软件项目成本管理的问题和对策研究.doc

软件项目成本管理的问题和对策研究本资料由豆丁若莲文档搜集更多文档请点击/ljk99软件项目成本管理的问题和对策研究2010年04月11日星期日20：49软件企业是我国高新技术产业的重要组成部分，软件项目管理和成本控制已经成为软件企业积蓄财力，增强竞争力的核心手段。软件项目成本管理就是根据企业的情况和项目的具体要求，利用公司既定的资源，在保证项目的进度、质量达到客户满意的情况下，对软件项目成本进行有效地组织、实施、控制、跟踪、分析和考核等一系列管理活动，最大限度地降低项目成本，提高项目利润，实现客户、公司、员工三赢，获得更稳定的客户群、更多的公司利润和更稳定的项目队伍。但是，当前国内软件企业在项目成本管理方面比较薄弱，项目经常出现有订单无利润、客户不满意、员工有怨言等现象。本文针对软件项目成本管理过程中存在的问题进行分析和探讨，并提出相应的对策。1软件项目成本管理中存在的主要问题1.1项目人员经济观念不强，公司缺乏一套行之有效的成本管理体制目前，我国软件项目人员大多具有软件开发专业技术背景，但是普遍缺乏经济观念，成本意识淡薄，特别是项目不单独核算的企业，项目经理职能更偏重于技术而非管理，简单地将项目成本管理的责任归于财务部门。同时，软件公司通常缺乏行之有效的成本控制和激励体制。很多只是简单的规章制度，至于由谁做、何时做、做到什么程度都没有提及，实际运作起来难度很大。在项目内部，每个成员只从自己的职责角度考虑，项目成本居高不下。如何由人治过渡到法治，建立一套体制，在项目成本管理中非常重要。另外，项目人员常常在接到软件项目时没有认真做好项目的需求分析，没有认真了解客户的真正需求，为了把项目拿下来，口头上统统答应客户的要求，并没有在合同里把条款细化、量化。而往往客户的需求也是停留在比较笼统的概念上，很难明确化，实际操作起来时，项目不能满足客户的要求，客户就会不断提出新的要求，这时候要更改项目就必须付出很高的代价。例如国寿广州公司委托某软件公司开发代理人综合管理系统时，在项目的需求分析中，国寿信息部只提出相对笼统的概念，软件公司为了尽快拿到此项目，就全部答应，在合同里也没有细化条款。结果在系统做出来以后，总是难以全部满足最初需求，以致项目一再变更，软件公司为此付出很大的代价。1.2项目的过程编制薄弱一些项目成本预算和估算的准确度差，失去控制标准。在项目管理中，相关的管理部门通常要求项目经理做出项目的估算或预算，并以此为标准，进行项目的控制和考核。但在实际工作中，由于项目具有一次性和不确定性的特点，以及项目经理自身的经验和水平的限制，使项目估算或预算的准确性很差，一有变化，项目经理就追加项目预算。预算频频变更，最终失去了项目的控制标准，成本控制也流于形式。等到项目结束时，实际成本和初始计划已经大相径庭。一些项目缺乏成本绩效的分析和跟踪，缺乏将成本数据和工作量联系的对比数据。项目成本管理中，通常将预算和实际数值进行对比，没有将预算、实际成本和工作量、进度联系起来，考虑实际成本和工作量是否匹配、价值成本等问题。例如一个项目成本花费到总预算的1/3，而进度却是预计进度的1/4，工作量是总工作量的1/5，这就说明项目成本控制存在问题。如果不采取措施，照此下去，项目一定会超出预算。1.3缺乏质量成本、工期成本、资金成本、风险成本的管理和控制质量成本是指为保证和提高软件质量而发生的一切必要费用，以及因未达到质量标准而蒙受的经济损失。质量成本分为内部故障成本(如返工、停工等引起的费用)、外部故障成本(如保修、索赔等引起的费用)、质量预防费用和质量检验费用等4类。保证质量往往会引起成本的变化，但不能因此把质量与成本对立起来。长期以来，我国软件企业未能充分认识到质量和成本之间的辩证统一关系，习惯于强调软件质量，而对项目成本关心不够，造成质量虽然有了较大提高，但增加了提高质量所付出的质量成本，使经济效益不理想，企业资本积累不足。相反，一些项目经理片面追求经济效益而忽视质量，虽然就单个项目而言，利润指数可能提高，但是因质量标准而付出的额外质量成本，既会增加成本支出，又会对企业信誉造成很坏的影响。工期成本是指为实现项目工期目标而采取相应措施所发生的一切费用。工期目标是项目管理3大主要目标之一，软件企业能否实现合同工期往往会引起成本的变化。我国软件企业常对工期成本的重视不够，虽然对项目工期有明确的要求，但对工期与成本的关系很少进行深入研究，普遍认为越早越好，有时会盲目地赶工期要进度，造成项目成本的额外增加。资金成本是指资金的一切费用。由于公司一般项目都是由公司提供资金支持的，因此每个软件项目很少考虑现金流的状况，以及项目投入给公司带来的资金压力和项目本身的资金成本。在以项目为主的软件企业中，项目收入是公司资金流入的主要来源，项目的支出也是公司资金流出的主要内容，所有项目的资金流扣除期间费用后就是公司的资金流。因此，项目的资金流对公司的资金会产生重大的影响。现金流是公司的血脉，特别是对于中小软件公司，如果项目的资金流出现问题，可能会导致公司经营的瘫痪和夭折。风险成本是指项目的不确定因素导致的项目风险。在项目成本管理中，很少考虑项目风险和潜在的风险成本，而风险一旦出现，会对项目的成本造成巨大的冲击。2软件项目成本管理中存在的问题的对策分析2.1树立全员经营意识，建立规范的成本管理体制软件企业必须加大对从项目管理人员到普通员工的经营教育，强化经营意识。根据公司和项目本身的特点，制定有针对性的项目成本管理办法和流程。这些管理办法应该是责任到人、切实可行的具有较强操作性的办法，使项目的成本控制有法可依、有章可循、有据可查。每个项目都要有成本控制的目标-项目预算，都要严格做wbs(工作任务分解)，在落实任务的同时，也要落实完成任务所需要的成本预算，并且逐级负责，层层落实。项目经理是项目成本管理的领导，这就形成一个以项目经理为核心的成本管理体系。同时用一定物质奖励去刺激，使每个人的工作、成本和项目的效益挂钩，彻底打破过去那种干好干坏一个样，干多干少一个样的格局，调动职工的积极性和主动性，使大家共同为项目的成本管理献计献策。另外，要做好项目的需求分析，真正了解客户的需求，尽量把客户的每一条要求量化、细化，并明确写入合同，避免以后因客户不断提出新的要求而增加项目成本。2.2加强项目过程管理和监控要进行有效的项目成本估算和预算。项目预算是项目分配资源的计划，也是控制的标准，在项目成本管理中具有重要作用。成本估算和预算是对完成项目各项任务所需要的资源成本的近似估算。在实际工作中通常有3种成本估算方法：(1)自上而下估算。项目经理利用以前类似的项目的实际成本作为基本依据，通过经验做出判断项目整体成本和各个子任务的成本预算。此方法通常在项目的初期或信息不足时进行，需要项目经理有较高的水平和经验。(2)自下而上估算。将项目任务分解到最小单位-工作包，对项目工作包进行详细的成本估算，通过各个成本汇总将结果累加起来得出项目总成本。由于项目相关人员都参与项目的预算，这种方法最为准确，同时避免预算争议，但是耗用的管理成本会相应增加。(3)参数估算。这是一种建模统计技术，如回归分析和学习曲线。此方法需要数据的积累，根据同类项目的管理状况和成本数据，建立模型，在遇到同类项目时可以直接套用。此3种方式可以根据公司的实际情况和项目的特点使用一种或同时使用。有效的成本估算和预算涉及到各方面的通力合作，需要项目人员进行有效的沟通。另外，即使最好的专家也不可能使预算和实际成本完全一致，因此项目应该预留一定的不可预见成本5%-10%，作为应急项目成本。2.3从质量成本、工期成本、资金成本、风险成本管理上要效益质量成本管理的目标是使4类质量成本的综合达到最低值。一般来说，质量预防费用起初较低，随着质量要求的提高会逐渐增加，当质量达到一定水平再要求提高时，该项费用就会急剧上升。质量检验费用较为稳定，不过随着质量的提高也会有一定程度的增长。而质量损失则不然，开始时因质量较差，损失很大，随着产品质量不断改进，该项损失逐步减少。因此，必须找到一个质量成本最低的点。正确处理质量成本中几个方面的相互关系，即质量损失(内、外部故障损失)、预防费用和检验费用间的相互关系，采用科学合理、先进实用的技术措施，在确保质量达到设计要求水平的前提下，尽可能降低软件项目成本。同时，不能单纯为了提高企业信誉和市场竞争力而出现质量过剩的现象，导致出现完成工作量不少，经济效益低下的被动局面。工期成本管理的目标是正确处理工期与成本的关系，使工期成本的总和达到最低值。工期成本表现在2个方面，一方面是项目经理为了保证工期而采取的措施费用；另一方面是因为工期拖延而导致的业主索赔成本，这种情况可能是由于外部因素引起的，也可能是内部因素所造成的，如停工、窝工、返工等，因此所引起的工期费用，可称为工期损失。一般来说，工期越短，工期措施成本越小；但当工期缩短至一定限度时，工期措施成本就会急剧上升。而工期损失则不然，因外部因素引起的工期损失，其损失额度相应较小，通常情况下不予赔偿或赔偿额度较小，该部分工期损失可不予考虑；因项目内部因素造成的工期损失，随着时间的推移、经验的积累会逐渐减少。综合工期成本的各种因素，就会找到一个工期成本为最低的理想点，这一点也就是工期最短并且成本最低的最优点。由于外部环境条件及合同条件的制约，保证合同工期和降低成本是一个十分艰巨的任务，因此必须正确处理工期成本的2个方面的相互关系。在确保工期达到合同条件的前提下，尽可能降低工期成本，切不可为了提高企业信誉和市场竞争力，盲目抢工期赶进度，增大项目成本，导致项目亏损。对于项目现金流的控制，可通过项目的财务现金流分析，判断项目资金收支的时间、资金亏口的时间，便于提前准备资金。同时积极从客户方催款，以便支付各种费用，使得现金的流入大于流出。产品投资项目可采用投资回收期、净现金流来控制。通过主动的风险控制，防患未然，避免和减少损失。根据拟建软件项目的具体情况，有选择性地进行经济模型盈亏平衡分析、敏感性分析和概率分析、合同控制等。软件项目的各种经济活动，都是以合同或协议的形式出现。如果合同条款不严谨，容易留下漏洞，造成己方蒙受损失时应有的索赔条款不能成立，产生不必要的损失。所以必须细致周密地订立严谨的合同条款。首先，要有相对固定的经济合同管理人员，并且精通经济合同法规有关知识，必要时应持证上岗；其次，要加强经济合同管理人员的工作责任心；三是要制定相对固定的合同标准格式。项目合同基本上有以下几类：软件开发合同、技术服务合同、采购合同、分包合同、劳务合同等。各种合同条款在形成之前应由业务部门参与定稿，使各项条款的内涵清