会议活动协议模版.doc

会议/活动协议模版日期姓名公司名称有关：会议/活动名称及日期尊敬的（姓名）:您好！感谢您选择XXXX酒店举办XXXXX(会议/活动名称) 。根据贵方要求，我们拟定了以下意向书，希望得到您的确认。客房安排酒店将预留以下房间以满足贵方的会议要求：房间类型日期 ( xxxx 年 xx 月 xx日)789101112131415豪华房间10103520020020020020050豪华阁房间551520202020155总数(1230)15155022022022022021555房价房间类型房价/天豪华房间豪华阁房间单人/双人RMBRMB-以上房价须另加收百分之XX（XX% ）服务费及政府税-酒店将实际发生房费收入的百分之十(10%)作为佣金（不包括服务费及政府税），支付给XXXX。特惠条款 在会议活动期间， 每五十(50)间付费的客房, 酒店将提供 一（1）间免费房, 最多每天五 (5)间。 免费的房间仅限于正式会议/活动期间使用， （如2010年月11-15日）并不可兑换现金或折算成其他费用进行抵押。 酒店将二（2）间豪华房免费升级至豪华阁， 供会议期间的重要客人使用。 为重要客人提供 二（2）次免费往返机场接送。会议/活动安排 日期开始时间结束时间会议/活动名称场地摆台参加人数场地租金/餐饮价格会议/活动场地根据参加人数及摆台要求进行安排。如果与会人数发生变化，在场地允许并征得主办方同意的前提下，酒店将保留为此活动安排其他合适的会议场所的权利。以上场租费及餐饮报价是在此会议/活动的高峰日， 保证最低XX间客房预订的基础上的优惠价。如果客房使用数低于双方同意的最低标准，酒店有权更改以上场租费及餐饮报价。会议包价会议包价为每人每天RMBXXXX+（参加会议人数至少为每次会议XX人）。其中包括下面的各项费用： 全天会议室使用（上午9点 至 下午5点) 每日两次的会间休息茶点 中式/西式/自助午餐任选一种 免费使用投影机或投影仪， 或彩色幻灯机及10ftX14ft放映屏幕 一个白板/一个挂图板 汽水或饮用水(或软饮料)供选择 会议文具 薄荷糖/水果糖影音设备及餐饮报价详见音响设备清单和菜单服务费及政府税除非特别说明， 否则上述报价未包含XX%服务费及政府税。价格保密除非征得酒店正式书面授权，否则所有价格都不能直接或间接地向外界透露。（选择1）目前, 酒店可以满足贵方所需客房和会议/活动场所。但是， 我们还没有为贵方预留房间和会议/活动场所。希望贵方尽快作出决定, 以便我们为贵方及时预留房间及会议场地。接受预订时, 我们将遵循先到先得的原则。（选择2）以上房间和会议/活动场地的预订将保留至XX年XX月XX日。如果到此日期仍未能收到贵方签署的此计划书， 酒店有权将预留的房间及场地提供给其他客户。酒店将在收到贵方的确认后, 提供一份具有详细条款的合同。在贵方未确认之前, 若有其他客户需求同样时间的会议/活动场所，酒店会及时通知贵方，并给贵方在X个工作日的时间作出是否需要确认此计划书的决定。（选择3）贵方要求的会议/活动场地目前已预留给了其他客户，我们正在尽力与该客户进行沟通， 将在X个工作日内给予答复。同时，若有其他日期可以选择， 请务必及时通知我们。XX女士/先生， 期待尽快得到您的反馈。我们真诚希望有机会为您服务， 确保会议/活动的成功举行。需要任何其他信息