行政事务管理制度.doc

_行政事务管理制度1、目的对公司行政办公所涉及的各项事务进行规范化、标准化管理，提升员工的职业素养，树立公司的对外形象，实现员工管理的职业化，特制定本制度。2、适用范围适用于公司员工日常行政事务。3、职责3.1办公室负责本制度的归口管理，负责本程序的编制和修改3.2各职能部门是日常行为规范的直接管理部门和责任部门。3.3办公室为日常行为规范的检查和监督执行部门。4、工作程序和要求4.1日常行为规范4.1.1严格遵守公司考勤相关规定，在规定上班时间前到岗，按照规定的时间就餐。不得无故迟到、早退。4.1.2办公室内保持桌椅整齐，办公桌面保持整洁，除办公用品及资料外，不得摆放个人物品，办公柜文件夹摆放整齐，随时保持本岗位所辖范围的清洁卫生。4.1.3工作时间保持个人电话畅通，在办公区域因私打电话或接听电话应语言简洁明了。4.1.4不得在办公区域高声喧哗吵闹，不得在办公区域吃零食，闲聊，上班期间不得浏览与业务无关的书籍，杂志，网站和视频等。4.1.5参加公司各种会议，集会，应按时到会，不得迟到早退；如有特殊情况，要事先向主管请假，事后及时了解落实会议精神；会前手机关静音，重要内容做记录。4.1.6衣帽整洁，上班时间不穿奇装异服，拖鞋；女员工上班时间，化淡妆，不宜浓妆艳抹或戴过多首饰。4.1.7爱护公司财物，节约用水、用电，离开办公场所30分钟以上，必须关闭电灯等照明器具。4.1.8节约办公耗材和纸张等低值易耗品，按需领用。4.2接待规范4.2.1对待上司要尊重，对待同事要热情，处理工作时要保持头脑冷静，接待来宾时要笑脸相迎。4.2.2接人待物讲文明礼貌，对外来咨询人员要热情接待、态度和蔼，耐心倾听与答复。4.2.3会谈和会议期间要善于倾听，不随便打断他人讲话，不鲁莽提问，不问及他人隐私或公司秘密，不要言语纠缠不休或语带讽刺，勿出言不逊、恶语伤人。4.2.4与同行交谈时，要注意措辞，谦虚谨慎，注意公司形象，不应互相倾轧，要客观公正，不泄露商业机密。4.3日常办公管理4.3.1办公室人员严格履行职责 ，及时、准确完成所负责的各项工作，做到当天工作当天完成，不积压、不拖延、不失误。4.3.2办公室人员所负责工作要积极主动办理，办理过程出现问题及困难要及时向部门主管请示汇报，所有上级交办的工作，要及时向上级汇报工作进度，完成后需向上级汇报工作结果。4.3.3办公用品需计划采购，由办公室负责，本着实用节约的原则，个人根据自己的实际需要，签字登记领取；办公用品只能用于办公，不能移作他用或私用。4.3.4外出办理工作，原则上统一选择公共交通工具，事情确实紧急，需电话请示部门主管，经得同意后方可换乘交通工具，凭发票进行实报实销。4.3.5保守公司秘密及相关技术秘密，不准对外泄露有关经营，销售，单价，技术等机密，否则一经核实，根据情节严重情况处理，重者予以辞退。4.3.6为公司做出突出贡献者，公司视情况给予奖励。4.4办公用品管理4.4.1办公用品的申请和购买（1）各部门根据实际需要，向办公室报送月度办公用品使用计划，由办公室统一呈报主管领导审批。（2）工作人员根据需要和计划提出办公用品的购买申请，报部门负责人、办公室主任和总经理批准；购买金额大于10000元的需董事会批准。（3）经主管领导或董事会审批后，由办公室根据使用计划安排专人进行采购。4.4.2办公用品的领用（1）办公用品需求部门根据各自所需办公用品到办公室领取登记。（2）办公室对部门和个人领取的办公用品进行登记造册，以便盘点清查。（3）所有办公用品按月度计划采购领用，超出部分办公室有权拒发。4.4.3电脑的使用管理（1）严禁在电脑上从事与本职工作无关的事项，严禁使用电脑玩游戏。（2）严禁私自拷贝、泄露涉及公司有关机密的文件资料。（3）定期对电脑内的资料进行整理，做好备份并删除不需要的文件，保证电脑运行的速度和存储。4.4.4固定电话的使用管理（1）固定电话由办公室统一负责管理，各部门主管负责监督并控制使用。（2）固定电话禁止私人使用。（3）电话出现故障的可报办公室进行维修。4.4.5打印机、复印机的管理（1）为确保复印机的安全运转，工作时间以外必须关机。（2）打印或者复印完成后，必须及时取走文件，防止失密。（3）禁止打印或复印私人资料。4.4.6办公设备的盘点及报废处理（1）办公室负责对公司所有办公设备进行分类，并建立办公设备管理台帐，每半年盘点清查一次，作到账物相符。（2）在规定的使用年限期间，因个人原因造成办公设备毁损、丢失、被盗等，所造成的经济损失由个人承担。（3）对决定报废的办公设备，办公室应做好登记，在报废处理表上写清用品名称、价格、数量、及报废处理的其他有关事项。（4）报废品由办公室集中存放、集中处理，不得随意丢弃。4.5文件管理4.5.1文件收发（1）凡以我公司名义上报或下发的文件（报告、请示、纪要、通知、函件等），由办公室拟稿，核稿，核稿后送总经理签发。（2）发出的文件、传真应追踪落实对方是否收到，对没有收到的应及时进行补发或改用其他方式发送。（3）外出办公带回的文件及资料应及时向总经理上报或移交办公室，直接上报总经理的根据总经理指示办理，移交办公室的由办公室根据文件内容和性质向上级报告或指定专人、转交其他有关部门办理，并由办公室保留原件或复印件存档。4.5.2文件归档（1）公司所有文书、管理文件、记录由办公室按类别进行归档管理，按要求建立人事档案、行政文书、勤务文件档案等。（2）所有文件档案必须制定统一标识和目录，建立归档文件台账。（3）没有归档和存查价值的公文，或多余、重复、过期和无保存价值的文件经过鉴定和总经理批准可以定期销毁。4.5.3文件借阅（1）已交办公室存档的文件在借阅时应进行登记，所有文件如需外借或复印必须办理文件借阅手续，经总经理批准后方可借阅。4.6印鉴管理4.6.1印鉴用途和保管（1）公司所有印鉴（公章、法人章、合同章、财务章、发票章等）实行专人管理。（2）合同章：主要用于公司签订各类对外合同，盖章前须先到印章保管人处领取并填写印章使用登记表。（3）法人私章：法人私章由公司银行出纳保管，主要用于银行汇票、现金支票等业务，使用时凭审批的支付申请或取汇款凭证方可盖章。（4）财务章：由财务部经理保管，主要用于银行汇票、现金支票等需要加盖银行预留印鉴等业务或发票上使用，发票专用章主要用于发票盖章，发票专用章由财务部专人保管。（5）其他职能部门章，主要适用于各部门内部使用，已经刻制的职能部门章，由部门负责人进行保管并严格该章的使用管理办法。4.6.2用印申请和使用（1）各部门需要盖公章的文件、通知等，须到印章保管人处填写登记印章使用登记表，由经办人核准，并在印章使用登记表中签字。（2）特殊情况，可在“钉钉”中进行申请，相关领导批准后，由办公室进行办理。（3）严禁公章、合同章、法人私章独立带离公司使用，保管人如遇需带公章、合同章外出办事使用时，必须先报总经理批准。办理工商等年检等事务，需将表格带回公司盖章。（4）司高层领导因异地执行重大项目或完成重要业务，需要携带公司印章出差的，须经公司董事长或总经理审批并及时归还。（5）开具个人相关证明，需由分管副总经理以上担保签批后方能使用，如涉及到个人经济担保与证明时，原则上一律不予证明，其不良