GW科技档案管理工作制度.doc

科技档案管理制度文 件 修 订 记 录版 本更换记录标 识换 页编制/更改审 核批 准实施日期浙江XXXXXXX有限公司科技档案管理制度SH/GW04-01责任部门：行政部管理制度浙江XXXXXXX有限公司科技档案管理制度SH/GW04-01责任部门： 行政部管理制度页次：1/81 目的 通过对技档案管理工作的范围、职责、归档及档案的保管期限等管理办法的规定，以保证档案的严肃性和有效的利用。2 范围 本制度适用于公司所有设计、工艺、检验和设备、基建等内部及外来技术文件的管理。3 职责31凡列入科技档案管理工作制度中归档范围的技术文件由行政部档案管理员办理归档手续。32技术质量部负责技术文件的控制和对各部门、车间技术文件管理的指导和检查；和各类外来技术文件的及时归档。33行政部档案管理员负责对归档技术文件的编目、装订、登记、做卷、保管和销毁。34有关技术资料、图书参阅：文件控制程序中的附件一技术资料、图书管理制度4 工作程序41 各类技术文件的归档范围。411 设计和工艺文件4111全套设计图纸总图、略图（原理图、系统图、总装配图、部件装配图、零件图、安装图、外形图、包括设计图）。4112全套设计图纸的计算机备份（光盘）。4113设计文件、设计任务书、产品标准或技术条件、技术设计说明书、标准化审查报告、试验大纲、试验报告、文件目录、图样目录、明细表、通（借）用件汇总表、外购件汇总表、标准件汇总表、使用说明书、装箱单、型式试验报告、试制总结、（设计、工艺、测试）、试制鉴定大纲、引进技术和专利产品的技术文件。4114工艺方案、工艺路线、工艺守则、各类工艺卡片、各类工装图样各种定额表、各类明细表清单、重大工艺试验记录以及各类工艺文件、工艺卡片的计算机备份等。412 品管文件4121 各车间的月度质量指标、季度质量指标。4122 产品质量抽查报告（国家级、上级、用户提出的）。4123 产品质量等级评定资料和证书。4124 产品型式试验报告（批产后）。4125 检验规程。4126 产品质量记录资料。4127 质量控制文件。413 设备文件浙江XXXXXXX有限公司科技档案管理制度SH/GW04-01责任部门： 行政部管理制度页次：2/84131 自制设备归档文件：设计任务书、使用说明书、检验证书、全套设计图纸。4132 外购设备归档文件：使用说明书、产品合格证或操作手册（原件一套）、开箱验收单、装箱单、设备安装验收移交单。4133 引进设备、技术改造项目任务书、谈判文件、引进合同、鉴定与批复、开箱验收单、全套原版技术文件和图纸、全套中文翻译技术文件和图纸、安装调试验收报告。4134 全公司五管二线图（自来水管、煤气管、蒸气管、压缩空气管、下水道管、架空线、电缆线）。414 基本建设文件：工程项目申请报告及批准文件、可行性研究报告、设计任务书、协议书、工程地质勘察报告、初步设计、施工图设计、设计计算书、合同协议书、招标、投标文件、施工执照、环保“三同时”、消防卫生等文件，水、煤气供应协议书电开工、报告、施工方案、材料及构件合格证和试验报告、施式记录、工程预算、竣工报告、竣工验收报告、有关会议资料全套竣工图纸。42 技术文件归案要求421 技术文件及图样。一般以计算机打印件，经签署齐全后，并注明批准日期（年、 月、日）作为底图归档。422归档的设计图纸和技术文件的图形、尺寸、符号、文字说明及编写应描绘、抄写清晰，不得使用铅笔、原子笔书写，所用墨水、幅面大小、格式等应按有关标准执行。423属归档范围的图纸和科技文件应由主管设计员、项目负责人（或指定的兼职人员）组织归档，并填写科技文件、资料归档交接单，由行政部档案管理员按目录清单验收、交接双方签字。424产品经鉴定后的图纸和技术文件应复制一份，装订成册归档。425产品图纸、工艺文件等技术文件的计算机光盘备份。 43 技术文件的归档期限431 新产品设计图样及技术文件、在样品鉴定后三个月内归档。工艺规程和工艺装备图样在批产鉴定验收后三个月归档。432 自制设备档案，在设备安装试车后三个月内由设备管理员负责，将全套底图和有关技术文件归档。433 外购设备在设备安装调试后一个月内由设备管理员负责将有关技术文件归档。434 引进设备。进口设备应由设备管理员在设备安装调试后三个月内将全部资料（包括译文或摘译）整理后，向行政部档案管理员移交归档。将引进原版和翻译成中文的文件一并归档。435 全公司五管二线图。在有关工程结束后一个月内归档。 浙江XXXXXXX有限公司科技档案管理制度SH/GW04-01责任部门： 行政部管理制度页次：3/8436 基建项目归档分四个阶段：立项、设计、施工、竣工。预验收前、立项、设计、施工三个阶段档案应归档，竣工验收前三个阶段档案应归档后才能竣工验收。否则不得验收。预验收和竣工验收均应有档案人员参加。437项目档案，如有土建工程，应与土建工程一齐收集、整理、编目后由技术质量部负责归档。438 除上述资料以外，凡有参考保存价值的各类资料和信息、音像制品均应归档。44 档案的保管期限和密级441 本公司产品科技档案保管期限分为永久、长期（30年）。442 本公司产品图及其荣获的各种科技奖励和证书为“永久”，其他技术文件为“长期”。443 本公司产品科技档案密级分为“一般”、“秘密”二级。， 444 本分司一般产品科技档案为“一般”级。445“秘密”级档案的裁定：该项目负责人根据该项技术在国内外所处的先进程度及市场实际情况，书面提出保密的理由、方法及期限的意见，报技术质量部主管审核，总经理批准同意，该项技术需要保密，其技术文件均属“秘密”级。45 档案文件的管理：451 对归档的文件，认真验收，保证质量。档案归档后，应及时装订、编目、编制档案号、登账入库保管。底档填写底图登记簿、蓝档填写科技档案分类目录登记簿、设备填写，设备蓝档登记台帐。452 为保证档案的使用寿命，产品底图应平放或卷放，蓝图应折成A4装订成册。453 档案采用专门柜橱保管，柜橱编号应与帐内编号一致。454 每年自检一次档案的完整性和保管质量，做到帐物相符，发现有损坏变质应及时进行修补或抢救。46 档案图样及技术文件更改461 已归档的科技档案需要修改补充时，应由主管人员填写更改通知单，经有关负责人批准后，方可进行。同时必须经核对人核对后在更改单上签名方可入库或晒印（核对人由主管技术人员承担）。462 更改各类图纸应按设计开发管理制度中的SH/QR7.3-01（设计）更改通知单，和SH/QR7.3-07（工艺、工装）更改通知单。463各类技术文件的换版，按照技术文的更改规定执行。编制部门必须对换版的技术文件注明版本号。464技术档案科晒印或复印更改后的蓝图按规定到有关部门、车间调换，调下蓝图盖上 “作废”字样，定期销毁，并填写技术文件销毁记录表。46。5 原有技术文件中字样。换版前仍旧有效。46 档案借阅浙江XXXXXXX有限公司科技档案管理制度SH/GW04-01责任部门： 行政部管理制度页次：4/84 7.1 本公司员工均可借阅与业务有关档案。4 7.2 借阅档案原则上应在行政部档案管理员办公室内查阅，如有特殊情况或因工作需要必须借出者，填写附录B：技术档案借阅记录表一般借期不超过一个月。473 原版及底图档案原则上一律不得外借，特殊情况(一般级科技档案)借用者应经技术质量部主管批准同意，并应在十天内归还。474 外借单位借阅档案应由公司总经理批准后方可查阅，但不得外借。特殊情况料外借由总经理批准同意。475 外借档案遗失或损坏，要及时报技术质量部，由技术质量部领导处理。48 技术文件发放和回收481 技术文件发放的范围和份数按受控技术文件清单执行。482 各部室和车间有特殊需要时，应提出申请，说明理由和所需份数，经主管负人同意后，由技术质量部按同意的范围和份数进行晒印，敲上所需用途章后登录发放。483 其中所需图纸由技术质量部加盖受控章（印章具体使用办法见附录A技术文件标识规定)。484 技术文件的失效版本应在三个工作日内回收。由各部门和车间负责送至技术质量部。485 技术文件的发放请求必须在该文件生效前4个工作日之前提出，以确保文件及时到位。4 9 外来外发技术文件：491 外来技术文件由归档部门填写归档移交清单，并由归档部门负责人、申请人和接收部门负责人、接收人签字，一式两份各自保管备查。归档技术文件均为正本。492 外发技术文件由需要部门填写，写明发往单位各称、份数、用途，并由申请部负责人签字后交技术质量部主管审核批准，再由技术质量部发放。申请部门负责人负责对外发“受控”技术文件的控制和管理。4 10 档案的鉴定和销毁：4101 已过保管期的档案，由技术质量部主管提出申请处理意见，经各车间负责人签署处理方法后报总经理核准才能作销毁处理。4102 确定销毁的科技档案，由行政部指定专人负责销毁。4 103 对出售（调拔）和报废的设备，档案员凭签署的出售（调拔）凭证和机床报废单注销该设备档案，出售（调拔）、报废等凭证 的复印件应由技术质量部备查。5 相关文件和记录51 技术文件标识规定 （附录A）52 技术档案借阅记录表 （附录B）53 底图登记薄 （附录C）浙江XXXXXXX有限公司科技档案管理制度SH/GW04-01责任部门： 行政部管理制度页次：5/854 科技档案分类目录登记表（附录D） 55 设备蓝图登记台帐 （附录E） 56 SH/GWR04-01-01文件、资料发放/回收登记表 57 SH/GWR04-01-02文件更改申请表 58 SH/GWR04-01-03作废文件保留/销毁申请表 59 SH/GWR04-01-04文件归档登记表 附录A：技术文件标识规定 各类技术文件均盖日期、部门编号章，成批生产用文件加盖“受控”字样章，其余按下列情况加盖相应标志章。1、 “样品试制”章对产品在其开发研制阶段用的图样及技术文件应盖上“样品试制”章，其意义是产品尚未定型，图样技术文件的内容未经生产验证，不能依此图样、技术文件大量生产，凡按样品试制阶段用的图纸、技术文件只能依此生产少量产品。2、“小批试制”章经样品试制程序生产出的样品经鉴定，认为设计可靠，依图样生能达到用户要求，但其生产过程所采用的工艺术方法、工艺条件能否适应大批生产应作验证试制。 3、“生产准备用图”章 生产准备用图系指产品设计图样及工艺在生产准备阶段的图纸资料，生产准备用图应严格控制发放对象，此图纸不能作生产依据，只能供材料准备，工装模具检具设计、制造、外协选点，材料定额，工艺定额，订购包装盒（箱）等工作中使用，生产准备用图不能流入产品车间、质检现场等部门。4、“非生产用图”章向外提供或作为内容参考用图样、技术文件应一律盖上“非生产用图”章，该类图纸不得在公司内部流转并不能作为制造过程使用。 5、“外协用图”章 已经确定的（供方）当协作项目的价格谈妥后，应签订供货技术协议，协作件的生产依据是“外协用图”，外协用图与公司内部生产用图属同一类型的，必须严格管理，发生修改应按设计文件更改规定处理。6、“应急用图”章应急用图是指图样不是按规范制作完毕，如白图、草图、签名不齐全的图等等。由于时间紧迫或其它客观原因导致无法使用图样达到规范而晒发上去，只能先按应急用图生产，同时尽快使图样完善达以规范。应急用图的有效期为15天，技术部应在有效期限内把规范的图样发下去并收回应急用图。“应急用图”应由主管科长批准，方有效。浙江XXXXXXX有限公司科技档案管理制度SH/GW04-01责任部门： 行政部管理制度页次：6/8 7、“一次性用图”章 一次性用图使用范围：按照制造部下达的临时生产计划、来图加工等零星生产任务所用的技术图样，各部门、车间使用的不影响产品质量的二类工装，辅、具所用的技术图样和文件以及其它一些不属于受控文件清单的一次性用图样、技术文件，技术质量部在图样发放时加盖“一次性用图”章。凡是盖有“一次性用图”章的技术图样和文件，应注明有效期，在有效期内作为生产用图，当图样和文件更改时，技术部将予以换发；在有效期外，自行作废不得作为指导生产的依据，各部门必须到技档科集中销毁。技术部不再另行通知和专人回收。注：1、各车间负责编制审批的工艺文件如工装工艺文件等由各车间自盖车间受控章作为标识。2、临时工艺通知单由技术部盖日期章、受控技术文件章作为受控标识。附录B： 技术档案借阅记录表 SH/GWR04-01-01部 门姓 名档案号档案页数档案名称档案类别 借阅目的：归还者及日期经 办 人浙江XXXXXXX有限公司科技档案管理制度SH/GW04-01责任部门： 行政部管理制度页次：7/8附录C： 底图（ ）登记簿 SH/GWR04-01-02 第 页 年 序号 代号 名 称共张数 幅 面合A4张数 （纸型总数