文件制定与管理专题讲座PPT.ppt

文件的制定与管理 tqm课 一 体系文件的重要性 体系文件在iso9000 iso14000及qs9000体系建立和去运行中扮演着相当重要的角色 1 符合标准要求在iso9001和qs9000及iso14001的条文中 均要求组织建立并保持书面的体系 以全面满足此标准的要求 2 工作的依据建立体系文件最重要的作用即是所有的工作有所依循 保持一致和稳定的工作方式 以避免不同的人在操作相同的工作时出现不一致的工作方式和标准 或者由于口头交待沟通工作的方式和方法欠明确和清楚 3 提升管理技术水平的基础当所有的工作要求都文件化后 公司即可在此基础上通过日常工作不断地完善管理和技术的要求 4 防止经验的流失书面化的运行体系亦可避免由于人员的流失而导致经验的流失 从而造成运作上的困难 5 改善人际关系用于工作的依据全部在书面上有明确的指令 在执行上大大减少了口头式的命令和沟通 同时降低了同事之间摩擦的机会 6 增加员工的责任心和荣誉感执行工作人员透过文件知道自己的工作权责和内容 明确了自己的工作范围从而提升了工作的责任心和荣誉感 一 体系文件的重要性 续 一 一般企业均将文件架构分为四个层次 即 一阶文件 手册二阶文件 程序三阶文件 工作指导书 含 图纸 标准 外来文件等 四阶文件 表单或表格但是 并不是每家企业都必须建立上述架构的体系文件 许多规模较小 制程简单的公司往往将文件的结构划分为三个层次 即 一阶文件 手册二阶文件 程序 工作指导书三阶文件 表单文件结构的划分完全取决于一间公司的规模 人员的数量同时亦需考虑公司未来的扩充和发展等 二 体系文件的架构 二 文件架构的说明1 手册对于一个国家来说 宪法是他的根本大法 任何法律的制订都必须依宪法的要求来拟制 而对于一家公司来说 手册即是公司在管理制度上的根本大法 它会叙述公司在体系运行上的大纲要求 简言之 手册即是要求我们应该要做哪些工作 通常每个体系 iso9001 iso14001 只需编写一份手册 2 程序文件程序即是明确规定工作进行的流程 也就是说 针对手册要求要做的工作和要求 程序需详细描述此工作如何进行 文件化的程序通常包括活动的目的和范围 做什么事情 何时 何地和由谁来做 应使用什么材料 设备和文件 如何对活动进行控制和记录等 二 体系文件的架构 续1 3 工作指导书工作指导书是工作的明确指示 它需详细叙述某一具体的工作如何来执行和操作 其具体形式多种多样 常见的有 工作指引 手顺书 图纸 操作说明 标准 办法等 程序文件与工作指导书的区分 程序文件 通常是针对公司层面上的流程 过程进行规定 如 环境因素识别与评估 废弃物管理 消防安全管理等 工作指导书 是针对上述流程 过程中的个别环节或小流程进行规定 如 废气排放标准 灭火器管理规定 设备操作指导书等 有的文件既可以作为二阶也可作为三阶文件 可视乎此项工作的复杂程度 重要程度而定 二 体系文件的架构 续2 二 体系文件的架构 续3 4 表单格式化的记录清晰明了 易于保管 所以在编撰文件时 就应适当的设计用以做记录的表格 值得注意的是大量的或设计复杂的表格会令工作复杂化 降低效率 所以设计表格应力求共用 在表达明白的前提下精简填写的项目和内容 一 一份文件的结构往往视乎内容的需要 一般一份文件完整的结构有 1 目的 2 范围 3 权责 4 定义 5 作业内容 文件内容 6 相关程序 资料 7 三级文件 8 表单 记录 三 体系文件内容的结构 三 体系文件内容的结构 续1 现将文件结构应叙述的内容做一详细叙述 1 目的应叙述编制此文件的作用和目的 即做这件事是为了什幺 2 范围规定此份文件应用的场合和时机 范围的界定直接决定文件的功能 所以编写时应注意它的涵盖性 3 权责即在文件运行中相关单位及人员所担当的权责 一般在文件叙述时常会就相关人员担负的权责略叙述 但是亦有公司只叙述和此文件有关的主导部门和相关部门 三 体系文件内容的结构 续2 4 定义亦即名词解释 针对文件中用到的专业术语 英文缩写的做明确说明 会令文件内容更清楚明白 5 作业内容即工作执行的方法 过程和要求 一般将作业内容的编写分为两部分 1 流程图 以流程图的形式描述工作进行的程序 会更容易了解文件内容 但是并非每份文件都需流程图 完全视乎文件的类型 2 作业内容在编写作业内容时 一定需注意5wih的结合 即由谁 who 在何时机when 在何地 where 做何事 what 为什么 why 怎样做 how 缺少任何一个w或h 都有可能使文件的内容不易理解 6 相关程序 资料用以索引文件中所提到或引用的二级文件及其它资料 在索引文件时 最好将文件的编号同时附在文件名之后会容易查找 但是不可将文件版本附上 三级文件用以索引文件中所提到或引用的三级文件 在索引文件时 最好将文件的编号同时附在文件名之后会容易查找 但是不可将文件版本附上 8 表单 记录一般用以对应文件内容中所提及的记录所使用的表格 所有的表格都应从此而来 最好将表格的编号附在名称后 但是不可将文件版本附上 以上是一份文件的完整结构 但是并非所有的文件都应依循此固定的结构 鉴于文件的内容的需要可适当的去除一些不适用的项目 但是为了整齐亦可要求文件结构统一 三 体系文件内容的结构 续3 四 流程图绘制 在编制文件的过程中 适当地制作一些流程图 会更容易理解文件内容和加深印象 流程图的制作不拘形式 最主要的是能做到清楚明了即可 流程图经常将用的符号 例一 收货流程 供應商 送貨 本公司倉庫 核對送貨單與實物 收貨 此范例将单位以表示而将执行的工作以来区分 这是一个最简单的流程图 您可以任意发挥 例2生产流程工作流程负责人记录参考文件备料备料员材料日用表bom加温烘干烤箱操员材料温度控制表wi mf 012投料备料员无无设定技朮参数技术员成型参数记录表wi pe 085正常生产技术员产品生产日报表wi mf 201例2流程图将执行项目 负责人及使用的记录分开注明 易看易懂 也是制作流程图的常用方法之一 总之 使用流程图的目的就是清晰明白一目了然 如果有些工作太过繁杂和繁琐 不制成流程图或许不容易看明白 所以应注意流程图使用的时机 四 流程图绘制 续 一 忌简单草率 未将所有的工作要求都纳入体系二 忌过于弹性化 失去可操作性 三 忌理想主义 导致无法实施 四 忌部门主义化 导致其它部门无法配合 五 忌咬文嚼字 理解困难 五 编写文件的注意事项 一般规模较小的公司 文件制作完成后交回其部门主管或总经理审核后即可颁布使用 但是对于规模较大的公司 这种做法欠妥当 因为部门专业化的一些文件由本部门自行审批使用可能没有问题 但是非部门专业化涉及诸多部门工作内容的由制作部门核准使用 掩盖其它部门的要求和意见 在使用中难免会对其它部门造成困扰 甚至引起摩擦 所以对于文件的审查核准 许多公司规定了不同审查和核准方式 例 阳光企业有限公司文件审查 核准权限文件类别审查核准手册各部门主管董事长程序相关部门主管总经理工作指导书部门主管总经理一般来说 结合相关部门主管审查文件最主要的作用是提出适合于其部门的意见 并加以修订补充 以使文件的内容更完善和具操作性 六 文件的审查 批准 01封面08总要求02目录09环境方针03手册说明10规划04手册控制要求11实施与运行05公司简介12检查和纠正06公司组织结构图13管理评审007要素与章节对应表14程序与部门对应表 七 手册范例 八 工作指导书范例 achenhwa 仪器操作规范一 范围 全厂生产之所有产品之直流阻抗 测试 二 权责 此仪器只限品管部员工使用 三 操作程序 1 插上电源 注意电压选择纽所处位置 选择使用110v或220v之电压 2 开机 打开仪器电源开关 3 短路归零 将测试端短路 按 键两次 将会进入零值状态 即代表归零 4 将 键按下 即可选择所需测试之阻抗档位 5 利用标准件量测其阻抗值 同标准值作比对自检 其误差须在 方可使用 6 将待测物接在测试端即可测得所需之阻抗 dcr 四 注意事项 1 注意仪器输入电压选择扭所处位置与所接电压相稳合 2 每次开机测试及更换新机种时都需重新做一次自我检测及归零处理 三威公司文件管理 文件的编号及文件版本控制 xx代表 qs qualitysystem质量管理体系 ma managementresponsibility管理职责 rs resourcemanagement资源管理 pr productrealization产品的实现 ch checkanalysis measurement检查 分析及改进 xx代表 文件的编号及文件版本控制 另详见三级文件补充说明 5 1 5文件版本控制 包括表单格式版本 质量手册 程序文件版本依文