位。（一）办公室公共区域物品摆放规范1 文件柜、储物柜原则上要紧靠墙边摆放整齐。2 文件柜、储物柜顶部，茶几、窗台等台面上，除可放置奖章、花草等少量物品外，不得放置其他物品。物品要定位摆放整齐。3 公共储物柜上应标识用途或存放物品的名称、类别等。方便查找、取阅和管理。4 公共桌面等办公台面上物品放置要以经常使用为原则，可适当放置花草等装饰品，定位摆放整齐，不得随意堆放临时物品。5 办公室公共区域不得长时间放置样品、废纸箱、折叠床等物品。不得将与工作无关的物品长期滞留办公室。6 公共物品使用后要及时放回原位，摆放整齐。7 爱护资产，发现损坏应及时报修或处理，不得随意堆放墙角。（二）办公桌面物品摆放规范1 办公桌面上除电话、电脑、笔筒、水杯、文件框（盘、夹）、日历等必须办公用品以及少量花草等装饰品外，不得有其他物品。办公桌面上所有物品要定位摆放整齐。2 下班或者长时间离开时，办公桌面物品要归位、摆放整齐，手头文件等临时物品不得留在桌面上。3 办公桌抽屉等私人空间，按照各办公室内部要求或者个人习惯，分门别类存放物品，整理整齐。（三）工作椅、凳摆放规范1 人短暂离开办公室(在办公楼内)，座位原位放置。2 人离开办公室短时外出，座位半推进。3 人离开办公室，超过半天时间或休息，座位完全推进。4 办公用的凳子在不使用的时候应在指定位置摆放整齐。第5章 仓库管理1 校团委物资包括办公用品、办公设备、仓库物资。2 校团委物资一般不外借，如需借出，必须在相应表格填写登记。3 所有办公用品使用完毕后，应立即放回原位。4 办公设备若有损坏，需及时报修，以保证正常的办公室运作。5 所有物资在使用过程中，如有恶意损坏或丢失现象，需作出相应赔偿。6 未经老师同意，任何人不能擅自使用老师的电脑。7 货物的品质维护：物资在收货、点数、入库、搬运、摆放、归位、存放、储存、发货过程中遵守安全原则，做到防损、防水、防蛀、防晒等安全措施。8 每天检查货物信息，如发现储位不对、帐物不符、品质问题及时反馈和处理。9 保持货物的正确标示，由仓管负责，对于错误标示及时更正。10 仓库需每礼拜进行清点并以电子表与纸质表格进行保存。1、 物资收货及入库1 领物资前先询问老师获得同意后，填写物资申领单，得到老师签字同意后即可。2 物资领取地点均为A区大仓库3 干事将物资放入仓库后，仓库需将此物料放在指定的分类区内，作好防护措施，并及时做登记4 仓库原则上当天送来的物资当天处理完毕，如有特殊最迟不得超过至第二天的23点。5 仓库对已入库的物资进行分区分类摆放，不得随意堆放，如有特殊情况需在当天内完成。2、 物资出库1 任意出库物资必须填写“校团委仓库物资出入单”明细。2 凡是在仓库借物的组织，先填写“校团委仓库物资借用归还登记表”后，由办公室干事签名确认后负责拿取。3 仓库管理人员不得无故将仓库物资随意拿出库。4 若仓库对外借出的物资未及时归还，仓库管理人员有权向借取物资的负责人催促归还，如若损坏遗失需进行赔偿。3、 仓库的安全、卫生管理1 仓库每天都对仓库区域进行清洁整理工作，清理掉不要、不用、损坏的东西，并将仓库内的物料整理到指定的分区栏内，达到整洁、整齐、干净、卫生、合理的摆放要求。2 对仓库内货物摆放做出合理的摆放和规划。3 仓库卫生可以在仓库空闲的时间进行。4 仓库内保持安全通道畅通，不可有堆积物，保证人员安全。5 仓库内严禁烟火，严禁非仓库人员非工作需要进入仓库。6 仓库管理人员离开仓库时关闭窗户及锁上仓库门。7 做好及时检查物货，如有异常或者安全隐患及时处理和上报。第6章 档案管理1 团委所有文件资料由办公室统一管理，所有部门必须积极配合办公室的资料管理和收集工作。2 活动负责人必须将活动文件等资料在活动结束后3天内交给办公室存档。3 办公室定期整理团委档案资料，未经允许，任何人不得随意查阅。4 所有交上的档案统一用A4纸打印，且部分文档附有相关电子档案。各类档案必须有规范的格式；计划条理清楚，表格规范划一。5 对于损坏或变质的档案，要及时修复或复制；对于流失档案，要及时补救；遇到特殊情况，应及时向主席团报告，进行处理。6 档案管理实行部门管理负责制，出现问题将依照有关条例予以追究。7 办公室所有文件一律不得调出办公室，若需调出，必须经办公室主任同意。8 不得对外透漏未正式发文的文件内容。9 新文件资料、样品等要及时按照要求归类存放,定期清理储物柜，及时归档文件。摆放整齐，并标识清楚，禁止乱摆乱放、散放在墙角、地面上。10 存放在不透明文件柜、储物柜中的文件资料、样品等物品，应在文件柜、储物柜上标注名称、类别等。11 信息管理，及时更新有课程变动或新的联系方式的干事干部信息并制成图表，方便老师、主席团及各部门的联系工作。 12 各部门有文件必须备份一份交于办公室人员保管并保存。第7章 礼仪管理1 督促干部干事养成良好习惯。如见到老师时打招呼问好，进门前敲门喊报告。2 保持举止大方得体，合乎常规习惯与礼仪。3 每周晨训对干事干部的仪容仪表进行检查，不能染发烫发、男生头发不易过长、不得带项链手链等饰品、身上不得有纹身刺青、男生手指甲不宜过长、女生不能涂手指甲。及时督促与改进。4 干部干事进出办公室着装得体，不得穿背心、较为暴露的衣物、不得穿热裤短裙、不得穿拖鞋、不得穿高跟鞋。第8章 会议管理 例会分为校级组织主席团联席例会、团委主席团例会、团委全体干部例会和各部门例会。校级组织主席团联席例会：1 参加人员：团委书记、团委副书记、校级学生组织主席团。2 时间：原则上规定每周召开一次。团委可根据工作和活动的实际需要，适时调整会议时间。3 地点：暂定于学工楼201 ( 每次例会的具体时间和地点，将由团委办公室提前通知各指导老师和各校级组织主席团)。4 主持：团委书记或团委副书记。5 内容：通报前期工作和活动情况，探讨近期工作计划，布置相关工作任务。6 会议记录：由团委办公室负责做好明确的会议记录。团委主席团例会：1 参加人员：团委正部长2 时间：原则上规定每周召开一次。团委可根据工作和活动的实际需要，适时调整会议时间。3 地点：暂定于学工楼201 ( 每次例会的具体时间和地点，将由团委办公室提前通知)。4 主持：团委副书记。5 内容：通报前期工作和活动情况，探讨近期工作计划，布置相关工作任务。6. 会议记录：由团委办公室负责做好明确的会议记录。团委全体干部例会：1 参加人员：校团委全体干部2 时间：原则上规定每周召开一次。团委可根据工作和活动的实际需要，适时调整会议时间。3 地点：暂定于学工楼201，每次例会的具体时间和地点，将由团委办公室提前通知各干部。4 主持：团委副书记。5 内容：通报前期工作和活动情况，探讨近期工作计划，布置相关工作任务。6 会议记录：由团委办公室负责做好明确的会议记录。各部门例会：1 参加人员：校团委各部门干部干事。2 时间：原则上规定每周召开一次，时间自定。各部长可根据工作和活动的实际需要，适时调整会议时间。3 地点：部长自定。每次例会的具体时间和地点，由各部长通知自己部门的干事。4 主持：各部门部长5 内容：通报前期工作和活动情况，探讨近期工作计划，布置相关工作任务。6 会议记录：由各部门负责人做好明确的会议记录。（每周五下午5点前交给团委办公室）。考勤规定：1 例会执行严格的考勤规定，全体与会人员须于会议前在考勤表上签到，团委例会，内设机构会议由办公室负责考勤，各部门例会由各部长负责考勤。2 与会者要严格遵守会议时间，不得无故缺席、迟到、早退。因故不能按时参加或不能参加者均应提前向团委副书记或办公室请假，经批准后方予准假,否则以缺席论处。3 与会者务必佩戴干部干事牌，携带笔与会议记录本，认真作好会议记录,否则以缺席论处。4 会议期间，将所有通讯设备设置为无声状态，并保持会场秩序，不得随意交头接耳。5 凡会议期间无故迟到5分钟到10分钟者,在会议上做口头检查；无故迟到10分钟以上者，按缺席而论。第9章 办公室卫生标准1 保持公共区域及个人区域地面干净清洁、无污物、污水、浮土，无死角。2 门窗、玻璃、空调、电扇、电灯干净整洁，无尘土和污垢。3 墙壁、天花板无蛛网、污迹和脚印，无乱写乱画。4 桌、椅、沙发、茶几、办公电话、清洁工具及柜内物品等摆放有序，干净整洁。5 保持室内空气清新、流通。6 垃圾篓摆放紧靠墙角并及时清理，无溢满现象。第10章 室办公安全管理1 每间办公室应当指定专人负责安全工作，督促本办公室做好日常安全工作。2 办公室内要时刻注意用电的安全，严禁私自使用大功率电器，不得在办公室内使用电取暖器、电磁炉、电饭煲等，不准私拉乱接电线，确因工作需要使用的，应符合安全要求，防止火灾、触电等事故发生。3 办公室所有电器设备的修理和更换，必须报后勤处负责处理，其他人员不得随意操作。4 严禁在办公室内焚烧杂物、纸张，不得在办公室内动用明火。5 办公桌与门的钥匙应随身携带，不得转交他人使用。严禁将钥匙交给亲友使用。6 严禁将现金及贵重物品存放在办公台、橱、柜内过夜，办公室不得存放仪器、仪表。7 离开办公室时要将印章、秘密文件、资料锁在文件柜或抽屉内，不得放在桌面上。必要时，应将机密材料送回档案室。8 下班或办公室无人时，须关闭所有电器、切断电源，关窗、锁门后方可离开。9 严禁在使用空调的时候打开门窗。空调的温度设置符合国家节能减排要求（不低于26）。长期离开办公室请关闭空调，以免造成浪费及安全隐患。第11章 晨训相关细则1 晨训需团委全体人员参加。2 晨训时间为星期一至星期五，星期一为升国旗（时间为6点30分至7点10分）。3 晨训需提前10分钟到场（6点20分