办公文秘_秘书办会的工作基础知识

1,第四章秘书办会的工作,2,第一节会议会务工作第二节会谈会见工作第三节宴会庆典工作,3,大家谈,你参加过哪些会议？最喜欢的会议是？最不喜欢的会议是？,4,一.会议概述二.会务工作的原则和内容三.会务工作流程四.常用会议的组织程序,会议会务工作,5,会议是把人们组织起来讨论和研究问题的一种社会活动形式。会议具有决策、沟通和协调功能。（一）会议的要素形式要素：名称、时间、地点、议题、与会人员、会议方式、会议结果。内容要素：指导思想、议题、目的、任务、作用。程序要素：会议准备、会议开始、会议进行、会议结束、会议决定的贯彻落实。财务要素：会议经费、会议设备、会议服务设施。,一、会议概述,6,会议的十大要素(1)会议名称(2)时间(3)地点(4)议题(5)与会者(6)主持人(7)会议方式方法(8)会议文书(9)会议结果(10)会议费,7,（二）会议的种类1.按规模分：特大型（万人以上）、大型（上千人）、中型（数百人上下）、小型（数十人或数人）。2.按性质分：决策性（立法、党务、行政）非决策性（业务、动员、宣传、表彰、纪念、娱乐）3.按会议内容分：专题性、综合性。4.按时间分：定期和不定期。,8,5.按会议秘密程度公开、内部、机密6.按召开方式分：电话会、电视会、广播会、网络会。7.按会议级别：根据党政领导机构从中央到地方划分：中央级省市自治区县级乡镇级行政村级居民小组8.按出席对象分：联席会、内部会、代表会、群众会.,9,（三）常见会议类型1.办公会2.代表会3.座谈会4.专题会5.仪典会6.报告会7.学术会议8.记者招待会9.国际会议10.签约仪式11.电视、电话会议,10,公司常见会议类型经理例会与特别会议、员工大会、公司年会、股东大会和董事会、客户咨询会、展览会、订货会、业务洽谈会.新产品新闻发布会、联谊会、表彰会。,11,二、会务工作的原则与内容会务工作又叫会议事务，是指有关会议的具体准备、组织和服务工作。（一）会务工作的总原则准备充分、组织严密、服务周到、确保安全。,12,（二）会务工作的基本内容,1.组织工作2.文书工作3.生活管理工作4.安全保卫工作,13,三、会务工作流程,1.会前准备阶段2.会议进行阶段3.会议结束阶段,14,会务工作流程图（会前）,15,安排会议议程与日程会议议程是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。会议日程是指会议在一定时间内的具体安排。某公司销售会议议程表1、推选销售部经理的人选。2、年度销售活动的总结。3、有关销售问题的发言。4、下年度销售目标。5、销售人员的招聘和重组。,16,某股份有限责任公司股东大会日程安排,31（会前）,17,相关知识发通知应注意的事项一般的会议只发一次正式通知。有些会议需要发预备性通知，然后再发正式通知，这常用于与会人需做大量会前准备工作，如：准备发言材料或方案的会议。对于一些区域性、全国性乃至国际性会议，需要安排与会人员食宿和回程的，还要在发送会议通知的同时附上会议通知回执，以便会务人员安排接站和订购车、机票;发会议邀请函和请柬的方法，与发送会议通知基本相同。,31（会前）,18,制作会议证件代表证出席证会议正式证件列席证来宾证会议证件旁听证工作证会议工作证件记者证出入证会议证件的内容有会议名称、与会者单位、姓名、职务、证件号码等。有些重要证件还贴上本人照片，加盖印章。,31（会前）,19,会场的类型及布局（p219）小型会议室：椭圆形、回字形、T字形、“马蹄”型、长方形。,20,共青团上海政法学院第一届委员会第一次全体会议,21,共青团上海政法学院第一届委员会第一次全体会议,22,中型会议室。“而”字型、半圆型(弦月式)、教室型(课堂型),23,教室型,24,教室型,25,大型会议室。礼堂型(剧院式)、众星拱月型。,26,礼堂型,27,礼堂型,28,会场内外的布置：会标、会徽、台幕、标语、桌签、坐签、色调、灯光、气味、旗帜、花卉。,29,会标,会徽,31（会前）,30,问题：,1.怎样发放会议通知？2.怎样确定会议议题？3.会议议程与日程的区别。4.选择会议地点应综合考虑哪些因素?5.如何做好会场的布置工作？6.怎样制定会议筹备方案？7.会前检查工作包括哪些内容？,31,会务工作流程图（会中）,32,1.报到及接待工作与会人员的接送;会议交通工具的安排;与会人员返回时，车、船和飞机票的预订及购买;会议文娱活动的安排和组织;其他属于招待方面的工作。,33,案例：住房安排错秘书挨批评,某市召开工作会议，与会人员420人。为把会议开好，市委发出通告，要求各单位把人员名单提前报来，以便编组和做好有关的准备。会议秘书处接待科长，按领导要求和编印的名单一一安排好住宿并写好住房卡，领好房门钥匙。报到的那天，与会人员到报到处报到，拿到住房卡和钥匙就不需排队，也不拥挤，接待工作安排井井有条，与会人员赞扬，领导满意。会议接待人员正感到安慰时，突然有一位女同志到大厅报到处说：“怎么搞的？安排男同志在我的房间住？”引起在场的人哄堂大笑。这位女同志更为恼怒地说：“住房名单已印好，会后归档，我跳进黄河也洗不清。”接着又去找秘书处领导。会议秘书处领导很快就把张科长叫去，给予了批评。当场调整好住房，答应重印名单，才平息了这位女同志的怒火。会务工作流程图（会中）,34,3.做好会议记录会议记录的重点会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动；会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解；权威人士或代表人物的言论；会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论；会议已议决的或议而未决的事项；对会议产生较大影响的其他言论或活动。,会务工作流程图（会中）,35,4.会议信息工作确保会议期间信息的沟通1）做好会议期间信息的收集、传递、反馈工作.（1）秘书要多听、多记、多想、多算、多跑，全面搜集信息。（2）深入会议，掌握第一手资料。（3）注重对会议信息加工提炼，方便各方利用。（4）注重实效，并收集反馈信息。,36,2）会议期间的对外宣传,(1)妥善处理与新闻媒体的关系。(2)注意内外有别，严守单位秘密。(3)选择宣传内容应坚持对象、效果、时效、费用的原则。(4)收集媒体对会议的报道提供给领导.(5)为领导召开记者招待会提供资料。,会务工作流程图（会中）,37,7.会议保密工作（1）会前保密工作严格确定出席列席及会议服务人员。与保卫、保密部门取得联系，共同采取保密措施。会议印发的文件保密。选择会址注意保密。,38,（2）会中保密工作加强保密教育。加强文件管理。加强重要涉密会议管理。,39,（3）会后保密工作做好保密文件的回收工作。秘密文件通过机要通信部门递送。对会议驻地、房间、会议室进行检查。,会务工作流程图（会中）,40,8.会议后勤保障工作食宿管理迎送交通会议车辆做好财务管理会议的文化生活会议医疗卫生,会务工作流程图（会中）,41,问题：,1.会议记录的内容有哪些？2.如何做好会议期间的信息沟通？3.会议期间的对外宣传要注意些什么？4.会议期间值班、保卫、后勤保障工作有哪些内容？,42,会务工作流程图（会后）,43,会务工作流程总结,1.会前准备阶段拟定计划安排议题制定方案会前检查2.会议进行阶段签到协助领导控制会议进程会议特殊情况的紧急处理编写会议简报会议记录3.会议结束阶段与会人员离会会场清理编写会议纪要,会议结束阶段.ppt,44,四.常用会议的组织程序,领导层为发扬民主、科学决策、交流沟通、保证集体领导而召开的会议。这种会议主要是处理本单位日常工作中比较重要的问题，布置工作或研究一些带决策性的事项，党委会议、局务会议、校长会、董事会议、总经理会议、公司办公会议等，都属于这种会议。,45,（一）办公例会的组织工作【1】办公会议题的收集整理【2】准备相关材料【3】会议通知【4】会前检查安排【5】会议过程中的服务工作【6】会议后的相关工作【7】会议文件的管理,46,行政办公会议是各级领导为研究和处理日常工作、协调矛盾而召开的会议，也称领导办公会（如校长办公会，厂长办公会，公司办公会）。基本程序如下：议题安排发送会议通知做好会议记录撰写办公会议纪要议定事项的贯彻执行搜集信息，进行反馈,引例：,47,（二）大中型会议的组织工作【1】制定会议预案【2】会议文件准备【3】会议通知【4】会前检查【5】会间调度【6】会议结束和会后整理,48,【1】制定会议预案,1.会名2.会议时间3.会场4.出席范围5.会议票证6.会议筹备班子的职责分工7.会场布置8.主席台9.会议议程10.经费预算以上十项是一般会议预案的主要内容，有些会议还有选举、颁奖、集体摄影及其他特殊活动的安排，也应列入预案之中。,49,【2】会议文件准备,会议审议的文件材料应在会前数日分送与会人员审阅，让他们有时间准备意见，特别是研究工作方案、审议工作计划的会议，这一环很重要，会直接影响会议的效率。,50,【案例】,天地石化股份有限公司董事会召开会议，讨论从国外引进化工生产设备的问题。秘书小张负责为与会董事准备会议所需文件资料。因为有多家国有国外公司竞标，所以材料很多。小张由于时间仓促就为每位董事准备了一个文件夹，将所有材料放入文件夹。有三位董事在会前回复说有事不能参加会议，于是小张就未准备他们的资料，不想，正式开会时其中的二位又赶了回来，结果会上有的董事因没有资料可看而无法发表意见，有的董事面对一大摞资料不知如何找到想看的资料，从而影响了会议的进度。,51,【3】会议通知,1、会议通知七要素会名、会期、开始时间、地点、参加会议人员范围、入场凭证、筹办会议的联系单位2、会议通知格式（1）标题有完全式和省略式两种。（2）正文,52,【会议通知的一般体例】,通知兹定于月日（星期）午时在地点召开会议，会期天，参加人员为，凭入场，有关会议的具体事宜，请与联系（电话号码）。单位年月日,53,【会议通知格式范例】,厂关于召开工作会议的通知所属各单位：为了总结交流经验，研究分析存在的问题，进一步贯彻落实省、市工作会议精神，做好今年工作，经研究决定召开工作会议。现将有关事项通知如下：一、会议内容：二、参加人员：三、会议时间、地点：四、要求：厂年月日,54,案例1：一场会议分组名单引出的麻烦,庆康公司正在召开职代会，有数百人参加。听完总经理报告后，进入小组讨论。这时，却出了麻烦，不少代表，特别是特邀代表和列席代表不知道要到哪一组讨论。因为打印的分组名单上，根本没有他们的名字。一查底稿，原来打印人员翻重了页，秘书校对也草率从事，没有更正。一些特邀代表和列席代表以为是对他们不恭，纷纷离会而去，致使有些组无法进行讨论。,【4】会前检查,55,案例2：“僧”多“庙”少,庆康公司正在召开职工代表大会，有数百人参加。听完总经理报告后，进入小组讨论时却出现麻烦：有的小组向会务组反映会场太小，人坐不下；有的埋怨小组分组不合理。一时间怨声载道，不可收拾。原来会务工作组在划分小组时，打乱了单位编制，按人数平均分配，每组32人，但是会场却有大有小，有的小组坐进去显得很空，有的小组根本坐不下。由于打乱了编制，一个小组里人员互不熟悉，因此，讨论起来就显得放不开，气氛不够热烈，影响了讨论质量。,56,案例3：请柬发出之后,某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会，发了请柬邀请有关部门的领导光临，在请柬上把开会的时间、地点写得一清二楚。接到请柬的几位部门领导很积极，提前来到礼堂开会。一看会场布置不像是开表彰会的样子，经询问礼堂负责人才知道，今天上午礼堂开报告会，某机关的总结表彰会改换地点了。几位领导同志感到莫名其妙，改地点了为什么不重新通知?个个都很生气，都回家去了。事后，会议主办机关领导才解释说，因秘书人员工作粗心，在发请柬之前尚未与礼堂负责人取得联系，一厢情愿地认为不会有问题，便把会议地点写在请柬上，等开会的前一天下午去联系，才知得礼堂早已租给别的单位用了，只好临时改换会议地点。但由于邀请单位和人员较多，来不及一一通知，结果造成了上述失误。尽管领导登门道歉，但造成的不良影响难以消除。秘书在会议准备时应注意什么问题？,57,【5】会间调度,1.会议签到制度2.候会制度3.会议特殊情况的应急措施4.做好会议记录，写好会议简报5.大型集会的现场指挥,58,问题,在会议进行过程中要求奏国歌，可是音响一直没有声音，你该怎么办？又问：奏国歌时是一个变调的国歌舞曲，十分钟都没结束，你又该怎么办？,59,案例：小事也不应忽视,在某地一次地方和驻军联合召开的表彰会上，颁奖仪式正在进行。盛装的礼仪小姐在热烈的乐曲声中鱼贯出场，手棒奖品交给在主席台前排就座的领导同志准备颁奖。不知是太紧张还是太疏忽，有一位小姐竟然没有紧跟上，把应交给前面的一个部队首长的奖品，却递给了下一个位置的地方领导。而排在队伍末尾的礼仪小姐却为送不出奖品而惊慌失措，逃回后台。手上没有奖品的部队首长左顾右盼，未见礼仪小姐再送奖品，此时上台领奖的人又已登台，首长急得面红耳赤，最后干脆离席退场。由于少了一位颁奖人，领奖的人上台后，发觉没有给自己颁奖，只好尴尬地跑下台。而由于原定的颁奖顺序打乱，领导手拿奖品却找不到来领奖的人。一时间，你问我，我问他，你跟我换位置，他跟我换奖品，主席台上一片混乱，表彰会应有的庄严、隆重、热烈的气氛被这个小差错一扫而空，而且还造成了不良影响。虽然事后地方领导和会务工作人员一再向那位部队首长赔礼道歉，但此事始终都给双方心里留下了一个遗憾的阴影。,60,【6】会议结束和会后整理,1.会议内容总结2.会议纪要3.代表离会工作4.会议新闻报导5.会务经验总结等,61,大中型会议案例,落实上级重大决策，宣布本单位重大决策，布置重大任务，总结本单位工作，表扬先进等，都需要召开员工大会这样既可以沟通信