店铺财务管理规定.doc

.店铺财务管理规定目 录一.目的2二.适用范围2三.资金管理规定2四.费用报销的管理规定2（一）.费用报销的原则2（二）.各费用项目的具体规定2（三）.费用报销的总体要求5五.账务管理6六.附则6一. 目的为加强内部控制，规范公司各直营店铺的财务和资金管理，合理控制费用支出，特制定本制度。二. 适用范围本制度适用于公司直营的各会所店、商场店及奥莱店。三. 资金管理规定1. 公司各直营店铺实行收支两条线管理，除由商场统一收银的店铺外，所有自收银的店铺，其收银必须通过公司统一的收银系统进行，严禁系统外收款销售。2. 店铺如有现金销售的，如现金金额累计超过伍仟元时，店铺负责现金保管的人员应在第二天上班前办理汇款手续汇款到公司账上，如现金金额累计未达到伍仟元时，可在每周一将上周的现金销售款汇入公司账户。3. 公司出纳每天上班后将各店铺前一天的销售刷卡款项通过网上银行转入公司账户，各店铺的每日销单电子版应在第二天12点前发到公司财务人员。4. 各店铺实行备用金制度，所有零星费用支出均通过店铺的备用金支付，不得从销售货款中直接开支。店铺备用金额度根据店铺面积来确定，店铺面积在200（含200）以下的，备用金额度为2000元，店铺面积超过200的，备用金额度为3000元，备用金由该店铺的第一责任人负责保管。四. 费用报销的管理规定（一）. 费用报销的原则1. 每位员工都应以节约费用为己任，将费用控制在合理的范围内，并不断降低。2. 费用报销应以真实、合法的原始凭证作为附件，如无法取得合法的原始凭证而用白条作为原始凭据的，必须经部门总监在白条上签署确认后方可作为凭证予以报销。3. 只有因公司业务产生的费用，才能给予报销。（二）. 各费用项目的具体规定1. 日常固定费用：店铺租金及管理费、通讯费、税费、水电暖气费及其他经批准的月度固定费用等。日常固定费用由店铺事先提出申请，经审批流程批准后，公司财务部门将该款项汇款至该店铺店长，由该店铺店长缴付后取得相关凭证再填制报销单据进行报销。1.1 租金及管理费：租金包括直营店店铺的租金以及员工宿舍的租金，管理费是指由于承租物业而发生的管理费。租赁店铺及宿舍前须先申请，经审批后再与出租方签订租赁合同，经过正常审批程序的租金，凭出租方开具（或税局代开）的发票或收据进行报销。1.2 通讯费：通讯费指店铺因使用通讯设备、网络设备等发生的电话费、网络费、传真费等。店铺如因业务发展需变更通讯运营商或新增、升级网络，必须先进行事项审批，经审批程序批准后方可办理。通讯费凭运营商（或其代理商）开具的发票据实报销。1.3 水电暖气费：水电暖气费指店铺因经营需要而耗用的水费、电费和暖气费。水电暖气费应要求收费单位提供每次的起止数据，便于核对。经核对无误的水电暖气费用，凭收款方（或代收单位）开具的发票进行报销。2. 非日常固定费用：差旅费、市内交通费、业务招待费、礼品费、快递货运费、办公费、其他费用等。2.1 差旅费：差旅费报销标准及规定详见差旅费管理制度，并同时应符合下列规定： 2.1.1 夸地级行政区域因公出差，已填写出差审批表获批的，可以报销差旅费。2.1.2 报销时，报销单后必须付经审批的出差审批表。2.1.3 出差日当天返回的，不予报销住宿费。2.1.4 出差期间发生业务招待费用的，则当天的出差补贴相应扣减当餐补贴。2.2 市内交通费：指员工因公外出发生的在本市辖区内乘坐的各类交通工具的费用，包括公交车、的士、地铁、摩托车等费用。2.2.1 员工在辖区内外出办事，原则上乘坐公共交通工具（公交车及地铁），凭车票据实报销；如遇特殊情况，经区域经理批准后，可以乘坐出租车。乘坐出租车的，报销时应提供机打出租车票，严禁使用手撕车票。2.2.2 报销市内交通费时，应列表或在票据后注明起止地点、时间等信息。2.3 业务招待费、礼品费：指员工因公需要招待外单位人员发生的餐费、住宿费、娱乐费、礼品费等费用；以及店铺购买的用于招待客户的烟酒等。本费用本着“预算、申请、控制、合理、必须”的管理原则，凭真实有效的发票在批准额度内据实报销（必须先申请，经批准后才能使用）。2.3.1 业务招待费发生前须在钉钉办公软件中进行申请，得到批准后才能进行客户招待，否则该费用不予报销。业务招待费发生后，报销人须凭发票报销。2.3.2 申请业务招待费时，需在费用申请单中填写招待对象、招待时间、应酬事项、本公司陪同人员等简要情况，并附报销单据后作为附件。2.3.3 实物礼品凭购物发票及费用申请单报销，如属公司产品或货物，需经过出仓审批程序，财务凭出仓单和申请单进行会计处理。2.3.4 凡不属于公司的招待应酬费用，一律不予报销。如有弄虚作假，一经发现则全额扣减或限期退还公司，并视情节轻重给予经济和行政处罚。2.4 快递货运费：指店铺邮寄文件资料或运输货物发生的费用。122.12.22.32.42.4.1 货运费凭发票（收据）报销，报销时必须附货运清（运）单。搬运货物或物品临时请搬运工的装卸费、搬运费，金额较小，确实无法取得发票的，可以凭搬运工填写的收据报销，但必须提供搬运工的联系方式。2.4.2 快递费凭运单报销，报销时必须附运单原件。2.5 办公费：指店铺购买的办公用品或其他办公用具等费用。2.5.1 店铺购买店内所需的办公用品时，需取得相应的凭证（发票或收据），按凭据上所列金额据实报销。2.6 押金、定金：指店铺支付的抵押在对方的款项或店铺在采购过程中事先支付给对方的货款定金。2.6.1 押金、定金必须经公司正常程序批准后，与对方签订合同，根据合同条款支付，并将合同复印件及押金收据附在付款单据后。定金必须在首次支付租金时扣减，提前终止租赁合同的，店铺应及时通知财务部。合同终止时，店铺应跟进收回押金。2.6.2 交纳押金后，财务进行挂账处理，不得直接计入费用，押金单原件如期限在三个月之内的（含三个月）由店铺指定专人保管，押金期限超过三个月的，押金单原件统一交由财务部保管，店铺保留复印件。押金单保管部门应定期核对押金情况（每半年至少核对一次），因特殊原因，到期无法收回押金的，应由经办部门申请将押金转入营业外支出。2.7 其他费用：指店铺发生的除上述费用之外的其他费用。2.7.1 店铺的其他零星支出应取得相应凭据，并按凭据上所列金额据实报销。2.7.2 如店铺发生的其他费用单项金额超过300元的，需事先在钉钉办公软件中进行申请，否则该费用不予报销。费用发生后，报销人须凭发票或收据报销。（三）. 费用报销的总体要求1. 报销时间要求1.1 当月发生的费用原则上应在当月报销，最迟不得超过次月，以取得的发票（收据）日期为准，如超出报销期限，财务有权拒绝报销。1.2 店铺报销应按规定填写报销单，由店长初审签名确认后从备用金中支付款项，单据编写序号，按先后顺序号整理排列，编制店铺支出明细表。该表连同费用单据于每月13日和28日分两次寄回公司财务部门报销，财务部门收到店铺支出明细表和费用单据后进行核对，并及时补足店铺的备用金。2. 报销附件要求2.1 需要事先申请的事项或费用，必须将经公司正常审批程序批准的申请表等，附在报销单后。2.2 根据合同付款的，应在付款单据后附该合同的复印件（合同正文首页及有本次付款金额页）。3. 原始票据要求3.1 业务发生后应取得相关票据，原则上无票据的不予报销，如因特殊原因未取得相应票据的，由经办人书写书面说明，并由证明人签字证明，经部门总监签批后，方可作为有效附件给予报销。3.2 取得的票据内容须与经济业务相一致，如票据内容与经济业务不一致的，财务有权拒绝受理，特殊情况的，参照上条执行。3.3 对提供虚假票据进行报销的，财务部不予受理，并将情况上报公司领导。4. 报销单据填写规范4.1 费用报销及付款暂时一律填制费用报销单，借支款项使用借支单。4.2 报销时所附的原始票据，应由报销人本人在票据背面签名。4.3 报销单据的抬头必须填写报销人所属的部门，部门名称按公司组织架构中的标准名称为准。4.4 报销事由的填写应简明扼要，表达清晰，如月电话费用、月日月日店铺租金，并在备注栏填写附件（发票）张数；特别事项应以告示贴写清楚贴在报销单据上。4.5 报销单据上的内容一般不得随意涂改，报销金额（含大、小写金额）不得涂改且大、小写金额需一致，否则不予报销。4.6 交通费报销必须列明行走路线时间、地点、报销发票所列示时间、地点必须与行走路线相符，如不相符，财务有权拒绝受理。4.7 不符合以上规定的报销单据，一律不予报销，退回报销人重新整理。5. 粘贴规范5.1 原始单据必须用胶水粘贴在报销单后，个人的招待费、差旅费、交通费等各项支出，报销人应按填写顺序粘贴相关发票并在票据后作出相关说明事项。5.2 不得使用订书机装订报销单据。5.3 如所附发票太多，需分层次粘贴，且粘贴面积不超过填写的报销单的大小。5.4 单据粘贴时，正面朝上，金额栏向右。五. 账务管理1. 各店铺应指定专人负责与公司财务部的销售应收会