集团档案管理手册.doc

档案管理手册档案管理手册 目录目录 第一章第一章 分类方案分类方案 .3 1.1 档案分类方案.3 1.2 档案分类、归档范围与保管期限表.6 第二章第二章 管理办法管理办法 .12 2.1 全宗卷管理办法.12 2.2 归档文件整理办法.14 2.3 房地产档案管理办法.17 2.4 医药档案管理暂行办法.20 2.5 医疗设备档案管理办法.22 2.6 医药科技档案管理办法.24 2.7 科研档案管理办法.26 2.8 声像档案管理办法.28 2.9 财计档案管理办法.31 第三章第三章 规章制度规章制度 .33 3.1 档案保密制度.33 3.2 档案保管制度.33 3.3 档案统计制度.34 3.4 档案借阅制度.34 3.5 档案鉴定与销毁制度.34 3.6 档案库房管理制度.35 3.7 档案防火安全制度.35 3.8 档案管理的工作流程.36 第一章第一章分类方案分类方案 1.1 档案分类方案档案分类方案 一目的一目的 为了加强中国远大集团公司档案工作整体建设与科学化、规范化、 标准化管理，促进档案信息的开发利用，根据企业档案管理规定 (档发20025 号)、 工业企业档案分类试行规则(1991 年 7 月 4 日国家档案局发布)，使档案资源更好地为企业生产经营服务，结合 档案管理工作的实际情况，特制定本分类方案。 二适用范围二适用范围 本方案主要适用于中国远大集团公司医疗制药、地产开发公司档 案的分类整理、组织案卷和排架管理，是上述企业档案分类的基本 依据，其他单位可参照执行。 三定义三定义 （一）企业档案-是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国 家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。 （二）类号-是指类目的标识符号。用以表示类目在分类体系中 的位置和排列顺序。 四管理职责四管理职责 （一）中国远大集团公司负责制定企业档案分类方案 。 （二）中国远大集团公司所属各单位执行企业档案分类方案 。 五分类原则五分类原则 （一）中国远大集团公司企业档案分类原则是以企业全部档案为 对象，依据企业管理职能，结合企业档案构成的内容及其形成特点， 保持档案之间的有机联系，既可满足企业档案分类管理的需要，又 适当考虑了今后发展的需要，具有一定的包容性和延伸性，便于科 学管理和开发利用。 （二）中国远大集团公司企业档案分类以办公职能为基础，类目 设置考虑了企业档案的实际情况。为了便于管理利用，本方案只设 到二级类目。二级以下类目的设置，根据有关规定或企业实际可自 行调整。 六类目的设置六类目的设置 （一）中国远大集团公司企业档案分类设置八级类目。即：党群 工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、科学技术研 究类、房地产类、医药档案类、会计档案类。一级类目应保持稳定， 不得变动。 （二）中国远大集团公司企业档案分类二级类目按照企业管理职 能和档案特点设置。 档案分类、归档范围与保管期限表中所设二 级类目是企业档案分类的基本二级类目，一般不予变动。 （三）二级以下类目的设置，企业可根据有关规定和自身实际， 参照档案分类、归档范围与保管期限表中基本范围自行确定， 一般不宜超过三级。 （四）类目的级位表示上下位的隶属关系。档案数量少的单位， 可只分到一级或二级类目。没有档案实体的类目可空号不用。 七分类方法七分类方法 （一）党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类 的归档文件采用：问题年度保管期限进行分类。 （二）房地产项目类的二级类目按工程程序设置，三级类目按建 设项目或单位工程设置，其中一些三级类目属类设置自定。 （三）科学技术研究类的二级类目按管理性文件和项目设置，三 级类目按科研课题设置。 （四）医药、医疗设备仪器类的二级类目按管理性文件和医疗设 备仪器的种类设置，三级类目按单机设置。 （五）会计档案类的二级类目按文种设置。 八标识符号八标识符号 （一）中国远大集团公司企业档案分类中的类目标识符号，一律 采用英文字母与阿拉伯数字标识。 （二）中国远大集团公司企业档案分类一级类目英文字母(大写) 标识。即： 党群工作类 - A 行政管理类 - B 经营管理类 - C 生产技术管理类 - D 房地产项目类 - E 科学技术研究类 - F 医疗设备仪器类 - H 会计档案类 - I 特殊载体（电子文件类） - *G 特殊载体（声像档案类） - *S 特殊载体（信用文件类） - *X 九档号编制与排列九档号编制与排列 （一）在编档号时，目录号、案卷号、件号之间用“-” 隔开； 在编案卷号时，一级类目与二级类之间不用隔开。类目与案卷顺序 号之间均用“ ”隔开。 编号排列有下列三种方式： 1改革后文书立卷以文件级排列示例：A2001Y001 | | | | 件号 | | | 保管期限 | | 年度 | 一级类号 2改革前除文书类以外档案各类排列示例：00-G1. 0001-001 | | | | 卷内顺序号 | | | 案卷顺序号 | | 一级和二级类号 | 目录号 3. 特殊载体（声像、电子、信用）档案排列示例： 00-*X. 0001-001 | | | | 卷内顺序号 | | | 案卷顺序号 | | 一级类号和载体 | 目录号 （二）党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类 的归档文件以件为单位进行整理，编号排列方法为： 1归档文件在分类方法最低一级类目内，按事由结合时间、重 要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。 2归档文件依分类方法和排列顺序逐件编号，在文件首页上端 的空白位置加盖归档章并填写相关内容。 （三）房地产项目类、科学技术研究类、医药档案类的编号排列 方法为： 1均采用按大类流水分属类的排列方法，即在每个一级类目内 按顺序编号排列。其中房地产项目类中的商务资料不能与工程施工 资料同时归档，特此规定房地产项目类设两个流水号，即商务资料 与工程施工分别流水编号。 2均不考虑案卷的保管期限与年度特征，以维护文件材料的系 统和完整性，便于统计、鉴定、利用等工作。 （四）会计档案类的编号排列方法： 1按大类分属类编号排列，即在会计档案类下分别按财务报告、 帐簿、凭证、其它等四个二级类目顺序排列，每个二级类目内再分 别按年度顺序排列。 2案卷编号排列采用按属类内年度流水编号。 （五）各类档案的案卷排列，均按该类档案分类编号体例依次排 列，即按各类案卷顺序排列。个别企业由于档案形成规律和利用特 点不同，为方便提供利用，在保持档案有机联系和成套性的原则下， 可以采取灵活的排列方法，但必须做到系列规律，井然有序。 1.2 档案分类、归档范围与保管期限表档案分类、归档范围与保管期限表 一级一级 类目类目 二级二级 类目类目 类类 号号 名名 称称 类类 号号 名名 称称 概要概要基本内容基本内容 保保 管管 期期 限限 党代 会 会议全套材料 永 久 党委 会 党委会记录、纪要 永 久 大事记、年度工作计划、总结、报告、请示、 批复 永 久 1 党 务 工 作 党委 综合 性工 作 工作制度、管理规定、专项工作安排、总结、 处理收、发文簿 长 期 沿革、机构设置、印鉴管理、发展党员、统 计报表 永 久 党员组织关系接转介绍信及存根 长 期 组织 管理 组织工作年计划、总结 短 期 领导人任免、离退休、干部职称评聘 永 久 内部机构负责人任免材料 长 期 党员 干部 管理 党员评议、考核、领导班子党风廉正民主生 活会记录 短 期 党费 管理 党费收缴、支出情况报告 长 期 2 组 织 工 作 评优 表彰 表彰奖励决定、通报 永 久 宣传工作年度计划、总结 短 期宣传 工作企业对外宣传的出版物、图集、稿件、声像 资料 长 期 统战 工作 规定、计划、总结、民主党派章程、人员名 单、主要活动材料 短 期 3 宣 传 统 战 港澳台华侨工作、民族宗教事务 长 期 纪检会议记录 永 久纪检 工作 纪委工作年度计划、总结、制度、统计工作 长 期4 纪 律 检 察 案件 审理 对违纪党员处理的材料(包括举报、调查取证、 处理决定、请示、批复、证人证言、谈话记 录、本人交待、检查) 永 久 职代 会 会议全套(包括文字照片、声像) 永 久 A 党 群 工 作 类 5 工 会 工 作 工会 组织 基层工会人员任免、分工 长 期 一级一级 类目类目 二级二级 类目类目 概要概要基本内容基本内容 保保 管管 期期 限限 类类 号号 名名 称称 类类 号号 名名 称称 建设 工会会员花名册。全委会、业务会记录(重要 的) 长 期 工会工作年度计划、总结、请示、批复 长 期 工会 综合 性工 作 工会工作规定、制度、办法、经费管理 短 期 省部级以上劳模的事迹材料、光荣册、先进 集体和个人材料 永 久评优 评先 年终先进集体、先进个人评比、表彰的通知 长 期 职工 福利 职工劳保福利、休养、困难补助 短 期 劳动 竞赛 劳动竞赛工作安排、情况总结 短 期 文体 活动 文体活动的安排、规定材料 短 期 女工 工作 女工工作的材料 短 期 团代 会 团代会全套(包括文字、声像) 永 久 组织 建设 团组织机构编制、干部任免、团员花名册(对 团员的奖励、处分、团员入团、退团材料、 团员证的颁发、团员登记归入职工档案) 长 期 团费 管理 团费的收缴支出材料 长 期 综合 工作 团委年度工作计划、总结、请示、批复、制 度、宣教资料 短 期 6 共 青 团 工 作 评优 表彰 表彰、统计资料 长 期 专业 协会 短 期 7 协 会 群众 团体 成立、请示、批复、章程、成员名单、任职 情况、章程、活动内容、学术论文短 期 编制 历史沿革、企业史、基本情况介绍、大事记、 年鉴及编志材料 永 久 年度工作会议成套材料 永 久 上级召开会议成套材料、召开的综合性和专 业会议材料 长 期 会议 材料 董事会、监事会、股东会、总经理办公会、 记录、纪要 永 久 年度综合性、专题性规划、方案、计划、总 结、报告 永 久 B 行 政 管 理 类 1 行 政 工 作 综合 性事 务 印鉴管理的规定、制度、公文处理、行文规 则的规定、车辆管理改革、费用补贴标准规 定、办公用品管理、通讯费用补贴标准)规定、 保密工作安排、总结、人员调整材料、一般 信访材料、企业调研工作形成的材料、参与 社会活动形成的材料 短 期 一级一级 类目类目 二级二级 类目类目 概要概要基本内容基本内容 保保 管管 期期 限限 类类 号号 名名 称称 类类 号号 名名 称称 收发文簿、重要信访材料 永 久 企业成立、合并、撤消、变更、迁址、印章、 人员编制、任免 永 久 内部机构设置、人员编制、项目经理资质审 核、申报、审批材料 长 期 机构 设置 与人 事任 免部门职能划分、岗位职责 短 期 招聘录用、劳动合同、转正定级、军队转业 安置、离退休、内退、下岗、待岗、辞职、 退职、丧葬抚恤、奖励、处分、职工调出调 入、工资关系介绍信存根、商调函存根、档 案回执、专业技术职务评聘 长 期 工作质量及责任目标考核、人事管理的规定、 制度、办法 短 期 人事 管理 年度统计报表、职工花名册 永 久 )出国人员因工伤、残、死亡和违纪遣返材料 永 久 上级和)出国人员条件、待遇、经费标准、外 事纪律 短 期 2 机 构 人 事 企业 劳务 出国 工作出国人员申报审批材料、出国劳务合同、经 费结算 长 期 与法律顾问签订的合同协议 永 久 年度统计报表、计划、总结 长 期 法制建设的规定、办法、制度 短 期 经济合同案件、纠纷、诉讼形成的材料 长 期 3 法 纪 监 察 法律 事务 法律问题的咨询、服务 短 期 政纪 监察 监察廉政工作的安排、总结、政纪监察的规 定、制度、办法 短 期 4 法 纪 监 察 违纪 案件 审理 对违纪案件、违纪人员调查处理 永 久 审计 事务 固定资产评估报告、财务审计报告、资金验 证 永 久 通知书、方案、报告、结论及处理决定、被 审决定、审计报告、后续审计、其他记录 永 久 专项 审计 工作 活动 法人代表离任审计：审计书、述职报告、查 证材料 永 久 5 审 计 工 作 审计 管理 审计方面的规章制度、指示批复、工作计划、 总结报表 短 期 社会 治安 治安工作的规定、办法、制度、计划、总结 短 期 武装 保卫 武装保卫工作的规定、办法、制度、计划、 总结 短 期 6 公 安 保 卫 枪支 弹药 管理 枪支弹药管理工作的规定、办法、制度、通 知 短 期 一级一级 类目类目 二级二级 类目类目 概要概要基本内容基本内容 保保 管管 期期 限限 类类 号号 名名 称称 类类 号号 名名 称称 民兵 工作 民兵工作的管理规定、制度、训练材料 短 期 重大交通事故的调查报告材料 永 久 消防、 交通 管理 消防、规定、制度、办法、总结、情况反映、 通报、责任状 短 期 属于公安业务的案件材料、按照上级公安机 关档案管理规定执行 长 期 刑事 案件 审理法院判决书 永 久 普通 教育 年度普教计划、总结、规章制度、奖励办法 短 期 中专 和职 业教 育 招生、录取、毕(结)业、成绩材料 永 久 高教 育 招生、录取、毕(结)业、成绩材料 永 久 职工 培训 职工培训的计划、总结、奖励办法、规定 短 期 7 教 育 工 作 进修、 留学 进修、留学的)规定、制度、办法(重要的) 短 期 卫生 监督 与管 理 卫生监督与管理工作的规定、办法、制度材 料 短 期 妇幼 保健 妇幼保健工作的规定、办法、制度材料 短 期 职工 防病 治病 职工防病治病工作的规定、办法、制度材料 短 期 计划 生育 工作 计划生育工作的规定、办法、制度材料 短 期 医疗费用管理、医疗保险的规定、制度、办 法 长 期 医疗 保险 统筹 工作 参保人员资料 长 期 住房 改革 规定、办法、制度、职工住房公积金、个人 台帐、年度报表 长 期 房产 管理 外租房产的协议、合同 长 期 职工 生活 福利 职工生活福利) 短 期 8 卫 生 后 勤 管 理 物业 管理 物业管理的规定、办法、制度 短 期 调研、考察、信息、学习带回有保存价值的 经验材料 短 期 9 外 事 工 作 外事 工作与外单位的重要知名人物工作往来过程中形 成的文字、声像资料 长 期 C 经 营 1 经 营 企业 管理 企业重大战略性经营决策、企业改革发展规 划、方针目标管理 永 久 一级一级 类目类目 二级二级 类目类目 概要概要基本内容基本内容 保保 管管 期期 限限 类类 号号 名名 称称 类类 号号 名名 称称 决 策 经营工作会议全套材料 长 期 企业注册登记、营业执照、资质级申报、审 查资料、法人授权的委托书、企业普查、企 业整顿和升级资料、企业社会信誉记载资料、 经济责任制管理签定的经济责任状与承包合 同、考核兑现的资料 永 久 管理体系、保证手册、程序、认证资料、证 书；经济责任制管理的规定、制度、办法 长 期 2 综 合 管 理 综合 工作 企业 CI 工作管理、现代化管理工作、市场分 析、调研、广告宣传 短 期 企业中长期计划、年度计划 永 久计划 工作 计划工作的管理 短 期 年度的综合的统计报表 永 久 统计工作的管理规定、制度 短 期 3 计 划 统 计 统计 工作 综合性的统计分析(重要的) 长 期 规定、办法、制度、成本核算、活动分析、 清欠 长 期 资金 管理 对外投资的合同、可行性报告、立项资料、 对外拆借资料及贷款合同、财经纪律、财务 大检查情况及处理 短 期 价格 管理 价格管理、各种补贴标准发放的 长 期 会计决策报告、批复 长 期 管 理 类 4 财 务 管 理 会计 管理 会计管理规定、办法、制度 短 期 纳税申请和批准减免税方面的 短 期会计 管理 财务管理工作计划、总结 短 期 固定资产投资和折旧、大修理基金、临时设 施和装备费提取、请示、批复、财务交接和 资产划转的请示与批复 永 久资产 管理 清产核资 长 期 5 财 务 管 理 资金 融通 有价证券、契约、股票)资料 长 期 建筑工程主要物资供应(承包)协议书、协议 (合同)履约情况说明、标书、报表、材质说 明 永 久 物资采购与供应(含租赁)工作规定、制度、 办法、措施、通知 短 期 物资 采购 与供 应 与供货单位签订的料具、购配件供应合同、 协议索赔 长 期 C 经 营 管 理 类 6 物 资 管 理 仓库 管理 仓库管理的规定、制度、废旧物资回收与修 旧工作的管理规定、制度 短 期 一级一级 类目类目 二级二级 类目类目 概要概要基本内容基本内容 保保 管管 期期 限限 类类 号号 名名 称称 类类 号号 名名 称称 内、 外贸 管理 对外工作的规定、制度、方针政策、) 短 期 物资 进出 口业 务 进出口贸易洽谈、签约方面资料 短 期 7 进 出 口 贸 易 保税 业务 创汇、收汇方面、资料 短 期 境外 投资 投资项目、产品、经营状况资料 短 期 境外 工程 管理 境外工程管理资料 短 期 8 境 外 经 营 境外 经营 管理 境外工程经营工作形成的资料 长 期 申请营业的报告、批复、营业执照、验资报 告书、公司章程 永 久 9 多 经 第三 产业议定书、意向书、谈判记录洽商材料、市场 预测、调研分析资料 短 期 施工 现场 管理 年度施工组织设计、施工技术措施、施工生 产例会记录、纪要、施工管理规定、办法、 实施细则 短 期 工期 管理 工期管理规定、办法、实施细则 短 期 重点 工程 重点工程施工组织设计审批意见 长 期 项目 管理 项目管理工作规定、制度、办法 短 期 现场文明施工检查评比标准 短 期文明 施工 文明施工获奖证书与奖罚 长 期 冬、 雨季 施工 冬、雨季施工及防洪技术措施、规定、制度、 办法 短 期 1 工 程 管 理 工程 监理 工程监理的规定、制度、办法、工程咨询综 合管理工作 短 期 QC 小组注册登记表、课题、规定、办法、措 施、总结、计划、教案、考核与奖罚 短 期 QC 小组成果发表会全部资料 长 期 全面 质量 管理 发证名单、统计资料 永 久 优质工程申报、验评资料、获奖、证书、实 物 永 久 2 质 量 安 全 管 理 优质 工程 管理优质工程管理标准、考评办法、规定 短 期 D 生 产 技 术 类 3 质 量 安 全 施工 质量 体系 管理 施工质量监督检查条例、规定、办法、制度、 建筑安装工程(产品)质量检查验收标准 短 期 一级一级 类目类目 二级二级 类目类目 概要概要基本内容基本内容 保保 管管 期期 限限 类类 号号 名名 称称 类类 号号 名名 称称 工程质量统计分析资料、质量管理工作计划、 总结、通病及保证质量的措施、办法、和奖 罚规定 短 期 工程 回访 工程回访中形成的材料 短 期 重大质量事故调查分析报告、处理意见、请 示、批复 永 久 质量 事故 处理工程质量事故记录、补救措施 长 期 安全生产工作计划、总结、措施、制度、规 定、办法、现场会议记录 短 期 安全 生产 安全生产责任状和奖罚办法 长 期 重伤以上安全事故调查处理报告及批复 永 久 安全事故记录、统计分析资料 长 期 安全 事故 处理 事故隐患原因分析和整改措施材料 短 期 管 理 职工 安全 教育 职工安全教育的管理办法、规定、学习内容 短 期 劳动 定额、 定员 劳动定额、定员管理规定、制度、办法 长 期 4 劳 动 管 理 劳动 调配 劳动调配的规定、制度、办法、通知 短 期 一级一级 类目类目 二级二级 类目类目 概要概要基本内容基本内容 保保 管管 期期 限限 类类 号号 名名 称称 类类 号号 名名 称称 劳动组织及其变化情况 长 期 劳务承包合同、任务书、用工台帐 长 期 工资基金计划、执行年薪、岗薪标准、奖金 分配的请示与批复、各种津贴发放标准、实 行下岗、待岗、内退、退离休职工工资待遇 长 期 工资改革方案及实施后经验总结材料 长 期 劳动 工资 年度劳动工资统计报表、上报地方统计局报 表 永 久 劳动 保护 劳动保护管理规定、办法、制度、通知 短 期 社会 保障 职工养老、失业、工伤、残疾工作的)、资料、 报表 长 期 本企业科技发展规划、工作计划、总结(年度、 长远) 长 期 科技大会全套资料 长 期 5 科 技 管 理 科技 法规 政策 施工、科研、技改方面的法规、条例、技术短 一级一级 类目类目 二级二级 类目类目 概要概要基本内容基本内容 保保 管管 期期 限限 类类 号号 名名 称称 类类 号号 名名 称称 规程、标准)期 上级领导外国专家、知名人士对科技方面的 重要建议、谈话记录 长 期 科技承包合同、责任状 长 期 与外单位)技术问题来往的资料(重要的) 短 期 科技 成果 技术革新、技术改造、新技术推广与应用和 奖励方面的材料 长 期 环保 工作 环保工作规定、制度、办法、通知及环境质 量分析与评价 短 期 计量工作规定、制度、办法 短 期计量 工作 计量器具的管理、检测、计量监督管理材料 短 期 能源 管理 能源管理的规定、制度、办法、计划、总结、 报告、批复 短 期 标准 化工 作 标准化管理工作的规定、制度、办法和管理 工作标准 短 期 6 信 档案 工作 评审材料及证书、统计报表、安排、总结 长 一级一级 类目类目 二级二级 类目类目 概要概要基本内容基本内容 保保 管管 期期 限限 类类 号号 名名 称称 类类 号号 名名 称称 期 档案工作管理办法、规定、制度 短 期 各类 数据 管理 所有经过加工处理的各类数据、编纂资料 长 期 计算 机系 统 管理规定、制度、办法、计算机联网材料 短 期 情报 工作 工作规定、制度、办法、各种针对有利用价 值和参考价值的材料 短 期 息 管 理 图书 资料 管理规定、制度、办法 短 期 咨询、标准、规范 长 期 房地产开发的各种申报、政府批件、图纸、 合同、协议书、变更资料、规定、政策、销 售合同、法律文本、客户资料 永 久 1 项目管理 基建立项、征用地、拆迁、地质勘察、测绘、 设计、招投标资料、施工预算、工程结算资 料、履约过程中的函件、仲裁、诉讼资料 永 久 按建设项目或单位工程设置属类。中标工程 招投标资料、各种承包合同及评审资料 长 期 G 房 地 产 类 2 项目商务 具有参考价值未中标工程的资料 短 一级一级 类目类目 二级二级 类目类目 概要概要基本内容基本内容 保保 管管 期期 限限 类类 号号 名名 称称 类类 号号 名名 称称 期 3 项目勘察 按建设项目或工程子项设置属类 长 期 4 项目设计 按建设项目或工程子项设置属类 长 期 5 项目施工 按建设项目或单位工程设置属类。京内项目 执行建筑安装工程资料管理规程(京建质 2000569 号)、建设工程归档整理规范 GB/T503282001。 6 项目监理 按建设项目或单位工程设置属类。 1 药政管理 类 研发计划、标准、制度、办法、法规、获奖 长 期 2 药学教育 类 长 期 3 医药科研 类 参照国家医药档案分类 长 期 4 医药技术 情报类 长 期 上级和制发的机械设备仪器的使用、维修、 更新、改装、改造管理制度、规定、办法、 修理技术定额 长 期 机械设备操作及安全技术、维修保养规程、 引进、购进、报废、转让、固定资产折旧 长 期 进口设备商检及索赔活动、机械设备统计报 表(年度以上的) 长 期 5 医疗设备 器械生产 类 年度机械设备管理工作计划、检查评比、总 结、表彰 长 期 H 医 药 档 案 类 6 仪器设备 类 机械设备和大修理台账按单机组卷（同一设 备仪器内包含设备购置、安装调试、运行、 维修和设备管理等） 长 期 一级一级 类目类目 二级二级 类目类目 概要概要基本内容基本内容 保保 管管 期期 限限 类类 号号 名名 称称 类类 号号 名名 称称 7 医药设计 类 长 期 8 药品生产 类 长 期 9 科技出版 物类 参照国家相关规定 1 科研管理 科研项目及经费分配计划、办法、规定、制 度法规 长 期 F 科 技 类 2 科研项目 课题立项、研究准备、研究试验、总结鉴定 成果报奖、推广应用项目研究和管理的全过 程 长 期 年度财务报告(决算)(包括文字分析) 永 久 1 报 告 月、季度财务报告(包括文字分析) 3 年 涉及外事和对私改造的会计帐簿 永 久 日记帐：现金和银行存款日记帐 25 年 总帐、明细帐、银行余额调节表、银行对帐单、辅助 帐簿 15 年 2 会 计 帐 簿 固定资产卡片(固定资产报废清理后) 5 年 原始凭证、记帐凭证和汇总凭证 15 年 3 凭 证 涉及外事和对私改造的会计凭证 永 久 会计移交清册 15 年 I 会 计 档 案 类 4 其 它 会计档案保管清册、会计档案销毁清册 永 久 第二章第二章管理办法管理办法 2.1 全宗卷管理办法全宗卷管理办法 一目的一目的 加强全宗卷管理，为提高中国远大集团公司档案管理水平，根据 中华人民共和国档案法 、 档案工作基本术语(表/T192)、 全宗卷规范(表/T1294)，制定本办法。 二适用范围二适用范围 本办法适用于中国远大集团公司各单位全宗卷的管理。 三定义三定义 全宗卷-是指档案馆(室)在管理某一全宗过程中形成的，能够说 明该全宗历史和现状的有关文件材料所组成的专门案卷。 四管理职责四管理职责 各单位档案室负责按年度编制全宗卷。 五归档要求和归档范围五归档要求和归档范围 （一）归档要求：全宗卷的各种文件材料，应按其固有的特点， 保持文件材料间的有机联系，反映全宗管理的历史面貌，以便于利 用和保管。 （二）归档范围：档案移交清册，接收、征集记录，档案来源和 价值说明等;档案分类方案、整理工作方案、案卷目录说明、整理工 作小结等;档案鉴定小组成员名单、档案保管期限表、鉴定档案分析 报告、销毁档案的请示与批复、档案的销毁清册等;档案保管安全检 查记录、报告，重点档案采取的特殊保护措施，档案的抢救与修复 情况报告等;档案收进、移出登记，案卷基本情况统计和重要的利用 统计表等;全宗介绍，开放利用登记和控制使用范围说明，档案汇编 和公布出版情况及报批文件，档案产生社会效益或经济效益的典型 事例等情况的文字说明材料;缩微复制和计算机辅助管理等有关档案 管理新技术的应用情况的文字说明材料。 六整理、归档时间、编目、保管期限、移交六整理、归档时间、编目、保管期限、移交 全宗卷内文件材料是不断补充的，且保管期限不一，因此全宗卷 不必装订，采取单项内容独立成册的方式装入硬卷盒。文件材料过 多时，可分装数盒。 （一）整理 1全宗卷内文件材料，是随全宗管理的延续而逐渐增加的，必 须平时注意积累。把全宗管理中产生的文件材料，先归入预设的卷 夹内，于次年三月底前进行整理组卷。 2整理组卷时，必须认真检查、鉴定文件材料的完整程度及其 保管价值，对于有重要遗缺或无保存价值的应予以补齐或剔除。 3卷内文件材料按问题进行系统排列，排列顺序为：全宗情况： 全宗介绍、全宗分类方案、立卷说明等；组织机构沿革；立档单位 大事记；有关档案收集、鉴定、整理、保管、统计、利用及销毁等 方面的材料；有关现代化管理等方面的文件材料； 4 编制卷内目录(见表 2)。卷内文件材料封面(见表 1)逐件加、 封底、编件号，装订后装入卷盒。封面著录全宗号、件号、全宗名 称、文件题名、时间、责任者。 卷内目录卷内目录 表表 2 2 序序 号号 文文 件件 编编 号号 责任者责任者文件材料题名文件材料题名日期日期 页页 号号 备注备注 文文 件封面件封面 表表 1 1 （二）归档时间 每年三月份立卷归档。 （三）编目 全宗卷按年度排列顺序流水编号。 （四）保管期限 全宗卷的保管期限为永久保存。 （五）移交 1各单位档案使用部门所管理的档案的情况记录于次年三月底 前移交档案室。 2在资产与产权变动档案移交时，全宗卷应当随全宗档案一并 移交。 2.2 归档文件整理办法归档文件整理办法 一目的一目的 为适应档案现代化管理的需要，规范简化归档文件整理工作，提 高档案工作的效率和质量，根据国家档案局归档文件整理规则 （DA/T22-2000） 、 归档文件整理工作指南(ISBN7-5000-6444-6)， 结合中国远大集团公司具体情况，特制定本办法。 二适用范围二适用范围 本办法适用于中国远大集团公司各单位办公文件归档的整理。 三定义三定义 1归档文件-是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、 应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 2归档文件整理-是将归档文件以件为单位进行装订、分类、 排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 3件-是指归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文 件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件， 转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册(本)为一件， 来文与复文可为一件。 四管理职责四管理职责 （一）档案室负责归档文件整理工作的指导、检查。 （二）职能部门负责归档文件的整理和归档工作。 五整理要求和整理范围五整理要求和整理范围 （一）遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不 同价值，便于保管和利用。 （二）反映本单位职能活动，具有查考利用价值的文件材料均应 整理归档。执行档案分类、归档范围与保管期限表 。 六整理六整理 （一）质量要求 1归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或 易退变的文件应予复制。 2整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合 档案保护要求。 （二）装订、分类、排列、编号 1装订 归档文件应按件装订。 装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件 在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为 一件时，复文在前，来文在后。 装订时，尽量保持文件的原始面貌。采用左上角装订，应将 左、上侧对齐；采用左侧装订，应将左、下侧对齐。永久保存的文 件用线或无酸纸封套等符合档案保护要求的材料。长期、短期保存 的文件可用钉装，但使用金属材料装订的归档文件禁止使用微波设 备消毒。 2分类 归档文件按照企业档案分类方案进行分类。即：问题 年度保管期限，其中问题内只设一级类目。 形成的文件数量少，内部机构设置简单的小单位可简化分类 方案。归档文件可以采用年度、机构(问题)、保管期限等特征进行 分类，或将上述特征结合使用。 每个立档单位内的归档文件只能采用一种分类方案，同一全 宗应保持分类方案稳定。 3排列 归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重 要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。 4编号 归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的 空白位置加盖归档章(见图示)并填写相关内容。填写归档章时应使 用符合档案保护要求的书写材料。归档章，设置全宗号、年度、保 管期限、件号、页数、机构(问题)项目。 全宗号：档案馆给立档单位编制的代号，此项空置，暂不填 写。 年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如 “2001” 。 保管期限：归档文件保管期限的简称或代码。简称为“永、 长、短” ，代码为“Y、C、D” 。 页数：每一件归档文件的页数。 文件中有图文的页面为一页。当归档文件上有页码时，无需重编； 当归档文件上无页码时，需要编页码。一般使用阿拉伯数字，每件 从“1”开始流水编制，正页编在文件的右下角，反页编在文件的左 下角。 室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按 文件排列顺序从“1”开始标注。 馆编件号：按进馆要求编制，没有进馆任务的企业不用填写。 机构(问题)：为分类方案类目的一级名称或代码。 5编目 归档文件应依据中国远大集团公司档案分类方案和室编件号 顺序编制归档文件目录。归档文件应逐件编目；来文与复文作为一 件时，只对复文进行编目。归档文件目录(见表 1)设置件号、责任 者、文号、题名、日期、页数、备注项目。 归档文件目录归档文件目录 表表 1 1 件件 号号 责任者责任者文号文号题名题名日期日期 页页 数数 备注备注 件号：填写室编件号。 责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名 者。填写责任者项时使用全称或通用简称，不能使用“本部” 、 “本 局” 、 “本公司”等含义不明、难以判断的简称。 文号：文件的发文字号。填写文号项时应照实抄录，不能省 略。 题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题， 外加“ ”号。 日期：文件的形成时间，以 8 位阿拉伯数字标注年月日，如 2001 年 9 月 9 日，标注为“20010909” 。 页数：每一件归档文件的页数。 备注：注释文件需说明的情况。 （三）纸张尺寸、编制封面、电子版归档 1归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准 A4 型(长宽为 297mm210mm)。 2归档文件目录应装订成册并编制封面（表式自拟） ，目录编制 成册的方式与分类方案一致。归档文件目录封面设置全宗名称、年 度、保管期限、机构(问题)等项目。其中全宗名称即立档单位的名 称，填写时应使用全称或规范化简称。 3各单位档案部门应同时保存归档文件目录的电子版，并以年 度为单位将归档文件目录刻制光盘保存。 （四）装盒 将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒 脊及备考表项目。不同年度、保管期限、机构(问题)的归档文件不 应放入同一档案盒内，装不满一盒时，应通过使用不同厚度的档案 盒来解决，使文件不至弯曲受损。 1档案盒尺寸、著录项 项基本原则档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸 为 310mm220mm(长宽)，盒脊厚度可以根据需要设置为 10mm、20mm、30mm、40mm 等。 档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、 年度、保管期限、机构(问题)、起止件号、盒号等项。其中，起止 件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“一”号 连接；盒号即：档案盒的排列顺序号，没有进馆任务的企业可不用 填写。 2.备考表（见表 2） 备考表备考表 表 2 A备考表置于盒内文件之后，项目包 括盒内文件情况说明、整理人、检查人和 日期。 B盒内文件情况说明：填写盒内文件 缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。 C整理人：负责整理归档文件的人员 姓名。 D检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。 E日期：归档文件整理完毕的日期。 2.3 房地产档案管理办法房地产档案管理办法 一目的一目的 为加强房地产档案管理，维护房地产权利人的合法权益，更好地 为房地产管理工作服务，根据中华人民共和国档案法 、 中华人 民共和国城市房地产管理法 、 城市房地产权属档案管理办法 、 城市建设档案管理规定等法律法规，制定本办法。 二定义定义 房地产档案是指在房地产的建设、使用、管理等工作中形成的具 有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 三适用范围三适用范围 本办法适用于中国远大集团公司各单位房地产档案的管理。 四管理原则与管理职能四管理原则与管理职能 (一) 管理原则 1房地产档案管理工作以权属档案管理为核心，遵循统一组织、 分级负责、分类归档、多套分存、授权使用的原则。 2中国远大集团公司负责制定房地产档案管理规章制度，指导 和监督各部门、各单位的房地产档案管理工作，协调与地方政府档 案业务部门的关系。 3房地产档案工作接受国家档案行政主管部门的业务指导。 (二) 管理职能 1产权人应指定专门机构，配备专兼职人员和必要的安全保护 设施，建立健全档案管理制度，确保房地产档案的完整、准确、安 全和有效利用，人员变动时须办理工作交接手续。 2主管部门结合房地产档案管理工作实际，定期组织开展档案 检查和业务培训，提高房地产档案管理人员业务素质。 3各单位应逐步采用先进技术，不断提高房地产档案管理的标 准化、信息化水平。 五收集、保存、移交和利用五收集、保存、移交和利用 产权人负责房地产档案的收集、保存、移交和利用等工作。 各部门、各单位组织、领导并监督检查本部门、本单位内各产 权人的房地产档案工作。 本办法所指产权人，即房屋所有权证、国有土地使用证中“所 有权人” 、 “土地使用者”栏目记载的法人。未取得房屋所有权证、 国有土地使用证的，出资人或主要出资人承担产权人的职责。 六档案分类六档案分类 房地产档案分为权属档案、建设工程档案和使用管理档案。 权属档案是指房地产权属登记、调查、测绘、转移、变更等工 作中，形成的记载证明房屋所有权及土地使用权权属来源、变动情 况等内容的文件材料。 建设工程档案是指在新建、改建、扩建、翻建和维修改造的工 程项目建设过程中形成的文件材料。 使用管理档案是指房地产在分配、调整及使用等日常管理过程中 形成的文件材料。 七归档范围七归档范围 (一)房地产权属档案的归档范围包括： 1产权人的身份证明、立项审批文件、建设工程规划许可证、 建设用地批准书、建设用地规划许可证、建设工程施工许可证、工 程竣工验收报告、国有土地使用证、房屋所有权证等；