（计算机应用技术专业论文）基于群件系统的文档管理平台的分析与设计.pdf

基于群件系统的文档管理平台的分析与设计 摘要 本文首先介绍了知识管理的基本概念，结合项目管理，介绍了 相关的主要支持技术之群件技术，对于如何把知识管理和项 目管理结合进行_ 深入的分析，讨论软件企业中常见的知识流失问 题。 对于软件项目开发中常见的文档管理提出了一个可行的解决方 案一基于群件系统的文档管理平台，把如何规范地实施项目中的 文档管理作为该平台的主要关注焦点，介绍了该平台的需求和功 能。 本文详细讨论了基于群件系统的文档管理平台的结构设计和流 程设计。首先介绍群件系统d o m i n o n o t e s 的基本设计方法和元素， 由于d o m i n o n o t e s 系统上开发的有别于传统的高级语言开发，所以 详细比较了各个设计元素的特点，分析文档管理平台在设计l 的取 含，介绍文档管理平台的总体设计。然后从系统结构的角度，描述 基于群件系统d o m i n o n o t e s 上搭建的文档管理平台的静态结构，分 析平台各个设计元素的功能和职责，介绍系统的层次结构。本平台 使用了面向对象的设计方法，分析其中的基本对象模型，重点介绍 了该平台在结构方面的设计，对于安全方面的考虑提出了一个系统 的框架，同时给出了平台在实施方面的基本部署模型，对于不同应 刚环境的实施给了详细的讨论。为了更好的支持现有的软件项目管 理，提供了一系列预定义的工作流程，并详细讨论了流程设计，分 析相互影响。 作者在攻读硕士学位期间，与东信北邮信息技术有限公司的开 发人员密切合作，考察了在实际应用过程中需要的功能，分析实际 的项目管理中的文档管理中需要的功能支持和流程支持，设计和实 现一个可以应用的文档管理平台文档服务器。文档服务器是一 个j 力能。屯整n 勺义档锚理j r 台，基本功能包耕：纰彩吲 构1 1 ：理、项| i 伶理、角色锻理、文档审核工作流程支持、文献j 字、访问级别控 制、多样化的检豢功能、用户管理、系统支持功能等。文档服务器 经过近6 个月的试用，又经历过一次主要的结构调整和功能升级， 逐渐趋于实用，基本能够满足一般项目管理过程中对于文档管理的 基本需要。 本文在最后结合北京邮电大学程控交换技术与通信网国家重点 实验室的实施经验，讨论基于群件系统的文档管理i 乎台的优缺点， 总结相关经验，展望如何扩展其应用范围，给出了以后的演进方向 的建议。 关键字：知识管理文档管理群件系统流程管理d o m i n o a n a l y s i s a n d d e s i g no f ad o c u m e n t m a n a g e m e n t p l a t f o r m b a s e do ng r o u p w a r e a b s t r a c t i nt h i s p a p e r , t h e b a s e c o n c e p t s o nk n o w l e d g em a n a g e m e n ti s i n t r o d u c e di nb r i e fa tf i r s t ，w i t had e t a i l e dc o m m e n ta b o u to n eo fm a i n s u p p o r t i n gt e c h n o l o g i e s ，g r o u p w a r e s y s t e m t h e n t h e r ei sad e t a i l d i s c u s s i o n0 1 2s o f t w a r ep r o j e c tm a n a g e m e n tp r o c e s si nt h ef i r s ts e c t i o n w i t ht h e p r o b l e m s f o u n do n k n o w l e d g em a n a g e m e n t i n p r o j e c t m a n a g e m e n tp r o c e s s ，m a i np o i n t s i n t h i s a p p l i c a t i o n d o m a i na r e d i s c u s s e d ad o c u m e n tm a n a g e m e n tp l a t f o r mb a s e dg r o u p w a r ea r eb r o u g h tt o s o l v et h ep r o b l e m s t h eb a s ep o l i c yi sm a k i n gas t a n d a r dd o c u m e n t m a n a g e m e n tp r o c e s s i ns o f t w a r e p r o j e c tm a n a g e m e n t i n t h es e c o n d s e c t i o n ，t h em a i nr e q u i r e m e n ta b o u tt h ep r o b l e m sa n d t h ef u n c t i o no ft h e d o c u m e n tm a n a g e m e n t p l a t f o r m i sd e t a i l e dt a l k e da b o u t t h em a i np a r to ft h i sp a p e ri si n t r o d u c t i o n0 1 3s t r u c t u r ed e s i g na n d w o r k f l o wd e s i g no ft h ed o c u m e n tm a n a g e m e n tp l a t f o r m f i r s t ，t h i sp a p e r i n t r o d u c e st h ed e s i g ne l e m e n t so fl o t u sd o m i n o n o t e s b e c a u s eo ft h e d if f e r e n c eb e t w e e nt h ed e s i g ne l e m e n t sa n d t h eo t h e ra d v a n c el a n g u a g e ， t h e r ei sa p a r ti nt h ep a p e r t od e s c r i b et h ef u t u r eo fe a c hd e s i g ne l e m e n t s i nd e t a i l ab a s eo b j e c tm o d e li ns o f t w a r ep r o j e c tm a n a g e m e n tp r o c e s si s d e s c r i b e d ，u s i n go b j e c t o r i e n t e d a n a l y s i s a n d d e s i g nt e c h n o l o g i e s 1 3 e s i d c ss t l l t 1 c t u l e d e s i g n ，s e c u r i t y f r a m e w o r k d e s i g n a n d d e p l o y m e n t d e s i g na r ei n t r o d u c e di nt h e t h i r ds e c t i o n t h ew r i t e r a n a l y s i s t h e r e q u i r e m e n t o ff u n c t i o n s u p p o r t a n d w o i k f l o ws u p p o r to fd o c u m e n tm a n a g e m e n ti np r o j e c tm a n a g e m e n t ，w i t h t h eh e l po fd e v e l o pe n g i n e e r si ne a s t c o m b u p ti n f o r m a t i o ni n c a d o c u m e n ts e r v e ri sd e s i g n e da n di m p l e m e n t e d t h ed o c u m e n t s e r v e ri sa f u l l 。f u t u r ed o c u m e n tm a n a g e m e n tp l a t f o r m ，w i t ht h ef o l l o w i n gf u n c t i o n ： o r g a n i z a t i o nu n i t s1 1 q a n a g e m e n t ，p r o j e c tm a n a g e m e n t ，r o l e sm a n a g e m e n t ， d o c u m e n tr e v i e ww o r k f l o wm a n a g e m e n t ，d o c u m e n ts h a r e ，a c c e s s l i s t c o n t r o l ，c u s t o m i z e d d o c u m e n ti n d e xs e r v i c e ，u s e rm a n a g e m e n t a n d s v s t e mm a i n t a i nf u n c t i o n t h es e r v e rh a sb e e n u s e df o rs i xm o n t h s t h e n t h e w r i t e ra n ds o m ep e o p l er e d e s i g na n dr e i m p l e m e n tt h es e r v e rt o s u p p o r t m o r e a p p l i c a b l e f u n c t i o n s t h ed o c u m e n tm a n a g e m e n tp l a t f o r mh a sb e e nm a i n t a i n e df o raf e w m o n t h s m a n ya d v a n t a g e s a n d s h o r t c o m i n g s o ft h ed o c u m e n t m a n a g e m e n tp l a t f o m aa r ef o u n d a f u t u r ee x p a n s i o ni sd i s c u s s e di nt h e l a s ts e c t j o n k e y w o r d s ：k n o w l e d g em a n a g e m e n t d o c u m e n t m a n a g e m e n t g r o u p w a r es y s t e m w o n f l o w m a n a g e m e n t d o m i n o n o t e s 声明 y 5 8 。3 4 3 独创，i s t - ：( 或创新性) 声明 水人声明所呈交的论文是本人在导师指导下进行的研究j i 作及取得的研究 成果。爆我所知，除了文中特；, r jj j n 以标注和致谢中所罗列f r 9 内容以外，论文中 不包含其他人已经发表或撰写过的研究成果，也不包含为获得北京邮 = l 大学或 其他教育机构的学位或证书而使用过的材料。与我一同工作的同志对本研究所 做r g f 乇何贡献均已在论文中作r 明确的说明并表示了谢意。 申请学位论文与资料若有不实之处，本人承担一切相关责任。 本人签名：垂0 瞎裤日期： 汕斗斗2 同 关于论文使用授权的说明 学位论文作者完全了解北京邮电大学有关保留和使用学何沦文的规定， 即：研究生在校攻读学位期问论文工作的知识产权单位瞒北京邮r _ l l 大学。学校 有权保整并向困家有灭部门或机构送交论文的复印件和磁盘，允许学位论文被 查阅和借测；学校可以公布学位论文的全部或部分内容，可以允许采用影印、 缩印或其它 复制手段保存、汇编学位论文。( 保密的学位论文在解密厉遵守此规定) 保密沦文注释：本学位论文属于保密在年解密后适j 1 本授权抟。非保密论 文汁释：本学位 本人签名： 岢师签名： 田，适用本授权书。 瑚u r 缸2 闩 弘叶zr 北京邮 u 人学碳。t 擘位论文 基于群件系统的文档管理、卜弁的分析与设计 刖置 在过去4 0 年中，软件已经从特定的问题解决和信息分析l ：具演化为独 j z 的产、忆随着信息社会的到来和i n t e m e t 的普及，软件与社会牛广：的关系越来 越密切，人们对于软件的需求越来越大，更多的社会资源被用于软件丌发，软 件项目管理越来越受到人们的关注，与此同时也有了很多新的问题产生。 在软件丌发的实践过程中，软件及软件开发的特点逐渐被人们所认谚 ： 软件是无形，所以软件开发很多的时候是种智力活动，这个特征使 得软件丌发受丌发人员的技能和工具的影响很大； 以目前的软件开发管理能力和开发技术，很难开发出b u g f r e e 的软件， 所以各种质量保证方法层出不穷。 在研究软件项目的过程中，除了传统的软件工程外，研究人员逐渐朝着两 个方向发展：研究人们在软件开发过程产生的直接经验和间接经验，并对其进 行分类和管理，这个方向近年来比较流行的工作集中在知识管理上；研究软件 开发过程本身，定义软件过程的元素和特点，开发相关工具和技术，这个方向 有研究过程改进的，以c m m i 和i s 0 9 0 0 0 为代表，也有研究工具和技术的，如 i d e 、仂作丌发平台、群件系统等。 本论文是作者在从事软件过程改进方面研究和开发的部分工作内容和经验 总结，本文组织结构如下： 第一章是关于知识管理和群件系统的简介，介绍相关概念。 第二章从作者在科研实践经验中，分析项目开发过程中文档管理的需求和 特点，结合群件系统d o m i n o n o t e s 的特点，描述如何在项目管理中建设文档管 理平台。 第三章首先介缁群件系统d o m i n o n o t e s 的基本设讣方法和元素，由于 d o m i n o n o t e s 系统上丌发的有别于传统的高级语言开发，本章比较了各个设计 元素的特点，分析文档管理平台在设计上的取舍，介绍文档管理平台的总体设 计。然厉从系统结构的角度，描述基于群件系统d o m i n o n o t e sr l ：搭建的文档管 理平台的静态结构分析平台各个设计元素的功能和职责，介绍系统的层次结 构。 第四章的主要内容是说明基于文档管理平台的角色，说i ! j = | 该文档管理平台 的流程设计，描述不同场景下系统的工作流程，各个设计元素与用户交互的过 程，对于如何实现文档管理的多项功能的实现机理进行描述，剖析系统动态结 构，并详细拙述了平台的系统管理功能。 北京邮i 乜人学程| 空交换技术与通倩网飘隶重点实验室 北京l | i | j i u 人学琐i 。学位论文拱于群件系统的殳档锻+ 理，r f 的分析j 设计 讹fl 章l ：要的内窬是关于在建设该平台时的测试功能，l j lj 1 ：行礼：1 史践过 程受到软件过程改进和极1 5 i 迂编程的影响，为了保证平f 巾0 j 力能稳定= f i l u 川，专 门设计j - 相关的测试方案，本章主要介绍相关设计，讨论实践小采川的测试乃 方法，分单元测试、系统测试、性能测试三种测试实现，收集棚关数据，比较 这三种测试的特点和发挥的作用。 第八章总结改平台的实施和建设，分析其成功和失败的地方，同时给出该 平台下一步演进时的注意事项，讨论可扩展的方面。 北京邮电大学程挣交换技术j 通信网国家霹点实验室 坐堡韭坐尘兰堡上兰丝竺苎一一一一 苎兰篓! ! ：墨堑塑茎塑! ! 型：l 二鱼塑坌堑尘丝堕 i i 知识管理 第一章概述 在知识经济即将到来的今天，企业已经开始认识到他们最宝贵的资产和资 源是g m i j ，知沮已成为推动经济增长的动力。早在8 0 年代，保罗罗默教授就 曾提出了经济增长四要素理论，其核一心思想是把知识作为经济垧长最重要的要 素，他认为：首先，知识能提高收益；其次，知识需要投资：笫三，知识与投 资存在良性循环关系，投资促进知识，知识促进投资。现今，企业的价值已不 在于拥有多少厂房、设各和产品，而在于知识产权、客户的信赖程度、与商业 伙伴合作的能力、电信基础结构，以及雇员的创造潜力和技能等，公司中最大 的资产就是继资本、劳动之后脱颖而出的“第三资源”知识资源。 1 , 1 1什么是知识管理 知识经济是以知识为基础的经济，是建立在知识的生产、分配和使用之上 的经济。在知识经济时代，知识是企业最重要的战略性资源，知识管理是企业 面临的新挑战。目前，对于知识管理的描述有多种，笔者认为最好的应属卡 尔费拉保罗的提法，即“知识管理就是运用集体的智慧提高应变能力和创新 能力，是为企业实现显性知识和隐性知识共享提供的新途径”。简单地说，知 识管理就是企业对其所拥有的知识资源进行管理的过程。而如何识别、获取、 丌发、分解、储存、传递知识，从而使每个员工在最大限度地贡献出知识的同 州，也能享用他人的知识，是知识管理的最终目标。 当今国际管理信息发展的三个趋势是：从信息管理走向知识管理、从信息 资源丌发走向知_ i _ j 资源丌发、由客户机朋务器结构走向i n t e r n e i 结构。知识管 理和信息管理的瑟本区别见表1 。 表一一1信患管理和知识管理的对比 信息管理知识管理 1 f 管理对象信息信息、知识i i 表现形式结构化数据库、非结构化文档等除此之外，还包含隐性知识 j 北京邮i 也人学程控交抉技术与通信罔嗣系重点实验室 北京邮i u 人学删。1 。学位论文基于群件系统的文档管理甲赍的分析与设计 i 舒理r 段信息收集、存储和使用知l t l 姆i 产、分i 、戍川和创新 f 钳叫r ff 的信息集成、挺t 国效率知汉应j f j 、例外处州、i p 务创新 镑理思想把事。f 肯做好更快地把习j 做好和做l ：确的_ ( 知谚 管理则是信息管理的延伸和发展，信息管理只是将各种 牛样的信息以 一定的方式：7 _ 总、组织起来，方便人们利用计算机进行查j = i ! j 和检索，然而，如 何山信息产： i - 女h 识，目p 如何利用数据信息取得知识、再利用知识获得最大的利 润或效益，这已经上升到1 一个新的层次。知识是由信息而来，它是通过对信息 的提取、识别、分析和归纳转换而来的，故信息管理是知识管玛! 的基础，知识 管理则是信息管理的延伸。 知识管理是通过一组问答序列，即解决方案的集合寻找和识别与问题有关 的关键性信息，并将这些信息进行提取，形成对某一问题的专门知识，作为决 策的依据。在信息社会和知识社会，信息、知识和一些专门的技巧是获取利润 的工具。知识管理是把信息转化为知识，用知识指导决策付诸行动，再将该行 动转化为利润。 1 1 2知识管理的内容 我们常说的知识大致可以分为四大类：即k n o w w h a t ( 知道是什么的知 识) ，是指关于企业事实方面的知识，例如企业有多少员工、产品用的什么原 料、企业的主要产品等；k n o w w h y ( 知道为什么的知识) ，是指明白企业生产 的原理和规律，比如为什么选用某种原料、为什么生产某种产品而非另外一种 等：k n o w h o w ( 知道怎样做的知识) ，是指做某些事情的技术和能力，比如熟 练工人操作机器的技术等；k n o w - w h o ( 知道是谁的知识) ，是指在工作过程 中，知道如果出现了问题应该请教谁。 一个企业的知识链通常包括知识的识别、知识的获取、知识的开发、知识 的分解、知识的存储、知识的传递、知识的共享以及知识产生价值的评价等环 节，在这个知识链上，形成了一个知识链，如下图所示。 4 图一1 知识链 北京邮电大学程控交换技术与通俯峭围家承点实验室 北京t l l l lj l , 人学碳i j 学位论文 基于群件系统的文梢荫删i 秆的分析j 改 知u 铤删火投包括以卜j6 个内容： l i i , j 理的基础措施：它是知识管理的支持部分，如关系数j ：( i ：库、生 以库、多库协调系统、网络等基本技术手段以及人r 1 人之蜘的各利t 联 系渠道等； 企业业务流程的重组：其目的是使企业的知识资源更加合理地在知识 锰l 形成畅通无阻的l l - i , j 4 流，让每一个员工在获取j q k 务有关知识的 同时，都能为企业贡献自己的知识、经验和专长； 知识管理的方法：内容管理、文件管理、记录管理、通信管理等； 知识的获取和检索：包括各种各样的软件应用 ：具，例如智能客体检 索、多策略获取、多模式获取和检索、多方法多层次获取和检索、网 络搜索工具等； 知识的传递：如建立知识分布图、电子文档、光盘、d v d 及网上传 输、打印等； 知识的共享和评测：如建立一种良好的企业文化、激励员工参与知识 共享、设立知识总管c k o 、促进知识的转换、建立知识产生效益的评 测条例等。 员工可以利用该系统阅读公报和查找历史事件，并且在需要交流时彼此在 虚拟的公告板上相会。例如在售后维护过程中，由于产品更新换代非常快，往 往维护手册滞后于产品的更新。为此，企业可以利用知识管理技术，将每一个 维护工程师的经验、技术、诀窍和与客户交往的技巧等集中起来，形成一个知 l j 库，由大家来共享。 1 1 3知识管理的实施 为使知识管理活动顺利开展，也将知识管理实施方法论落到实处，还得有 一一些基本支撑。策略、组织、预算、激励、社区、技术和评估，将成为知识管 s ! t t f i ；j 七个支柱。 支柱：策略。在实施知识管理时，需确立知识管理的导入策略。由于知 u 铃理只有同企业的战略和业务紧密结合爿| 能真正发挥作用，可以说，策略就 是要制定知识管理“从业务中来，并到业务中去”的总体规划和蓝图。 支柱二：组织。如果企业内部对知识管理的远景、价值及其导入流程看法 才i 一，将会阻碍知识管理的导入，策略解决了这种总体认知上的问题，但为了 保i i f 认知能够贯彻下去，还需要有组织的保证。 北京邮i u 人学程挡交换技术与通俯列国家重点实验室 垡型坠堡苎兰堡土兰些丝兰一 苎主壁堡墨竺塑兰塑筻型羔鱼塑坌堑兰丝盐 支柯j i ：预钎。预瓣：对如识管理实施的重要性是黟斫埸她的，其一方h i i 表 现为坚n 充足的资金保i i ：，另一方i 自j 表现为在实施知谚蛉 i ! i l 资源的合删规 划。 支柱四：激励。很多情况下，组织能够为知识管理提供，预算保障，并比 较顺利地实施，但最后却发现只有很少员工实际在用它。因此，知识分享的激 励机制，是知识管理实施中的非常关键的问题。 支柱五：社区。通过考察知识管理先行者，人们发现，不管他们的知识管 理目标如何，他们都采用了一种共同的知识管理方法，即建破c o p ( 知识社 区) 。这是因为，知i 管理主要是通过知识的分享而达到价值倍增效应的，而 社区显然是实现知识分享的最直接方法。 支柱六：技术。在这个环节，目标是实现知识管理需求和技术平台能力的 匹配。首先，需要对知识管理技术、目前市场上的知识管理平台有个有个清楚 的了解。其次，根据自己的明确需求和具体的业务流程来选择相应的知识管理 模式和平台。 支柱七：评估。要建立对知识管理实施过程进行跟踪和评价的机制，通过 评估和反馈来指导和调整实施过程。 1 2 软件项目管理 一般将项目管理分为两个部分，即软件项目计划( s o f t w a r ep r o j e c t p l a n n i n g ) 和软件项目跟踪及监控( s o f t w a r ep r o i e c tm o n i t o r i n ga n dc o n t r 0 1 ) 。 软件项目讣划的目的是为完成软件工程和管理软件项目制定合理的计划。 软件项目计划包含估计待完成的工作，建立必要的约定和确定进行该工作的计 划。软件计划计划首先做出有关待完成的工作和其它定义及界定软件项目的约 束和目标( 由需求管理关键过程区域的实践所建立的) 的陈述。软件计划过程 包括以下步骤：估计软件工作产品规模及所需的资源，制定时问表，鉴别和评 估软件风险和协商约定。为了制定软件计划( 即软件开发计划) ，可能需要重 复地通过这些步骤。该计划提供完成和管理软件项目活动的基础，并按照软件 项目的资源、约束和能力，阐述对软件项目的顾客作的约定。 软件项h 跟踪和监控的目的是建立对实际进展的适当的可视性，使管理者 能在软件项目性能明显偏离软件计划时采取有效措旌。软件项目跟踪和监控包 括对照已文档化的估计、约定、和计划评审和跟踪软件完成情况和结果。基于 实际的完成情况和结果调整这些计划。软件项目的已文档化的计划用作跟踪软 件活动、传送状态和修订计划的基础。管理者监控软件活动。主要通过在所选 出的软件工作产品完成时和在所选择的里程碑处，将实际的软件规模。工作 6北京邮电大学援控交接技术与通信辫周容重点实验室 北京邮i 乜人学硕t 学位论文 基于群件系统的义档鹳。理卜f 的分析j 改计 划，、成本和时问袭与划柏比较，来确定进展情况。、1 确定术兜小4 j ：什项l | 划时，采取纠j f i 措施。这些措施可以包括修订软件丌发计划以反映宴勘、的完成 情况和重新计划遗留的工作或者采取改进性能的措旋。 除了以上两种活动外，项t = l 管理还需要一些其它辅助活动的支持，如测量 分析、质量保证、配置管理、需求管理等，其中配置管理是个蜒础p f ：的支持 活动，起着不i q 或缺的作用，并随着项目的规模的增大，作用变得更为明显。 配置管理包括标识在给定时间点上软件的配置( 即选定的软件1 作产品及 其描述) ，系统地控制对配置的更改、并维护在整个软件生存周期中配置的完 整性和可跟踪性。置于软件配置管理之下的工作产品包括交付给顾客的软件产 品( 例如软件需求文档和代码) ，以及与这些软件产品等同的配置项或生成这 些软件产品所要求的产品项( 例如编译程序) 建立一个软件基线库，当软件基 线形成时就将它们纳入该库。通过软件配置管理的更改控制和配置审计功能， 系统地控制基线的更改和那些利用软件基线库构造成的软件产品的发行。 1 3 群件系统 1 3 1群件的概念 群件( g r o u p w a r e ) 是帮助工作团队协同工作的软件。一般包括电子邮件、 文档管理与工作流应用等几大部分。由于实现了对非结构化信息的管理和共 享，群f b x i t 组织来说就意味着一种高效的协同工作手段和公司战略级的解决方 案，从而成为知识管理的基础技术之一。目前著名的群件系统产品主要有i b m 公司的d o m i n o n o t e s 、n o v e l l 公司的g r o u pw i s e 和m i c r o s o f t 公司的 e x c h a n g e 。 群件系统发展的动力是在i n t e m e t 环境下将电子邮件、会议、文档管理、工 作流、调度等方面的功能与w w w 结合起来，使成员在世界各地可通过 i n t r a n e t 实现知识的交流共享，实现工作协作。而群件在企业内部网( i n t r a n e t ) 上的应用与发展更使得群件产品的更新飞快。它不仅支持组织员工之间的协 作、信息交流和r 作进程协调，而且还能方便地支持成员问问题研讨，从而使 作组成员能够真丁f 高效系统地工作。 群件产品与i n t e r n e t 相结合使得其威力更加强大。移动计算的功能使得它不 但支持公司员工之间的协作、信息交流和工作进程协调，而且还能方便地支持 成员阃的问题设计和知识共享从而使工作组成员可以真正高效地协同工作，并 极大地释放了通信、协作与协调的力量，成为公司知识管理的一个基础技术和 有效工具。 北京邮屯人学程控交换技术与通信嗣弱寒重点实验室 7 群件从功能l ：。定满足“3 c ”要求，即满足通汛( c o m m u n i c a t i o n ，个人 或组织问的信息f 递) 、合作( c o l l a b o r a t i o n ，工作纠队小的信息兆字) 及| ! f 】、作 ( c o o r d i n a t i o n ，q p 务过程自动化与协调) 的要求。 1 3 2 群件在知识管理中的重要作用 随着群件系统的发展，摆脱了原有简单的信息交换功能，逐步扩大应用范 围，并为更多的标准和应用提供支持，使得群件技术可以很好地支持企业知诌 管理的建设，成为相关地基础性技术之。 群件适应客户机服务器体系结构，使得它和传统的e m a i l 系统相比，在 c l i e n t s e r v e r 环境下进行电子邮件传输更易于管理，易于共享并具有更高的效率 和安全性。 群件具有灵活的可伸缩性和足够的安全性，可以适应公司规模和管理结构 的改变，例如公司新增加部门、原有机构扩容或合作伙伴进行直接的信息交流 等。 群件可以降低基础设旌建设费用，群件的通信基础设施提供了全面完整的 网络管理工具，用户无须增加其他的通信处理组件，因为后者不仅需要额外的 购置费用，而且带来了培训、系统管理和维护方面的丌销。 群件能够提高与其他应用性系统的联结，使之成为公司的信息中心。 群件提供存转路由( s t o r e a n d f o r w a r dr o u t i n g ) 和邮件转发代理功能，这 些功能可以保障网络系统具有较高的容错性和邮件传输效率。例如一条线路不 通时，系统可以自动从其他可选信道中选取一条最佳线路进行拨号或连接。 群件提供可扩展、可复帛的目录管理机制。目录是电子邮件系统的最基础 的组件之一，它齐心协力和维护有关整个系统的各个用户、用户群组逻辑用户 ( 又称角色) 、服务器地址以及服务器连接等重要信息，良好的目录管理机制 对于保障系统安全可靠地运转具有相当重要的意义。 群件具备系统j 监控和管理功能，可根据管理对象的不同，在集中管理和分 散管理之间进行折衷，可以全面、自动地监控系统各个组件的运行情况，并向 各级管理员提供充分的系统维护工具。 群件提供了跨操作系统的平强和跨网络的伟输协议，这。点在公司机构高 速和跨部门、跨公司通讯与数据交换时相当重要。 另外群件的文档管理系统对于知识管理也有十分重要的意义。以i b m 公司 的文档管理系统为例，它的d o m i n o d o e 提供了一个管理文档的平台，这些文档 包括广泛的信息类型，从纯文本和平面图像到3 d 、音频和视频元素，它没有强 加给用户一个编辑系统，而是让用户选择自己喜爱的工具来编写文档。 8 北京船屯大学摆拉交换拄术与趣佾罔国采重点实验室 北京邮l 乜人学硕。i 学位论文 基于群件系统的文档管理卜f 的分析! j 设计 1 4 小结 个食、i k 的知u 管理通常包括知识的识别、知识的获墩、知口 的丌发、知 识的分解、知识的储存、知识的传递、知识的共享以及知识产生价值的评价等 环竹，在这个知以链上，形成了一条知识流。 简而言之，针刈偏重丁软件开发的项目管理，其中知以管理的具体方式就 是将项目和各人的知识产权和其他无形资产汇总成电子文件放在公用的网上， 彤成。个知弘 库，随叫可供查阅。该知识库需要一套系统来支持和服务，以及 些基本的安全措施和网络权限控制功能。 企业高级管理人员始终都想解决如何传递知识的问题。过去往往聘请一些 才思敏捷的人，让他们互相传递信息。随着技术的进步，知识共享的趋势愈加 强烈，共享知识的过程已经变得更加易于管理。为能使企业更好地管理其知识 资源，有些公司已经开发出了相应的产品知识管理工具，帮助企业用系统 的方法来管理知识和信息，满足企业适应新环境的需求。 本文的主要目标是为指导当前软件开发的项目管理实践，关注于在项目管 理过程中精神财富文档的管理，结合知识管理和软件项目管理的特点，构 建一个能够应用于实际的文档管理平台，其主要使用的技术是基于i b m 公司的 d o m i n o n o t e s 群件系统。 北京邮也人学程控交抉技术与通信网回家重点实验宣 9 北京邮f u 人学硕l 学位论文 基十群件系统的文档舒理，卜台的分折勺设计 第二章文档管理平台介绍 2 1 文档管理平台需求介绍 平台的建设在初期进行了需求分析，明确需要解决的问题。为此在实验室 和合作单位的配合下，作者进行了调查和分析，总结本文梢管职平台需要解决 的问题如下： 不同的部门和不同的用户操作平台不统一，给信息管理造成不便； 不同的项目和不同的信息，操作界面不统一，给信息交流造成不便； 项目之间沟通、协调效率低下，存在流程不清、更新不及时、文档管 理不规范等问题； 企业项目和信息管理缺少统一规划，存在重复建设问题； 不能做到“随时随地”获取需要的知识； 企业电子文档众多，管理混乱； 员工的流动带来的企业知识流失严重； 市场的变化和激烈的竞争，要求不断地提升员工能力； 把企业变成一个学习性的组织，迫切需要信息系统的支持。 在对收集到的问题进行分析，得到更明确的认识，一般来说，系统需要支 持的不同的工作类型。对于那些工作频度比较高的常规性工作，多使用运作性 知识管理技术；而对工作频度相对较低但工作复杂度较高的非常规或创新性工 作，则更强调，钱术性知识管理技术的应用。目的都是为了提高各种类型工作的 效率和效果，能够将复杂工作简单化，使其成为一种常规性工作。 结合技术和应用过程考虑到两个维度：一是技术成熟度的高低；另一是技 术聚焦点的变化，这样就得到了知识管理技术的成熟度矩阵，它既能使我们认 消、均 狮的技术状况，又可以使我们看到技术的未来发展，如图二一1 所示。知泌 镎理技术不是个静态的概念，而是在应用中得到不断应_ = j 和发展的，根掘实 际的j 要和问题的特点决定适合的技术和关注焦点。 北京邮t 乜大学程拄交换技术与通信喇田寰重点实奠室 北京邮i 乜人学硕i ：学位论文慕于群件系统的文档管理、卜台的分析与设计 图二- 1知识管理技术矩阵 文档管理平台的最终目标是以项目信息管理为核心，结合已有的企业管理 过程，集成了工作流、邮件、目录服务、i n t r a n e t 信息管理的一体化系统。这一 系统初步实现考虑以下方面： 企业文档管理：包括公司级和项目级文档的统一管理； 工作程序管理和远程工作协作； 文件审批和审批记录的管理； 项目信息查看，项目基本管理； 办公自动化o a 。 2 2 文档管理平台功能介绍 2 2 1功能结构 文档管理平台的功能结构如下图所示，主要分为：统一的知识管理、知识 查询获取、权限控制、流程管理、知识积累与挖掘和知识门户。 北京邮电大学程控交换技术与通信网国家重点实验室 型堡堂皇查兰型二! = 兰堡堕一 一 茎王壁壁墨竺塑；墨塑筻墨：! 鱼塑坌堑皇墼生 查 询 获 取 图二_ 2 平台功能结构图 统一管理知识：集中统一管理企业的全部智力资产，建立知识之间的 联系，避免由于知识分散而导致的知识流失和管理混乱现象 知识查询获取：提供方便的知识查询检索工具，让您轻松获取您需要 的知识 权限控制：提供多层次的知识访问权限控制，让您在知识的共享和知 识的控制之间，得到最好的平衡 知识流程管理：管理受控文档的更改审批流程 知识积累和挖掘：通过各种手段对知识评分、交流、讨论，产生积累 知识，挖掘知识 知识门户：从特定角度，个性化的组织发布知识方式，建立知识联 系，方便某类的信息查询。包括：专家知识门户、项目知识门户、客 户服务门户、个人知识门户、知识库门户等。 管理与项目相关的过程知识，重在的协同工作，这时对权限设置比较高的 要求，以便能够合理的、安全的管理系统，同时为使用人员提供个舒适的工 作环境。 北京邮电大学程控变抉掉术与通信固勇赛熏摩塞殓宣 兰生型坐坐苎型型兰型塑竺墨一 苎壁堡墨丝唑苎堂篁些：! 鱼塑坌堑! ! 墼塑 2 2 2 功能描述 文档符驯平台的j ：要功能是：统一存放软件开发过烈，f j f j f 投术史f ! - ，为各 种资料提供共享、严台，内建项目管理过程中需要的文档许删流榭，从项目文档 的以别、收集、分析、指派1 【 责、评审等多个角度支持项内发西j 文档，以刁i 问的形式和级别建立文档共享，为大家分享经验提供平台。 下瓶是主要功能： w e b 访问 项目文档管理 项目管理功能 用户会话管理 企业文档共享管理 文档发粕管理功能 条件搜索 系统管理管理 - 日志管理：记录用户的各种操作，包括读写删； 账户管理：创建删除用户账户； - 更改用户权限； 备份：数据备份设计备份 建立保存完好的管理文档和技术文档，使项目建设立有据、成有献。文档 管理成功与否对项目顺利执行至关重要。 2 2 3 权限描述 文档是系统的基本管理单元，相应权限也以文档为主要区分点，系统中的 权限如下表所示，基于常见的权限管理办法，每一个文档的权1 5 艮独立，但是也 可以把一。群相关文档归为一组，按组来管理权限。每一种权限就是一个原予权 愀，通过原子权限的划分，明确平台访问的限制，每一个权限都有明确f 1 _ i 使用 场所，管理者通过权限的分配完成文档信息的分级控制。 表= 一1权跟级别描述表 级别权限 浏览权可以以网页的形式浏览文件，但是不能下我陔文件 查看权 可以查看页面内容，可以下载 添加权在某个目录下添加新的文档 北京弗电大学程控交换技术与通信嘲国家重点实验室 北京帅i u 人学形! t 。学位论文 摹于群件系统的义丰! ! j _ i 雕r f 7 的分析j 设计 修改权修改文档内容的权利 l 删除权删除文档 1 _ | _ f 批权发布文档 在平台：扣，h _ j 一个账号代表一位用户，系统中存有。张控制杈姒旧列袭， 对j ：不同的用户，对不同状态的文档，可分配不同权限，何如p 我所示预定义 的权限策略( 可定制) 。 表二- 2 角色权跟矩阵 私有可见待审发布 公丌 浏览者 浏览查看、浏览 成员查看、浏览 所有者 评审外的所有权限 管理员 全部权限 评审人 评审 2 3 系统部署说明 如图二一3 所示是本平台的一个典型部署方案单元，其中服务器则是本平台 的x 辚，= i = 卜操供了文档管理的服务，便于用户通过c s 模式来访问系统。 图二3 平台网络拓扑图 通过把服务器和维护工作站分离，可以尽最大可能把服务举的资源_ i = j 于业 务的计算上同时实现服务层和管理层的分离，可以灵活对应于组织的职责划 分。 北京邮l 也火学程控交换投术与通信网国家重点实验童 i s 北京邮也人学坝f ：学位论义 蒜于群件系统的史档斟理、r 卉的升析。j 滥计 缚个部署，丫j y 都有个删关相列应，作为网络护艘的接ff ，以实现文 j = 、】j 管蹦! 、r 台的九缝多级扩展。同fj , j 外部系统也可以通过例父删服务器棚耦合， 实现高层次的资源祭合 剐j 寸每一个部署单元对应一个项目级组织单元，= j ：! i ：硕if 僻- f ! l ! 过程- 1 1 ，使刚 与项臼管理相同的术话范畴来解决所遇到的问题，便于项u 哭活实施，建立定 制的方案，对应项目本身的职责权利分配，快速实现文档管删流程的搭建，同 时提供了一定的划分基础。 除了根部署单元外，所有其它的部署单元都有一个父单元，并受父茚元管 辖，当个新的单元加入系统时，需要经过父单元的认证，以保证安全，同时 避免管理上的无序。 基于文档管理的规模可大可小，所以部署方案遵循着；，j 扩展的原则，服务 器可以以树形结构建立，每个组织建一个根节点服务器，同时规划企业的组织 结构，可以参考行政划分，也可以参考流程划分，设置基本的根服务器节点， 不确定的节点可以随时扩充，一般情况下最少建两个服务器，作为主备份的双 机运行，保证系统的可用性，避免意外的发生，同时可以减低系统恢复时间。 同时在每一级的配置单元都可以利用网关，实现和外部系统的接入和接 出，同企业现存的c r m 、e r p 系统搭配使用，同时提供信息的整合，完善企业 信息系统的建设。 这种部署方案在安全上的考虑一个是借助n o t e s 本身强大的加密机制，实 现文档级和字段级的加密，在对安全敏感的节点可以实现账号信息托管认汪， 加强认证的严格性。 在对i n t e r n e t 开放的系统中，通过在网关上增加堡垒主机和防火墙防止黑客 攻击，在局域网内建设网络版病毒防火墙，控制病毒对系统的破坏。 分布在异地的系统可以通过隧道技术，来实现系统的整合，可参考的技术 还有虚拟局域网技术。 2 4 文档管理平台的特点 6 本平台具有以下特点： 容易安装，并能根据企业组织的特殊需要来量身订做，以达到最佳的 效益。 安全可靠，支持多种安全标准，通过各种加密技术防止非法访问； 大量运用标准的w 曲组件，很容易根据工作的需求进行臼定义。运用 w e b 组件技术简化用户的操作，减少了用户培训的时间和成本。 北京郜电大学程拽交抉技术与通蓿婀国寰重点实验宝 北京邮u 人学形! l 学位论义 綦于群件系统的文档管理、i 一竹的分析i j 设计 提供内部文护1 j 管理功能，企业员工可以使用w e b 或o f f i c ex p 发前j 、讪 浏和搜索文件i f i f 件项目等资料，并能够实施文档的多种i r 批流样。 i j 以和企业的m i s 系统或e r p 系统结合，及时获取财务、生产、阵 存、销售等信息。 2 5 开发平台介绍 本文主要关注于i b m 公司的d o m i n o n o t e s 产品，只是出于作者比较熟悉 该m t 台，其它平台应该能够完成同样的