实物资产管理制度.doc

实 物 资 产 管 理 制 度本制度所指实物资产是指固定资产中的设备类资产固定资产是企业的一项长期资产，其管理的好坏直接影响企业的生产效率和经济效益，加强设备管理具有十分重要的意义。现制定本制度，希各部门严格执行。一、 机构设置公司在采购部下设设备管理组，各部门设设备管理员（兼职）一名，设备管理员是本部门设备的负责人，部门经理是本部门设备的责任人。二、 工作职责设备管理组 建立及执行设备、工具、IT设备的管理制度 负责建立全公司设备的台帐、档案；登记设备的购置、大修、调拨、报废等事项。 协助财务副总审批设备、工具、IT设备的购置、维修、报废申请 负责公司设备、工具、IT设备的调剂、整合办法；及时掌握其运行情况，减低设备闲置的出现；对闲置及不充分利用的设备提出处理意见并执行。 定期进行固定资产的盘点，并及时将发现的问题向财务副总报告。部门设备管理员 负责登记本部门设备的台帐；当资产状况发生改变（维修、报废、改变使用部门、存放地点）时，及时办理审批手续，更改台帐并上报设备组。 随时将设备的运行和维修保养情况，登记在设备档案卡上。 配合设备管理组的年度清查工作；负责部门设备的平时清点工作。三、 固定资产的编码原则每一项固定资产应有一个唯一的固定资产编号。固定资产的编号由12位组成 类别代码 部门代码 顺序码设备类固定资产类别代码为04，细化为：01机器设备02电器设备03电动工具设备04文化办公用品05运输设备06空气压缩机设备07储气罐08调压设备09通讯设备10电子计算机及其外围设备99其他设备每一项固定资产应有唯一的卡片号，由于合资之前的部分设备有合并入帐的现象，比如一批购入5台电脑，当时入帐为一项设备，只有一个卡片编号（假设为2468），为了保证财务部帐目与实际情况能进行方便的跟踪记录和核对，设备管理组应重新对每一台电脑编号，分别为：2468-1，2468-22468-5对于操作工具类设备，由于它的价值较低，未形成企业的固定资产，财务作为存货核算，所以它的编码原则为 存货编码 部门编码四、设备卡片 卡片分为实物粘贴卡、档案记录卡，每一项设备设立一张卡片，在该项固定资产购建完成时设立，档案记录卡跟踪记录设备的购建、维修、报废等重要情况，直至该设备被清理。实物粘贴卡记载该设备固有的性质，包括名称、型号、卡片编号等基础资料。五、 购置、维修、报废时的具体操作 购置设备时遵照“CEA流程图”中的审批制度，并填写相应表格；设备管理组审批时应提出重新购置还是内部调剂的建议， 重新购置时若费用超过3000元应填写CEA申请表，内部调剂应由设备调出部门填写设备变动单。1)操作工具首次领用，必须是在领用标准范围内；换领必须以旧换新，旧工具执行报废流程，交由采购部处理后才能购置新工具。2)操作工具的领用标准与最低使用期限由部门经理统一制定与调整；如果各标准需变动时，必须由原制定部门提出，报设备组审核后才能下发、执行。3)领用工具时，领用部门填写“领料单”，注明用途和保管责任人，交部门经理审批后到设备组填写工具卡，凭工具卡和领料单到仓管员处领取工具。仓管员需在工具卡上注明“已领出”字样。4)工具卡分成上下部分，上部分留存设备组，下部分交回部门设备管理员，双方据以登记台帐。5)外购的新设备，业务员应将取得的发票交由财务作帐、存档，将保修卡原件交由部门设备管理员保存，复印件交由设备管理组保存，说明书、操作手册等其他资料交由使用部门保存。6)每月底，财务提供当月新增、减少固定资产明细表，设备管理组核对审批单后登记台帐，并将明细表发送各部门，各部门据以核对台帐。设备管理组制作、粘贴新增设备卡片。 除非是明显直接报废，部门应先执行维修流程，出来结果是报废才报废。 维修、报废时的具体操作遵照原“工具设备类资产维修及报废流程”中的审批制度，并填写相应的表格； 设备状况改变（改变使用部门、存放地点及其他事项）时，应填写：“设备变动单”，履行报批手续。并由设备组和相关技术部门现场验收设备的完好性；职工部门间调动、离退职前需经设备管理组验收设备、工具交接情况后，人力资源部门才能办理相关手续。四、 盘点 每月底各部门核对部门台帐-台帐和实物、卡片核对，保证帐物相符，每季末设备管理组台帐和财务部明细帐、部门台帐核对，做到帐帐相符。 每年6月底和12月底由财务部和设备管理组联合全面盘点，对盘点中发现盈亏的，应进行复查核实，查明原因。确属盘盈盘亏